Kattava asiakkaiden due diligence -tarkistuslista, joka auttaa yrityksiä tunnistamaan asiakkaiden riskit suojaamalla tietoja, vahvistamalla henkilöllisyyksiä, tarkistamalla pakotteita, arvioimalla riskejä, seuraamalla toimintaa ja ilmoittamalla epäilyttävästä käyttäytymisestä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja uhkien estämiseksi.
Asiakkaiden due diligence -tarkistuslista
Sisältö
0/0
Asiakkaiden due diligence (CDD) -tarkistuslista on kriittinen osa minkä tahansa yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelmaa. Tämä asiakirja auttaa yrityksiä tunnistamaan ja arvioimaan asiakkaisiinsa liittyvät riskit. Näiden mahdollisten uhkien lieventämiseksi yritysten on kerättävä tietoja asiakkaistaan ja ryhdyttävä toimiin sen vahvistamiseksi. Tässä artikkelissa käsittelemme CDD-tarkistuslistaan kuuluvia keskeisiä osia ja annamme esimerkkejä kunkin vaiheen suorittamisesta.
Asiakkaiden due diligence -tarkistuslistaan liittyvä merkitys
CDD:n suorittaminen on kriittinen prosessi kaikille organisaatioille ja rahoituslaitoksille. Täyttämällä asiakirjan, joka määrittelee tarvittavat toimenpiteet, yritykset voivat varmistaa, että ne täyttävät lakisääteiset ja sääntelyyn liittyvät velvoitteensa. Lisäksi CDD-vaatimustenmukaisuustarkistuslista voi auttaa yrityksiä tunnistamaan ja arvioimaan mahdollisia vaaroja liiketoiminnasta joidenkin asiakkaiden kanssa. Tekemällä kaiken tarpeellisen näiden riskien lieventämiseksi yritykset ja rahoituslaitokset voivat suojata itseään mahdollisilta taloudelliselta tappioilta.
Kuka voi hyötyä asiakkaiden due diligence -tarkistuslistasta?
Yritykset, jotka käyvät kauppaa asiakkaiden kanssa
Ne kaikki voivat hyötyä CDD-tarkistuslistasta, joka auttaa niitä välttämään oikeudellisia tai taloudellisia ongelmia, jotka voivat johtua asiakkaiden due diligence -prosessin laiminlyönnistä. Noudattamalla tarkistuslistalla olevia vaiheita ne voivat olla varmoja, että ne ryhtyvät tarvittaviin varotoimiin mahdollisten ongelmien välttämiseksi.
Yritykset, joiden on noudatettava AML-säännöksiä
Rahanpesun vastaisen (AML) säännösten mukaan yritysten on ryhdyttävä lisätoimenpiteisiin rikollisuuden rahoituksen estämiseksi. Osa näistä sääntelyvaatimuksista sisältää CDD:n suorittamisen. Tämän tarkistuslistalla olevien vaiheiden avulla yritykset voivat varmistaa, että ne noudattavat jatkuvasti AML-säännöksiä.
Mikä tahansa organisaatio tai rahoituslaitos, joka haluaa suojata itseään asiakkaisiinsa liittyvistä taloudellisista riskeistä
Tällainen asiakirja voi auttaa yrityksiä tunnistamaan ja arvioimaan asiakkaiden aiheuttamia mahdollisia uhkia. Ryhtymällä toimenpiteisiin näiden riskien lieventämiseksi yritykset voivat suojata itseään taloudelliselta tappioilta, jotka voivat johtua näistä riskeistä.
Tutustu asiakkaiden due diligence -tarkistuslistaamme
Asiakkaiden due diligence -tarkistuslista
Testaa verkkojen ja järjestelmien turvallisuutta ja varmista, että työntekijöillä on koulutus tietoturvan parhaista käytännöistä.
Miksi tietojen suojaaminen on tärkeää?
Suojataksesi liiketoimintaasi mahdollisilta taloudelliselta tappioilta, jotka voivat johtua asiakkaiden henkilöllisyyden varastamisesta. Lisäksi, jos järjestelmäsi murtaudutaan, sinulle voidaan määrätä raskaita sakkoja sääntelyviranomaisilta.
Kuinka suojata tietosi?
