Miksi sinun pitäisi integroida ohjelmistoja?

Nykyään on normaalia omistaa ja käyttää vähintään yhtä ohjelmistoa yrityksessä, eikö niin? Pari vuotta sitten tämä ei ollut niin ilmeistä; nyt se on pakollista. Jopa aiemmin yritykset, joilla oli tehokas ohjelmisto, pitivät sitä kilpailuetuna; nykyään se ei ole enää etu; se on välttämättömyys. Lisäksi ohjelmistojen integrointi on nykypäivän välttämättömyys.

On syytä mainita, että 17 % myyjistä nimeää muiden työkalujen integraation puutteen suurimmaksi haasteeksi työssään. Tämä tilasto korostaa ohjelmistointegraation kriittistä merkitystä nykyaikaisissa liiketoimintaoperaatioissa.

Ohjelmistot ja laitteistot

Jokin aika sitten oli välttämätöntä omistaa omat palvelimet, joissa säilytit järjestelmäsi, tietosi ja datasi. Tällä tavalla olit “varma” siitä, että kaikki oli hallinnassasi, paikassa jonka omistat.

Tämä käytäntö oli yleisin. Saatavilla oli hyvin tunnettuja asennettavia ohjelmistoja, jotka olivat saatavilla vain PC:ssä. Jopa nykyään monet yritykset (kaikista kokoluokista) jatkavat asennettavien, paikallisten ohjelmistojen käyttöä sisäisten turvallisuuskäytäntöjen vuoksi tai yksinkertaisesti siksi, että tällaisten järjestelmien muuttaminen suurissa ja byrokraattisissa rakenteissa on jonkin verran monimutkaista ja aikaa vievää.

Paikallisesti asennetun paikallisen ohjelmiston käyttö vaatii LAITTEISTOA. Ja laitteisto (ohjelmiston lisäksi) on myös investointi. Sinun on muistettava, että tänään käyttämäsi laitteet vanhenevat, ja sinun on pakko päivittää ne.

Uusi aikakausi

Nykyään kuuluisien pilviviestintäalustojen tai ohjelmistot palveluna (SaaS) -ratkaisujen ansiosta sinun ei koskaan tarvitse huolehtia laitteistohyllystäsi päivittämisestä kalliilla palvelimilla, ja vielä paremmin, sinun ei tarvitse huolehtia turvallisuudesta.

Kuinka tämä on mahdollista? No, yksinkertaisesti sanottuna jotkut yritykset tarjoavat palvelua toimia palvelimena, mutta pilvipalvelussa (Internetin kautta). Joten sen sijaan, että huolisit laitteistosta, siirrät heille vastuun siitä; ja turvallisuudesta myös, käyttämällä ERITTÄIN tunnettuja sertifikaatteja. Useimmissa tapauksissa nämä yritykset ovat Google Cloud ja Amazon Web Services.

Mikä on ohjelmistointegraatio ensinnäkään?

Joten sillä hetkellä, kun päätät siirtää toimintasi pilvipohjaiseen ohjelmistoympäristöön, sinulla on monia järjestelmiä valittavana. Ja sinun edessä on monia uusia mahdollisuuksia. Yksi näistä mahdollisuuksista on nimeltään ohjelmistointegraatio.

Se mahdollistaa sinulle työkalujen ja järjestelmien yhdistämisen, joita käyttäisit normaalisti erikseen, yhdeksi alustaksi. Yhdistämisen ansiosta sallitaan eri ratkaisujen ja sovellusten vaihtaa tietoja ja kommunikoida keskenään. Kaikki tiedot tallennetaan yhteen paikkaan; tiimisi ei tarvitse kirjautua eri järjestelmiin tehdäkseen samaa työtä tai löytääkseen tarvitsemansa tiedot.

Monet manuaaliset tai työläät tehtävät automatisoidaan, ja liiketoimintaprosessit yhtenäistetään. Voit saada parhaan hyödyn ohjelmistoistasi ja hyödyntää synergian voimaa yhdistämällä niiden parhaat ominaisuudet.

Kuinka järjestelmät kommunikoivat?

Okei, joten kuinka nämä järjestelmät voivat kommunikoida keskenään? Tämä on päähaaste, kun sinulla on useita ohjelmistoja. Ja tässä tulee esiin API:iden (Application Programming Interfaces) todellinen käyttö.

