Help desk -tarkistuslista

Help desk -tarkistuslista

Järjestätkö ja pyörität omaa help deskia? Tässä on kattava luettelo asioista, jotka on tehtävä ja joita ei saa unohtaa.

Hyvin organisoitu help desk on hyvän tukiosaston perusta, joka parantaa asiakastyytyväisyyttä ja lisää uskollisuutta.

Help desk -tarkistuslistaan liittyvä merkitys

Help desk -tarkistuslista on yhteenveto siitä, mitä on tehtävä, jotta help desk toimii sujuvasti ja varmistetaan, että et ole unohtanut kriittisiä tehtäviä, kuten tietojen joukkotuo tai VoIP-toteutus. Se on korvaamaton työkalu uuden help deskin luomisessa tai hallinnassa varmistaakseen, että kaikki tärkeät tehtävät on suoritettu.

Kuka voi hyötyä help desk -tarkistuslistasta?

Help desk on välttämätön kaikille yrityksille, suurille tai pienille. Sen avulla asiakkaat ja asiakkaat voivat ottaa yhteyttä asiakaspalveluun helposti ja saada apua kaikissa asiakasongelmissa, joita he saattavat kohdata.

Se on välttämätön työkalu yrityksille, jotka:

  • ovat juuri aloittamassa help deskia
  • haluavat parantaa asiakaspalveluaan
  • pyrkivät lisäämään asiakkaiden uskollisuutta

Tutustu help desk -tarkistuslistaan

Help desk -tarkistuslista

Ensimmäinen asia, joka sinun on kysyttävä itseltäsi, on mitä haluat saavuttaa help deskillä.

Miksi on tärkeää asettaa tavoitteita?

Help deskin menestystä on vaikea mitata ilman erityisiä tavoitteita ja tarkistaa, täyttyvätkö ne vai eivät.

LiveAgent - monikanavainen help desk

Kuinka asettaa tavoitteita?

Tavoitteiden tulee olla mitattavissa, aikarajoitettuja ja realistisia. Mitä yksityiskohtaisempia ne ovat, sitä parempi. Esimerkiksi: “Haluan help desk -tiimini ratkaisemaan 95 % kyselyistä 24 tunnin kuluessa”.

Kehitä tavoitteet asiakaspalveluosastolle kokonaisuutena ja myös jokaiselle yksilölle. Aloita suurista tavoitteista ja yritä sitten jakaa ne pienempiin – näin pääset lähemmäs tavoitteitasi.

Asettamalla erityisiä tavoitteita tiimisi työskentelee asetettujen tavoitteiden mukaan sen sijaan, että vain “tekisivät töitään” ilman suoraa tarkoitusta. Tämä motivoi työntekijöitäsi ja pitää heidät tietoisina siitä, mitä heiltä odotetaan.

Tavoitteiden tulee olla saavutettavissa, joten on parempi asettaa hieman alhaisemmat tavoitteet ja saavuttaa ne joka kerta kuin epärealististen tavoitteiden saavuttamatta jääminen.

Mitä työkaluja käyttää tavoitteiden asettamiseen?

  • Kanban-taulu – antaa sinulle yleiskatsauksen projektistasi, näyttää edistymisen ja pullonkaulat reaaliajassa ja mahdollistaa nopean viestinnän tiimin jäsenten välillä
  • Asana – projektinhallintaväline, joka auttaa tiimejä järjestämään tehtävät helposti
  • Trello – visuaalinen työkalu taulujen, listojen ja korttien luomiseen, joka auttaa sinua järjestämään ja priorisoimaan projekteja hauskalla ja joustavalla tavalla

Kun help deskin tavoitteet on asetettu, on aika valita ohjelmisto, jota tiimisi käyttää. Saatavilla on monia erilaisia help desk -ohjelmistoja, joten on tärkeää löytää sellainen, joka sopii yrityksesi tarpeisiin.

Miksi on tärkeää omistaa help desk -ohjelmisto?

Help desk -ohjelmisto on välttämätöntä asiakaskysymysten ja valitusten hallintaan. Sen avulla voit seurata ja valvoa asiakkaiden vuorovaikutusta sekä tallentaa kaikki viestinnän yhteen paikkaan. Se tekee työstäsi tehokkaamman ja keskittyneemmän.

Mitä tekijöitä on otettava huomioon help desk -ohjelmiston valinnassa?

Valitsemasi ohjelmiston tulee:

  • olla helppo käyttää ja ymmärtää
  • olla integroitavissa olemassa oleviin järjestelmiin, kuten CRM tai help desk -lipunhallintavälineeseen
  • tarjota ominaisuuksia, jotka sopivat yrityksesi tarpeisiin
  • olla edullinen ja sillä on hyvä tukijärjestelmä
  • tarjota ilmaisen kokeiluversion, joka auttaa sinua päättämään, onko se oikea ohjelmisto sinulle
LiveAgent aikatauluta demo

Mitä työkaluja käyttää help desk -ohjelmiston valintaan?

  • G2, Capterra – tarjoavat arvosteluja ja vertailuja eri help desk -ohjelmistoista
  • demot ja ilmaiset kokeilut – testaa useita ohjelmistoratkaisuja ennen kuin päätät, mikä sopii sinulle
  • asiakasarvostelut – hyödyllisiä selvittämään, mitä muut ajattelevat help desk -ohjelmistosta, jota harkitset käyttävän

Kun sinulla on monia ihmisiä työskentelemässä yhdessä tiimissä, on välttämätöntä luoda viestinnän ja tehtävien delegoinnin organisaatiojärjestelmä.

