8 vaihetta tietokantasi parhaalle organisoinnille

Tiedätkö, tietokannan organisointi on tavallaan kuin sotkuisen vaatekaappin organisointi – se voi olla lannistava, mutta myös niin palkitseva lopulta. Hyvin organisoitu tietokanta ei vain säästä aikaasi ja vaivaa, vaan myös vahvistaa asiakkaitasi antamalla heille työkalut vastausten löytämiseen itsenäisesti.

Kaiken sanottuaan, oletko valmis löytämään salaisuudet tietokannan organisoinnille? Sitten sukeltakaamme näihin 8 vaiheeseen, jotka auttavat sinua saavuttamaan parhaan tietokannan organisoinnin, josta olet koskaan unelmoinut.

Organisoimattoman tietokannan riskit

Mutta ennen kuin sukeltaamme tehokkaan tietokannan organisoinnin erityisiin vaiheisiin, käytetään hetki ymmärtääksemme riskit, jotka liittyvät tietokannan jättämiseen sekavaan tilaan.

Kuvittele tämä yksinkertainen skenaario: asiakas etsii vastauksia yksinkertaiseen kysymykseen. He päättävät käydä verkkosivullasi, navigoida tietokannan osioon ja… he löytävät sekavan joukon vanhentuneita ja hajallaan olevia artikkeleita. He tulevat turhautuneiksi yrittäessään ymmärtää ristiriitaista ja vanhentunutta tietoa. Lopulta tämä johtaa siihen, että asiakas tulee ärsyyntyneeksi yrityksestäsi, mikä voi saada heidät vaihtamaan johonkin kilpailijaasi.

Eikä se lopu siihen. Organisoimaton tietokanta voi aiheuttaa dominoefektin tiimisi tuottavuuteen. Jos työntekijäsi viettävät tunteja kaivamalla organisoimattoman tiedostokasan läpi löytääkseen oikean asiakirjan, se ei vain tuhlaa heidän arvokasta aikaansa, vaan vaikuttaa myös heidän kykyyn tarjota tehokasta ja tuloksellista asiakastukea. Se voi myös johtaa huonoon palvelun laatuun, joka vahingoittaa yrityksesi mainetta. Asiakkaasi saattavat alkaa näkemään yrityksesi epäluotettavaksi tai epäluotettavaksi, mikä aiheuttaa suuren iskun asiakasuskollisuudelle ja yleiselle brändi-imagollesi.

Mutta älä vain ota minun sanaa siihen. Microsoftin tekemän tutkimuksen mukaan yli puolet asiakkaista sanoo, että pääsyy siihen, että he eivät voi ratkaista ongelmaa itse, on tiedon puute verkossa, mikä aiheuttaa suurta turhautumista. Toinen Software Advicen tutkimus osoittaa, että vain 10 minuutin verkon etsinnän jälkeen yli 52 % asiakkaista antaa periksi ja ottaa yhteyttä asiakastukitimiisi. Tämä tarkoittaa, että sinun on organisoitava sisältösi paremmin helpottaaksesi artikkelien navigointia ja saatavuutta.

Pohjimmiltaan organisoimaton tietokanta vaarantaa asiakastyytyväisyytesi, työntekijöiden tuottavuutesi ja yrityksesi maineen. Mutta älä huoli! Nyt tutkimme yksinkertaisia vaiheita, joita voit tehdä näiden riskien välttämiseksi.

8 vaihetta tietokannan organisoimiseksi

Nyt kun ymmärrämme organisoimattoman tietokannan aiheuttamat riskit, on aika kääriä hihat ja päästä töihin! Rakennetaan suunnitelma tietokannan organisoimiseksi ja tuodaan järjestys kaaokseen. Paras osa? Tätä prosessia voidaan soveltaa erilaisiin sisältötyyppeihin, olipa kyseessä artikkelit, usein kysytyt kysymykset, opetusvideot tai muut lisäresurssit. Joten riippumatta siitä, minkä tyyppisen tiedon kanssa olet tekemisissä, nämä vaiheet kattavat sinut.

