Kattava puhelinkeskuksen vaatimukset -tarkistuslista, joka varmistaa, että puhelinkeskuksellasi on kaikki olennaiset komponentit menestykseen. Kattaa ohjelmiston, internetin, laitteet, teknologian, CRM:n, puheluominaisuudet, henkilöstön koulutuksen, vaatimustenmukaisuuden, turvallisuuden ja paljon muuta.
Onnistunut puhelinkeskus perustuu moniin tekijöihin, mutta tiedätkö, kuinka varmistaa, että sinulla on ne kaikki paikallaan? Tämä tarkistuslista käsittelee joitakin tärkeimmistä asioista, jotka tulee ottaa huomioon omaa puhelinkeskusta perustettaessa. Annamme sinulle myös vaatimuksien tarkistuslistan, joka tulee sisällyttää menestykseen varmistamiseksi.
On yksinkertaista varmistaa, että olet valmistautunut. Tarvittavien asioiden hankkiminen etukäteen auttaa pitämään yrityksesi toiminnassa sujuvasti ja tehokkaasti ilman tarpeettomia ongelmia tai häiriöitä.
Voit käyttää sitä myös luettelona puhelinkeskuksen aloittamiseen tai laajentamiseen tarvittavista asioista. Jos käytät puhelinkeskuksen vaatimukset -tarkistuslistaa, sinun ei tarvitse toistaa samoja prosesseja kahdesti, koska olet jo kattanut kaikki tärkeimmät näkökulmat.
Yritykselle voi olla vaikeaa päästä alkuun heti. On niin monia näkökohtia, jotka sinun on otettava huomioon ja muistettava ennen aloittamista (mukaan lukien kaikki työntekijöiden palkkaamisesta, tilan vuokraamisesta tai toimistolaitteiden ostamisesta).
Tarkistuslistan käyttäminen auttaa sinua seuraamaan paitsi kuinka paljon rahaa käytetään, myös puhelinkeskuksesi yleistä tehokkuutta.
Tällaista tarkistuslistaa voi käyttää kuka tahansa, joka työskentelee puhelinkeskuksessa, perustaa sen tai laajentaa sitä. Kaikkien tarvittavien vaatimusten saaminen yhteen paikkaan helpottaa jokaisen työtä ja poistaa tarpeettoman stressin.
Tätä tarkistuslistaa voi käyttää mikä tahansa yritys, pienestä startupista kansainväliseen yhtiöön. Haluatko tietää, kuinka se toimii? Oletetaan, että haluat perustaa oman puhelinkeskuksen, mutta et ole varma, mitä tarvitset aloittamiseen ja kuinka sitä pitää pyörittää. Saatat päätyä käyttämään rahaa tarpeettomiin asioihin. Lisäksi käynnistys saattaa viivästyä, koska sinulla puuttuu tärkeä palapelin pala.
Nyt, jos päätät käyttää tätä puhelinkeskuksen vaatimukset -tarkistuslistaa oppaana, pystyt perustamaan oman puhelinkeskuksesi ilman ongelmia ja säästät sekä aikaa että rahaa prosessissa.
Ensimmäinen asia, josta sinun on huolehdittava, on puhelinkeskuksen ohjelmisto ja VoIP-palveluntarjoaja. Sinun on varmistettava, että yritys, jonka kanssa aiot työskennellä, voi tarjota kaiken, mitä tarvitset onnistuneen puhelinkeskuksen saamiseksi.
He ovat ne, jotka tarjoavat sinulle kaikki muut tarkistuslistan kohteet. On ratkaisevan tärkeää varmistaa, että he voivat toimittaa.
Joitakin asioita, joita sinun tulee etsiä puhelinkeskuksen ohjelmistoratkaisusta, ovat:
Pyydä suosituksia, vertaile eri palveluntarjoajia ja tutki ennen päätöstä (tämä koskee mitä tahansa valitsemaasi puhelinkeskusta). Näin vältyt epämiellyttäviltä yllätyksiltä tulevaisuudessa.