Miksi on tärkeää järjestää agentit osastoittain?

Tiimisi järjestäminen osastoittain mahdollistaa asiakaskysymysten tehokkaamman hallinnan. Tämä helpottaa asiakkaita löytämään oikean agentin, jolle puhua, ja auttaa pitämään viestinnän tehokkaana.

Kuinka järjestää agentit osastoittain?

Sinun on järjestettävä help desk -tiimisi eri osastoihin heidän taitojensa ja asiantuntemuksensa perusteella. Esimerkiksi: “Asiakastuki”, “Myynti” ja “Tekninen tuki” jne.

Jokaisella osastolla tulee olla johtaja, joka on vastuussa tehtävien delegoinnista tiimin muille jäsenille ja varmistaa, että kaikki asiakaskysymykset käsitellään ajoissa.

Saman osaston agentit tulee järjestää heidän taitotasonsa (tai “senioriteettinsa”) mukaan. On myös tärkeää luoda selkeät viestintäkanavat osastojen välille, jotta kaikki ongelmat voidaan ratkaista nopeasti.

LiveAgent osastojen yleiskatsaus

Mitkä työkalut ovat parhaita agentien järjestämiseen osastoittain?

  • Slack – mahdollistaa erillisten chat-huoneiden luomisen jokaiselle osastolle ja helpottaa viestintää tiimin jäsenten välillä
  • Asana – luo eri kansiot jokaiselle osastolle ja määritä tehtävät tietyille agenteille
  • LiveAgent – määritä agentit osastoihin ja varmista tehokas viestintä ja työnkulku niiden välillä
  • Google Drive – jaa asiakirjoja osastojen välillä

Jotta voit tarjota parhaan mahdollisen palvelun asiakkaillesi, sinulla on oltava tehokas järjestelmä, joka mahdollistaa heihin ottamisen yhteyttä eri aikoina.

Miksi on tärkeää määritellä tukitiimisi liiketoiminnan tunnit?

Liiketoiminnan aikojen asettaminen antaa asiakkaille tietää, milloin he voivat odottaa vastausta sinulta. Tämä auttaa vähentämään yöllä tai viikonloppuisin saapuvien kyselyjen määrää, kun kukaan ei ole saatavilla vastaamaan niihin. Lisäksi liiketoiminnan tunnit vaikuttavat SLA-vaatimustenmukaisuuteen.

Kuinka määritellä liiketoiminnan tunnit?

Sinun on päätettävä, mihin aikoihin tukiagentit käsittelevät asiakaskysymyksiä, joten katso, milloin asiakkaat yleensä ottavat sinuun yhteyttä. Älä unohda aikavyöhykkeitä, jos tarjoat kansainvälistä tukipalvelua. Sinun tulee myös varmistaa, että nämä tunnit näkyvät selvästi verkkosivustollasi ja/tai yhteydenottosivulla.

Vinkki: jos saat kyselyitä liiketoiminnan aikojen ulkopuolella, voit ottaa käyttöön automaattisen vastausjärjestelmän, joka ilmoittaa asiakkaille, milloin he voivat odottaa vastausta sinulta.

Business-hours-feature-LiveAgent

Mitä työkaluja käyttää liiketoiminnan aikojen määrittelyyn?

  • Zoho Support – mahdollistaa eri aikavyöhykkeiden ja aikojen asettamisen, joina tukiagentit ovat saatavilla kussakin niistä, ja tarjoaa live chat -ominaisuuden, jotta asiakkaat voivat ottaa sinuun yhteyttä milloin tahansa päivän aikana, jos tarpeen
  • Timely – mahdollistaa eri aikavyöhykkeiden asettamisen jokaiselle viikonpäivälle ja lähettää automaattisia muistutuksia tukitiimillesi siitä, milloin he on aikataulutettu työskentelemään
  • LiveAgent live chat

Olet jo tehnyt päätöksen ja valinnut help desk -ohjelmistoratkaisun, joka vastaa tarpeisiasi. On aika asettaa kaikki sen ominaisuudet ja valmistaa se asiakastukea varten.

Miksi on tärkeää aloittaa help desk -ohjelmiston asettaminen?

Hyvin toimiva help desk -järjestelmä helpottaa tukitiimin jäseniä hallitsemaan asiakaskysymyksiä ja seuraamaan edistymistään.

Kuinka asettaa help desk -ohjelmisto?

Valitsemastasi ohjelmistosta riippuen prosessi vaihtelee. Siitä huolimatta joitakin asioita, jotka sinun on varmasti tehtävä, ovat:

  • konfiguroi kaikki ominaisuudet, jotta se toimii oikein (esim. sähköpostin integraatio, tietokanta)
  • luo agentin profiilit tukitiimillesi ja lisää kaikki asiakkaiden asiaankuuluvat yhteystiedot
  • jos käytät chat-ohjelmistoa, sinun on konfiguroitava se niin, että se voidaan linkittää help desk -järjestelmään ja verkkosivustoosi

LiveAgent-tukiportaali tekee siitä selkeää – sinun tarvitsee vain: lisätä käyttäjät, asettaa sähköpostisi, muodostaa yhteys omaan postilaatikkoosi, lisätä live chat -painike verkkosivustoosi, yhdistää sosiaaliset sivusi, asettaa asiakasportaali ja call center, ja siinä se – olet valmis.

