LiveAgentin uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslista auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan perehdyttämisen määrittämällä myynti- ja asiakaspalvelun edustajat, vahvistamalla sopimukset, ajoittamalla kokoukset ja asettamalla tavoitteet. Se varmistaa tehokkaan perehdyttämisen, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja asiakkaiden säilyttämistä.
Uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslista
Sisältö
0/0
Oletko yritysten omistaja, joka etsii tapoja parantaa asiakkaan perehdyttämisprosessiasi? Jos näin on, olet oikeassa paikassa – tämä artikkeli tarjoaa sinulle uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslistapohjan, joka auttaa tekemään prosessista sujuvamman ja vähemmän stressaavan sekä sinulle että asiakkaillesi. Lue lisää saadaksesi lisätietoja.
Uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslistaan liittyvä merkitys
Yritysten omistajana on tärkeää, että sinulla on uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslista, jotta voit varmistaa, että ihmiset saavat parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen yrityksessäsi. Noudattamalla tarkistuslistaa voit nopeuttaa asiakkaan perehdyttämisprosessia ja tehdä siitä tehokkaamman.
Kuka voi hyötyä uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslistasta?
Yritysten omistajat
Uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslista voi auttaa sinua virtaviivaistamaan prosessiasi ja varmistamaan, että tarjoat parhaan mahdollisen palvelun asiakkaillesi. Noudattamalla tarkistuslistaa voit olla varma, että kaikki tarvittavat vaiheet hoidetaan, jotta asiakkaasi ovat tyytyväisiä heidän kokemukseensa.
Johtajat
Johtajat ovat usein vastuussa asiakkaan perehdyttämiskokemuksesta, siksi heille tulisi tarjota tällainen tarkistuslista. Se auttaa heitä välttämään jonkin tärkeän unohtamisen, varmistamaan, että kaikki tarvittavat vaiheet toteutetaan, ja parantamaan tehokkuutta välttämällä päällekkäisyyksiä.
Asiakaspalvelun edustajat
Uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslista antaa asiakaspalvelun agentteille mahdollisuuden nopeasti ja helposti saada uusi asiakas käyttöön yrityksesi ja sen tuotteiden tai palveluiden kanssa. Se voi myös auttaa välttämään virheitä ja toimittamaan positiivisen asiakaskokemuksen alusta alkaen.
Asiakkaat
Asiakkaat hyötyvät myös uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslistasta. Kun kaikki tarvittavat tiedot ja asiakirjat ovat yhdessä paikassa, he tietävät, mitä odottaa, ja näin välttävät turhautumisen. Hyvä asiakkaan perehdyttämiskokemus voi johtaa siihen, että he tekevät toistuvaa liiketoimintaa yrityksesi kanssa ja jättävät positiivisia online-arvosteluja.
Tutustu uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslistaamme
Uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslista
Tämä henkilö on vastuussa asiakkaan kanssa yhteydenpidosta sekä heidän informoimisesta yrityksestäsi ja sen tuotteista tai palveluista.
Miksi on tärkeää määrittää myyntiedustaja?
Myyntiedustaja on avainasemassa asiakkaan ja yrityksen välillä. Määritetty henkilö on vastuussa suhteiden rakentamisesta ja varmistamisesta, että asiakas saa positiivisen kokemuksen. Asiakkaan myyntiedustajan tulisi siis olla henkilö, johon voidaan luottaa vastausten saamiseksi mihin tahansa tärkeisiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin.
Kuinka määrittää myyntiedustaja?
Asiakkaan perehdyttämisprosessista vastaavan johtajan tulisi määrittää myyntiedustaja. Johtaja ottaa huomioon asiakkaan tarpeet ja vaatimukset sekä yrityksen tuotteet tai palvelut päättäessään, kuka olisi paras henkilö määrittää kullekin asiakkaalle.
Mitä työkaluja käyttää myyntiedustajan määrittämiseen?