Internetyhteyden laatu on erittäin tärkeää puhelinkeskukselle. Sinun on varmistettava, että sinulla on riittävä kaistanleveys saapuvien ja lähtevien puhelujen määrän tukemiseksi.
Nopeus on elintärkeää agenteillesi työskennellä sujuvasti ja ilman keskeytyksiä. Vuonna 2025 kaikki on verkossa. Internet osallistuu niin moniin komponentteihin puhelinkeskuksesi onnistuneen toiminnan kannalta.
Puhelinkeskuksellasi tulee olla:
Mitä nopeampi, sitä parempi. Etsi palveluntarjoaja, joka tarjoaa nopeaa internetiä rajoittamattomalla tiedonsiirolla (tai niin lähellä sitä kuin mahdollista). Testaa yhteytesi eri vuorokaudenaikoina saadaksesi paremman käsityksen sen suorituskyvystä.
Jos olet perustamassa etäpuhelinkeskusta, varmista, että kaikilla agenteillasi on luotettava internetyhteys.
Seuraava asia luettelossasi ovat tarvittavat laitteet. Tämä sisältää esimerkiksi kuulokkeet, tietokoneet ja ohjelmiston.
Asianmukaisten laitteiden omistaminen ei ainoastaan helpota agenttiesi työtä, vaan auttaa myös poistamaan tarpeettoman stressin. Lisäksi se varmistaa, että agentit ovat valmiita ottamaan vastaan sinulle varatun työmäärän.
Jokaisella yrityksellä on erilaiset tarpeet, joten harkitse, mitä tarvitset ennen kuin valitset ratkaisun. Tämä riippuu puhelinkeskuksen tyypistä, jonka päätät perustaa.
Esimerkiksi, jos aiot käyttää pilvipohjaista ratkaisua, sinulla ei ole niin paljon laitteistoa. Palveluntarjoajasi hoitaa kaiken. Kuitenkin, jos olet perustamassa perinteistä puhelinkeskusta, sinun on tarjottava agenteillesi asianmukaiset työkalut.
Valitessasi laitteita, pidä mielessä seuraavat tekijät:
Puhelinkeskuksesi tulee pystyä käsittelemään kaikki tulevat muutokset, jotka saatat joutua tekemään. Siksi alusta alkaen sinun tulee huolehtia kahdesta tärkeimmästä näkökohdasta: puhelinkeskuksesi joustavuudesta ja skaalautuvuudesta.
Et koskaan tiedä, milloin yrityksesi joutuu tekemään muutoksen. Puhelinkeskuksesi tulee pystyä sopeutumaan kaikkiin muutoksiin ilman, että asiakaspalvelun laatu kärsii.
Joustavuus ja skaalautuvuus ovat tärkeitä, koska ne antavat puhelinkeskuksellesi mahdollisuuden kasvaa yrityksesi kanssa. Kun yrityksesi laajenee, niin myös puhelinkeskuksesi. Tämä auttaa varmistamaan, että sinulla on aina tarvittavat resurssit asiakkaidesi vaatimusten täyttämiseksi.
Totuus on, että suurin osa siitä riippuu valitsemastasi palveluntarjoajasta. Kuitenkin on muutamia asioita, joita voit tehdä auttaaksesi puhelinkeskuksesi joustavuuden ja skaalautuvuuden lisäämistä.
Ensinnäkin, varmista, että sinulla on selkeä käsitys pitkän aikavälin tavoitteistasi auttaaksesi sinua valitsemaan oikean ratkaisun. Toiseksi, ole valmis sopeutumaan nopeasti tarvittaessa. Kolmanneksi, valitse palveluntarjoaja, joka tarjoaa sinulle mahdollisuuden kasvaa yrityksesi kanssa.