API:t määritellään joukoksi menettelyjä ja funktioita, jotka mahdollistavat eri järjestelmien ja sovellusten pääsyn toisen ohjelmiston tai ratkaisun tietoihin tai ominaisuuksiin. API on ohjelmoitava yhteys lukuisien työkalujen välillä, joka määrittää, mitä tietoja voidaan siirtää entiteetistä toiseen. Tällä tavalla ja teknologian ansiosta voit automatisoida monia, monia prosesseja, joita suoritat organisaatioissasi käyttämällä eri ratkaisuja.

Katsotaanpa joitakin esimerkkejä:

• Kun prospekti tulee asiakkaaksi (tämä tapahtuu CRM:ssä), haluat järjestelmän käynnistävän toiminnon ERP:ssä, valmistavan sähköisen laskun ja lähettävän sen uuden asiakkaan sähköpostiin.
• Joka kerta kun lisäät uuden tuotteen ERP:ään ja varasto on suurempi kuin 0, haluat järjestelmän lisäävän sen eBayhin ja Amazoniin samalla hinnalla, ja jokainen hinnanmuutos tapahtuisi automaattisesti.
• Kun joku suorittaa tehtävän, projektinhallintajärjestelmän pitäisi ilmoittaa seuraavalle vastuuhenkilölle, että heidän on aloitettava seuraava tehtävä. Tämän prosessin lopussa järjestelmän pitäisi lähettää sinulle automaattinen sähköposti PDF-tiedostolla yhteenvedosta siitä, mitä tehtiin ja kuinka paljon aikaa kukin henkilö käytti tehtäviinsä.

Ja on tuhansia ja tuhansia muita esimerkkejä.

Mitä ohjelmistojen tai järjestelmien tyyppejä voit integroida?

Kuten edellä mainittiin, yritykset ymmärtävät vähitellen, että ne tarvitsevat pilvipohjaisesti ohjelmistoja. Mutta yleensä ne tarvitsevat useita ohjelmistotyyppejä, joista jokainen palvelee yhtä pääasiallista tarkoitusta. Ohjelmistoa, joka tekee kaiken mitä tarvitset, ei todennäköisesti ole olemassa. Ja jos sellainen on, se ei ole hyvä.

Jos johtaa pientä yritystä, saatat löytää ohjelmiston, joka tarjoaa kaikki tarvitsemasi ominaisuudet. Mutta mitä tarkoitan, on se, että globaalia ohjelmistoa, joka kattaa kaiken mitä useimmat yritykset tarvitsevat, ei ole olemassa. Sinun on integroitava se muiden työkalujen kanssa laajentaaksesi sen ominaisuuksia ja kykyjä.

Nämä ovat pääasiallisia järjestelmätyyppejä, joita käytetään kaikenkokoisissa yrityksissä:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Se on pääosallistuja jokaisessa organisaatiossa, joka käyttää sitä. Yritykset käyttävät ERP:ää monien liiketoimintatehtävien tietojen tallentamiseen, joissa sinulla on myös kustannusten, kulujen, maksujen, perintöjen, kulutuksen hallinnan yleinen hallinta, muun muassa tuotanto, logistiikka jne.

Help Desk -ohjelmisto

Help Desk -ohjelmisto on ratkaisu, joka mahdollistaa asiakkaillesi kaiken tyyppisen tuen tarjoamisen eri kanavien kautta. Sen pitäisi sisältää sähköpostikommunikaatio, puhelinkeskus, live chat ja mahdollisuus hallita sosiaalisen median vuorovaikutusta. Kaikki kerätty yhteen kattoon ja saatavilla yhdessä jaetussa saapuneet-kansiossa.

CRM (Customer Relationship Management)

Se on ohjelmisto, joka mahdollistaa suhteiden luomisen prospekteihin ennen kuin heistä tulee asiakkaita, ja kun he ovat asiakkaitasi. Sitä voivat käyttää myös myyjäsi hallitakseen myyntiprosesseja. (Esimerkki: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Ohjelmisto, joka on suunniteltu auttamaan sisäisten liiketoimintaprosessien ja työnkulkujen automatisointia. BPM-ohjelmistoa käyttävät yleisesti keskisuuret ja suuret yritykset. Nämä järjestelmät keskittyvät yleensä pitkäaikaiseen, jatkuvaan analyysiin ja parantamiseen ja antavat käyttäjille mahdollisuuden hallita prosessien selkeyttä ja olla yhä tuottavampia. (Esimerkki: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

CMS-järjestelmä, joka mahdollistaa verkkosivustomme, blogin ja saapumissivujen sisällön luomisen ja hallinnan.