LiveAgent-getting-started-guide

Mitä työkaluja käyttää help deskin asettamiseen?

  • palveluntarjoajan tukitiimi
  • help desk -ohjelmiston opetusohjelmat ja koulutusresurssit
  • tietokanta

Nämä ovat kanavat, joiden kautta voit kommunikoida asiakkaidesi kanssa.

Miksi on tärkeää asettaa viestintäkanavat?

Mitä enemmän tapoja asiakkailla on ottaa yhteyttä, sitä paremmin he tuntevat olonsa brändin tai tuotteen kanssa. Se antaa heille myös tunteen hallinnasta siitä, kuinka he haluavat olla vuorovaikutuksessa. Jos vaihtoehtoja on vain yksi, he eivät ehkä ole yhtä motivoituneita ottamaan yhteyttä, kun jokin menee pieleen. Hyvä esimerkki monikanavaisesta viestinnästä on LiveAgent-pilvipalvelun help desk -ohjelmisto, joka mahdollistaa asiakkaiden ottamisen sinuun yhteyttä eri kanavien kautta.

Kuinka asettaa viestintäkanavat?

Sinun on päätettävä, mitkä kanavat haluat asiakkaiden ottavan sinuun yhteyttä ja konfiguroitava ne vastaavasti. Muutamia kanavia, joita suosittelemme, ovat:

Postilaatikko

Voit käyttää sähköpostiosoitetta jokaiselle tarjoamallesi viestintäkanavalle (esim. support@yourcompany.com , sales@yourcompany.com ).

Postilaatikon käyttöönottamiseksi kanavaksi sinun on asetettava postinpalvelin ja konfiguroitava se jokaiselle sähköpostityypille. Sinun tulee myös varmistaa, että sinulla on riittävästi tilaa kaikkien saapuvien viestien tallentamiseen, jotta ne eivät katoa käytettävissä olevan tilan puutteen vuoksi. Huomaa, että vain sähköpostiin perustuva tuki on haittoja.

LiveAgent integroi uudet sähköpostit

Yhteisöfoorumit

Jos haluat tarjota asiakkaillesi paikan, jossa he voivat keskustella tuotteisiin liittyvistä ongelmista, voit perustaa yhteisöfoorumit esim. Facebookiin. Tee se yksinkertaisesti luomalla Facebook-sivu yrityksellesi ja lisäämällä keskustelulautaa. Voit myös käyttää muita sosiaalisen median verkkoja (esim. Twitter, LinkedIn) asiakastukifoorumien perustamiseen.

customer-portal-features-Forum-LiveAgent

Live chat/chatbot

Live chat on loistava tapa tarjota tukea asiakkaillesi reaaliajassa, ja voit käyttää LiveAgentia sen asettamiseen. Jos haluat tarjota 24/7 asiakastukea, harkitse asiakkaiden itsepalvelun chatbottien käyttöä asiakkaiden kanssa puhumiseen ja yksinkertaisiin kysymyksiin vastaamiseen (esim. “Kuinka vaihdan salasanani?”). Niitä voidaan helposti skaalata ylös tai alas riippuen siitä, kuinka moni ihminen tarvitsee tukea kulloinkin.

LiveAgent live chat -ikkuna

Tietokanta

Jos sinulla on tietokanta, voit lisätä artikkeleita, jotka selittävät, kuinka käyttää tuotteitasi tai ratkaista yleisiä ongelmia, mikä auttaa vähentämään sähköpostitse tai puhelimitse saapuvien kyselyjen määrää. Varmista kuitenkin, että tietokannan artikkelit ovat ajan tasalla, tarkkoja ja tarjoavat arvoa asiakkaillesi.

LiveAgent tietokanta

Puhelin

Voit tarjota puhelintukea päivän tiettyinä aikoina, mutta sinun on varmistettava, että sinulla on riittävästi asiakaspalvelun agentteja käsittelemään saapuvien puheluiden määrää. Sinun on myös asetettava puhelinjärjestelmä (esim. VOIP) ja call center -ohjelmisto puheluiden tehokkaaseen hallintaan (esim. LiveAgent).

Saapuva ja lähtevä Call Center -ohjelmisto

Sosiaalinen media

Voit myös käyttää sosiaalista mediaa asiakaspalvelun tarjoamiseen. Harkitse Facebook Messengeria – se tarjoaa helpon tavan asiakkaillesi ottaa sinuun yhteyttä. Varmista vain, että valvot kaikkia saapuvia viestejä, jotta voit tarjota oikea-aikaista apua.

Yhdistä Facebook help desk -ohjelmistoon - LiveAgent

Mitä työkaluja käyttää viestintäkanavien asettamiseen?

  • LiveAgent live chatin asettamiseen
  • Zendesk postilaatikon asettamiseen
  • Facebook yhteisöfoorumin asettamiseen
  • Google Analytics verkkosivuston kävijöiden seurantaan ja selvittämiseen, mistä he tulevat

Yhteydenottolomake mahdollistaa asiakkaiden lähettää huolensa verkkoliittymän kautta. Se yksinkertaistaa prosessia ottaa yhteyttä yritykseen.

Miksi on tärkeää omistaa yhteydenottolomake verkkosivustollasi?