Korkealaatuisen palvelun tarjoamiseksi puhelinkeskuksellasi tulee olla uusin teknologia. Tämän lisäksi se tekee siitä tehokkaamman, mikä antaa sinulle mahdollisuuden tavoittaa suuremman yleisön ja käsitellä enemmän työtä.
Oikeat laitteet helpottavat agenttiesi työtä. Yksi tärkeimmistä asioista, joita teknologia voi tarjota, on joustavuus, joka antaa sinulle mahdollisuuden muodostaa yhteyden useampiin asiakkaisiin ja tarjota parempaa palvelua.
Valitessasi oikean teknologian puhelinkeskuksellesi, varmista, että pidät mielessä, millaista työtä agentit tekevät. Esimerkiksi, jos he tekevät paljon lähtevää puheluita, sinun on tarjottava heille modernia teknologiaa ja VoIP-järjestelmiä.
Jos agentit käsittelevät paljon saapuvia puheluita, sinun on tarjottava heille Interactive Voice Response (IVR) -järjestelmä. Näin voit automatisoida prosessin ja helpottaa asiakkaidesi käyttöä.
CRM on jokaisen puhelinkeskuksen peruskomponentti. Seuraamalla kaikkia agenttiesi ja asiakkaidesi välisiä vuorovaikutuksia, saat arvokkaita näkemyksiä heidän käyttäytymisestään.
Ilman CRM-järjestelmää agentit eivät saa tarpeeksi tietoa asiakkaista. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden olisi turvauduttava muistiin ja arvauksiin puhuessaan asiakkaiden kanssa.
Ensimmäinen vaihe on valita palveluntarjoaja, joka tarjoaa asiakassuhteiden hallintaohjelmistoa (CRM) osana kokonaisratkaisua. Toinen näkökohta, joka tulee ottaa huomioon CRM-järjestelmää valittaessa, ovat sinun tarpeesi ja mieltymyksesi.
Jos sinulla on jo CRM, joka toimii sinulle, saattaa olla parempi pysyä siinä. Se saattaa olla kätevämpi kuin siirtyminen ja integroiminen puhelinkeskuksen palveluntarjoajasi kanssa. Pidä seuraavat asiat mielessä valitessasi CRM-järjestelmää puhelinkeskuksellesi:
CRM-järjestelmää valittaessa on tärkeää varmistaa, että sillä on kaikki ominaisuudet, joita tarvitset asiakassuhteidesi tehokkaaseen hallintaan. Muuten joudut joko etsimään eri palveluntarjoajaa tai investoimaan lisäohjelmistoon, joka voi täyttää puutteet.
Puhelinkeskuksena sinun tulee painottaa entistäkin enemmän asiakaskokemuksen parantamista kehittyneiden puheluominaisuuksien toteuttamisella.
Laajat puheluominaisuudet ovat tärkeitä, koska ne voivat auttaa sinua tekemään puhelinkeskuksesi toiminnasta tehokkaamman. Ne voivat myös tarjota paremman asiakaskokemuksen helpottamalla agenttiesi yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa ja heidän pyyntöjensä käsittelyä.
Jos et ole tutustunut ominaisuuksiin, voit oppia niistä lukemalla puhelinkeskuksen ohjelmiston mukana tulevaa dokumentaatiota tai puhumalla palveluntarjoajasi edustajan kanssa.
Kun olet oppinut ominaisuuksista, sinun on varmistettava, että agentit ymmärtävät ne myös. Voit tehdä tämän lähettämällä heille asiakirjan, jossa on tietoja, tai järjestämällä henkilökohtaisen koulutusistunnon.
Käyttäjäystävällinen ja helppo oppia puhelinkeskuksen ohjelmisto auttaa agenttiasi aloittamaan nopeammin ja käyttämään ominaisuuksia tehokkaammin.
Vinkki: Jos etsit puhelinkeskuksen ohjelmistoa, jolla on kaikki, LiveAgent:lla on se. Lisäksi se tarjoaa kristallinkirkkaan laadun ja täyden valikoiman muita ominaisuuksia – ja se on täysin ilmainen kokeiltavaksi.
