"Kuinka kirjoittaa hyvä asiakaspalvelun vastaussähköposti?"

"Hyvän asiakaspalvelun vastaussähköpostin kirjoittamiseksi on otettava huomioon useita tärkeitä vaiheita: 1) Ymmärrä asiakkaan ongelma lukemalla huolellisesti ja tunnistamalla pääasiallinen ongelma, 2) Osoita empatiaa ja ymmärrystä tunnustamalla heidän turhautumisensa, 3) Tarjoa erityinen ratkaisu tai vaiheet selkein ohjein, 4) Ennakoida lisäkysymyksiä tai huolenaiheita ja käsittele ne proaktiivisesti, 5) Vastaa nopeasti osoittaaksesi sitoutumisesi erinomaiseen palveluun, ja 6) Pyydä anteeksi negatiivista kokemusta riippumatta vastuusta osoittaaksesi nöyryyttä ja positiivisten suhteiden palauttamista."

"Kuinka voit parantaa asiakaspalvelua yrityksessäsi?"

"Asiakaspalveluala on yksi maailman nopeimmin kasvavista aloista. Asiakaspalvelun ohjelmiston avulla pystyt seuraamaan useampaa kuin yhtä keskustelua kerralla ja saamaan enemmän aikaan päivässä."

"Kuinka kirjoitat ammattimaisen asiakaspalvelun sähköpostin?"

"Vastatessasi asiakkaan valitukseen, varmista, että käsittelet kyseessä olevaa asiaa ja käytät asiakkaan nimeä. Vastataksesi asianmukaisesti, sinun tulisi myös käyttää ammattimaista sävyä samalla kun olet ystävällinen ja kohtelias."

"Miksi sinun tulisi keskittyä hyvään asiakaspalveluun?"

"Hyvä asiakaspalvelu on tärkeä osa menestyvän liiketoiminnan johtamista. Se voi parantaa yrityksesi mainetta ja auttaa asiakkaiden säilyttämisessä."

"Kuinka kirjoitat teknistä tukea sähköpostitse?"

"Tekninen tuki sähköpostitse sisältää kattavien ongelmien tietojen keräämisen käyttäjiltä, kuten virheilmoitukset ja kuvakaappaukset. Vastaa selkeästi ja ytimekkäästi käyttäen yksinkertaista kieltä ja tarjoa ohjeita tai vianmääritysvinkkejä. Personoi vastaus käyttäjän nimellä ja osoita empatiaa, rakentaen suhteita. Seuraa aina, että ongelma on ratkaistu, ja kerää palautetta palvelun parantamiseksi."

Asiakaspalvelun mallipohjat

Paranna asiakaspalvelun sähköposteja mallipohjien avulla säästääksesi aikaa, vähentääksesi virheitä ja varmistaksesi johdonmukaisuuden. Mallipohjat kattavat erilaisia tilanteita, kuten vihaisten tai tyytyväisten asiakkaiden vastaukset ja palautussähköpostit, mikä parantaa tehokkuutta ja säilyttää brändin äänen.

Customer Service Email Templates Support Efficiency

Ilmainen kokeilu Varaa esittely

Sähköposti on edelleen yksi tärkeimmistä asiakaspalvelun kanavista valtavalle määrälle kuluttajia. Kaikki yritykset eivät kuitenkaan panostaa paljon nopeisiin ja ammattimaisiin vastauksiin – itse asiassa jotkut eivät vastaa ollenkaan. SuperOfficen tutkimuksessa havaittiin, että 62 % yrityksistä ei vastaa asiakaspalvelun sähköposteihin, 90 % ei ilmoita asiakkaalle, että sähköposti on vastaanotettu, kun taas 97 % ei seuraa, ovatko asiakkaat tyytyväisiä vastaukseen.

