Knowledge Base 101: Täydellinen opas yrityksen tiedon hyödyntämiseen

Tervetuloa Knowledge Base 101:een, jossa tutkimme tietokantojen jokaisen puolen ja näytämme sinulle, kuinka hyödyntää sitä liiketoiminnassasi. Oletpa sitten ammattilainen tai täysin uusi käsitteelle, tämä artikkeli antaa sinulle olennaisen tiedon tehokkaan tietokannan rakentamiseen liiketoiminnallesi.

Tietokannat ja asiakasportaalit ovat tulleet yhdeksi eniten halutuista kanavista asiakaspalvelussa. Microsoftin tutkimus osoittaa, että hyvin suunniteltu tietokanta houkuttelee 2-4 kertaa enemmän asiakkaita kuin live-chat, sosiaalinen media tai puhelinpalvelu. Noin 67 % asiakkaista väittää myös, että itsepalvelutietokanta on heidän ensisijainen menetelmä ongelmien ratkaisemiseen ja kysymyksiin vastaamiseen.

Joten mikä tarkalleen ottaen on tämä tietokanta? Kuinka se toimii? Ja miksi sitä tarvitset? Älä huoli, aiomme käydä läpi yksityiskohdat ja vastata kaikkiin kysymyksiisi.

Mikä on tietokanta?

Yksinkertaisesti sanottuna voit ajatella tietokantaa digitaalisena kirjastona, jossa voit tallentaa ja järjestää kaiken arvokkaan tiedon tuotteistasi, palveluistasi, oppaista, prosesseista ja parhaista käytännöistä.

Tietokantojen tyyppejä on erilaisia. Jotkut on suunniteltu tekoälyn koulutukseen ja toimivat ensisijaisena resurssina tekoälymalleille (kuten chatboteille) oppia ja ymmärtää tiettyjä aiheita, tehtäviä tai prosesseja. Se on kuin heidän tietotietokanta, joka ruokkii tekoälyn aivoja saadakseen asiantuntijuutta ja tehdäkseen älykkäitä ennusteita tai suosituksia.

Toinen tyyppi keskittyy tiedon tarjoamiseen ihmiskäyttäjille. Se sisältää arvokasta tietoa, kuten usein kysyttyjä kysymyksiä, vaiheittaisia opetusohjelmat, vianetsintäoppaita, videoita ja paljon muuta käden ulottuvilla. Etsitpä sitten apua ohjelmiston ominaisuuden navigoimiseen, teknisen ongelman ratkaisemiseen tai tuotteen käytön oppimiseen, tietokanta on sinun puolellasi.

Mitkä ovat tietokantajen tyypit?

Kun kyse on ihmiskäyttäjille tarkoitetuista tietokannoista, on kaksi päätyyppiä: ulkoinen ja sisäinen. Sukeltakaamme kuhunkin tyyppiin ja tutkitaan niiden ainutlaatuisia ominaisuuksia.

Ulkoinen tietokanta

Ulkoinen tietokanta on julkisesti saatavilla asiakkaillesi ja on erityisesti suunniteltu tarjoamaan heille itsepalveluresursseja. Se on saatavilla 24/7, valmiina vastaamaan kaikkiin heidän kysymyksiinsä.

Esimerkkejä ulkoisesta asiakastuen tietokannasta ovat:

• Usein kysytyt kysymykset
• Tuotetiedot
• Käyttöoppaat
• Vianetsintäartikkelit
• Videoopetusohjelmat

Sanotaan, että asiakas kohtaa ongelman ohjelmistossasi. Mutta sen sijaan, että ottaisivat yhteyttä tukeen ja odottaisivat vastausta, he voivat yksinkertaisesti etsiä ulkoisesta tietokannasta ratkaisua. Se säästää heidän aikaansa ja agentit voivat keskittyä monimutkaisempiin ongelmiin.

Sisäinen tietokanta

Sisäinen tietokanta tai yrityksen tietokanta sisältää kaiken sisäisen tiedon ja parhaat käytännöt, jotka ovat ainutlaatuisia yrityksellesi. Mutta toisin kuin ulkoinen tietokanta, sisäinen tietokanta on saatavilla vain tiimisi jäsenille.

Esimerkkejä sisäisen tietokannan komponenteista ovat:

• Työntekijöiden perehdytysmateriaalit
• Koulutusresurssit
• Projektidokumentaatio
• Yrityksen käytännöt
• Organisaatiorakenne
• Ohje-oppaat
• Uutiset

Kuvittele uusi työntekijä liittyvän tiimiin. Sen sijaan, että kysyisivät kollegoilta miljoonan kysymyksen, he voivat käyttää sisäistä tietokantaa oppiakseen yrityksen kulttuurista, prosesseista ja ohjeista. Se voi helposti ja nopeasti opastaa heidät koko perehdytysprosessin läpi.

Tietokannan hyödyt

Tietokanta on enemmän kuin vain tietovarasto – se on työkalu, joka voi tuoda monia hyötyjä liiketoiminnallesi. Tutkitaan joitakin keskeisiä etuja sekä ulkoisille että sisäisille tietokannoille:

Ulkoisen tietokannan hyödyt:

• Parempi asiakastuki: Se tarjoaa ympärivuorokautista apua asiakkaillesi, jolloin he voivat löytää vastauksia kysymyksiinsä nopeasti ja itsenäisesti riippumatta agenttiesi saatavuudesta. Se myös vähentää tarpeen ottaa yhteyttä asiakastukeen, mikä johtaa pienempään määrään tukipyyntöjä.