Vuonna 2025 puhelinkeskuksesi tulee pystyä tarjoamaan personoitua kokemusta asiakkaillesi. Tämä tarkoittaa, että puhelinkeskuksen agenteilla on oltava pääsy tietoihin jokaisesta yksittäisestä asiakkaasta ja heidän on käytettävä sitä personoidakseen vuorovaikutuksensa heidän kanssaan.
Antaaksesi asiakkaillesi paremman kokemuksen ja jättääksesi pysyvän vaikutelman, sinun on tarjottava personoitu puhelinkeskuskokemus. Personointi on myös tärkeää, koska se voi auttaa sinua lisäämään myyntiä, vähentämään kunkin asiakkaan kanssa käymisen kustannuksia ja parantamaan yleistä tehokkuuttasi. Kuinka? Antamalla asiakkaille juuri sen, mitä he etsivät, silloin kun he sitä tarvitsevat.
Sinun on ensin tunnistettava tiedot, jotka mahdollistavat personoinnin. Voit tehdä tämän katsomalla nykyistä CRM-järjestelmääsi ja tietoja, joita se sisältää asiakkaistasi.
Kun olet tunnistanut tiedot, sinun on varmistettava, että ne ovat saatavilla agenteillesi. Tämä voidaan tehdä joko näyttämällä se heidän näytöillään tai toimittamalla heille raportti, jonka he voivat käyttää aina kun he tarvitsevat sitä.
Puhelinkeskuksen agentin kokemus on myös tärkeää painottaa personoinnin lisäksi.
Kokeneen henkilöstön palkkaaminen on välttämätöntä, koska he voivat auttaa sinua tarjoamaan paremman asiakaskokemuksen ja opettaa kokemattomille agenteille, kuinka käsitellä puheluita. Lisäksi he voivat valvoa tehtävää työtä ja auttaa uusia työntekijöitä parantamaan taitojaan.
Sinun on varmistettava, että palkkaat oikeat ihmiset työhön. Tämä tarkoittaa, että sinun on etsittävä hakijoita, joilla on asiakaspalvelun kokemus, sekä niitä, jotka ovat työskennelleet puhelinkeskuksissa aiemmin.
Sinun on myös tarjottava henkilöstölle oikeat työkalut ja koulutus, jotta he voivat onnistua rooleissaan. Tämä sisältää ohjeen puhelinkeskuksen ohjelmiston käyttöön sekä pääsyn opetusvideoihin, jotka voivat auttaa heitä parantamaan taitojaan.
Onnistunut puhelinkeskus tekee kaiken mahdollista agenttien työnkulun virtaviivaistamiseksi ja varmistaa, että he ovat mahdollisimman tuottavia. Tämä tehdään automatisoimalla paljon rutiininomaisia prosesseja. Se minimoi aikaa, joka käytetään tehtäviin, jotka eivät lisää arvoa agenttien töihin.
Automatisoitu prosessi puhelujen ratkaisemiseksi ilman, että soittajien on odotettava puhelimessa, on suuri etu loppukäyttäjälle. Se tarkoittaa, että heidät voidaan palvella nopeammin, heillä on lyhyemmät odotusajat ja he saavat paremman asiakastyytyväisyyspisteen palvelustasi.
Yksi tapa on saada heidät käyttämään itsepalvelutekniikkaa. Asiakkaat voivat ratkaista ongelmansa itse. Lisäksi voit parantaa tuottavuutta automatisoimalla mahdollisimman monia prosesseja ja tarjoamalla henkilöstölle työkalut, joita he tarvitsevat tehtävänsä tehokkaaseen suorittamiseen.
Tämä sisältää pääsyn helposti käytettävään CRM-järjestelmään sekä raporttien toimittamisen, joita he voivat käyttää asiakaskantansa paremman hallinnon.