Vaihe 1: Määritä selkeät tavoitteet

Ensinnäkin on tärkeää olla selkeä visio mielessä. Joten aseta askel taaksepäin ja kysy itseltäsi: mikä on tietokannan pääasiallinen tavoite? Onko se tarjota poikkeuksellista asiakastukea ja auttaa asiakkaitasi löytämään ratkaisuja heidän ongelmiinsa? Tai ehkä se on helpottaa uusien työntekijöiden perehdyttämistä, varmistaen, että heillä on helppo pääsy koulutusmateriaaleihin ja hyödyllisiin resursseihin.

Tavoitteiden määrittäminen on kuin GPS:n kohteen asettaminen ennen tietokonetta. Se ohjaa sinua koko prosessin ajan ja auttaa sinua tekemään tietoisia päätöksiä matkan varrella. Hyvin määritelty tavoite auttaa sinua määrittämään, millainen tieto on relevanttia ja kuinka se tulisi asianmukaisesti luokitella ja strukturoida.

Vaihe 2: Tunnista kohderyhmä

Nyt, kun sinulla on selkeä tavoite, on aika kiinnittää huomiosi niihin, jotka käyttävät tietokantaasi ja hyötyvät luomastasi sisällöstä. Tilastot osoittavat, että 91 % asiakkaista haluaisi käyttää online-tietokantaa, jos se olisi saatavilla ja räätälöity heidän tarpeisiinsa.

Tämä tarkoittaa, että kohderyhmän ymmärtäminen on tärkeää luodaksesi organisoidun alustan, joka täysin palvelee sen tarkoitusta.

Eri ryhmillä voi olla erilaiset tarpeet, mieltymykset ja tekniikan osaamisen tasot. Siksi sisältörakenteen ja kielen räätälöiminen kohderyhmällesi on kuin puhuminen asiakkaidesi kieltä. Kuvittele monimutkaisen käsitteen selittäminen aloittelijalle verrattuna asiantuntijaan. Lähestymistapa olisi aivan erilainen, eikö niin? Joten tunnistamalla kohderyhmäsi, pystyt priorisoimaan heille tärkeimmät tiedot, käyttämään asianmukaista terminologiaa ja omaksumaan sävyn ja tyylin, joka resonoi heidän kanssaan.

Vaihe 3: Sisällön tarkistus ja inventaario

Seuraava vaihe matkalla organisoituun tietokantaan on sisällön tarkistus ja inventaario. Ajattele tätä vaihetta tietokannan puhdistamisena vanhentuneista ja epärelevantista artikkeleista, jotka eivät enää palvele tarkoitustaan. Muista, että tavoite on tehdä tietokantasi saavutettavaksi ja käyttäjäystävälliseksi. Joten käytä aikaasi. Kun olet valmis, se antaa sinulle selkeän kuvan organisoitavaksi tarvittavan sisällön laajuudesta.

Vaihe 4: Luo looginen rakenne

Jotta voit luoda helposti navigoitavan ja strukturoidun tietokannan, kuvittele puu, jolla on erilaisia pääoksia (kategoriat) ja pienempiä oksia (alakategoriat), jotka ulottuvat niistä. Tämä rakenne luo selkeän hierarkian sisällöllesi, mikä helpottaa oikean tiedon löytämistä.

Esimerkiksi, jos sinulla on ohjelmistoyrityksen tietokanta, saatat luoda kategorioita kuten “Aloittaminen”, “Tekninen tuki” ja “Laskutus ja maksutavat”. Näiden kategorioiden sisällä voit sitten luoda alakategorioita kuten “Asennus”, “Yleiset virheet” ja “Hyväksytyt maksutavat”. Tämä antaa käyttäjille mahdollisuuden seurata loogista polkua navigoidessaan tietokannan läpi.

Tämän loogisen rakenteen luominen on kaikki siitä, että asiat ovat helppoja käyttäjillesi. Joten kartoita tietokannan rakenne ja varmista, että se on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen.