Yhteydenottolomakkeen omistaminen verkkosivustollasi mahdollistaa asiakkaiden ottaa sinuun yhteyttä ilman puhelimen nostamista tai sähköpostin lähettämistä, mikä säästää heidän aikaa ja vaivaa.

Kuinka rakentaa yhteydenottolomake?

Sinun on päätettävä, mitä kenttiä haluat yhteydenottolomakkeeseen sisällyttää: Nimi, sähköpostiosoite (valinnainen), viesti jne.

Voit käyttää työkalua, kuten Gravity Forms tai Contact Form Seven WordPressissa, jos sinulla ei ole ohjelmointitietoa. Jos verkkosivustosi on rakennettu toiselle alustalle, kysy kehittäjiltä, kuinka he toteuttaisivat tämän ominaisuuden sinulle.

Sinun on myös päätettävä, mihin verkkosivustollasi haluat yhteydenottolomakkeen näkyvän. Se voidaan sijoittaa sivulle, kuten “Ota yhteyttä” tai upottaa sivupalkkiin tai alatunnisteeseen.

Varmista, että testaat yhteydenottolomakkeen ennen sen julkaisemista verkkosivustollasi. Sinun tulee myös varmistaa, että lomakkeeseen liittyvä sähköpostiosoite toimii oikein.

Yhteydenottolomakkeiden ominaisuus Live chat -ohjelmistossa - LiveAgent

Kun rakennat yhteydenottolomaketta, muista, että:

  • sen tulee olla asiaankuuluva asiakkaiden kyselyihin
  • teksti lähettämispainikkeella on selkeä ja sivu, johon se osoittaa lomakkeen lähettämisen jälkeen, on järkevä
  • kaikki pakolliset kentät on merkitty selvästi pakollisiksi käyttämällä asteriskia tai muuta symbolia
  • tarjoat vahvistussanoman onnistuneen lähettämisen jälkeen, jotta asiakkaat tietävät täyttäneensä sen oikein
  • jos käytät CAPTCHA-kenttää, varmista, että se on helppo lukea ja että merkit muuttuvat joka kerta, kun sivu päivitetään
  • se täyttää saavutettavuusstandardit, jotta kaikki voivat käyttää sitä riippumatta siitä, mitä laitetta he käyttävät

Mitä työkaluja käyttää yhteydenottolomakkeen rakentamiseen?

  • Gravity Forms
  • Contact Form Seven
  • HubSpotin ilmainen online-lomakerakentaja
  • HubSpotin WordPress-liitännäinen
  • WPForms

Ennen kuin alat vastaanottaa asiakaskysymyksiä viestintäkanavien kautta, sinun on määritettävä tehokas prosessi niiden käsittelyyn, esimerkiksi automaattisen lipun jakelujärjestelmän avulla.

Miksi on tärkeää määritellä lipun jakeluprosessi?

Se auttaa agenttejasi vastaamaan nopeammin ja työskentelemään tehokkaammin.

Kuinka määritellä lipun jakeluprosessi?

  • järjestelmän liput tulee määrittää tietyille tiimin jäsenille ja jokaisella heistä tulee olla joukko ohjeita vastaamiseen
  • tiimin jäsenten tulee pystyä siirtämään liput, joita he eivät pysty ratkaisemaan, muille
  • sinulla tulee myös olla prosessi ratkaistujen lippujen sulkemiseen
Chat-jakelun ominaisuus Live chat -ohjelmistossa - LiveAgent

Mitä työkaluja käyttää lipunhallintajärjestelmän luomiseen?

LiveAgent ja sen edistyneet lipunhallintaominaisuudet, jotka virtaviivaistaa tukipalvelun työnkulkua

Käyttämällä sähköpostimalleja voit nopeasti lisätä asiaankuuluvat tiedot jo valmiiseen luonnokseen, mikä säästää aikaa.

Miksi on tärkeää luoda sähköpostimalleja?

Se virtaviivaistaa uusien sähköpostien luomisprosessia, mikä säästää aikaa ja helpottaa useiden viestien lähettämistä peräkkäin. Se auttaa myös tarjoamaan johdonmukaista brändäystä kaikissa yrityksen sähköpostiviestinnässä.

Kuinka luoda sähköpostimalli?

  • valitse asettelu, joka on helppo lukea ja jossa on paljon valkoista tilaa elementtien välillä
  • sisällytä vain tärkeimmät tiedot, jotta lukijat eivät ylikuormitu tai häiriinny tarpeettomista yksityiskohdista
  • varmista, että asiakkaiden on helppo poistua tulevista sähköposteista, jos he haluavat lopettaa niiden vastaanottamisen (tämä on pakollista joissain maissa)
  • sisällytä CTA, joka kannustaa lukijoita ryhtymään seuraavaan vaiheeseen
  • testaa mallia eri sähköpostiohjelmissa ja selaimissa varmistaaksesi, että se näyttää hyvältä kaikissa niissä
  • mukauta sähköpostit jokaiselle asiakkaalle ja tarkista ennen lähettämistä
Sähköpostimallit LA

Mitä työkaluja käyttää sähköpostimallien luomiseen?

  • MailChimp
  • HubSpotin sähköpostimallit
  • käytä LiveAgent-sähköpostimalleja

Asiakaspalvelu edellyttää, että pystyt vastaamaan nopeasti kaikkiin kyselyihin ja ilmoittamaan asiakkaillesi jokaisessa vaiheessa.

Miksi on tärkeää asettaa asiakkaiden ilmoitukset?