Vaikka on lähes mahdotonta käsin räätälöidä jokaista sähköpostia potentiaalisille tai nykyisille asiakkaille, asiakaspalvelun mallipohjien käyttö, jotka kattavat erilaisia tilanteita, voi olla suureksi avuksi asiakaspalvelun tiimeille, erityisesti niille, joiden on käsiteltävä valtava määrä sähköposteja. Mallipohjien avulla lähtökohtana agentit voivat auttaa enemmän asiakkaita vähemmässä ajassa ja vähemmällä stressillä ja varmistaa, että he tarjoavat johdonmukaista palvelua. Kiitossähköpostien lähettämisestä automaattiseen poissaoloviestiin, kommunikaation pitäminen virtaavana asiakkaidesi kanssa on aina suotuisaa.

Esimerkki sähköpostin liputtamisesta LiveAgentissa

Asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjien edut

Säästä aikaa ja paranna agentin tehokkuutta - Asiakaspalvelun mallipohjien käyttö vastauksissa asiakkaille säästää tukitiimisi luomasta yksittäisiä vastauksia, optimoi heidän aikaansa ja parantaa tehokkuutta.
Vähennä inhimillisten virheiden määrää - Valmiiden, testattujen asiakaspalvelun sähköpostin vastausmallipohjien avulla voit poistaa inhimillisen virheen ja poistaa riskin lähettää virheellisiä viestejä, jotka saattavat turhautua asiakkaita.
Säilytä johdonmukainen yrityksen viestintä - Asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjat varmistavat, että kaikki tukitiimisi jäsenet ovat samalla sivulla, kun taas brändin ääni säilyy jokaisessa vuorovaikutuksessa. Yrityksille, jotka haluavat ilmoittaa uutisista tai tapahtumista, hyvä lehdistötiedotteen sähköpostin malli on yhtä tärkeä kuin tehokkaat asiakaspalvelun mallipohjat.

Yleiset asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjat

Oman asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjien kirjaston rakentaminen voi olla sekä haastavaa että aikaa vievää. On monia tilanteita, joihin sinun on oltava valmistautunut. Pidemmistä ja monimutkaisemmista viesteistä, kuten anteeksipyyntösähköpostista ja uusimismuistutuksesta, lyhyisiin ja ytimekkäisiin sähköposteihin, kuten salasanan nollaukseen, tässä on joitakin todistettuja sähköpostin mallipohjia 10 eri skenaarion perusteella, joita tukitiimisi voi käyttää ja mukauttaa tarpeen mukaan asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa kommunikoidessa.

Automaattivastaus sähköpostin malli

Hei [NIMI],

Kiitos yhteydenotosta [YRITYS]!

Tämä automaattivastaus on vain ilmoittamaan, että saimme pyyntösi ja vastaamme sinulle mahdollisimman nopeasti. [liiketoiminnan_aukioloajat] aikana vastaamme yleensä muutaman tunnin sisällä, illat ja viikonloput voivat kestää hieman pidempään.

Odottaessasi voit tutustua usein kysyttyihin kysymyksiimme tai selata tietokantaamme, jossa löydät paljon ohjeita [TUOTE].

Tai jos pyyntösi on kiireellinen, voit soittaa meille numeroon [numero] tai aloittaa live-keskustelun tukitiimimme kanssa. Odotamme pääseväsi takaisin liiketoimintaan!

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Asiakkaan kanssa tarkistamisen sähköpostin malli

Hei [NIMI],

Toivottavasti voit hyvin ja nautit tuotteestasi. Tarkistan vain, onko sinulla kysymyksiä tai tarvitsetko apua. Olemme lisänneet melko paljon ominaisuuksia äskettäin ja tiedän, että kaikkien julkaisujemme seuraaminen voi olla vaikeaa.

Muistutuksena, tässä on [linkki] tietokantaamme, jossa voit löytää ajantasaista tietoa tuotteestamme ja yrityksestämme milloin tahansa.

Voit ottaa minuun yhteyttä mihin tahansa kysymyksiin, olisin erittäin iloinen auttaa.

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Kiitossähköpostin malli

Hyvä [NIMI],

Kiitos paljon positiivisesta palautteestasi ja arvostelun jättämisestä [verkkosivusto], sait hymyn kasvoillemme! 😊

Tiimimme yrittää jatkuvasti parantaa [tuote/palvelu] ja on aina palkitsevaa kuulla ystävällisiä sanoja asiakkailtamme. Rakastan, että rakastat meitä, ja on myös hienoa tietää, että [tuote/palvelu] on auttanut sinua saavuttamaan liiketoimintatavoitteesi.