• Näkemykset asiakkaiden tarpeista: Ulkoisen tietokannan hakukuvioiden analysointi antaa näkemyksiä asiakkaiden tarpeista ja kipupisteistä. Voit tunnistaa trendejä, sisällön puutteita ja alueita, joissa asiakkaat tarvitsevat lisäselvitystä. Tämä auttaa sinua tekemään tuoteparannuksia, luomaan hyödyllisempää sisältöä ja kehittämään parempia asiakaspalvelustrategioita.

• SEO-mahdollisuudet: Täytä tietokantasi informatiivisilla artikkeleilla ja usein kysytyillä kysymyksillä ja paranna hakukoneoptimoinnin (SEO). Optimoidun sisällön olemassaolo tietokannassasi lisää mahdollisuuksia, että verkkosivusi näkyy hakutuloksissa. Tämä auttaa ajamaan orgaanista liikennettä ja paljastaa enemmän potentiaalisia asiakkaita brändillesi.

Sisäisen tietokannan hyödyt:

• Yhteistyö ja tiedon jakaminen: Tietokanta helpottaa yhteistyötä tiimisi jäsenten välillä tarjoamalla keskitetyn alustan, jossa työntekijät voivat oppia toisiltaan, jakaa asiantuntijuuttaan, jakaa parhaita käytäntöjä ja työskennellä yhdessä projekteissa. Tämä edistää innovaatiota ja luo jatkuvan oppimisen kulttuuria.

• Tiedon säilyttäminen: Voit tallentaa arvokasta tietoa ja tehdä sen saatavilla kaikille tiimisi jäsenille, varmistaen, että tieto säilyy, vaikka työntekijät lähtisivät yrityksestä.

• Tehokas perehdytys: Sisäiset tietokannat auttavat myös uusia työntekijöitä pääsemään nopeasti kärryille tarjoamalla heille keskitetyn resurssin oppia yrityksen prosesseista, ohjeista ja parhaista käytännöistä.

SaaS-yrityksille erityisesti tietokannan työkalun käyttöönotto voi olla ratkaisevaa menestykselle. Se toimii tietovarastona asiakkaiden oppimiselle, kuinka käyttää ohjelmistoa tehokkaasti, ratkaista ongelmia ja saada eniten irti tilauksestaan. Se myös vähentää tukitiimien työmäärää, jolloin he voivat keskittyä kyselyihin, jotka ovat monimutkaisempia ja vaativat heidän henkilökohtaista apuaan.

Syvemmälle sukeltamiseksi tietokannan hyötyihin SaaS-yrityksille voit tutustua erilliseen syvälliseen artikkeliimme parhaista SaaS-tietokantaalustoista.

Mitä voit sisällyttää tietokantaasi?

Kun kyse on tietokannan luomisesta, sisällyttämäsi tiedon tyyppi voi vaihdella riippuen siitä, onko se suunniteltu sisäiseen vai ulkoiseen käyttöön. Kuitenkin on joitakin yhteisiä elementtejä, joista molemmat tyypit voivat hyötyä.

• Usein kysytyt kysymykset: Kysy asiakastuen agenteiltasi, mitkä ovat yleisimmät kysymykset, joita asiakkaasi esittävät, ja sisällytä ne tietokantaasi. Vastausten tulisi olla selkeitä ja ytimekkäitä.

• Vaiheittaiset ja ohje-oppaat: Jaa monimutkaiset prosessit helposti seurattaviin vaiheisiin. Se opastaa käyttäjiä jokaisen vaiheen läpi selkeydellä ja yksinkertaisuudella.

• Videoopetusohjelmat ja esittelyt: Joskus kuva on arvokkaampi kuin tuhat sanaa, ja video voi viedä sen vielä pidemmälle. Visuaaliset esittelyt voivat tehokkaasti välittää monimutkaisia käsitteitä, mikä helpottaa käyttäjien ymmärtämistä.

• Vianetsintäohjeet: Vianetsintäohjeet ja oppaat antavat käyttäjille mahdollisuuden ratkaista yleisiä ongelmia itsenäisesti ilman ulkoista apua, mikä johtaa nopeampaan ongelmien ratkaisuun.

• Yritystiedot: Sisällytä kattava yleiskatsaus yrityksestäsi, sen missiosta, arvoista ja kulttuurista. Jakamalla yritystietoja käyttäjät voivat paremmin ymmärtää kontekstin ja tarkoituksen tuotteidesi tai palveluidesi takana.

• Uutiset ja päivitykset: Pidä tietokantasi tuoreena ja relevanttina jakamalla säännöllisesti päivityksiä, ilmoituksia ja uusia ominaisuuksia. Pysyminen ajan tasalla antaa käyttäjille mahdollisuuden hyödyntää täysimääräisesti uusimpia kehityksiä ja parannuksia, joita liiketoimintasi tarjoaa.

Kuinka rakentaa tietokanta?

Tietokannan rakentaminen voi tuntua vaikealta, jos et tiedä, mistä aloittaa. Mutta älä huoli! Aiomme tarkastella keskeisiä vaiheita, jotka auttavat sinua luomaan täydellisen tietokannan. Joten sukeltakaamme suoraan, vai mitä?

Vaihe 1: Määritä tavoitteesi

Ennen kuin aloitat tietokannan rakentamisen, on tärkeää istua alas ja tunnistaa tavoitteesi ja mitä haluat saavuttaa. Haluatko parantaa asiakastukea? Haluatko parantaa työntekijöiden koulutusta vai virtaviivaistaa sisäisiä prosesseja? Selkeä visio auttaa sinua luomaan rakenteen tietokannallesi.