Asiakassuhteiden hallintajärjestelmä (CRM) – vuorovaikutusten ja tilin tilan seurantaan
Yrityksen hakemisto – työntekijöiden yhteystietojen löytämiseen
Sähköpostiohjelmisto – määritetyn myyntiedustajan kanssa kommunikointiin
Määritetty henkilö on vastuussa asiakkaan tukemisesta ja heidän esittämiensä kysymysten vastaamisesta.
Miksi on tärkeää määrittää asiakaspalvelun edustaja?
Aina kun asiakkaalla on kysymys tai hän kohtaa ongelman, hän tarvitsee jonkun, johon hän voi luottaa saadakseen vastauksia ja ratkaisemaan ongelman ajoissa.
Kuinka määrittää asiakaspalvelun edustaja?
Asiakaspalvelun edustaja voidaan määrittää samalla tavalla kuin myyntiedustaja, asiakkaan perehdyttämisprosessista vastaavan johtajan toimesta. He noudattavat siis samanlaista prosessia kuin edellisessä vaiheessa määrittäessään henkilöä, jonka he uskovat olevan paras sopiva tietylle asiakkaalle.
Mitä työkaluja käyttää asiakaspalvelun edustajan määrittämiseen?
Asiakassuhteiden hallintajärjestelmä (CRM) – vuorovaikutusten ja tilin tilan seurantaan
Yrityksen hakemisto – työntekijöiden yhteystietojen löytämiseen
Sähköpostiohjelmisto – määritetyn asiakaspalvelun edustajan kanssa kommunikointiin
Sopimus on avainasiakirja, joka määrittelee sopimuksen ehdot yrityksesi ja asiakkaan välillä.
Miksi on tärkeää vahvistaa sopimus?
Sopimus on oikeudellisesti sitova asiakirja, joka määrittelee kahden tai useamman osapuolen välisen sopimuksen ehdot. On tärkeää vahvistaa sopimus varmistaakseen, että ehdot ovat oikeudenmukaiset ja kohtuulliset, kaikki yksityiskohdat ovat oikein, ja molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä myyntiprosessin sopimukseen ennen jatkamista.
Kuinka vahvistaa sopimus?
Asiakkaan perehdyttämisprosessista vastaava johtaja tarkistaa sopimuksen ja varmistaa, että kaikki ehdot ovat selkeät ja ytimekkäät. He myös tarkistavat, että kaikki yksityiskohdat ovat oikein ja että molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä sopimukseen.
Mitä työkaluja käyttää sopimuksen vahvistamiseen?
Yrityksen hakemisto – asiakkaan yhteystietojen löytämiseen
Sähköpostiohjelmisto – asiakkaan kanssa sopimuksesta kommunikointiin
Sopimuspohja – sopimuksen luonnoksen luomiseen
Uuden asiakkaan tervehtiminen on loistava tapa aloittaa perehdyttämisprosessi.
Miksi on tärkeää lähettää tervetulosähköposti?
Tervetulosähköposti on kohtelias ele, joka auttaa luomaan hyvän ensivaikutelman. Se tarjoaa myös mahdollisuuden esitellä yritys ja sen tuotteet tai palvelut sekä selittää, mitä asiakas voi odottaa perehdyttämisprosessista.
Kuinka kirjoittaa tervetulosähköposti?
Se on yksi aiemmin määritetyn myyntiedustajan tehtävistä, joka esittelee itsensä prosessissa, lähettää tervetulosähköpostin asiakkaalle. Tämä viesti tulisi sisältää myös yleiskatsauksen siitä, mitä asiakas voi odottaa perehdyttämisen aikana, yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite) heidän asiakaspalvelun edustajalle, liitteenä olevan kopion sopimuksesta ja muita asiaankuuluvia tietoja.
Mitä työkaluja käyttää tervetulosähköpostin lähettämiseen?