Kiitos jälleen kerran siitä, että olet fantastinen asiakas!

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Vihaisen asiakkaan vastaus sähköpostin malli

Hyvä [NIMI],

Olen todella pahoillani kuulla, että sinulla on ollut niin huono kokemus, että et enää halua työskennellä kanssamme. Asiakkaiden tyytyväisyys on aina ollut meille numero yksi prioriteetti ja olen pahoillani, että emme voineet täyttää vaatimuksiasi.

Vaikka vihaamme nähdä sinut lähteväksi, ymmärrän täysin, kuinka järkyttynyt sinun on oltava, ja kunnioitan täysin päätöstäsi. Pyydän jälleen anteeksi mahdollisista vaivasta, jonka olemme saattaneet aiheuttaa sinulle.

Kerro minulle, jos sinulla on muita kysymyksiä, kommentteja tai lisäpalautetta. Ja jos muutat mieltäsi, olen täällä auttamaan sinua millä tahansa tavalla.

Onnea! [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Tyytyväinen asiakkaan vastaus sähköpostin malli

Hei [NIMI],

Olemme niin iloisia kuulla, että olet tyytyväinen [TUOTE/PALVELU]. [YRITYS]:ssä pyrimme aina toimittamaan parhaan asiakaskokemuksen, ja se tekee päivämme tietää, että olemme onnistuneet siinä.

Olisimme kiitollisia, jos jättäisit arvostelun Facebook-sivullemme, sillä näkemyksesi voivat auttaa potentiaalisia asiakkaitamme oppimaan meistä enemmän.

Kiitos jälleen ja kerro meille, jos voimme tehdä jotain sinulle tulevaisuudessa!

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Asiakkaan valitus vastaus sähköpostin malli

[NIMI],

Olen todella pahoillani kuulla, että ollit asiakaspalvelun osastollamme jonossa lähes 30 minuuttia. Ymmärrän täysin, kuinka turhauttavaa tämän on täytynyt olla sinulle. Näin ei koskaan pitäisi tapahtua, koska arvostamme asiakkaidemme aikaa. Olen välittänyt tämän viestin asianomaiselle palvelun edustajalle.

Teknisen tukitiimimme priorisoi ongelmaa, jonka kohtaat ohjelmistomme kanssa, ja he työskentelevät nyt sen korjaamiseksi. Ilmoitan sinulle välittömästi, kun se on korjattu.

Arvostan sitä, että teit meidät tietoisiksi negatiivisesta kokemuksestasi. Pyrimme varmistamaan asiakastyytyväisyyden jokaisessa vuorovaikutuksessa, ja pahoitteluni aiheuttamastamme vaivasta.

Kerro minulle sillä välin, jos voin tehdä jotain muuta sinulle.

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Viivästynyt vastaus sähköpostin malli

Hei [NIMI],

Kiitos yhteydenotosta [YRITYS]! Pyyntösi vastaanotettiin [päivämäärä] viittenumerolla: [numero]. Pahoittelut siitä, että emme ole vielä vastanneet sinulle. Kohtaamme tällä hetkellä suuren määrän tukipyyntöjä ja arvostamme kärsivällisyyttäsi, kun pyrimme tarjoamaan korkeimman tason tukea jokaiselle asiakkaalle. Voit olla varma, että yksi agentteistamme ottaa sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Seurantasähköpostin malli

Hei [NIMI],

Toivottavasti voit hyvin. Halusin tarkistaa sinussa olevan ongelman osalta, joka sinulla oli muutama päivä sitten [ongelman kuvaus]. Ratkaisiko se onnistuneesti?

Jos voimme tehdä jotain parantaaksemme kokemustasi, kerro meille vastaamalla tähän viestiin. Olisin iloinen auttaa sinua joka tapauksessa ja odottelen kuulevani sinusta pian.

Hyvää päivää, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Uusimismuistutus sähköpostin malli

Hei [NIMI],

Haluamme kiittää sinua tuotteemme käytöstä viime vuoden ajan ja toivomme, että olemme tehneet eron sinulle.