Ensinnäkin sinulla tulee olla sisäiset valvontamekanismit ja tietoturvaperiaatteet, jotka määrittelevät kohtuulliset toimenpiteet, jotka sinun on ryhdyttävä verkkojen ja järjestelmien suojaamiseksi. Seuraavaksi tarkista, että kaikki työntekijät on koulutettu tietoturvan parhaista käytännöistä, kuten salasanojen jakamisen välttämisestä tai tiedostojen lataamisen välttämisestä, jotka eivät ole luotettavista lähteistä.
Tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmät – seurataksesi verkkoasi epäilyttävän toiminnan varalta
Tietojen menetyksen estämisen ohjelmistot – estääksesi arkaluontoisten tietojen vuotamisen
Tietojen salaus – suojataksesi tietojasi siirron aikana
Pääsynvalvonta – rajoittaaksesi työntekijöiden pääsyä arkaluontoisiin tietoihin
Työntekijöiden koulutus – kouluttaaksesi työntekijöitä tietoturvan parhaista käytännöistä
Kyberturvallisuusvakuutus – suojataksesi liiketoimintaasi taloudellisesti tietomurron sattuessa
Kerää ja vahvista asiakkaiden nimet, osoitteet, syntymäajat ja muut tunnistetiedot.
Miksi asiakkaiden henkilöllisyyden vahvistaminen on tärkeää?
Tämä auttaa varmistamaan, että ryhdyt kohtuullisiin toimenpiteisiin vahvistaaksesi, että asiakkaat ovat sitä, mitä he väittävät olevansa. Tämä edistää identiteettivarkauksien ja petoksien estämistä sekä AML-säännösten noudattamista.
Kuinka vahvistaa asiakkaiden henkilöllisyydet?
Kerää heidän tietonsa online-lomakkeen tai Know Your Customer (KYC) -kyselylomakkeen kautta ja tarkista, että se vastaa tietueita. Tämän jälkeen sinun tulee vahvistaa, että tiedot ovat oikein hankkimalla kopiot heidän henkilöllisyystodistuksistaan, kuten passeista tai ajokorteista.
Mitä työkaluja käyttää asiakkaiden henkilöllisyyden vahvistamiseen?
Online-lomakkeet ja/tai KYC-kyselylomakkeet – asiakastietojen keräämiseen
Henkilöllisyystodistukset – asiakkaiden tietojen vahvistamiseen
Etsi asiakkaiden nimet pakotteluetteloista varmistaaksesi, että et harjoita liiketoimintaa rajoitettujen henkilöiden tai yhteisöjen kanssa.
Miksi pakotteiden tarkistaminen on tärkeää?
Jos harjoitat liiketoimintaa jonkun kanssa, joka on pakotteiden alainen, sinulle voidaan määrätä raskaita sakkoja tai jopa vankeusrangaistus. Sinun on siis tarkistettava pakotteet ennen kuin aloitat liiketoimintaa.
Kuinka tarkistaa pakotteet?
Yleisin tapa on etsiä asiakkaiden nimet pakotteluetteloista. Nämä luettelot ylläpidetään yleensä valtion virastojen, lainvalvontaviranomaisten tai rahoituslaitosten toimesta, mikä tarkoittaa, että ne sisältävät tarkkoja ja ajantasaisia tietoja.
Mitä työkaluja käyttää pakotteiden tarkistamiseen?
Pakotteluettelot – tarkistaaksesi, ovatko asiakkaasi rajoitettuja henkilöitä tai yhteisöjä
Valtion virastot ja/tai rahoituslaitokset – tarkkoja ja ajantasaisia tietoja varten
Kun olet kerännyt ja vahvistanut heidän tietonsa, sinun tulee sitten arvioida niihin liittyvä asiakkaiden riskiprofiili.
Miksi asiakkaiden riskiarvio on tärkeää?
Arvioimalla, kuinka todennäköistä on, että he tekevät petoksia tai onko olemassa rahanpesun riskejä, voit määrittää, kuinka perusteellinen due diligence on tarpeen kunkin asiakastyypin osalta. Esimerkiksi korkean riskin asiakastyypit joutuvat tiukempiin tarkistuksiin kuin matalan riskin asiakkaat.