Sähköpostiohjelmisto – tervetulosähköpostin kirjoittamiseen ja lähettämiseen
Yrityksen hakemisto – asiakkaan tietojen, mukaan lukien yhteystiedot, löytämiseen
Sopimuspohja – sopimuksen kopion liittämiseen sähköpostiin
Asiakkaan perehdyttämisprosessin jatkamiseksi sinun tulisi järjestää tapaaminen heidän kanssa joko henkilökohtaisesti tai verkossa.
Miksi on tärkeää ajoittaa kokous asiakkaan kanssa?
Tämä on paras mahdollisuus käydä läpi kaikki sopimuksen yksityiskohdat, vastata heidän kysymyksiin ja varmistaa, että he ymmärtävät sopimuksen. Tämä kokous antaa sinulle myös mahdollisuuden selittää, mitä asiakas voi odottaa perehdyttämisprosessin loppuosasta.
Kuinka ajoittaa kokous asiakkaan kanssa?
Asiakkaasta vastaava myyntiedustaja järjestää ajan ja päivämäärän, joka sopii molemmille osapuolille, ja he valitsevat myös parhaan muodon kokoukselle (henkilökohtaisesti tai verkossa). Huomaa, että tämä voitaisiin aloittaa osana edellisen vaiheen tervetulosähköpostia.
Mitä työkaluja käyttää kokouksen ajoittamiseen asiakkaan kanssa?
Kokouksen ajoitustyökalu – ajan löytämiseen, joka sopii molemmille osapuolille
Kokouksen aikana asiakkaalla on todennäköisesti avainasemassa olevia kysymyksiä ja joitakin huolenaiheita perehdyttämisprosessista, sopimuksesta ja/tai tulevasta suhteestanne.
Miksi on tärkeää listata kaikki asiakkaan kysymykset ja huolenaiheet?
Näin voit käsitellä kaikki ne kokouksen aikana. Tämä auttaa varmistamaan, että asiakas tuntee itsensä kuulluksi ja että heidän huolenaiheensa otetaan vakavasti, sekä tunnistaa kaikki alueet, joissa asiakas saattaa tarvita lisäselvitystä.
Kuinka listata kaikki asiakkaan kysymykset ja huolenaiheet?
Määritetyn myyntiedustajan tulisi tehdä muistiinpanoja kaikista ongelmista, joita asiakas nostaa esiin kokouksen aikana. Vaihtoehtoisesti he voivat kysyä asiakkaalta, olisiko se kunnossa nauhoittaa keskustelu, jotta he voivat palata ja tarkistaa yksityiskohdat myöhemmin.
Mitä työkaluja käyttää kaikkien asiakkaan kysymysten ja huolenaiheisten listaamiseen?
Muistilehtiö (fyysinen tai ohjelmisto) – kaikkien kysymysten ja huolenaiheisten kirjoittamiseen
Kun käyt läpi asiakkaan esittämiä kysymyksiä ja huolenaiheita, saatat tunnistaa joitakin mahdollisia esteitä.
Miksi on tärkeää luetteloida kaikki asiakkaan punaisia lippuja tai ongelmia?
Tämä on mahdollisuus käsitellä ne suoraan ja saada asiakas tuntemaan olonsa mukavaksi jatkamaan perehdyttämisprosessia. Se antaa heille myös mahdollisuuden osoittaa kaikki alueet, joissa yritys saattaa joutua tekemään muutoksia.
Kuinka luetteloida kaikki asiakkaan punaisia lippuja tai ongelmia?
Huomaa kaikki punaisia lippuja tai ongelmia, joita asiakas nostaa esiin. Asiakkaasta vastaava myyntiedustaja voi joko kirjoittaa ne muistiin tai nauhoittaa ne.
Mitä työkaluja käyttää kaikkien asiakkaan punaisten lippujen tai ongelmien luetteloimiseen?
Tekstinkäsittelyohjelma – punaisten lippujen tai ongelmien merkitsemiseen
Laskentataulukko – punaisten lippujen tai ongelmien ja niiden tilan luetteloimiseen
Kun kaikki kysymykset ja huolenaiheet on käsitelty, on aika selvittää, mitä asiakas toivoo saavansa tekemällä liiketoimintaa yrityksesi kanssa.