Vaihe 5: Kehitä merkintöjärjestelmä

Merkintöjärjestelmän kehittäminen sisältää asiaankuuluvien avainsanojen tai merkintöjen määrittämisen jokaiselle artikkelille tai sisällölle. Nämä merkinnät toimivat sisällön kuvaajina, auttaen käyttäjiä nopeasti tunnistamaan ja suodattamaan relevanttia tietoa.

Mutta saatat kysyä itseltäsi: miksi merkintöjärjestelmä on niin tärkeä? Kuvittele, että käyttäjä etsii tietoa tietystä ominaisuudesta. Merkintöjen avulla he voivat yksinkertaisesti napsauttaa asiaankuuluvaa merkintää ja nähdä kaikki kyseiseen aiheeseen liittyvät artikkelit sen sijaan, että kaivaisivat muiden artikkelien läpi, jotka eivät tarjoa oikeaa tietoa. Esimerkiksi, jos sinulla on artikkeli “Yleiset virheet” vianetsintäkategoriassasi, voisit käyttää merkintöjä kuten “virheilmoitukset”, “virheet” tai “tekniset ongelmat”.

Lisäksi on tärkeää pitää merkintöjärjestelmä johdonmukaisena koko alustallasi varmistaaksesi, että samankaltaisia merkintöjä käytetään liittyville artikkeleille, mikä helpottaa käyttäjien navigointia artikkelista toiseen.

Vaihe 6: Tarkista ja optimoi sisältö

Nyt on aika antaa tietokannan artikkelillesi muodonmuutos tarkistamalla ja optimoimalla ne.

Yksi tärkeimmistä syistä jokaisen artikkelin tarkistamiseen on varmistaa tarkat vastaukset ja selkeys. Tarkista sisältö ja varmista, että kohderyhmäsi pystyy ymmärtämään sen helposti. Tee tehtäväksesi tarjota selkeää, ytimekästä ja käyttäjäystävällistä tietoa jokaisessa artikkelissa. Lisäksi artikkelien säännöllinen tarkistus varmistaa, että kaikki tiedot ovat ajankohtaisia ja relevantteja.

Muotoilun johdonmukaisuus on toinen tärkeä näkökohta, jota on huomioitava tarkistusprosessin aikana. Varmista, että kaikki otsikot, fontit ja tyylit ovat johdonmukaisia kaikissa tietokannan artikkeleissa, mikä antaa niille siistimmän ja ammattimaisemman ulkonäön.

SEO-ystävällisen sisällön tekeminen on myös mainitsemisen arvoista. Käyttämällä asiaankuuluvia avainsanoja ja optimoimalla otsikkojasi, metakuvauksiasi ja URL-osoitteitasi, voit parantaa näkyvyyttäsi hakukoneiden tulossivuilla. Tämä auttaa sinua houkuttelemaan enemmän orgaanista liikennettä tietokantaasi ja parantamaan brändi-imagoasi.

Vaihe 7: Käyttäjäystävälliset otsikot ja kuvaukset

Kun kyse on käyttäjäystävällisten otsikoiden luomisesta, asetu käyttäjäidesi kenkiin. Kysy itseltäsi, “Mitä he etsisivät?” Otsikoiden tulisi siis suoraan heijastaa kyselyitä, joita käyttäjäsi saattavat tehdä. Esimerkiksi, jos sinulla on artikkeli Wi-Fi-yhteysongelmien vianetsinnästä, käyttäjäystävällinen otsikko voisi olla jotain kuten “Yleisten Wi-Fi-yhteysongelmien ratkaiseminen: Vaiheittainen opas”. Käyttämällä avainsanoja ja käsittelemällä pääongelmaa suoraan otsikossa, lisäät mahdollisuuksia, että artikkelisi on relevantti ja helposti löydettävissä.