Vaihe 2: Valitse lähestymistapasi

Tietokannan rakentamiseen on useita erilaisia lähestymistapoja. Yksi niistä on jaettu dokumenttijärjestelmä, kuten Google Docs tai Microsoft SharePoint. Nämä järjestelmät antavat useiden tiiminjäsenten mahdollisuuden tehdä yhteistyötä ja jakaa tietojaan.

Toinen vaihtoehto on käyttää wikejä ja intranetteja, joissa voit helposti luoda, muokata ja käyttää erilaisia tietoja. Lopuksi on olemassa erityisiä tietokantaohjelmistoratkaisuja, kuten LiveAgent, jotka on erityisesti suunniteltu virtaviivaistamaan prosessia ja tarjoamaan edistyneitä ominaisuuksia.

Vaihe 3: Kerää tiedot ja luo rakenne

Nyt on aika kerätä kaikki tiedot, jotka muodostavat tietokannan perustan. Kun sinulla on sisältösi, luo selkeä rakenne ja järjestä se kategorioihin ja alakategorioihin. Tämä tekee tietokannastasi helposti navigoitavan.

Vaihe 4: Luo artikkelit

Kun kyse on sisällön luomisesta ja artikkelien kirjoittamisesta, on tärkeää tehdä niistä kiinnostavia ja helposti ymmärrettäviä. Muista käyttää keskustelevaa sävyä, jaa tiedot pienempiin, helposti sulautettaviin osiin ja sisällytä asiaankuuluvat visuaalit, kuten kuvakaappaukset tai videot.

Vaihe 5: Pidä se ajan tasalla

Tietokannat vaativat jatkuvaa ylläpitoa ja päivityksiä. Varmista, että tarkistat ja tarkistat artikkeleitasi säännöllisesti varmistaaksesi, että ne pysyvät tarkkaina. Voit myös kannustaa tiimäsi jäseniä jakamaan tietojaan edistääkseen yhteistyötä ja antaa kaikille mahdollisuuden osallistua tietokannan rikastamiseen.

Ja siinä se! Näiden yksinkertaisten vaiheiden noudattaminen asettaa sinut polulle tehokkaan tietokannan rakentamiseen liiketoiminnallesi. Mutta tämä on vain jäävuoren huippu, ja on olemassa erityisiä teknisiä yksityiskohtia, jotka voivat poiketa valitsemastasi lähestymistavasta riippuen.

Jos haluat saada lisätietoja tietokannan luomisesta ohjelmiston avulla, meillä on artikkeli siitä, kuinka luoda tietokanta 6 helpossa vaiheessa, juuri sinulle!

Mitkä ovat yleisiä tietokantahaasteita ja ratkaisuja?

Tehokkaan tietokannan rakentamiseen liittyy tiettyjä haasteita. Mutta jokaisella haasteella on ratkaisu sen voittamiseksi. Nämä ovat yleisimmät haasteet, joita saatat kohdata.

Haaste 1: Tiedon ylikuormitus

Kuinka varmistetaan, että tietokantasi ei muutu sekavaksi valtavan tietomäärän vuoksi? Ratkaisu on sisällön tehokas järjestäminen ja kategorisoiminen loogisiin kategorioihin sekä hakutoimintojen ja suodattimien käyttö auttaakseen käyttäjiä löytämään nopeasti tarvitsemansa tiedot.

Haaste 2: Vanhentunut tieto

Ajan myötä tieto vanhentuu, ja sen pitäminen ajan tasalla voi olla haaste. Joten mikä on ratkaisu? Tarkista ja päivitä artikkeleitasi säännöllisesti ja kannusta tiimäsi jäseniä jakamaan uutta tietoa ja näkemyksiä.

Haaste 3: Käyttöönottokyvyttömyys

Tietokannan rakentaminen, jota kukaan ei käytä, on hyödytöntä. Ratkaisu on luoda tietoisuutta ja edistää käyttöönottoa. Kun ihmiset näkevät sen tuoman arvon, he todennäköisemmin omaksuvat sen. Joten kouluta tiimäsi sen käyttöön, korosta sen etuja ja motivoi heitä jakamaan tietojaan ja tietojaan.

Haaste 4: Kieliesteistä

Jos organisaatiosi toimii maailmanlaajuisesti, kieliesteistä voi tulla haaste. Ratkaisu on tarjota käännösvaihtoehtojen, jolloin käyttäjät voivat käyttää tietoja haluamallaan kielellä. Varmista, että kaikki voivat hyötyä tietokannasta riippumatta heidän kielitaidostaan.

Haaste 5: Sekava käyttöliittymä

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä voi estää käyttäjiä käyttämästä tietokantaa. Joten varmista, että käyttöliittymän suunnittelu on intuitiivinen, visuaalisesti houkutteleva ja helposti navigoitava. Harkitse liittyvien artikkelien tai hakutoimintojen kaltaisten ominaisuuksien sisällyttämistä sen käytettävyyden parantamiseksi.

Haaste 6: Sitoutumisen puute

Tietokannan tulisi olla enemmän kuin vain tietovarasto. Kuten aiemmin mainittiin, sen tulisi olla paikka, joka edistää sitoutumista ja yhteistyötä. Ratkaisu? Luo dynaaminen tietokanta, joka kannustaa käyttäjien palautetta, artikkelien arviointeja ja kommentteja. Anna työntekijöillesi tai asiakkaillesi mahdollisuus jakaa näkemyksiään ja esittää kysymyksiä.