Miksi on tärkeää määritellä asiakkaan odotukset?
Se tarkoittaa, että molemmat osapuolet ovat samalla sivulla jatkossa ja että tulevaisuudessa ei ole yllätyksiä. Se on myös mahdollisuus asettaa realistisia tavoitteita sille, mitä yritys voi ja ei voi tarjota.
Kuinka tunnistaa asiakkaan odotukset?
Kokouksen aikana sinun tulisi kysyä asiakkaalta suoraan heidän odotuksistaan. Voit myös tiedustella heidän tavoitteista ja päämääristä saadaksesi paremman käsityksen siitä, mitä he etsivät.
Mitä työkaluja käyttää asiakkaan odotusten tunnistamiseen?
Muistilehtiö (fyysinen tai ohjelmisto)
Tekstinkäsittelyohjelma
Videokonferenssiohjelmisto
Nyt kun tiedät, mitä asiakas haluaa, on aika alkaa asettaa joitakin tavoitteita.
Miksi on tärkeää asettaa lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet?
Se antaa sinulle etenemissuunnitelman tulevalle suhteellesi asiakkaan kanssa. Se antaa sinulle myös mahdollisuuden seurata edistymistä ja mitata menestystä ajan kuluessa.
Kuinka asettaa lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet?
Tavoitteiden tulisi olla spesifisiä, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikarajoitettuja. Niiden tulisi myös olla linjassa asiakkaan odotusten kanssa.
Mitä työkaluja käyttää lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden asettamiseen?
Projektinhallintaväline – tavoitteiden edistymisen seurantaan ajan kuluessa
CRM-ohjelmisto – asiakassuhteen seurantaan
Nyt kun sinulla on uusi asiakas, on tärkeää tallentaa heidän tiedot ja pitää ne ajan tasalla.
Miksi on tärkeää seurata asiakkaan tietoja?
Näitä tietoja käytetään asiakkaan kanssa kommunikointiin, heidän tarpeidensa ymmärtämiseen ja parhaan mahdollisen palvelun tarjoamiseen. Se auttaa sinua myös seuraamaan vuorovaikutuksiasi asiakkaan kanssa ja mittaamaan heidän tyytyväisyyttään ajan kuluessa.
Kuinka seurata asiakkaan tietoja?
Voit käyttää LiveAgentin help desk -yhteystietoja asiakkaan nimen, sähköpostin, puhelinnumeron ja muiden henkilökohtaisten tietojen tallentamiseen. Help desk -ohjelmisto, kuten LiveAgent, antaa sinulle myös mahdollisuuden luoda mukautettuja yhteystietokenttiä ainutlaatuisten tietojen tallentamiseen asiakkaistasi henkilökohtaisempaa viestintää varten.
Mitä työkaluja käyttää asiakkaan tietojen seuraamiseen?
LiveAgent – asiakastietojen tallentamiseen sen help desk -yhteystietojen ominaisuuden avulla
Kun uusi asiakas on aloittanut yrityksesi kanssa, on aika määrittää, kuinka he käyttävät palveluitasi tai työkalujasi.
Miksi on tärkeää arvioida asiakkaan palveluiden/työkalujen käyttöä?
Se auttaa sinua ymmärtämään, kuinka asiakas käyttää tuotteitasi tai palveluitasi ja saako hän niistä maksimaalisen hyödyn. Se voi myös auttaa sinua tunnistamaan alueita, joissa asiakas saattaa tarvita lisätukea.
Kuinka arvioida asiakkaan palveluiden/työkalujen käyttöä?
Kysymällä asiakkaalta suoraan, havainnoimalla heidän käyttäytymistään, tarkistamalla tietoja ja analytiikkaa ja/tai suorittamalla käyttäjätestejä. Sitten voit verrata näitä tietoja tavoitteisiisi ja päämääriin nähdäksesi, kuinka hyvin asiakkaan käyttö vastaa niitä.