Jokaisen artikkelin lyhyiden kuvausten kirjoittamisen lisäksi. Nämä kuvaukset tulisi toimia sisällön yhteenvetoina, antaen käyttäjille esikatselun siitä, mitä he voivat odottaa napsauttaessaan artikkelia. Hyvin laaditulla kuvauksella käyttäjät voivat skannata tietokannan ja löytää tarvitsemansa silmänräpäyksessä.

Vaihe 8: Toteuta visuaaliset parannukset

Tiedämme kaikki sanonnon “kuva kertoo tuhat sanaa”, eikö niin? Visuaalisten elementtien, kuten kuvien, videoiden tai kaavioiden, toteuttaminen sisältöön vie sen seuraavalle tasolle. Nämä elementit täydentävät tekstiä jakamalla suuret tekstipalat helpommin sulattaviin osiin, mikä tekee tekstistä helpommin luettavaksi ja ymmärrettäväksi. Videot ovat myös tehokas väline tiedon välittämiseen. Ne tarjoavat visuaalisia esittelyjä, vaiheittaisia opetusvideoita tai esittelevät tuotteen ominaisuuksia. Niiden sisällyttäminen tietokantaasi ei vain lisää dynaamista elementtiä, vaan myös vastaa erilaisiin oppimismieltymyksiin.

Kun valitset visuaalisia elementtejä, muista tavoitella korkealaatuisia. Sisällyttämällä ne luot visuaalisesti houkuttelevan ja mukaansatempaavan käyttäjäkokemuksen, mikä tekee tietokannastasi paitsi informatiivisen myös nautinnollisen tutkia.

Kuinka voit organisoida sisäisen tietokannan eri osastoille?

Kun kyse on sisäisen tietokannan organisoinnista, on tärkeää ottaa huomioon kunkin yrityksesi osaston tarpeet ja vaatimukset. Eri osastoilla on usein oma erityinen tieto, jonka ne haluavat tallentaa ja hyötyä siitä. Katsotaanpa neljää yleistä osastoa ja tiedon tyyppejä, joita ne voivat tallentaa omiin osioihinsa:

Asiakastuki – Asiakastukiagentit auttavat asiakkaita ja vastaavat heidän kysymyksiinsä tehokkaasti ja nopeasti. Siksi heidän omistautunut tiedonhallintavälineensä voisi sisältää artikkeleita yleisistä vianetsintäongelmista, usein kysytyistä kysymyksistä (FAQ) tai parhaista käytännöistä loistavan asiakaspalvelun tarjoamiseen.

Myynti – Myyntiosaston vahvuudet ovat tuotetiedoissa, myyntistrategioissa ja kilpailuinformaatiossa. Siksi myyntitiimille omistettu tietokannan osio voisi sisältää tuotteen ominaisuuksien kuvauksia, hinnoitteluohjeita, myyntiskriptejä tai vastalauseiden käsittelytekniikkoja. Tekemällä nämä tiedot organisoiduiksi ja helposti saavutettaviksi, myyntiedustajat voivat nopeasti noutaa tarvitsemansa tiedot kauppojen sulkemiseen ja saumattoman myyntiprosessin saavuttamiseen.

Markkinointi – Markkinointiosaston pääpaino on yrityksen ja sen tuotteiden tai palveluiden mainostaminen potentiaalisille asiakkaille. Jotta he tekisivät työnsä oikein ja houkuttelisivat uusia asiakkaita, heidän tietokantansa voisi sisältää brändäysohjeita, markkinointikampanjoiden strategioita, markkinatutkimusta, kilpailija-analyysia tai sosiaalisen median strategioita. Kun kaikki nämä tiedot ovat organisoituja yhteen paikkaan, markkinointialan ammattilaiset voivat varmistaa johdonmukaisen strategian eri kanavilla ja ajaa onnistuneita kampanjoita.

Henkilöstöhallinto – HR-osasto käsittelee työntekijöihin liittyviä asioita ja organisaation käytäntöjä. Helposti saatavilla olevan tietokannan materiaalin avulla HR-tiimi voi tarjota tärkeitä tietoja muille työntekijöille, varmistaen sujuvat toiminnot ja prosessit yrityksessä. Dokumentaatio voi sisältää perehdytysmateriaaleja, HR-käytäntöjä ja -menettelyjä, tietoja työntekijöiden eduista, koulutusresursseja, työsopimuksia ja paljon muuta.