Sen avulla voit pitää asiakkaat tietoisina heidän kyselynsä edistymisestä. Se auttaa myös parantamaan asiakastyytyväisyyttä pitämällä heidät ajan tasalla lippujensa tilasta.

LiveAgent sähköpostin ilmoitusasetukset

Kuinka voit asettaa asiakkaiden ilmoitukset?

  • sinun on luotava järjestelmä asiakaskysymysten seurantaan
  • joka kerta kun sellainen vastaanotetaan, sinun tulee lähettää ilmoitus asiakkaalle, joka ilmoittaa, että heidän kyselynsä on kirjattu
  • voit sitten käyttää tätä järjestelmää lähettämään seurantailmoituksia, kun heidän lipussaan tehdään päivityksiä tai se suljetaan, jos asiakas on tyytyväinen vastaukseen

Mitä työkaluja käyttää asiakkaiden ilmoitusten asettamiseen?

  • LiveAgent

Sinun on tiedettävä, kuka pääsee mihin tietoihin. Tämä on erityisen tärkeää asiakaspalvelun kannalta, koska haluat, että työntekijöidesi roolit ja vastuut ovat selvästi määritellyt, jotta ei ole sekaannusta siitä, kuka tekee mitä tai kuinka tiimin jäsenet ovat vuorovaikutuksessa keskenään.

Miksi on tärkeää määritellä käyttäjien roolit ja käyttöoikeudet?

Se auttaa työntekijöitä tietämään rajansa ja estää heitä pääsemästä tietoihin, joita he eivät ole valtuutettuja näkemään.

Mukautetun roolin asetus

Kuinka voit määritellä käyttäjien roolit ja käyttöoikeudet?

  • sinun tulee luoda luettelo kaikista käyttäjien rooleista ja vastuista
  • tiimin jäsenten tulee pystyä käyttämään vain tietoja, jotka ovat asiaankuuluvia heidän työtehtäviinsä, ei kaikkea tietokannassasi
  • ihmiset, joilla ei ole käyttöoikeutta, eivät näe mitään yrittäessään kirjautua järjestelmään (tai jos he pääsevät sisään jotenkin)

Mitä työkaluja käyttää käyttäjien roolien ja käyttöoikeuksien määrittelyyn?

  • Zendesk
  • Freshdesk
  • LiveAgent

SLA:t määrittelevät selvästi, mitä asiakkaat voivat odottaa ja mistä palveluntarjoajat ovat vastuussa, jotta molemmat osapuolet tietävät niiden noudattamatta jättämisen seuraukset.

Miksi on tärkeää määritellä SLA-säännöt?

Näin saadaan läpinäkyvyys ja vastuullisuus asiakkaiden kanssa, jotka ovat tyytymättömiä palveluun. Se auttaa myös estämään asiakaspalvelun agentteja tekemästä lupauksia, joita he eivät pysty pitämään.

Kuinka määritellä SLA-säännöt?

Palvelutasosopimus voi kattaa ja määritellä monia sisäisiä tavoitteita ja mittareita. Avain on tasapaino – liian monet tai liian vähän säännöt voivat vahingoittaa liikesuhteiden, joten harkitse, kuinka paljon joustavuutta tarvitaan, jotta kaikki osapuolet olisivat tyytyväisiä SLA:ansa.

LiveAgent SLA-säännöt

Mitä työkaluja käyttää SLA-sääntöjen asettamiseen?

  • SLA-säännöt voidaan asettaa mihin tahansa projektinhallintavälineeseen tai CRM-järjestelmään, johon sinulla on pääsy, kuten Trello tai Salesforce
  • LiveAgent SLA:lle

Lipunhallintajärjestelmä on kriittinen osa mitä tahansa help deskia, koska sen avulla voit seurata, hallita ja määrittää liput sopivalle agenteille. Se tarjoaa myös historian kaikista vuorovaikutuksista, joita on tapahtunut yrityksesi ja kunkin asiakkaan välillä.

Miksi on tärkeää asettaa lipunhallintajärjestelmä?

Se auttaa agentteja seuraamaan kaikkia avoimia ja suljettuja lippuja ja ratkaisemaan ongelmat nopeammin. Se tarjoaa myös historian kaikista vuorovaikutuksista, joita on tapahtunut yrityksesi ja sen asiakkaiden välillä, joten voit oppia menneistä virheistä ja parantaa palveluasi.

Usko meille – ajan myötä niiden hallinta kaikista kerralla tulee yhä vaikeammaksi. Mutta älä huoli, meillä on ratkaisu.

LiveAgent monikanavainen lipunhallinta

Mikä on paras tapa asettaa lipunhallintajärjestelmä?

Paras vaihtoehto on valita help desk -ohjelmisto, joka tarjoaa monikanavaisen saapuvan postin hallintaan eri kanavissa yhdessä paikassa. Tällaisen ratkaisun ansiosta voit käsitellä lippuja useista kanavista (esim. sähköposti, chat, sosiaalinen media) ja integroida ne yhteen yhtenäiseen saapuvaan postiin paremman näkyvyyden ja nopeampien vastausaikojen saavuttamiseksi.

Tämä on juuri sitä, mitä LiveAgent tarjoaa, ja se on yksinkertainen asettaa ja käyttää. Voit aloittaa minuuteissa luomalla uuden tilin ja lisäämällä sähköpostiosoitteesi. Ilmaisen kokeiluversion avulla voit testata sitä ennen ostoa.