HRS (Human Resources System)

Järjestelmä, joka on suunniteltu pääasiassa hallitsemaan organisaation sisällä tarvittavia henkilöstöprosesseja, dokumentoimaan sopimukset jokaisen työntekijän kanssa, järjestämään lomia ja paljon muuta. Voisi olla myös mikä tahansa muu HR-ohjelmisto, kuten Toggl tai Sparkbay.

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä yritysten käyttämistä ohjelmistotyyypeistä. Ne on lueteltu pääasiassa korostamaan, kuinka monia erilaisia ratkaisuja on saatavilla ja kuinka erilaisia tarkoituksia ne palvelevat. Jokainen näistä järjestelmistä voi olla todella monimutkainen itsessään, ja ne vaativat silti joitakin lisäosia tai laajennuksia.

Mitkä ovat ohjelmistointegraatioiden edut

1. Tietojen saatavuus ja synkronointi

Kaikki integroitujen järjestelmien tiedot kirjataan automaattisesti valittuun alustaan, jolloin muodostuu yhtenäinen ja puhdas tietokanta. Se tapahtuu reaaliajassa. Kaikki tarvittava tieto on käden ulottuvilla.

2. Kustannusten vähentäminen ja ajan säästö

Mittaatko, kuinka paljon aikaa työntekijäsi käyttävät manuaalisiin tehtäviin, kuten muistiinpanojen tekemiseen puhelun jälkeen, lomakkeiden täyttämiseen CRM:ssä, sähköpostitse tehtyjen sopimusten kopioimiseen BPM:ään? Kuinka paljon aikaa he tarvitsevat löytääkseen tarvitsemansa tiedot?

Jos otat käyttöön oikeat ohjelmistointegraatiot, asiakaspalvelun agentit tai myyntiedustajat voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin, jotka tuottavat tuloja (kauppojen päättäminen, ristiinmyynti). Heidän työnsä on tehokkaampi.

Tiedot osoittavat, että työntekijät käyttävät 19 % ajastaan resurssien, asiakirjojen ja tietojen etsimiseen, joita he tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseen.

3. Vuorovaikutus liiketoiminnan eri osien välillä

Ohjelmistointegraatiot helpottavat toimintojen ja vuorovaikutuksen näkyvyyttä yrityksen eri osastojen ja tiimien välillä. Jokainen on paremmin informoitu, koska tiedot ovat kaikkien saatavilla.

4. Historiallinen analyysi yhdestä paikasta

Eri integroiduissa alustoissa ajan kuluessa kerätyt tiedot voidaan analysoida yhdestä paikasta.

5. Uusien KPI:iden määrittäminen ja toteuttaminen

Kun sinulla on pääsy enemmän tietoihin ja informaatioon, voit asettaa uusia tavoitteita uusien indikaattoreiden perusteella, jotka ovat relevantteja yritykselle.

6. Päätöksenteko käyttäjän käyttäytymisen perusteella

Alustojen välinen integraatio mahdollistaa sinulle keskittymisen käyttäjiin ja heidän käyttäytymiseensä, koska kaikki tiedot asiakkaistasi ja prospekteistasi ovat yhdessä paikassa. Voit tarjota räätälöityä tukea oikeille ihmisille, oikeaan aikaan, personoida viestintääsi tai kampanjoitasi. Ei ole parempaa tapaa tarjota omnichannel-asiakaskokemusta.

7. Eri medioissa toteutettujen kampanjoiden kannattavuuden määrittäminen

Koska toteutettujen kampanjoiden kannattavuuden laskeminen on integroitu, on helpompi hylätä se, mikä ei toimi, ja optimoida se, mikä on hyödyllistä nopeasti ja tehokkaasti.

8. Vähemmän virheitä

Manuaalinen työ on altis virheille; monia virheitä voi tapahtua, kun työntekijät siirtävät tietoja edestakaisin eri alustojen kautta. Ohjelmistointegraatio vähentää hajallaan olevan ja päällekkäisen tiedon määrää. Se tekee tietoihin perustuvista päätöksistä turvallisempaa.

Yhdistä LiveAgent suosikkilaitteidesi ja ratkaisujesi kanssa

LiveAgent tarjoaa integrointeja yli 30 työkalun ja ohjelmistotyypin kanssa, jotta voit tarjota asiakkaillesi erinomaista asiakaspalvelua. Integroi LiveAgent-päästä päähän help desk -järjestelmäsi CRM:n, CMS:n, suosikki-verkkokaupan alustojen, sähköpostimarkkinoinnin työkalujen, laskutuksen ja projektinhallintaratkaisujen kanssa.