Vaikka jokaisella osastolla on oma omistettu osio, osastojen välisen yhteistyön ja tiedon jakamisen edistäminen on avain jokaisen menestyvän liiketoiminnan kannalta. Yksi tapa helpottaa sisäistä viestintää on hyödyntää ominaisuuksia, kuten sisäiset puhelut, sisäinen chat tai tiedostojen, asiakirjojen ja tiedostojen jakaminen. Nämä ominaisuudet auttavat työntekijöitä yhteistyössä projektissa, pitämään sisäisiä kokouksia, edistämään saumatonta tiedon jakamista ja osastojen välistä yhteistyötä. Tämä johtaa myös parantuneeseen tuottavuuteen ja tehokkuuteen koko organisaatiossasi.

Jos haluat kokeilla tietokantaamme, hyödynnä 30 päivän ilmaista kokeilua. Voit nauttia monista hämmästyttävistä ominaisuuksista ilmaiseksi ilman mitään ehtoja.

Miltä hyvin organisoitu tietokannan artikkeli näyttää?

Hyvin organisoidun tietokannan artikkelin tulisi koostua useista keskeisistä ominaisuuksista ollakseen arvokas käyttäjille ja jotta he voivat nopeasti löytää tarvitsemansa tiedot. Katsotaanpa joitain esimerkkejä hyvin strukturoidusta ja käyttäjäystävällisestä artikkelista.

Ensinnäkin artikkelilla tulisi olla selkeä ja kuvaava otsikko, joka suoraan heijastaa käyttäjän kyselyä. Tässä tapauksessa otsikko “Kuinka luoda jaettu saapunki Gmailissa” viittaa siihen, että artikkeli opastaa sinua jaetun saapungin luomisprosessissa.

Se tarjoaa myös ytimekkään johdannon, joka asettaa kontekstin ja hahmottelee, mitä artikkeli on ratkaisemassa.

Toinen tärkeä asia on organisoida artikkeli loogisesti ja esittää tiedot vaiheittaisessa muodossa tai määritellyissä osioissa. Nämä osiot tulisi merkitä selvästi ja liittää niihin asiaankuuluva tieto.

Visuaalisten suunnitteluelementtien käyttäminen, kuten kuvia, videoita tai kaavioita, voi myös tehdä artikkelista helpommin ymmärrettävän. Tässä tapauksessa LiveAgent tarjoaa videon sekä vaiheittaiset ohjeet kuvilla näyttääkseen sinulle koko prosessin proaktiivisten chat-kutsujen asettamisesta.

Sisäisten linkkien ja ristiviittausten sisällyttäminen voi auttaa käyttäjiä navigoimaan artikkelista toiseen, laajentaen heidän ymmärrystään aiheesta ja sitoutumaan enemmän tietokannan sisältöön. Älä kuitenkaan sijoita sisäisiä linkkejä satunnaisesti koko artikkeliin. Käytä asiaankuuluvia avainsanoja, jotka viittaavat sisäisen linkin takana olevaan sisältöön, jotta käyttäjä tietää, mitä odottaa napsauttaessaan sitä.

Lisätietojen tarjoamiseksi tai käyttäjien tukemiseksi heidän tiedonhankintamatkallaan voit tarjota linkkejä muihin liittyville artikkeleille. Voit luoda erillisen osion, jossa näytät ne ja kannustat käyttäjää tutkimaan lisää tietoa aiheesta, josta he ovat kiinnostuneet.

Kuinka voit kannustaa käyttäjiä tutkimaan tietokantaa?

Kannustaminen käyttäjiä tutkimaan enemmän hämmästyttävää tietokantaasi voi olla pelipelin muuttaja itsepalvelun tuen tarjoamisessa ja kuormituksen vähentämisessä asiakaspalvelutiimiäsi. Kuitenkin se voi olla vaikea tehtävä.