Mitä työkaluja käyttää lipunhallintajärjestelmän asettamiseen?

  • LiveAgent ja sen monikanavainen saapuva posti

Saadaksesi eniten irti help deskistäsi, sinun tulee harkita sen yhdistämistä muihin sovelluksiin, joita käytät.

Miksi sinun tulee integroida help desk -ohjelmisto muihin sovelluksiin?

Sen avulla voit hallita kaikkia asiakkaiden vuorovaikutuksia yhdessä paikassa, jotta voit helpommin seurata ja ratkaista ongelmia. Hallitsemalla kaikkia asiakkaiden vuorovaikutuksia yhdestä liittymästä, olet tuottavampi.

Kuinka integroida help desk -ohjelmisto muihin sovelluksiin?

Se riippuu sovelluksista, joita haluat yhdistää. Joillakin sovelluksilla, kuten LiveAgent ja Zendesk, on sisäänrakennettuja integrointeja useiden muiden ohjelmistojen kanssa. Jos valitsemallesi sovellukselle ei ole sisäänrakennettua integrointia, yleensä saatavilla on liittimiä, joiden avulla voit tehdä niin.

LiveAgent tukiportaali - integraatiot

Mitä työkaluja käyttää help desk -ohjelmiston integrointiin muihin sovelluksiin?

  • opetusohjelmat
  • tietokanta
  • help desk -ohjelmiston verkkosivusto

Suodattimien avulla voit järjestää liput prioriteetin mukaan. Esimerkiksi, jos asiakkaalla on kysymys tilin tilasta ja agentin on tarkistettava, onko se estetty, hän voi suodattaa kaikki avoimet liput, joilla on sama aihe.

Miksi suodattimet ovat tärkeitä?

Suodattimien avulla voit järjestää liput prioriteetin mukaan, jotta agentit voivat helposti löytää ja ratkaista ongelmia. Tämän seurauksena agentit eivät joudu selaamaan jokaista lippua löytääkseen tarvitsemansa.

Kuinka luoda suodattimia help deskillesi?

Se riippuu käyttämästäsi help desk -ohjelmistosta. Joillakin ohjelmistoratkaisuilla, kuten LiveAgent, voit luoda suodattimia kirjoittamalla avainsanoja (esim. “tilin tila”). Voit myös luoda suodattimia manuaalisesti, mikä on hyödyllistä, jos haluat mukauttaa niitä tai käyttää erilaisia kriteerejä kuin mitä ohjelmistossa on saatavilla.

Luo suodatin asiakaspalveluohjelmistoon - LiveAgent

Mitä työkalua käyttää suodattimien luomiseen?

  • LiveAgent ja sen mukautetut kentät

Säännöt ja työnkulku mahdollistavat help deskin tiettyjen näkökohtien automatisoinnin. Esimerkiksi, jos asiakas pyytää salasanan nollaussähköpostiosoitetta, automaattinen vastaus voi automaattisesti tarjota nämä tiedot.

Miksi säännöt ja työnkulku ovat tärkeitä?

Automatisoimalla tiettyjä tehtäviä, voit säästää aikaa, parantaa vastausnopeuksia ja jättää vähemmän tilaa inhimillisille virheille.

Kuinka luoda säännöt ja työnkulku help desk -ohjelmistolle?

Prosessi vaihtelee käyttämästäsi ohjelmistosta riippuen, mutta se on yleensä suhteellisen helppoa tehdä. Tutustu opetusohjeisiin help desk -ohjelmiston sääntöjen ja työnkulkujen luomisesta, jos et ole varma kuinka tehdä se.

Automatisoituja sääntöjä käytetään yleisimmin LiveAgentissa lippujen siirtämiseen tietyille osastoille, tunnisteiden lisäämiseen, lippujen merkitsemiseen roskapostiksi tai niiden ratkaisemiseen.

benefits-of-ticketing-system-SLAs

Mitä työkaluja käyttää sääntöjen ja työnkulun muodostamiseen?

  • LiveAgent automatisoinnin säännöt

Asiakkaiden ongelmien muuttuessa monimutkaisemmiksi voi olla vaikeaa agenteille pysyä kaikkien tietojen perillä. Tietokanta mahdollistaa agenttiesi ratkaisemaan ongelmia itsenäisesti, usein löytämällä vastauksen itse, ilman että heidän tarvitsee ottaa yhteyttä toiseen osastoon, esimieheen jne.

Miksi on tärkeää omistaa sisäinen tietokanta?

Sisäinen tietokanta auttaa tiimejä säilyttämään yhtenäisen näkemyksen asiakastukitiedoista ja ratkaisemaan ongelmia nopeammin. Se helpottaa myös uusien agentien perehtymistä.

Erityisiä ratkaisuja varten tarvitset näkemyksen omista vaihtoehdoistasi. Sisäinen tai julkinen tietokanta, joka sisältää kaikki tuote- ja prosessitiedot, on itsepalvelua agentteillesi ja asiakkaillesi.

Kuinka luoda sisäinen tietokanta?

Hyvällä sisäisellä tietokannalla on muutamia keskeisiä ominaisuuksia:

  • helposti haettavissa
  • tarjoaa ohjeita jokaiselle asiakastilanteelle ja/tai ongelmalle, joten agentit tietävät tarkalleen, mitä vaiheita seuraavaksi
  • päivitetään säännöllisesti uusilla tiedoilla asiakaspalvelun tarpeiden muuttuessa ajan myötä
sisäinen tietokanta

Mitä työkaluja käyttää sisäisen tietokannan luomiseen?