Kuinka tehdä asiakkaiden riskiarvio?
Voit pisteyttää yksittäisiä asiakkaita tekijöiden, kuten heidän alkuperämaansa, toimialansa ja liiketoimintahistoriansa perusteella. Näin saat paremman käsityksen siitä, ketkä ovat korkean riskin asiakkaasi ja vaativat siten enemmän due diligence -prosessia.
Mitä työkaluja käyttää asiakkaiden riskiarvioon?
Pisteytys – arviointiin tiettyjen asiakkaiden riskitekijöiden perusteella
Maariskin arviot – asiakkaan sijainnin yleisen riskin tason tarkistamiseen
Toimialariskin arviot – sektorikohtaisen riskin tason tarkistamiseen
Arviointisi tuloksista riippuen saatat joutua keräämään asiakkailtasi lisätietoja.
Miksi lisätietojen kerääminen on tärkeää?
Se auttaa vahvistamaan heidän henkilöllisyytensä ja arvioimaan heidän riskitasojaan. Voit esimerkiksi päättää pyytää kopioita heidän tilinpäätöksistään.
Kuinka kerätä lisätietoja?
Voit pyytää tarvittavat asiakirjat suoraan asiakkaaltasi tai online-lomakkeen kautta. Kun sinulla on ne, tarkista, että tiedot vastaavat sitä, mitä sinulla on jo tiedostossa.
Mitä työkaluja käyttää lisätietojen keräämiseen?
Online-lomakkeet – virallisen asiakirjan pyytämiseen asiakkaaltasi
Lisäasiakirjat, esim. pankkitiliotteita – asiakkaiden riskikategorioiden arvioimiseen
Kun olet kerännyt kaikki tarvittavat tiedot, sinun tulee vahvistaa ne varmistaaksesi, että kaikki on oikein.
Miksi lisätietojen vahvistaminen on tärkeää?
Se edistää liiketoimintasi suojausta petoksia ja rahanpesun mahdollista riskiä vastaan. Tämän tekemiseksi saatat joutua vahvistamaan asiakkaan osoitteen tai työpaikan.
Kuinka vahvistaa lisätiedot?
On olemassa muutamia tapoja tehdä tämä, kuten soittaa asiakkaalle tai lähettää heille kirje. Voit myös käyttää kolmannen osapuolen palveluita itsenäisenä lähteenä heidän henkilöllisyytensä ja/tai osoitteensa vahvistamiseen.
Mitä työkaluja käyttää lisätietojen vahvistamiseen?
Puhelut – asiakkaan suoraan kontaktoimiseen
Kirjeet – asiakkaan osoitteen tarkistamiseen
Kolmannen osapuolen palvelut – ylimääräiseen vahvistusprosessiin, esim. henkilöllisyyden tarkistus tai osoitteen vahvistus
Prosessin tuloksista riippuen saatat joutua suorittamaan asiakkaiden lisäksi vahvistusta.
Miksi taustatarkistukset ovat tärkeitä?
Tämä auttaa arvioimaan asiakkaan riskitasoa entisestään ja varmistaa, että he ovat sitä, mitä he väittävät olevansa. Tässä vaiheessa sinun tulee tarkistaa heidän rikosrekisterinsä tai taloushistoriansa, jos se katsotaan tarpeelliseksi.
Kuinka suorittaa taustatarkistukset?
Etsimällä online-tietokannasta tai palkkaamalla ammattilainen. Kun sinulla on tarvittavat tiedot, sinun tulee tarkistaa ne huolellisesti etsiäksesi punaisia lippuja.
Mitä työkaluja käyttää taustatarkistuksiin?
Online-tietokannat
Ammattilaiset palvelut
Luottotiedot
Globaalit valvontalistat – pakotteiden tai rikollisuuden altistumisen tarkistamiseen
Jos et ole vielä varma tietystä asiakkaasta, voit aina palkata jonkun edustamaan sinua oikeudellisesti.
Miksi asianajajan palkkaaminen on tärkeää?
He voivat antaa asiantuntija-apua asiakkaiden due diligence -menettelyjen lähestymistapaasi ja varmistaa, että kaikki tehdään oikein. Asianajaja voi myös auttaa ratkaisemaan oikeudellisia ongelmia, jotka voivat syntyä asiakkaiden kanssa käydessä.