Toinen vaatimus, jonka puhelinkeskuksesi tulee ehdottomasti kattaa, on erinomainen puhelun laatu.
Puhelujen laatu on tärkeää, koska se voi auttaa sinua lisäämään asiakastyytyväisyyttä ja parantamaan mainettasi. Tällä on suora vaikutus johtajien määrään, jonka saat, mikä auttaa sinua kasvattamaan liiketoimintaasi sekä lisäämään myyntiä.
Voit tehdä tämän käyttämällä oikeita työkaluja ja laitteita sekä ottamalla käyttöön valvontaprosessin. Tämä sisältää ohjelmiston käytön, joka voi auttaa sinua tunnistamaan puhelujen ongelmia. Lisäksi sinun tulee palkata agentit, jotka tuntevat tällaisten työkalujen käytön ja niiden koko ominaisuusvalikoiman.
Toinen suuri vaatimus mille tahansa puhelinkeskukselle on sisäisen tuen ja toimittamisen omistaminen. Tämä tarkoittaa, että sinun on pystyttävä auttamaan agenttiasi ratkaisemaan ongelmat helposti ja vianmääritys ongelmia paikan päällä.
Prosessin omistaminen, joka antaa sinulle mahdollisuuden tarjota apua tarvittaessa, voi tehdä kaiken eron agentin välillä, joka pystyy ratkaisemaan ongelman ja agentin välillä, joka tarvitsee lisätukea. Se voi myös auttaa puhelinkeskuksen edustajia tarjoamaan parempaa palvelua, mikä johtaa tyytyväisempiin asiakkaisiin, jotka tekevät lisäostoksia.
Sinun on varmistettava, että jokaisella agentilla on pääsy korkealaatuisiin resursseihin ja tukeen kaikissa tilanteissa, jotta he voivat saada tarvitsemansa apua. Sinulla on myös oltava prosessi, joka antaa sinulle mahdollisuuden ratkaista nopeasti ja helposti kaikki ongelmat, jotka saattavat ilmetä.
Jatkuvan koulutuksen tarjoaminen kaikille agenteillesi on onnistuneen puhelinkeskuksen perusta. Se varmistaa, että uudet työntekijät pystyvät tekemään tehtävänsä tehokkaasti. Lisäksi se pitää olemassa olevan henkilöstön ajan tasalla kaikesta, mikä on muuttunut heidän liittyessään tiimiin.
Kokeneen ja jatkuvan koulutusprosessin omistaminen puhelinkeskuksen tiimissä voi auttaa sinua tarjoamaan parempaa palvelua asiakkaillesi. Tutustuttamalla agentit yrityksesi tuotteisiin ja palveluihin, he pystyvät paremmin vastaamaan asiakkaiden kysymyksiin ja ratkaisemaan ongelmia nopeammin.
Ensinnäkin, luo suunnitelma siitä, mitä haluat agenttiesi oppivan. Seuraavaksi on koulutusistuntojen järjestäminen säännöllisesti taitojen ja tiedon ylläpitämiseksi. Voit jopa saada kokeneen henkilöstön kouluttamaan uusia työntekijöitäsi. Lisäksi säännölliset arvostelut voivat auttaa agenttiasi pysymään ajan tasalla uusimpien trendien ja muutosten kanssa.
Varmuussuunnitelma on välttämätön, kun harkitaan, mitä tapahtuisi, jos yksi pääasiallisista puhelinkeskuksesi ratkaisuista epäonnistuisi. Tällä voi olla suora vaikutus siihen, kuinka hyvin pystyt ratkaisemaan ongelmia sekä tarjoamaan palvelua asiakkaillesi.
Varmuusratkaisut varmistävat, että yrityksesi jatkaa toimintaa, vaikka yksi pääasiallisista ratkaisuista epäonnistuisi. Se voi olla pelastava tekijä, jos jokin menee pieleen. Se varmistaa, että sinä ja agentit ovat edelleen saatavilla puheluihin tai palvelun tarjoamiseen odottaessaan ongelman ratkaisemista.