Siksi tietokannan tekemiseksi houkuttelevaksi ja käyttäjäystävälliseksi, tässä on muutamia strategioita, joita voit harkita:

• Suunnittele käyttäjäystävällinen kotisivu ja navigointivalikko: Kotisivullasi tulisi olla siisti ja intuitiivinen muotoilu. Varmista myös, että se on visuaalisesti houkutteleva ja esittelee arvon ja hyödyt, joita se tarjoaa. Lisäksi hyvin organisoitu navigointivalikko selkeillä kategorioilla ja alakategorioilla helpottaa käyttäjiä löytämään tarvitsemansa tiedot ja kannustaa heitä tutkimaan enemmän.

• Esittele suositut artikkelit ja suositut aiheet: Valittujen artikkelien ja suosittujen aiheiden korostaminen suoraan kotisivullasi voi herättää käyttäjien kiinnostuksen ja johtaa heidät tutkimaan lisää. Nämä voivat olla yleisimpiä ongelmia tai syvällisiä oppaita, jotka ovat erittäin relevantteja käyttäjille.

• Artikkelien ja usein kysyttyjen kysymysten välinen linkitys: Sisällytä asiaankuuluvat linkit liittyville artikkeleille ja usein kysytyille kysymyksille jokaiseen artikkeliin. Tämä auttaa käyttäjiä navigoimaan sujuvasti ja löytämään lisäsisältöä. Esimerkiksi, jos joku lukee artikkelia tietyn ongelman vianetsinnästä, voit sisällyttää linkkejä liittyville artikkeleille yleisistä virheilmoituksista tai usein kysytyille kysymyksille, jotka käsittelevät yleisiä kysymyksiä aiheesta.

• Paranna hakutoimintoa: Toteuta hakutoiminto, joka antaa käyttäjille mahdollisuuden löytää nopeasti tarvitsemansa tiedot. Varmista, että näkyvä hakupalkki näytetään ja se tarjoaa tarkkoja tuloksia asiaankuuluvien avainsanojen perusteella.

• Kannusta käyttäjiä jättämään palautetta ja arvioita: Tarjoa tapa käyttäjille antaa palautetta artikkelien hyödyllisyydestä. Tämä antaa sinulle arvokkaita näkemyksiä tietokannan parantamiseen, ja se auttaa myös käyttäjiä tunnistamaan luotettavaa ja hyvin arvioitua sisältöä.

Johtopäätös

Yhteenvetona voidaan sanoa, että organisoimattoman tietokannan riskien ymmärtäminen on ratkaisevaa, koska ilman asianmukaista organisointia arvokas tieto voi kadota, mikä johtaa turhautuneisiin käyttäjiin ja kuormitettuihin asiakastukitiimeihin.

Noudattamalla 8 yksinkertaista vaihettamme voit muuttaa tietokannan hyvin organisoiduksi ja houkuttelevaksi resurssiksi. Jokainen vaihe on tärkeä rooli käyttäjäystävällisen kokemuksen luomisessa. Mutta muista, että kyse ei ole vain ulkoisen tietokannan organisoinnista asiakkaille. Sisäisen tietokannan organisointi on yhtä tärkeää. Eri osastot yrityksessäsi voivat hyötyä suuresti omistettujen osioiden olemassaolosta heidän erityisille tiedon tarpeille. Antamalla heille mahdollisuuden jakaa tietoa sisäisesti voi parantaa yhteistyötä ja tehokkuutta tiimisi jäsenten kesken.

Joten käytä aikaa tietokannan organisointiin, sekä sisäisesti että ulkoisesti, ja katso, kuinka käyttäjät tulevat sitoutuneemmiksi ja itsenäisemmiksi. Se on arvokas resurssi, joka voi virtaviivaistaa tukitoimintoja, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja vahvistaa käyttäjiä tiedolla, joka on heidän sormenpäissään.