Kuinka palkata asianajaja?
Voit etsiä online-hakukoneen avulla tai pyytää suosituksia verkostostasi. Kun olet löytänyt muutaman potentiaalisen ehdokkaan, tarkista heidän pätevyytensä ja kokemus varmistaaksesi, että he sopivat työhön. Haastattele sitten heitä nähdäksesi, ovatko he hyvä valinta liiketoiminnallesi.
Pätevyyden ja kokemuksen tarkistus – varmistaaksesi, että ehdokas sopii työhön
Vaikka olet suorittanut asiakkaiden due diligence -prosessin, sinun tulee silti seurata heidän toimintaansa.
Miksi asiakkaiden toiminnan seuraaminen on tärkeää?
Tarkistaaksesi, etteivät he tee epäilyttäviä liiketoimia ja antaaksesi sinulle mahdollisuuden reagoida, jos he tekevät. Jos huomaat, että suuri asiakas tekee suuria tai usein toistuvia nostoja, sinun tulee tutkia asiaa tarkemmin etsiäksesi merkkejä mahdollisesta rahanpesusta.
Kuinka seurata asiakkaiden toimintaa?
Tarkista säännöllisesti heidän liiketoimintatilin tiliotteita tai liiketoimintahistoriaa. Jos huomaat jotain epätavallista, ryhdy asianmukaisiin toimenpiteisiin, kuten asiakkaan kontaktoimiseen tai heidän epäilyttävän toimintansa ilmoittamiseen asianomaisille viranomaisille.
Mitä työkaluja käyttää asiakkaiden toiminnan seuraamiseen?
Liiketoimintahistoriaa – asiakkaiden toiminnan seuraamiseen ajan kuluessa
Säännöllisiä tarkistuksia – varmistaaksesi, että epäilyttävä toiminta ei jää huomaamatta
Sinun tulee myös olla tietoinen siitä, jos asiakas alkaa osallistua epäilyttävään toimintaan, koska tämä voi olla merkki siitä, että jotain ei ole kunnossa.
Miksi käyttäytymisen muutosten huomaaminen on tärkeää?
Se voi auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa ja ryhtymään toimenpiteisiin niiden estämiseksi aiheuttamasta vahinkoa. Epätavallisen toiminnan huomaaminen antaa sinulle mahdollisuuden tutkia asiaa tarkemmin ja selvittää, osallistuuko asiakas rikollisuuteen ennen kuin on liian myöhäistä.
Kuinka huomata käyttäytymisen muutokset?
Kiinnitä huomiota siihen, miten asiakas käyttäytyy vuorovaikutuksessa kanssasi ja seuraa heidän liiketoimintaa ajan kuluessa. Jos huomaat poikkeamia normaalista, sinun tulee ottaa asia puheeksi heidän kanssaan suoraan tai merkitä tili tarkempaan jatkuvaan seuraamiseen.
Mitä työkaluja käyttää käyttäytymisen muutosten huomaamisen?
Toiminnan seuraaminen ajan kuluessa – epätavallisen toiminnan havaitsemiseen
Tilin merkitseminen – tilin merkitsemiseen mahdollisesti epäilyttäväksi
Vaikka kaikki näyttäisi menevän hyvin, sinun tulee silti ottaa yhteyttä asiakkaisiisi tietyn ajan kuluttua.
Miksi säännöllisten tarkistusten suorittaminen on tärkeää?
Hyvän asiakassuhteen rakentamiseen ja ylläpitämiseen sekä antaaksesi sinulle mahdollisuuden kysyä heiltä muutoksista heidän olosuhteissaan tai liiketoiminnassa, jotka voivat vaikuttaa heidän tiliin tai toimintaan kanssasi. Säännölliset tarkistukset osoittavat, että olet kiinnostunut asiakkaasta ja heidän menestyksestään.
Kuinka suorittaa säännöllisiä tarkistuksia?