Suunnittele varmuuskopio etukäteen. Tämä voisi olla vaihtoehtoinen ratkaisu, johon voit vaihtaa, jos pääratkaisu lakkaa toimimasta.
Lisäksi agenttien on tiedettävä, mitä tehdä, jos on ongelma ja mistä saada tukea. Sinulla on oltava selkeä politiikka, jota agentit voivat noudattaa hätätapauksissa.
Varmistaaksesi, että agentit täyttävät yrityksen standardit ja tarjoavat hyvää palvelua, sinun on seurattava agenttien suorituskykyä.
Agenttien puhelusuorituskyvyn seuranta auttaa sinua tunnistamaan alueita, joilla he saattavat tarvita lisäkoulutusta tai tukea. Se auttaa myös määrittämään, ovatko he saavuttamassa heille asetetut tavoitteet.
Voit käyttää laadunvalvontaohjelmistoa sekä puhelinkeskuksen ratkaisua agenttien suorituskyvyn seuraamiseen. Sinun on myös varmistettava, että he tietävät, mitä heiltä odotetaan ja miten heitä arvioidaan, jotta he voivat työskennellä taitojensa parantamiseksi.
Puhelun nauhoitus antaa sinulle mahdollisuuden tarkistaa puhelinkeskustelut sekä tunnistaa tapoja, joilla agentit voivat parantaa suorituskykyään.
Puhelun nauhoitus auttaa agenttiasi oppimaan parhaan tavan käsitellä asiakkaiden ongelmia ja ratkaisemaan ongelmat tehokkaammin. Se auttaa heitä myös välttämään virheiden toistamista tulevaisuudessa. Sama koskee valvojia, jotka saattavat pystyä käyttämään aiempien puhelujen nauhoituksia uusien agenttien kouluttamiseen.
Puhelun nauhoitus toimii kaappaamalla koko tai osan puhelinkeskustelusta ja tallentamalla sen digitaalisessa muodossa. Tämä voidaan tehdä kaikille puheluille tai vain tietyille, jotka haluat tarkistaa.
Sekaannuksen tai palvelun keskeytyksen välttämiseksi sinun on varmistettava, että agentit tietävät, milloin heidän puheluistaan nauhoitetaan. Sinun tulee määrittää politiikka sille, kuinka nauhoituksia käytetään ja kuka niillä on pääsy.
Sinun on varmistettava, että puhelinkeskuksesi noudattaa kaikkia sovellettavia säädöksiä ja lakeja.
Vaatimustenmukaisuus auttaa sinua pyörittämään tehokkaammin liiketoimintaa antamalla sinulle mielenrauhan siitä, että kaikki tehdään lain mukaisesti. Se, että yrityksesi noudattaa asetettuja säädöksiä, osoittaa myös asiakkaillesi, kumppaneilleen ja muille sidosryhmille, että he voivat luottaa sinuun.
Voit tehdä tämän ottamalla käyttöön kirjallisen politiikan, joka määrittelee kaikki puhelinkeskuksen vaatimukset ja kuinka ne pannaan täytäntöön. Agenttiesi tulee myös tuntea nämä politiikat ja olla tietoisia vastuistaan.
Lopuksi, muista, että jotkut säädökset voivat muuttua ajan myötä. Sinun tulee säännöllisesti tarkistaa, että puhelinkeskuksesi noudattaa edelleen niitä.
Puhelinkeskuksesi integroiminen muiden liiketoimintojen työkalujen kanssa virtaviivaistaa agenttiesi työtä ja parantaa heidän tehokkuuttaan.
Integrointi auttaa agenttiasi ymmärtämään paremmin yrityksen yleisiä liiketoimintatavoitteita ja kuinka heidän työnsä vaikuttaa liiketoiminnan muihin alueisiin. Se antaa heille myös mahdollisuuden tehdä yhteistyötä eri osastojen kanssa, mikä voi johtaa parantuneeseen asiakaspalveluun.
