Asiakaspalvelun meemit

Ollaan rehellisiä hetkeksi. Asiakaspalvelun työ voi jättää sinut emotionaalisesti ja fyysisesti uupuneeksi. Lisää alhaisemmat palkat, ja olet nyt todellinen asiakaspalvelun taistelijа.

Asiakastuen agentin työ ei ole helppoa, vaikka olisit sen hallinneet. Kuitenkin jokainen päivä on uusi mahdollisuus oppia, koska voit kohdata uuden tilanteen tai haasteen milloin tahansa.

Joskus saattaa tuntua siltä, että asiakkaat unohtavat, että asiakaspalvelun edustajat ovat myös ihmisiä. Ymmärrämme, että olet vihainen ja turhautunut, mutta haluamme auttaa sinua.

Tarkoitan, että on tilanteita, joissa haluat vain huutaa, ja motivoida itseäsi olemaan rauhallinen on todellinen haaste!

Jos olet asiakaspalvelun edustaja, joka etsii asiakaspalvelun meemejä, koska sinulla oli vaikea päivä, ymmärrämme. Kuitenkin haluamme näyttää toisen näkökulman asiakaspalvelun meemeistä. Vaikka ne saattavat olla hauskoja sillä hetkellä, on olemassa tapa oppia jokaisesta tilanteesta tai asiakaspalvelun meemistä. Seuraavaksi haluamme osoittaa, kuinka käsitellä asianmukaisesti jokainen tilanne alla olevissa 3 huonossa asiakaspalvelun meemissä.

3 asiakasmeemia – 3 tilannetta – 3 oivallusta

1. Tilanne

Tässä on melko toistuva tilanne, jossa asiakas ei ole tietoinen tietyistä tiedoista. Olet saattanut jo saada viestin lipunhallintaohjelmistossasi pienestä tekstistä. Pieni teksti voi olla turhautumisen lähde molemmille osapuolille. Mutta yritä asettua asiakkaasi asemaan. Miltä sinusta tuntuisi? Saatat tuntea epäilystä, epäluottamusta ja yleistä epäilyttävyyttä yritystä kohtaan.

Muista, että asiakkaiden empatia kuuluu edelleen asiakaspalvelun edustajan tärkeimpiin taitoihin.

2. Tilanne

Yritä aina ottaa huomioon asiakkaan tunteet sillä hetkellä. Vielä tärkeämpää on muistaa, että tehtäväsi on rauhoittaa tilannetta, ei tehdä asiakkaasta entistä vihaisempaa.

Tässä on muutamia vinkkejä tilanteen rauhoittamiseen:

• Ota syvä hengenvetо – Ensinnäkin ymmärrä, että tilanne ei ole henkilökohtainen
• Kuuntele – Anna asiakkaan kertoa kaikki, äläkä keskeytä häntä. Seurauksena se auttaa sinua ymmärtämään tilanteen paremmin, tai ainakin asiakas tuntee itsensä kuulluksi
• Tunnusta ongelma – Joskus riittää, että kuuntelet tarkasti ja sanot anteeksi
• Seuraa neuvolla tai ratkaisulla – Varmista, että tunnustat ongelman ja seuraat sitä neuvolla tai ratkaisulla
• Tarjoa enemmän vaihtoehtoja ratkaisuiksi – Jos mahdollista, tarjoa enemmän vaihtoehtoja ratkaisuiksi löytääksesi parhaan ratkaisun asiakkaasi tarpeisiin

3. Tilanne

Paras tapa lähestyä tätä tilannetta on ymmärtää asiakas. Älä käytä ammattisanastoa tai teknisiä termejä osoittaaksesi asiantuntemustasi, vaan mukauta kieltä jokaisen asiakkaan mukaan. Kuitenkin, jos sinun on käytettävä tiettyjä termejä, varmista, että määrität ne ensin.

Älä tee oletuksia. Jälleen kerran sinun on ymmärrettävä, että kaikilla ei ole samaa taustaa kuin ihmisillä ympärilläsi. Siksi kysy kysymyksiä ja määrittele, mitä on selitettävä. Lisäksi, jos sinun on selitettävä monimutkainen asia, varmista, että jaat aiheen muutamaan pieneen osaan ja mainitse vain asiakkaalle relevantin tiedon.

Johtopäätös

Ystävällisyys kulkee pitkälle monissa vaikeissa tilanteissa. Ota nämä huonot asiakaspalvelun meemit motivaationa olla parempi joka päivä. Mutta jos teet satunnaisen virheen, naura sille ja pyri tekemään paremmin seuraavalla kerralla.

Ja pieni bonus sinulle! Olemme valmistelleet videon paremmasta asiakaspalvelusta:

Muista jakaa nämä oivallukset rakkaille kollegoillesi ja jatka asiakaspalvelutaitojesi parantamista joka päivä!