Käytä Customer Relationship Management (CRM) -järjestelmää asiakkaiden kanssa säännöllisen yhteydenoton aikatauluttamiseen vähintään kerran vuodessa (mutta useammin jos mahdollista) tai aseta muistutus itseellesi. Voit myös yksinkertaisesti ottaa yhteyttä, kun sinulla on jotain erityistä käsiteltävää, ja ota heihin yhteyttä heidän ensisijaisella viestintäkanavallaan käyttämällä LiveAgent-palvelukeskusohjelmistoa. Tämä auttaa ylläpitämään hyviä suhteita asiakkaiden kanssa.
Mitä työkaluja käyttää säännöllisten tarkistusten suorittamiseen?
Customer Relationship Management -järjestelmä – heidän tietonsa tallentamiseen ja yhteydenoton aikatauluttamiseen
LiveAgent – heihin suoraan ottamiseen yhteyttä heidän ensisijaisella kanavalla
Kalenterin muistutukset – auttaaksesi sinua seuraamaan, milloin olet aikatauluttanut yhteydenoton kunkin asiakkaan kanssa
Jos uskot, että asiakas on rahanpesun tai muun rikollisuuden riskin alainen, sinun tulee ilmoittaa siitä asianomaisille viranomaisille.
Miksi epäilyttävän tilin toiminnan ilmoittaminen on tärkeää?
Se on sinulle lakisääteinen velvoite tehdä niin, ja se auttaa suojaamaan sekä liiketoimintaasi että laajempaa yhteiskuntaa vahingoilta. Sinun on ryhdyttävä toimenpiteisiin, jos sinulla on mitään epäilystä rahanpesusta tai muusta rikollisuudesta, koska nämä ovat vakavia rikoksia, joilla voi olla kauaskantoisia seurauksia.
Kuinka ilmoittaa epäilyttävästä tilin toiminnasta?
On olemassa erilaisia tapoja ilmoittaa epäilyttävästä toiminnasta riippuen siitä, missä maassa tai alueella asut. Esimerkiksi Yhdysvalloissa voit jättää epäilyttävän toiminnan raportin (SAR) Financial Crimes Enforcement Networkille (FinCEN).
Mitä työkaluja käyttää epäilyttävän tilin toiminnan ilmoittamiseen?
SAR – raportin jättämiseen FinCENille Yhdysvalloissa
Asianomaiset viranomaiset – ilmoittamiseen muissa maissa ja alueilla
Asiakkaiden due diligence -parhaat käytännöt
Suorita taustatarkistus kaikille asiakkaille, mukaan lukien rikosrekisteri- ja luottotarkistukset
Harkitse Customer Identification Program (CIP) -ohjelman käyttöä asiakkaan henkilöllisyyden vahvistamiseen. Tämä sisältää yleensä tiettyjen asiakkaiden tietojen keräämisen ja vahvistamisen, kuten heidän nimensä, syntymäajansa ja sosiaaliturvatunnuksensa. Sinun tulee myös suorittaa rikosrekisteri- ja luottotarkistukset varmistaaksesi, että asiakkaalla ei ole historiaa rahoitusrikoksista tai muusta laittomasta toiminnasta.
Pyydä ja tarkista kopiot liiketoimintaluvista ja luvista
Kun otat uuden asiakkaan käyttöön, varmista, että pyydät näkemään nämä ja muut asiaankuuluvat asiakirjat historiallisia tietueita varten. Tämä auttaa sinua vahvistamaan, että asiakas on laillinen ja että heidän liiketoimintansa toimii laillisesti.
Vahvista asiakkaan yhteystiedot
On tärkeää vahvistaa, että tiedostossasi olevat tiedot ovat oikein ja ajantasaisia. Tämä sisältää heidän nimensä, sähköpostiosoitteensa, postiosoitteensa ja puhelinnumeronsa. Sinun tulee myös varmistaa, että sinulla on tapa ottaa yhteyttä asiakkaaseen hätätapauksissa.
Tarkista asiakkaan sosiaalisen median profiileja punaisten lippujen varalta
Sosiaalinen media voi olla loistava tapa tutustua asiakkaisiisi, mutta on myös tärkeää tarkistaa merkkejä, jotka voivat osoittaa, etteivät he ole sitä, mitä he väittävät olevansa tai osallistuvat laittomaan toimintaan. Tämä sisältää väärien arvostelujen etsimisen, profiileja, joita he seuraavat, paikasta poikkeavat kommentit tai muun epäilyttävän käyttäytymisen.