Puhelinkeskuksesi voidaan integroida muiden liiketoimintojen työkalujen kanssa usealla tavalla. Voit käyttää API:ita eri järjestelmien yhdistämiseen tai middleware-ohjelmistoa kaikkien sovellusten välisten vuorovaikutusten hallintaan. Se riippuu työkaluista, jotka haluat integroida.
Puhelinkeskuksesi tulee kattaa kaikki turvatoimet, joita tarvitaan sekä tietojesi että agenttien turvaamiseksi.
Turvallisuus on välttämätöntä mille tahansa yritykselle, mutta se on erityisen tärkeää puhelinkeskuksille, koska ne käsittelevät arkaluontoisia asiakastietoja. Sinun on varmistettava, että kaikki järjestelmäsi ovat suojattuja luvattomalta pääsyltä ja agentit ovat suojattuja kyberiskiltä.
Sinulla on oltava kirjallinen puhelinkeskuksen politiikka, joka määrittelee kaikki turvallisuusvaatimuksesi. Näiden politiikkojen säännöllinen tarkistaminen ja päivittäminen on myös tarpeen, kun uusia uhkia ilmenee tai järjestelmissäsi löydetään haavoittuvuuksia.
Puhelinkeskuksesi tulee olla saatavilla kaikille agenteille heidän sijainnista riippumatta.
On ratkaisevan tärkeää, että puhelinkeskuksesi on saatavilla kaikille agenteille, jotta he voivat työskennellä mistä tahansa milloin tahansa. Tämä antaa heille joustavuuden, jota he tarvitsevat asiakkaiden tiedusteluihin vastaamisen ajoissa.
Pilvipohjaisen puhelinkeskuksen ratkaisun käyttäminen antaa agenteillesi pääsyn kaikkiin työkaluihin ja resursseihin, joita he tarvitsevat, riippumatta siitä, missä he sijaitsevat.
IVR-järjestelmä voi automatisoida työnkulkuja ja yksinkertaistaa asiakastuen järjestelmien hallintaa puhelinkeskuksissa. Se antaa myös asiakkaillesi mahdollisuuden saada tarvitsemansa tiedot ilman, että heidän on puhua live-agentin kanssa. Kuinka?
Soittajat kuuntelevat IVR-järjestelmän valikkoa, vastaavat painamalla näppäintä puhelimissaan, ja järjestelmä toimii vastaavasti. Soittajan vastausten perusteella IVR joko tarjoaa tarvittavat tiedot (esim. tilauksen tila) tai reitittää puhelun sopivalle agentille.
Rajoittamattomat puhelun nauhoitukset varmistävat, että kaikki puhelinkeskustelusi tallennetaan turvallisesti tilillesi laillisista, koulutus- tai tukitarkoituksista. Riippumatta siitä, mitä liiketoimintaa tai alaa yrityksesi harjoittaa, puhelun nauhoitukset ovat yksi tehokkaimmista tavoista ratkaista ongelmia.
Automatisoitu lipukkeiden jakelu on asiakaspalvelun ominaisuus, joka automaattisesti määrittää asiakaspalvelun liput agenteille ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella. Eri asiakaspalvelut käyttävät erilaisia automatisoituja lipukkeiden jakelusääntöjä, kuten round-robin, ring to all tai satunnainen määritys. Se on ominaisuus, joka voi todella lyhentää ratkaisuaikoja ja vähentää kustannuksia.
Puhelun siirto antaa sinulle mahdollisuuden reitittää saapuvat puhelut saapuvista numeroista tai laajennuksista suoraan operaattorille, osastolle, ryhmän puhelinnumerolle jne. Puhelujen siirtäminen antaa agenteille ja operaattoreille välittömän pääsyn asiakkaisiin samalla kun poistetaan aika, joka käytetään laajennuksien ja reititysvaihtoehtojen etsimiseen.