  • Google Docs ja Evernote ovat kaksi yleistä vaihtoehtoa, koska siellä luodut dokumentit on helppo jakaa
  • LiveAgent tietokanta

Tyypillisesti koulutus tulee ajoittaa vähintään kerran vuodessa, mutta halukkaille tulee olla enemmän vaihtoehtoja. Kuitenkin, jos yrityksessä tapahtuu jotain, joka vaikuttaisi help desk -agentien työhön, kuten uusi ohjelmistopäivitys tai politiikan muutos, sinun kannattaa harkita heidän kouluttamista pikemminkin kuin myöhemmin.

Miksi on tärkeää kouluttaa tiimisi?

Koulutus auttaa uusia agentteja tutustumaan yrityksen käytäntöihin ja menettelyihin sekä asiakaspalvelun taitoihin, joita tarvitaan onnistuneen help desk -kokemuksen tarjoamiseen. Lisäksi se vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta luomalla ympäristön, jossa ihmiset tuntevat olonsa arvostetuksi, koska he tietävät kuinka tehdä työnsä hyvin.

Kuinka kouluttaa tiimisi?

Voit tehdä tämän antamalla heidän seurata kokenutta agentia päivän tai kaksi. Sinun kannattaa myös sisällyttää koulutus osana perehdytystä, kun joku uusi liittyy tiimiin.

Jos sinulla on suuri määrä agentteja, jotka kaikki tarvitsevat koulutusta kerralla, harkitse ulkopuolisen konsultin palkkaamista, joka on erikoistunut asiakaspalvelun taitoihin ja menettelyihin, kuten help desk -hallintatekniikoihin tai vaikeisiin asiakkaisiin.

Mitä työkaluja käyttää tiimisi kouluttamiseen?

  • pääsy kursseihin ja videoihin
  • webinaarit
  • ulkopuolinen konsultti, joka on erikoistunut asiakaspalvelun taitoihin

Asiakastyytyväisyyden arvioinnit mahdollistavat asiakkaiden tyytyväisyyden tai tyytymättömyyden mittaamisen heidän tukikokemuksensa kanssa.

Miksi on tärkeää ottaa käyttöön asiakastyytyväisyyden arvioinnit?

Se on tärkeää kaikille palveluorganisaatioille, koska nämä arvioinnit voivat antaa sinulle näkemyksiä help desk -parannusideoista. Lisäksi tiimin jäsenet voivat selvittää, mitkä ovat heidän vahvuutensa ja heikkoutensa.

Kuinka mitata asiakastyytyväisyyttä?

Sinulla tulee olla järjestelmä, joka mahdollistaa asiakkaiden jättää palautetta jokaisen vuorovaikutuksen jälkeen palvelun pöytätyöntekijöiden kanssa, olipa se puhelimitse tai sähköpostitse. Voit myös käyttää säännöllisiä kyselyitä (esim. kerran neljänneksessä) kysyäksesi yleisistä tyytyväisyystasoista ajan myötä sekä erityisiä kysymyksiä, jotka liittyvät viimeaikaisiin vuorovaikutuksiin.

asiakaspalautteen kuvitus

Mitä työkaluja käyttää asiakastyytyväisyyden mittaamiseen?

  • asiakaspalautekyselyn, esim. SurveyMonkey

Kun olet ottanut nämä muutokset käyttöön, on tärkeää testata, toimiiko kaikki oikein.

Miksi on tärkeää testata help deskiä?

Se antaa sinulle näkemyksen siitä, kuinka hyvin kaikki toimii yhdessä ja mitä voidaan parantaa tai muuttaa. Tämän seurauksena asiakaspalvelukokemus jatkaa sujuvaa toimintaa huolimatta kaikista muutoksista, joita on tehtävä matkan varrella.

Kuinka testata help deskiä?

Yksi tapa tehdä tämä olisi käynnistää beeta-versio, jota käyttävät vain tietyt ihmiset. Sitten, kun kaikki on testattu ja hyväksytty näiden käyttäjien toimesta, voit julkaista sen julkisesti. Voit myös testata help deskiä käyttämällä sitä itse tai pyytämällä jotakuta, joka ei ole ollut mukana sen luomisessa, tekemään niin.

Mitä työkaluja käyttää uuden help deskin testaamiseen?

  • beeta-versio

Help desk ei ole koskaan todella “valmis”. Sinun on jatkuvasti etsittävä tapoja parantaa sitä ja asiakaspalvelukokemusta.

Miksi on tärkeää jatkaa optimointia?

Se varmistaa, että tiimisi työskentelee aina parhaalla tasollaan ja tarjoaa erinomaisen kokemuksen asiakkaille. Se myös mahdollistaa muutosten tehokkuuden mittaamisen, jotta voit jatkaa parannuksien tekemistä.

Kuinka optimoida?

  • mittaa menestystäsi ja tee muutoksia tarpeen mukaan
  • aseta KPI:t help deskillesi ja seuraa niitä ajan myötä nähdäksesi, kuinka ne kehittyvät
  • arvioi jatkuvasti asiakaspalautekyselyn tuloksia nähdäksesi, mitä voidaan parantaa
  • käytä A/B-testaamista help desk -toimintosi eri näkökohtiin määrittääksesi, mikä on tehokkain
Asiakaspalvelun raportointi

Mitä työkaluja käyttää optimointiin?