Nämä ovat joitakin yleisiä haasteita, joita saatat kohdata tietokannan rakentamisessa. Mutta jos haluat oppia enemmän erilaisista haasteista ja niiden voittamisesta, tutustu artikkeliimme 11 tiedon hallintahaasteesta ja tehokkaista ratkaisuista saadaksesi lisätietoja.

Mikä on tietokantaohjelmisto ja kuinka valita sellainen?

Tietokantaohjelmisto on työkalu, joka on suunniteltu auttamaan sinua luomaan, hallitsemaan ja toimittamaan tietokantaa, joka on helposti saatavilla ja parantaa yrityksen ja asiakaspalvelun tehokkuutta. Joten mikä tarkalleen ottaen on asiakaspalvelun tietokanta? Se on erityinen tietokantaversio, joka keskittyy tiedon ja resurssien tarjoamiseen asiakkaiden kyselyjen ja ongelmien ratkaisun tukemiseksi.

Mutta markkinoilla on niin monia vaihtoehtoja, kuinka tiedät, mikä on oikea sinulle? Se kaikki riippuu tarjoamistaan ominaisuuksista. Joten tutkitaan joitakin keskeisiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä.

• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Hyvällä tietokantaohjelmistolla tulisi olla intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, joka tekee artikkelien luomisesta ja järjestämisestä helppoa. Sen tulisi myös antaa käyttäjille mahdollisuus löytää tiedot nopeasti ilman tarvetta kaivaa valtavan määrän tietokantadokumentteja ja tietoja.

• Hakutoiminto: Etsi hakuwidget-ominaisuuksia, jotka antavat käyttäjille mahdollisuuden löytää asiaankuuluvat tiedot nopeasti. Sen tulisi tukea avainsanojen hakua ja tarjota ehdotuksia tai liittyviä artikkeleita.

• Mukauttamisvaihtoehdot: Valitse ohjelmisto, joka antaa sinulle mahdollisuuden mukauttaa tietokantaa vastaamaan brändi-identiteettiäsi. Ominaisuudet, kuten muokattavat teemat, logot ja brändielementit, ovat asioita, joita kannattaa etsiä hyvästä tietokantaohjelmistosta.

• Palaute ja ehdotukset: Varmista, että kannustat käyttäjiä antamaan sinulle uusia ideoita ja mielipiteitä tehdäksesi parannuksia ja tulevaisuuden tietokantakehitystä. Voit tehdä tämän yksinkertaisesti lisäämällä “Palaute ja ehdotukset -painikkeen” verkkosivullesi.

• Foorumi: Luo paikka, jossa ihmiset voivat keskustella yrityksen tuotteista, palveluista tai heidän mieltymyksistään. Olipa kyseessä sisäinen foorumi työntekijöillesi tai ulkoinen foorumi asiakkaillesi, voit käyttää näitä tietoja kommunikoidaksesi heidän kanssaan ja käsitelläksesi mahdollisia ongelmia tai ideoita.

• Analytiikka ja näkemykset: Analytiikkaan pääsy on tärkeää tietokannan suorituskyvyn seurantaan, suosittujen aiheiden tunnistamiseen ja käyttäjien käyttäytymisen ymmärtämiseen. Siksi etsi ohjelmistoa, joka tarjoaa tilastoja ja raportointiominaisuuksia.

Jos haluat saada lisätietoja erilaisista tietokantaohjelmistoista, voit tutustua syvälliseen artikkeliimme “20 parasta tietokantaohjelmistoa vuonna 2025”, jossa kokoasimme parhaat vaihtoehdot markkinoilla ja vertailimme niitä eri kriteerien perusteella.

Tietokantaohjelmiston edut:

• Keskitetty tieto: Tietokantaohjelmisto antaa sinulle mahdollisuuden tallentaa kaikki tietosi yhdessä keskitetyssä paikassa, mikä tekee siitä helposti saatavilla tiimillesi ja asiakkaillesi, mikä edistää johdonmukaisuutta, tarkkuutta ja tehokkuutta.

• Asiakkaiden itsepalvelutuki: Tietokantaohjelmisto myös voimistaa asiakkaita löytämään vastauksia kysymyksiinsä itsenäisesti, mikä vähentää kuormitusta tukitiimillesi.

• Integrointi muiden työkalujen kanssa: Monet tietokantaohjelmistovaihtoehdot integroituvat muiden asiakastuen työkalujen kanssa. Esimerkiksi LiveAgent tarjoaa myös live-chatin, lipputusjärjestelmän ja puhelinkeskuksen. Tämä tarjoaa entistä saumattomamman asiakaskokemuksen ja tehokkaan osastotenvälisen tuen.

LiveAgent tarjoaa kattavan asiakastuen ratkaisun, mukaan lukien tietokantaohjelmiston. Se on varustettu olennaisilla ominaisuuksilla vahvan tietokannan rakentamiseen sekä asiakkaita että tiiminjäseniä varten. Voit kokeilla sitä ilmaiseksi 30 päivän ilmaisen kokeilun avulla ja kokea edut omakohtaisesti.

Parhaat käytännöt tietokannallesi

Nyt on aika keskustella parhaista tiedon hallintakäytännöistä sen pitämiseksi huippukunnossa. Tutkitaan niitä auttaaksemme sinua ylläpitämään sen menestystä.