Mitä työkaluja käyttää asiakkaan palveluiden/työkalujen käytön arvioimiseen?
Käyttäjätestausohjelmisto – havainnoimaan, kuinka asiakas käyttää tuotettasi tai palveluasi
Asiakkaan perehdyttämisen kyselylomake – kysyäksesi heiltä suoraan heidän kokemuksestaan
Kun olet arvioinut asiakkaan palveluiden käyttöä, huomaa kaikki muutokset heidän käyttäytymisessään.
Miksi on tärkeää huomata kaikki käytön lisääntyminen tai väheneminen?
Tämä antaa sinulle mahdollisuuden ymmärtää, kuinka hyvin asiakas käyttää tuotteitasi tai palveluitasi. Näiden tietojen perusteella voit ehdottaa lisäpalveluja tai tukea.
Kuinka huomata kaikki käytön lisääntyminen tai väheneminen?
Seuraamalla tietoja ja analytiikkaa ajan kuluessa, voit nähdä, kuinka asiakkaan käyttö muuttuu. Jos huomaat käytön vähenemisen, voit ottaa yhteyttä asiakkaaseen nähdäksesi, tarvitsevatko he apua.
Mitä työkaluja käyttää käytön lisääntymisen tai vähenemisen huomaamiseen?
Analytiikkaohjelmisto
Asiakkaan menestys -ohjelmisto – asiakkaan kanssa yhteydenpitoon ja tuen tarjoamiseen
Asiakkaan kyselylomake
Vinkkejä uusien asiakkaiden seurantaan
Lähetä henkilökohtainen kiitosviesti 24 tunnin kuluessa asiakkaan tapaamisen jälkeen
On aina hyvä idea lähettää kiitosviesti uuden potentiaalisen asiakkaan tapaamisen jälkeen. Tämä seurantasähköposti tai muunlainen viesti osoittaa, että olet kiinnostunut suhteen rakentamisesta ja että olet kiitollinen heidän liiketoiminnastaan.
Lisää uusi asiakas postituslistallesi ja lähetä heille satunnaisia päivityksiä yrityksestäsi
Pystyt pitämään heidät ajan tasalla yrityksestäsi ja rakentamaan vahvan suhteen heidän kanssaan ajan kuluessa. Tämän seurauksena he käyttävät todennäköisemmin tuotteitasi tai palveluitasi tulevaisuudessa.
Yhdistä asiakkaan kanssa sosiaalisessa mediassa ja seuraa heidän päivityksiään
Sosiaalinen media on loistava tapa pysyä yhteydessä asiakkaisiisi – seuraamalla heidän päivityksiään, voit oppia heistä ja heidän kiinnostuksistaan enemmän. Tämän seurauksena pystyt tarjoamaan heille parempaa palvelua ja vähentämään asiakkaiden poistumista.
Kutsu asiakas tapahtumiin tai verkostoitumiskokouksiin, jotka ovat relevantteja heidän alallaan
Näin voit osoittaa heille, että olet kiinnostunut heidän liiketoiminnastaan ja että haluat auttaa heitä kasvamaan. Tämä antaa sinulle myös mahdollisuuden oppia enemmän heidän alastaan ja laajentaa verkostoasi.
Tarjoa ilmaisia resursseja tai konsultointipalveluja, jotka voivat olla hyödyllisiä asiakkaalle
Tämä osoittaa asiakkaalle, että olet kiinnostunut heidän menestyksestään, ja se antaa sinulle myös mahdollisuuden tarjota heille arvokkaita tietoja tai palveluja. Pieni ele kuten tämä voi mennä pitkälle asiakkaan kanssa vahvan suhteen rakentamisessa.
Tarkista asiakkaan kanssa säännöllisesti nähdäksesi, kuinka heillä menee
Ottamalla heihin yhteyttä säännöllisesti, vaikka vain nopealla puhelulla tai sähköpostilla, voit olla varma, että he ovat tyytyväisiä tuotteisiisi tai palveluihisi. Näin voit myös tarjota heille lisätukea tarvittaessa.
Uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslistaan yhteenveto
Määritä myyntiedustaja
Määritä asiakaspalvelun edustaja
Vahvista sopimus
Lähetä tervetulosähköposti
Ajoita kokous asiakkaan kanssa
Listaa kaikki asiakkaan kysymykset ja huolenaiheet
Luetteloi kaikki asiakkaan punaisia lippuja tai ongelmia
Tunnista asiakkaan odotukset
Aseta lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet
Seuraa asiakkaan tietoja LiveAgentin avulla
Arvioi asiakkaan palveluiden/työkalujen käyttöä
Huomaa kaikki käytön lisääntyminen tai väheneminen
Kuinka usein minun tulisi päivittää uuden asiakkaan perehdyttämisen tarkistuslista?
Se riippuu yrityksestäsi ja siitä, kuinka usein prosessisi muuttuvat, mutta ihannetapauksessa sinun tulisi päivittää se aina, kun yrityksesi menettelytavoissa, tuotteissa tai asiakaskunnassa tapahtuu muutoksia. Voi olla hyödyllistä myös tarkistaa tarkistuslista säännöllisesti nähdäksesi, onko alueita, joilla voisit parantaa tehokkuutta.
Voinko automatisoida osia uuden asiakkaan perehdyttämisprosessistani työkalujen avulla?
Kyllä, ohjelmistoilla, kuten CRM-järjestelmillä, sähköpostimarkkinointialustoilla ja projektinhallintavälineillä. Teknologian käyttäminen uuden asiakkaan perehdyttämisprosessin automatisointiin voi säästää aikaasi ja energiaasi sekä auttaa sinua seuraamaan uusia asiakkaitasi helpommin.
Kuinka voin tehdä uuden asiakkaan perehdyttämisprosessista helpomman heille ja minulle?
Suunnittele etukäteen vaiheet, jotka aiot ottaa, esimerkiksi noudattamalla tarkistuslistaa, kuten tässä annettu, ja varmista, että kaikki, mitä uusi asiakas tarvitsee, on valmiina ja odottaa heitä, kun he tulevat mukaan. Mitä helpommaksi teet uusille asiakkaillesi pääsyn alkuun, sitä todennäköisemmin he ovat tyytyväisiä palveluihisi ja pysyvät sinulla pitkään. Tämä puolestaan lisää asiakkaiden elinkaaren arvoa ja asiakkaiden säilyttämisastetta.
Mitkä ovat joitakin yleisiä virheitä, joita yritykset tekevät uuden asiakkaan perehdyttämisprosessin aikana?
Uuden asiakkaan perehdyttämisessä on monia tekijöitä huomioitavaksi, mutta joitakin yleisimmistä virheistä ovat projektin odotusten ja tavoitteiden kommunikoimatta jättäminen asiakkaalle, tuotteen tai palvelun toiminnan riittämätön selittäminen tai esittely, aikajakauman luomatta jättäminen tai määräaikojen asettamatta jättäminen, ja asiakkaiden seuranta-askeleen puuttuminen työn valmistumisen jälkeen.
Voinko ulkoistaa uuden asiakkaan perehdyttämisprosessini kolmannen osapuolen palveluntarjoajalle?
Kun päätät tästä, kysy itseltäsi: 'Voivatko he tarjota palvelun tasoa, joka vastaa tai ylittää odotuksiani?', 'Pystyvätkö he pysymään yritykseni kasvun mukana?', 'Voidaanko heille luottaa arkaluontoisten asiakastietojen käsittelyyn?', ja 'Onko heidän ratkaisunsa kustannustehokasta?' Jos vastaat 'kyllä' kaikkiin näihin kysymyksiin, niin uuden asiakkaan perehdyttämisprosessin ulkoistaminen voi olla paras vaihtoehto yrityksellesi. Mutta jos vastaat 'ei' mihinkään, voi olla parasta pitää perehdyttämisprosessi sisäisesti.