Huomasin, että vuosittainen tilauksesi umpeutuu kahden viikon kuluttua, joten halusin tarkistaa seuraavista vaiheista. Oletko kiinnostunut uusimaan tilauksesi? Jos punnitset vaihtoehtojasi, haluaisin keskustella kanssasi lisää auttaakseni sinua tekemään päätöksen.

Odottelen kuulevani sinusta.

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Palautus sähköpostin malli

Hei [NIMI],

Olemme käsitelleet palautuksesi, ja sinun pitäisi nähdä hyvitys tilillä 1-3 arkipäivän kuluessa pankkistasi riippuen.

Olen pahoillani kuulla, että et ole tyytyväinen tuotteeseen, mutta ymmärrän täysin, että se ei ole kaikille. Koska kaikki palaute on meille tärkeää, voisitko antaa minulle hieman enemmän yksityiskohtia siitä, mikä tarkalleen ottaen ei sinulle miellyttänyt?

Kiitos sillä välin ajastasi ja siitä, että kokeilit meitä. Toivomme pääseväksi yhteyttä sinuun lähitulevaisuudessa.

Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]

Back to LiveAgent Academy Subukan nang Libre

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kirjoittaa hyvä asiakaspalvelun vastaussähköposti?: Hyvän asiakaspalvelun vastaussähköpostin kirjoittamiseksi on otettava huomioon useita tärkeitä vaiheita: 1) Ymmärrä asiakkaan ongelma lukemalla huolellisesti ja tunnistamalla pääasiallinen ongelma, 2) Osoita empatiaa ja ymmärrystä tunnustamalla heidän turhautumisensa, 3) Tarjoa erityinen ratkaisu tai vaiheet selkein ohjein, 4) Ennakoida lisäkysymyksiä tai huolenaiheita ja käsittele ne proaktiivisesti, 5) Vastaa nopeasti osoittaaksesi sitoutumisesi erinomaiseen palveluun, ja 6) Pyydä anteeksi negatiivista kokemusta riippumatta vastuusta osoittaaksesi nöyryyttä ja positiivisten suhteiden palauttamista.
Kuinka voit parantaa asiakaspalvelua yrityksessäsi?: Asiakaspalveluala on yksi maailman nopeimmin kasvavista aloista. Asiakaspalvelun ohjelmiston avulla pystyt seuraamaan useampaa kuin yhtä keskustelua kerralla ja saamaan enemmän aikaan päivässä.
Kuinka kirjoitat ammattimaisen asiakaspalvelun sähköpostin?: Vastatessasi asiakkaan valitukseen, varmista, että käsittelet kyseessä olevaa asiaa ja käytät asiakkaan nimeä. Vastataksesi asianmukaisesti, sinun tulisi myös käyttää ammattimaista sävyä samalla kun olet ystävällinen ja kohtelias.
Miksi sinun tulisi keskittyä hyvään asiakaspalveluun?: Hyvä asiakaspalvelu on tärkeä osa menestyvän liiketoiminnan johtamista. Se voi parantaa yrityksesi mainetta ja auttaa asiakkaiden säilyttämisessä.
Kuinka kirjoitat teknistä tukea sähköpostitse?: Tekninen tuki sähköpostitse sisältää kattavien ongelmien tietojen keräämisen käyttäjiltä, kuten virheilmoitukset ja kuvakaappaukset. Vastaa selkeästi ja ytimekkäästi käyttäen yksinkertaista kieltä ja tarjoa ohjeita tai vianmääritysvinkkejä. Personoi vastaus käyttäjän nimellä ja osoita empatiaa, rakentaen suhteita. Seuraa aina, että ongelma on ratkaistu, ja kerää palautetta palvelun parantamiseksi.

Valmis käyttämään asiakaspalvelun mallipohjia?

LiveAgent on eniten arvioitu ja paremmuusluokitukseltaan #1 asiakaspalvelun ohjelmisto pienille ja keskisuurille yrityksille. Kokeile sitä tänään ilmaisen 30 päivän kokeilujakson avulla. Luottokorttia ei vaadita.

Ilmainen kokeilu Varaa esittely

Lue lisää