• Säännölliset päivitykset: Pidä tietokantasi tarkkana ja ajan tasalla tarkistamalla sisältöä säännöllisesti. Mikään ei ole pahempaa kuin epätarkan tiedon toimittaminen, joka johtaa vain sekaannukseen ja turhautumiseen.

• Hakukelpoisuus: Varmista, että kaikki tietokannassasi on helppo löytää. Ota käyttöön vahva hakutoiminto, joka antaa käyttäjille mahdollisuuden löytää nopeasti tarvitsemansa. Harkitse tunnisteiden, avainsanojen ja suodattimien lisäämistä hakuprosessin helpottamiseksi.

• Selkeä järjestäminen: Järjestä tietokantasi käyttämällä loogisia kategorioita ja alakategorioita auttaaksesi käyttäjiä navigoimaan tietojen läpi helposti. Harkitse hierarkkisen järjestelmän käyttöä sisällön ylläpitämiseen ja laajentamiseen tietokannan kasvaessa.

• Selkeä dokumentaatio: Kun luot sisältöä, käytä selkeää ja ytimekästä kieltä, joka on helppo ymmärtää keskivertolle lukijalle. Vältä ammattisanastoa tai edistyneitä teknisiä termejä, jotka voivat sekoittaa yleisöäsi. Loppujen lopuksi tavoitteena on tehdä tiedoista saatavilla kaikille riippumatta heidän taustastaan tai asiantuntijuuden tasosta.

• Promootio ja koulutus: Nosta tietoisuutta tietokannastasi ja tarjoa tarvittavaa koulutusta tiiminjäsenillesi. Selitä sen edut ja kuinka se voi tukea heidän työtään. Valmista erilaisia opetusohjelma tai työpajoja osoittaaksesi, kuinka käyttää tietokantaa tehokkaasti.

• Vakioidut toimintamenettelyt: Aseta johdonmukaiset ohjeet artikkelien luomiseen ja ylläpitoon. Määritä standardit muotoilulle, kielelle ja sävylle varmistaaksesi yhtenäisen ja ammattimaisen ulkoasun koko tietokannassa.

Parhaat käytännöt toimivat perustana tietokannan onnistuneen ylläpidon kannalta. Mutta muista, että jokainen liiketoiminta on erilainen, joten mukauta niitä vastaamaan erityisiä tarpeita ja tavoitteita.

Varmista, että tutustut 11 parhaaseen tiedon hallintakäytäntöön saadaksesi lisävinkkejä ja temppuja tietokannan viemiseksi seuraavalle tasolle.

Kuinka järjestää ja suunnitella tietokantasi oikein

Nyt saatat kysyä, miksi oikea järjestäminen on niin tärkeää. Kuten aiemmin mainittiin, tietokannan järjestäminen ja suunnittelu varmistaa, että se on helppo navigoida, mikä johtaa saumattomaan käyttäjäkokemukseen. Tämän sanottuaan, tässä on joitakin vinkkejä tietokannan tehokkaaseen järjestämiseen.

• Kategoriat ja tunnisteet: Kategorioiden, alakategorioiden ja tunnisteiden luomisen tärkeyttä ei voi liioitella. Ne antavat tietokannallesi selkeän rakenteen ja kategorisoimat artikkelit, jotta ne ovat helposti haettavissa. Tämä on loistava tapa parantaa yleistä järjestämistä ja tehdä kaikesta helppo löytää muutamassa sekunnissa.

• Intuitiivinen käyttöliittymä: Suunnittele selkeä ja johdonmukainen valikkorakenne, leivänmurut ja näkyvästi sijoitettu hakupalkki nopeaa pääsyä varten. Tavoitteena on tehdä käyttäjille mahdollisimman vaivattomaksi löytää etsimänsä ilman, että heidän tarvitsee napsauttaa useita sivuja.

• Selkeät ja ytimekkäät artikkeliotsikot: Käytä kuvailevaa ja ytimekästä otsikkoa artikkeleillesi, jotka edustavat tarkasti niiden sisältöä. Lisäksi asiaankuuluvien avainsanojen sisällyttäminen otsikoihin voi parantaa hakukoneoptimoinnin (SEO) ja auttaa käyttäjiä ymmärtämään välittömästi artikkelin aiheen.

• Sisällön asettelu ja muotoilu: Älä unohda tietokannan visuaalista näkökohtaa! Luo sisältösi visuaalisesti houkuttelevassa ja helposti sulautettavassa muodossa. Jaa tiedot osioihin otsikoilla, luettelomerkeillä ja numeroituilla luetteloilla. Käytä asiaankuuluvia kuvia, kuvakaappauksia tai videoita ymmärtämisen parantamiseksi ja käyttäjien sitoutumisen lisäämiseksi.

Noudattamalla näitä vinkkejä ja keskittymällä hyvään tietokannan suunnitteluun, voit rakentaa käyttäjäystävällisen alustan. Tämä parantaa käyttäjäkokemusta ja auttaa kaikkia saamaan eniten irti tietokannastasi.

Saadaksesi lisätietoja, tutustu artikkeliimme “8 askelta parhaan tietokannan järjestämiseen”, jossa syvennymme tämän aiheen yksityiskohtiin.

Kuinka mitata tietokannan vaikutusta

Tietokannan luomisen ja sen täyttämisen jälkeen artikkeleilla ja sisällöllä on tärkeää mitata sen vaikutusta liiketoimintaasi. Tutkitaan, miksi vaikutuksen mittaaminen on tärkeää ja kuinka voit tehdä sen.

