Sähköpostiviestintä alkoi vuonna 1971, kun Ray Tomlinson lähetti ensimmäisen sähköpostin itselleen. Vaikka tämä teknologia on jo yli 50 vuotta vanha, miljardeja sähköposteja lähetetään joka päivä. Joskus luemme ja lähetämme päivittäin enemmän sähköposteja kuin tapaamme oikeita ihmisiä. Siitä huolimatta teemme sähköpostiviestinnässä samoja virheitä, joita meidän tulisi välttää omaksi hyväksemme. Joten kuinka parantaa sähköpostejamme?
Alla on 10 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostiviestintään:
1. Ole selkeä ja ytimekäs
Useimmilla ihmisillä on liian vähän aikaa päivässä lukea ja vastata sähköposteihin. Sähköpostin rungon tulisi olla informatiivinen ja suora. Vaikka käyttäisit muita vaihtoehtoja sähköpostille, vastaanottajasi arvostaa lyhyitä ja selkeitä viestejä. Harkitse luettelomerkkien käyttöä tai kirjoita erillinen sähköposti jokaisesta aiheesta, jonka sinun on kommunikoitava jonkun kanssa.
Muista: Pitkät sähköpostit imevät elämän ihmisistä.
2. Ole kohtelias
Ellei ole hyvät välit jonkun kanssa, vältä epävirallista kieltä, ammattisanastoa, slangia ja sopimattomia lyhenteitä. Ajattele, miltä sähköpostisi “tuntuu” emotionaalisesti. Jos tunteitasi voitaisiin ymmärtää väärin, etsi toinen tapa muotoilla sanasi. Ole ystävällinen, kunnioittava ja kiitollinen.
Haluatko tietää, milloin käyttää rennompaa, muodollista, vakavaa tai ystävällistä sävyä?
3. Käytä selkeää otsikkoriviä
Otsikkorivin perusteella ihmiset päättävät, avaavatko sähköpostin vai eivät. Monet ihmiset saavat valtavan määrän sähköposteja, joten on tärkeää kuvata, mitä lukija löytää sisältä. Vastaanottajan saapuneet viestit tekevät ensimmäisen siivouksen heille. Ja viestit ilman otsikkoriviä katsotaan huonoiksi sähköposteiksi ja lähetetään siksi roskapostiin.
4. Kiinnitä huomiota oikeinkirjoitukseen ja kieliopiin
Tämä on helppo tapa osoittaa, että välität. Yritä lukea viestisi ääneen auttaaksesi sinua havaitsemaan kielioppivirheet tai hankalat sanamuodot, jotka muuten saattaisit jättää huomaamatta.
Tilaa uutiskirjeemme
Uusimmat vinkit ja tarjoukset suoraan postilaatikkoosi.
5. Muista, että sähköposti ei ole koskaan yksityinen
Viestisi voitaisiin välittää muille ihmisille ilman tietämystäsi. Jos tietosi on erittäin luottamuksellista, varmista, että se päätyy oikealle henkilölle.
6. Aseta pääasiasi alkuun
Jos vastaat johonkuhun sähköpostiin, aseta vastaus lähelle alkua. Useimmat ihmiset eivät halua lukea pitkiä kappaleita saadakseen pääasian viestin lopussa.
7. Käytä VASTAA-painiketta
Sisällytä edellinen viesti, kun vastaat sähköpostiin. Älä aloita uutta sähköpostia. Tämä käytäntö säästää aikaasi ja vastaanottajasi aikaa.
8. Ole ympäristöystävällinen
Vältä sähköpostien tulostamista aina kun mahdollista. Pystyt pitämään viestintäsi paremmin järjestäytyneenä ja lisäksi säästät puita.
9. Vältä HUUTAMISTA
Älä käytä isoja kirjaimia, se merkitsee huutamista. On myös VAIKEAMPAA LUKEA kirjoitettuja kirjaimia, jotka ovat kaikki samaa kokoa, joten anna lukijoillesi tauko.
10. Sisällytä allekirjoituksesi
Älä piiloutuu sähköpostin taakse ja sisällytä nimesi. Lopeta viestisi “Ystävällisin terveisin”, “, “Ystävälliset tervehdykset”, " tai “Parhain terveisin”, " tilanteesta riippuen. Älä unohda kirjoittaa yrityksen nimeä nimesi alle tai jaa digitaalista käyntikorttia.
Lopulliset ajatukset
Ymmärrä, että kun viesti on lähetetty, sitä on mahdotonta peruuttaa. Lähettämällä väärän viestin jollekulle saatat vahingoittaa ja pilata liiketoimintaasi tai uraaasi. Tarkista aina kahdesti viestisi ja vastaanottajarivi ennen minkään sähköpostin lähettämistä. On myös hyvä idea luoda uusi sähköpostitili, joka on omistettu ulkoistamiselle ja asiakasviestinnälle.