Yksi agentti yksinkertaisesti siirtää puhelun toiselle. Seurauksena asiakkaat eivät joudu odottamaan tarpeettomasti.
Monikanavainen agenttien työpöytä näyttää kaikki asiakkaiden vuorovaikutukset riippumatta viestintäkanavasta: ääni, chat, sähköposti, sosiaalinen media ja paljon muuta. Tämä varmistaa, että mikään asiakkaiden vuorovaikutus ei jää huomiotta tai unohdu.
Lisäksi yleinen saapuva kansio antaa käyttäjille mahdollisuuden vastata kaikkiin saapuviin viesteihin suoraan yhdestä paikasta.
Kaikki nämä ominaisuudet (ja paljon muuta) löytyvät LiveAgent:sta, all-in-one asiakaspalvelualustasta. Jos haluat tietää lisää tuotteesta, voit lukea kaikesta verkkosivustollamme.
Onnistunut puhelinkeskus vaatii puhelinkeskuksen ohjelmiston, hyvän internetyhteyden, tarvittavat laitteet, joustavuuden ja skaalautuvuuden, kehittyneen teknologian, CRM-järjestelmän, laajat puheluominaisuudet, personoidun kokemuksen, kokeneen henkilöstön, tuottavuusratkaisut, erinomaisen puhelun laadun, sisäisen tuen, asianmukaisen koulutuksen, varmuussuunnitelmat, suorituskyvyn seurannan, puhelun nauhoituksen, säädösten noudattamisen, integroinnin liiketoimintojen työkalujen kanssa, turvatoimet ja pääsy yrityksen resursseihin kaikille agenteille.
Puhelinkeskuksen perustaminen vaatii kaikkien perusteiden kattamista. Varmistamalla, että sinulla on kaikki menestyksen kannalta olennaiset näkökulmat, luot tehokkaamman toiminnan, parannat asiakastyytyväisyyttä ja vähennät tarpeettomia kustannuksia ja viiveitä.
Tarvittavat laitteet riippuvat puhelinkeskuksesi koosta ja tarvitsemistasi työkaluista. Sinulla on todennäköisesti oltava puhelinjärjestelmä, tietokoneet agenteille, kuulokkeet ja ohjelmisto puhelujen reititykseen ja asiakastietojen hallintaan. Pilvipohjaisia ratkaisuja käyttävät puhelinkeskukset saattavat vaatia vähemmän laitteistoa kuin perinteiset puhelinkeskukset.
Ei ole olemassa yhtä ratkaisua kaikille. Se riippuu sinun erityisistä liiketoiminnan tarpeista. Kuitenkin pilvipohjainen puhelinkeskusratkaisu voi usein tarjota joustavuuden ja skaalautuvuuden, joita tarvitset puhelinkeskuksesi toiminnan kasvattamiseen.
LiveAgent on pilvipohjainen puhelinkeskusratkaisu, joka voi auttaa sinua kattamaan kaikki vaatimukset puhelun nauhoituksesta asiakastietojen hallintaan. Se voidaan räätälöidä vastaamaan yrityksesi erityisiä tarpeita kehittyneillä ominaisuuksilla, integraatioilla ja joustavuudella.
Perusta puhelinkeskuksesi tehokkaasti kattavan tarkistuslistan avulla. Tavoitteista KPI-mittareihin, ohjelmistosta henkilöstöön - kaikki mitä tarvitset onnistun...
Virtaviivaista puhelinkeskuksesi asetukset lopullisella tarkistuslistalla! Opi tavoitteista, työkaluista, perehdyttämisestä ja vinkeistä menestykseen. Aloita ny...
Suojaa puhelinkeskuksesi kattavalla turvallisuustarkistuslistalla. Opi pääsynhallinnasta, salauksesta, vaatimustenmukaisuudesta ja paljon muusta!
Sumali sa aming komunidad ng masayang kliyente at magbigay ng mahusay na suporta gamit ang LiveAgent.