Ensinnäkin vaikutuksen mittaaminen antaa sinulle mahdollisuuden arvioida, saavuttaako tietokantasi aiotut tavoitteensa. Löytävätkö asiakkaat tarvitsemansa tiedot? Pääsevätkö tiiminjäsenet onnistuneesti käyttämään tietokantaa työssään?

Tarkastelemalla erilaisia mittareita voit tunnistaa parannusalueita, tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja vahvistaa tietokannan investoinnin arvoa.

Joten kuinka voit mitata sen? On olemassa useita työkaluja ja mittareita, joita voit käyttää:

• Käyttömetriikat: Ne antavat näkemyksiä siitä, kuinka usein tietokantaa käytetään. Työkalut, kuten Google Analytics tai jopa tietokantaohjelmiston sisäinen analytiikkatyökalu, voivat seurata erilaisia mittareita, kuten sivunäyttöjä, ainutlaatuisia vierailijoita ja aikaa, joka käytetään tietyissä artikkeleissa.

• Hakukyselyt: Toinen analysoinnin arvoinen näkökohta on tietokantaalustalla suoritetut hakukyselyt. Löytävätkö käyttäjät etsimänsä? Ovatko toistuvat hakukyselyt, jotka osoittavat sisällön puutteita? Varmista, että ymmärrät käyttäjien hakukäyttäytymisen ja paranna tietokannan relevanssia löydösten perusteella.

• Palaute: Asiakkaiden tai työntekijöiden käyttäjäpalautteen kerääminen voi myös antaa sinulle hyviä näkemyksiä sen vaikutuksesta. Voit ottaa käyttöön kyselyitä tai palautelomakkeita tietokannassa kerätäksesi heidän mielipiteitä ja rakentavaa palautetta, joka auttaa tunnistamaan parannusta vaativat alueet.

• Ratkaisuaika: Tämä mittari näyttää sinulle, kuinka nopeasti asiakastuen liput tai sisäiset kyselyt ratkaistaan. Jos huomaat, että ratkaisuaika lyhenee, se voi olla merkki siitä, että tietokantasi tarjoaa tehokkaasti ratkaisuja, mikä vähentää tarvetta ottaa yhteyttä asiakastukeen lisäavun saamiseksi.

• Keskeiset suoritusindikaattorit (KPI:t): On myös hyvä idea määritellä erityisiä KPI:itä, jotka ovat linjassa tietokannan tavoitteidesi kanssa. Esimerkiksi, jos tavoitteesi on vähentää tukipyyntöjä, seuraa tukipyyntöjen määrän vähenemistä tietokannan käyttöönottamisen jälkeen. Muita KPI:itä voivat olla asiakastyytyväisyysarviot, työntekijöiden koulutuksen tehokkuus tai työntekijöiden koulutukseen liittyvien kustannusten vähentäminen.

Hae inspiraatiota näistä tietokantaesimerkeistä

Jos tarvitset vielä apua, hae inspiraatiota muutamasta yrityksestä, jotka tekevät sen oikein. Tutustu seuraaviin yrityksiin ja näe, miltä niiden tietokanta näyttää.

LiveAgent

LiveAgent-tietokanta on loistava esimerkki siitä, kuinka tehdä se oikein. Tietokannalla on yksinkertainen muotoilu, joka on helppo navigoida sen järjestämisen ansiosta. On olemassa useita kategorioita ja alakategorioita, jotka auttavat sinua löytämään tarkalleen mitä etsit. Haluatko tietää, kuinka aloittaa heidän ohjelmistonsa kanssa? Tutustu “Aloittaminen” -kategoriaan. Onko sinulla tekninen ongelma, kuten hidas latausaika? Tutustu sitten “Tekninen tuki” -kategoriaan löytääksesi ratkaisun. Toinen asia, jonka voit tehdä, on hyödyntää sivun yläosassa olevaa hakupalkkia ja yksinkertaisesti etsiä tarvitsemaasi avainsanalla tai lauseella. Se on niin yksinkertaista!

Antaakseen käyttäjille paremman ymmärryksen, LiveAgent tarjoaa monia videoopetusohjelmat ja vaiheittaisia oppaita kuvilla auttaakseen käyttäjiä jokaisen prosessin läpi sujuvasti. Mutta entä jos he ovat kiinnostuneita samankaltaisista aiheista? LiveAgent on kattanut sen. He tarjoavat “Liittyviä artikkeleita”, joiden avulla käyttäjät voivat tutkia enemmän tietystä aiheesta ilman, että heidän tarvitsee selata tietokantaa. Huomio kaikille, näin se tehdään!

Canva

Toinen esimerkki hyvin strukturoidusta tietokannasta on Canva. Heidän tietokanta tukee useita kieliä, mikä on loistava etu. Sillä on yksinkertainen muotoilu ja sen sisällön järjestämisen ansiosta käyttäjät löytävät tarvitsemansa helposti. Jokaisella kategorialla on monia muita alakategorioita, mikä helpottaa navigointia, ja ne sisältävät myös hakupalkin alla olevia eniten haettuja aiheita helppoa pääsyä varten.

Canva tarjoaa myös useita vaiheittaisia oppaita ja opetusohjelmat visuaalisella sisällöllä. He mukauttavat nämä oppaat käyttämäsi laitteen tyypin perusteella, joten pöytäkoneen käyttäjille on erillinen opas ja mobiililaitteiden käyttäjille erilainen opas. Kuitenkin, jos heidän käyttäjät kokevat, että voitaisiin tehdä joitakin parannuksia, he voivat jättää palautetta ja antaa Canvalle tietää, oliko artikkeli hyödyllinen vai ei. Tämä antaa Canvalle mahdollisuuden tehdä jatkuvia parannuksia ja pitää käyttäjät tyytyväisinä.