Pyydä suosituksia muilta yrityksiltä, jotka ovat työskennelleet asiakkaan kanssa
Jos et ole varma asiakkaasta, yksi tapa saada mielenrauhaa on puhua muiden yritysten kanssa, jotka ovat aiemmin harjoittaneet liiketoimintaa heidän kanssaan. Tämä voi auttaa sinua vahvistamaan, että he ovat laillisia, luotettavia ja luotettavia työskennellä kanssaan, mikä lisää mahdollisuuksia siihen, että sinulla on hyvä asiakassuhde heidän kanssaan.
Tapaa asiakas henkilökohtaisesti saadaksesi käsityksen heidän liiketoiminnastaan
Jos mahdollista, on aina hyvä idea käydä kasvokkain keskustelua jonkun kanssa ennen liiketoimintaa heidän kanssaan. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden tutustua heihin paremmin ja oppia heidän liiketoiminnastaan suoraan. Se on myös mahdollisuus esittää kysymyksiä, joita sinulla saattaa olla, ja saada enemmän varmuutta siitä, että he ovat sitä, mitä he väittävät olevansa.
Asiakkaiden due diligence -tarkistuslistaan yhteenveto
Suojaa tietosi
Vahvista asiakkaiden henkilöllisyydet
Tarkista pakotteet
Tee asiakkaiden riskiarvio
Kerää lisätietoja
Vahvista lisätiedot
Suorita taustatarkistukset
Palkkaa asianajaja
Seuraa asiakkaiden toimintaa
Huomaa käyttäytymisen muutokset
Suorita säännölliset tarkistukset LiveAgentin kanssa
CDD on prosessi, jossa tutkitaan perusteellisesti potentiaalista asiakasta ennen liiketoimintasuhteen aloittamista. CDD on tärkeä osa mitä tahansa riskienhallintasuunnitelmaa, koska se voi auttaa suojaamaan yritystäsi osallistumasta laittomiin tai epäeettisiin toimintoihin. CDD:n suorittamatta jättäminen on siis riskiperusteinen lähestymistapa, jolla voi olla vakavia seurauksia liiketoiminnallesi.
Kuinka voin toteuttaa asiakkaiden due diligence -ohjelmaa?
Esitä paljon kysymyksiä ja tutki asiaa. Täyttämällä asiakkaiden due diligence -lomakkeen tai noudattamalla tämän artikkelin kaltaista vaatimustenmukaisuustarkistuslistaa, voit olla varma, että olet suorittanut perusteellisia tarkistuksia. Asianmukaisten asiakkaiden due diligence -toimenpiteiden toteuttamiseen käytetty aika kannattaa pitkällä aikavälillä.
Mitkä ovat asiakkaiden due diligence -tarkistuslistaa täyttämättä jättämisen riskit?
Ensinnäkin yrityksesi voi olla vastuussa kaikista tappioista, joita toinen osapuoli kärsii laiminlyönnistäsi. Toiseksi sinulle voidaan määrätä siviili- tai rikosoikeudellisia seuraamuksia, jos todetaan, että olet osallistunut, vaikka tietämättään, rahanpesuun tai muihin rahoitusrikoksiin. Kolmanneksi saatat jäädä ilman tärkeää tietoa toisesta osapuolesta, joka voisi olla kriittinen päätöksentekoprosessissasi. Lopuksi yrityksesi voidaan asettaa mustalle listalle, jos et täytä sääntelyvaatimuksia tai rahoituslaitokset voivat tehdä niin, jos todetaan, että olet harjoittanut liiketoimintaa korkean riskin kategoriaan kuuluvien henkilöiden tai yhteisöjen kanssa.
Kuinka voin oppia lisää asiakkaiden due diligence -prosessista?
Hyvä paikka aloittaa on Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide -opas Yhdysvaltain oikeusministeriöstä. Opas käsittelee laajaa valikoimaa asiakkaiden due diligence -aiheita, jotka tulee ottaa huomioon CDD:tä suoritettaessa.
Paranna asiakaspalveluasi kattavalla auditin tarkistuslistallamme. Arvioi laatu, tunnista parannuskohdat, kerää tietoja ja seuraa KPI-mittareita. Kouluta henkil...