  • raportit
  • analytiikka
  • palaute asiakkailta
  • A/B-testaussoftware, esim. Optimizely (Mozilla), VWO
  • KPI-seurantavälineet, esim. Google Analytics, Kissmetrics

Help desk -tarkistuslistaan liittyvä yhteenveto

  • Aseta tavoitteet help deskillesi
  • Valitse help desk -ohjelmisto
  • Järjestä agentit osastoittain
  • Määritä liiketoiminnan tunnit, joina tukiagentit ovat saatavilla
  • Aloita help deskin asettaminen
  • Aseta viestintäkanavat
    • Postilaatikko
    • Yhteisöfoorumit
    • Live chat/chatbot
    • Tietokanta
    • Puhelin
    • Sosiaalinen media
  • Luo yhteydenottolomake
  • Määritä lipun jakeluprosessi
  • Luo oletussähköpostimallit ja mukauta ne
  • Aseta asiakkaiden ilmoitukset
  • Määritä käyttäjien roolit ja käyttöoikeudet
  • Määritä SLA-säännöt
  • Aseta lipunhallintajärjestelmä LiveAgentin kanssa
  • Integroi help desk -ohjelmisto muihin kolmannen osapuolen sovelluksiin
  • Luo suodattimet help deskillesi
  • Muodosta säännöt ja työnkulku help deskin automatisoimiseksi
  • Luo sisäinen tietokanta
  • Kouluta tiimisi
  • Ota käyttöön asiakastyytyväisyyden arvioinnit
  • Testaa uusi asetuksesi
  • Jatka optimointia

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka voin ottaa käyttöön help desk -järjestelmän?

Help desk -järjestelmän käyttöönottoon on monia tapoja. Voit käyttää SaaS-mallia (Software as a Service), joka on suosituin vaihtoehto, tai voit asentaa ohjelmiston omalle palvelimellesi. Jos haluat testata help desk -ohjelmistoratkaisua, tutustu LiveAgentiin. Se on ilmainen kokeilla ja sillä on alan paras asiakastuki.

Mitä help desk -lipun tulisi sisältää?

Asiakkaiden yhteystiedot, kuten nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Lisäksi yksityiskohtaiset tiedot tapauksesta (kuten kuvaus ja liitteet), kunkin lipun kanssa liittyvien tunnisteiden luettelo, sen tila ja prioriteettitaso.

Mitkä ovat help desk -tuen pääkomponentit?

Lipunhallintajärjestelmä, viestintäkanavat, sisäinen tietokanta, automatisointi ja integraatio. Nämä viisi komponenttia toimivat yhdessä tarjotakseen sujuvan asiakaskokemuksen.

Mikä on paras tapa kouluttaa tiimini help desk -käyttöön?

Tarjoa heille yksityiskohtaista perusdokumentaatiota ja videoopetusta. Voit järjestää koulutussessioita ja tarjota lisäkoulutusmahdollisuuksia niille, jotka ovat kiinnostuneita.

Kuinka pyöritan onnistunutta help deskia?

Aseta tavoitteet ja konfiguroi help desk -alustasi vastaavasti. Järjestä tukiagentit osastoittain ja määritä liiketoiminnan tunnit, joina he ovat saatavilla. Luo viestintäkanavat (kuten postilaatikko, yhteisöportaali, tietokanta, sosiaalisen median tilit ja live chat) ja yhteydenottolomake. Integroi help deskisi muihin kolmannen osapuolen sovelluksiin ja ota käyttöön asiakastyytyväisyyden arvioinnit. Katso yllä olevaa tarkistuslistaa saadaksesi lisätietoja.

Lue lisää

12 keskeistä help desk -mittaria, KPI:tä ja niiden laskeminen
12 keskeistä help desk -mittaria, KPI:tä ja niiden laskeminen

12 keskeistä help desk -mittaria, KPI:tä ja niiden laskeminen

Tutustu 12 keskeiseen help desk -mittariin ja KPI:hin, joiden avulla voit parantaa suorituskykyä ja asiakastyytyväisyyttä. Opi laskemaan ja kehittämään mittarei...

12 min lukuaika
HelpDesk Metrics +3
Help desk vs service desk: Avainerojen ymmärtäminen
Help desk vs service desk: Avainerojen ymmärtäminen

Help desk vs service desk: Avainerojen ymmärtäminen

Tutustu help desk- ja service desk -ratkaisujen eroihin ja valitse paras vaihtoehto yrityksellesi. Opi niiden ainutlaatuisista eduista ja kokeile LiveAgentin he...

13 min lukuaika
Help Desk Software Service Desk +1
Puhelinkeskuksen vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista
Puhelinkeskuksen vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Puhelinkeskuksen vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Pysy vaatimustenmukaisena puhelinkeskuksen vaatimustenmukaisuuden tarkistuslistamme avulla. Opi verkon turvallisuudesta, tietojen suojauksesta, PCI DSS:stä ja p...

8 min lukuaika
Call Center Compliance +2

Mapupunta ka sa Mabuting Kamay!

Sumali sa aming komunidad ng masayang kliyente at magbigay ng mahusay na suporta gamit ang LiveAgent.

Post Affiliate Pro Dashboard - Campaign Manager Interface