Spotify

Nyt puhutaan toisesta menestyneestä yrityksestä, joka tarjoaa poikkeuksellisen itsepalveluportaalin: Spotify. Heidän tietokannan muotoilu on linjassa heidän brändinsä kanssa ja tarjoaa yksinkertaisen, mutta intuitiivisen muotoilun. He myös jakavat sisältönsä useisiin kategorioihin helppoa navigointia varten. Heidän hakupalkkiaan kiitos käyttäjät voivat nopeasti löytää tarvitsemansa etsimällä avainsanalla tai tietyllä lauseella. Sivun alaosassa on myös “Pika-apu”, joka sisältää heidän yleisimmin kysytyt kysymykset.

Spotifyn tietokanta sisältää monia videoopetusohjelmat, kuvia ja vaiheittaisia ohjeita paremman ymmärtämisen vuoksi. Ja se ei ole kaikki. Jos haluat tutkia enemmän tietystä aiheesta, he tarjoavat luettelon liittyvistä artikkeleista.

Auttaakseen heitä parantamaan tietokantaalustaansa, he kysyvät yksinkertaisen kysymyksen jokaisen artikkelin alaosassa “Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?” – käyttäjät voivat vastata “KYLLÄ” tai “EI”. Tämä antaa heille tarvittavan käyttäjäpalautteen, jonka avulla he voivat parantaa sisältöään tarvittaessa.

Zoom

Lopuksi, mutta ei vähemmän tärkeää, tutkitaan Zoomin tietokantaa. Muotoilun osalta se on erittäin puhdas ja yksinkertainen, jossa on näkyvästi sijoitettu hakupalkki sivun yläosassa. Heti sen alla löydät useita kategorioita, kuten “Aloittaminen”, “Audio ja video”, “Oppimiskeskus” ja paljon muuta. Tämä antaa käyttäjille mahdollisuuden löytää helposti ja nopeasti etsimänsä. Hakupalkin alla on myös yleisiä vianetsintäaiheita. Jos tarvitset edelleen lisäapua, he tarjoavat live-chatin, joka yhdistää sinut asiakastuen tiimiin.

Zoomin tietokantaa päivitetään säännöllisesti, voit jopa nähdä viimeisen päivityksen päivämäärän, mikä auttaa heitä välttämään epätarkkaa tai vanhentunutta tietoa.

Haluaisitko nähdä enemmän tätä? Tutustu erilliseen artikkeliimme, joka on omistettu erilaisten tietokantaesimerkkien esittelyyn. Se antaa sinulle syvemmän ymmärryksen siitä, kuinka eri yritykset ovat ottaneet käyttöön tietokannat, korostaen ainutlaatuisia lähestymistapoja arvokkaiden tietojen ja tuen tarjoamiseen käyttäjilleen.

Mikä on tekoälyn rooli tietokannassa?

Olet todennäköisesti kuullut tekoälystä. Se on löytänyt paikkansa mukavasti monilla sektoreilla ja teollisuuden aloilla, ja asiakaspalvelu on ehdottomasti yksi niistä. Tietokantojen alalla se voi muuttaa tapaa, jolla käytämme ja hyödynnämme tietoa.

Tekoälyn avulla tietokannastasi tulee dynaaminen kokonaisuus, joka jatkuvasti oppii, mukautuu ja kehittyy. Se on kuin älykäs avustaja, joka ei vain automaattisesti järjestä ja kategorisoi alustaasi, vaan myös ymmärtää kyselysi, tarjoaa reaaliaikaista tukea ja jatkuvasti oppii ja parantaa.

Haluatko viedä tietokantasi tavallisesta poikkeukselliseksi? Sitten puhutaan erilaisista eduista, joita tekoäly tuo pöytään.

• Parantunut käyttäjäkokemus: Tekoälyä hyödyntävät tietokannat pystyvät tarjoamaan henkilökohtaisempia ja räätälöityjä kokemuksia, toimittaen oikean tiedon oikeille käyttäjille oikeaan aikaan.

• Paranna tehokkuutta: Entä jos tiimisi voisi säästää arvokasta aikaa ja energiaa? Se on nyt mahdollista ottamalla käyttöön tekoäly, joka automatisoi prosesseja ja virtaviivaistaa työnkulkuja. Työntekijöiden ei enää tarvitse viettää tunteja artikkelien manuaaliseen kategorisoimiseen. Sen sijaan he voivat keskittyä arvokkaiden sisältöjen luomiseen ja poikkeuksellisen tuen tarjoamiseen asiakkaille, jotka sitä tarvitsevat.

• Parantunut sisältö: Voit käyttää tekoälyä artikkelien parantamiseen. Se voi automaattisesti kääntää artikkelisi eri kielille, jotta se voi tavoittaa laajemman yleisön, korjata oikeinkirjoitusvirheet, muuttaa artikkelin sävyä, yksinkertaistaa kieltä ja paljon muuta. Tee sisällöstäsi erottuva ja pidä vierailijat sitoutuneina.

• Edistynyt analytiikka: Tekoäly voi myös kerätä ja analysoida käyttäjätietoja, jotka antavat näkemyksiä käyttäjien käyttäytymisestä, hakukäyttäytymisestä ja trendeistä tai suosituista aiheista. Nämä tiedot voivat auttaa sinua tunnistamaan puutteita, optimoimaan sisältöstrategiaasi ja tekemään päätöksiä tietokannan jatkuvaan parantamiseen.

• Skaalautuvuus: Kun liiketoimintasi jatkaa kasvuaan, samoin kasvaa tietosi. Tekoälyä hyödyntävät tietokannat voivat helposti käsitellä kasvavaa tietomäärää ja mukautua muuttuviin vaatimuksiin vastaavasti.

Jos haluat oppia enemmän tekoälyn maailmasta tietokannoissa, tutustu syvälliseen artikkeliimme “Tekoälyn tietokanta: Portaalisi tehokkaampiin toimintoihin”, joka on omistettu tälle aiheelle. Se on täynnä arvokasta tietoa ja vinkkejä siitä, kuinka hyödyntää tekoälyä tietokannan viemiseksi seuraavalle tasolle.

Mitkä ovat LiveAgent-tietokantaohjelmiston edut?

LiveAgent-tietokantaohjelmisto on varustettu hämmästyttävällä ominaisuuksien joukolla, jotka tarjoavat etuja, jotka erottavat sen kilpailusta. Tutkitaan niitä ja keskustellaan siitä, miksi ne voivat olla ihanteellinen valinta liiketoiminnallesi.

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä: LiveAgent-tietokantaohjelmisto on varustettu käyttäjäystävällisellä käyttöliittymällä, joka tekee sisällön luomisesta, järjestämisestä ja hallinnasta helppoa. Sen intuitiivisen muotoilun ansiosta sinun ei tarvitse olla tekniikan nero aloittaaksesi täydellisen tietokannan rakentamisen liiketoiminnallesi.

• Sisäiset ja ulkoiset tietokannat: LiveAgent-ohjelmiston avulla voit omistaa sekä sisäisen tietokannan tiimillesi että ulkoisen tietokannan asiakkaille saman katon alla. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden tallentaa ja jakaa tietoja turvallisesti organisaatiossasi ja samalla tarjota arvokkaita resursseja asiakkaillesi.

• Moninkertainen tietokanta: Onko sinulla useita tuotteita tai palveluita? Ei ongelmaa. LiveAgent antaa sinulle mahdollisuuden luoda erillisiä tietokannat eri osastoille, tuotteille tai asiakassegmenteille. Voit räätälöidä ne erityisiin tarpeisiin, varmistaen, että tiedot ovat järjestetty ja helppo löytää.

• Tehokas hakuwidget: Hakuwidget on tärkeä ominaisuus, joka tulisi sisällyttää tietokantaalustallesi, koska se antaa käyttäjille mahdollisuuden löytää nopeasti asiaankuuluvat artikkelit kirjoittamalla avainsanoja tai lauseita. Sano hyvästä loputtomat selailut ja tervetuloa välittömiin hakutuloksiin, mikä säästää aikaa ja välttää turhautumista.

• WYSIWYG-editori artikkeleille: LiveAgent tekee erittäin helpoksi luoda visuaalisesti houkuttelevia ja hyvin strukturoituja artikkeleita sen What You See Is What You Get (WYSIWYG) -editorilla. Tämä vedä ja pudota -editori antaa sinulle mahdollisuuden muotoilla tekstiä ja lisätä kuvia, videoita ja muuta multimediaa, mikä tekee tietokantaartikkeleistasi paitsi informatiivisia myös kiinnostavia.

Mutta siinä on enemmän! LiveAgent-ohjelmisto tarjoaa myös ominaisuuksia, kuten muokattavat mallit, analytiikka, raportointi ja asiakaspalautevaihtoehdot. Lisäksi se integroituu saumattomasti LiveAgent-tukisarjaan, mukaan lukien lipputusjärjestelmä, puhelinkeskus ja live-chat.

Tässä on paras osa: LiveAgent tarjoaa kaikki nämä ominaisuudet ja edut edulliseen hintaan, mikä tekee siitä kustannustehokkaan ratkaisun, joka ei vaarantaa toiminnallisuutta tai laatua.

Johtopäätös

Onnittelut, olet saavuttanut Knowledge Base 101 -matkan lopun! Tehdään nopea yhteenveto tämän artikkelin keskeisistä takeawaista.

Hyvin rakennettu tietokanta on tehokas työkalu, joka voi mullistaa tapaa, jolla liiketoimintasi hyödyntää tietoa ja tietoja. Asiakastuen virtaviivaistamisesta työntekijöiden koulutuksen voimistamiseen se on salainen ainesosa, joka ajaa tuottavuutta ja menestystä. Tarjoa tiimillesi ja asiakkaillesi helposti saatavilla oleva resurssi, joka voi säästää aikaa, parantaa ratkaisuaikoja, lisätä tehokkuutta ja edistää yhteistyötä tiimissäsi.

Muista, että hyvä tietokanta tulisi järjestää ja räätälöidä erityisiin tavoitteisiisi. Sen tulisi tarjota kiinnostavia ja informatiivisia artikkeleita, mikä tekee käyttäjistä voimistettuja ja tuettuja. Säännölliset päivitykset ja parannukset varmistavat sen relevanssin ja tehokkuuden kehittyvien haasteiden ratkaisemisessa.

Mutta tämä artikkeli on vain jäävuoren huippu. Joten samalla kun olet siinä, meillä on runsaasti mielenkiintoista sisältöä odottamassa sinua. Miksi et tutkisi mahdollisuuksia ja löytäisi lisästrategioita tietokannan matkan optimoimiseksi?