LiveAgentin Tunne asiakkaasi (KYC) -tarkistuslista auttaa yrityksiä noudattamaan säännöksiä vahvistamalla asiakkaan henkilöllisyyden, osoitteen, riskiprofiilin ja yritystiedot, mikä varmistaa luottamuksen ja vaatimustenmukaisuuden sekä pienentää riskejä.
Neuvoja on paljon siitä, kuinka tutustua asiakkaisiisi, ja voi olla vaikeaa selvittää, mikä on tärkeintä. On helppo hukkua yksityiskohtiin ja menettää näkemys kokonaisuudesta.
Siksi olemme koonneet tämän tarkistuslistaa – se on yhteenveto tärkeimmistä asioista, jotka sinun on tiedettävä asiakkaistasi. Joten katso ja näe, onko olemassa lisätietoja, joita sinun tulisi kysyä asiakkailtasi.
Tunne asiakkaasi -tarkistuslistaa käyttävät edut
Tunne asiakkaasi -tarkistuslistat (KYC-tarkistuslistat) on erityisesti suunniteltu auttamaan asiakkaan tunnistamista ja seulontaa. KYC-tarkistuslista on tärkeä, koska se auttaa sinua vahvistamaan, että jokainen asiakas on se, mitä hän väittää olevansa. Se auttaa myös arvioimaan mahdollisia riskejä, jotka liittyvät liiketoimintaan heidän kanssaan.
KYC-tarkistuslista on ensimmäinen askel asiakkaiden ymmärtämiseen ja heidän asianmukaisen palvelemisen mahdollistamiseen. Niitä tulisi käyttää myös osana asiakkaan arviointiprosessia.
Kuka voi hyötyä tunne asiakkaasi -tarkistuslistasta
Jokainen yritys, jolla on altistuminen asiakasriskeille, kuten kirjanpitäjät tai rahoituspalveluntarjoajat, tulisi kehittää KYC-strategia asiakkaiden kanssa toimimiseen. KYC-tarkistuslistaa voidaan käyttää myös missä tahansa yrityksessä, joka haluaa tutustua asiakkaisiinsa paremmin – se voi auttaa heitä ymmärtämään potentiaalisten asiakkaiden tarpeita ja rakentamaan suhteita heidän kanssaan.
Yritysten omistajat
Jos olet yritysten omistaja, on tärkeää tietää, ketkä asiakkaasi ovat, ja KYC-tarkistuslista antaa sinulle mahdollisuuden tehdä niin. Se auttaa sinua myös arvioimaan mahdollisia riskejä, jotka liittyvät liiketoimintaan mahdollisten asiakkaiden kanssa.
Kirjanpitäjät
Rahaa koskevat liiketoimet ovat alttiita lisäriskeille. Sinulla tulisi olla kaikki asiakkaan kannalta asiaankuuluvat tiedot, jotka vaaditaan heidän henkilöllisyytensä vahvistamiseen ja mahdollisten uhkien arvioimiseen.
Rahoituspalveluntarjoajat
Rahoitusneuvojat ovat lain mukaan velvollisia tuntemaan asiakkaansa. Heidän on hankittava ja vahvistettava asiakastiedot rahan pesun, rahoitusrikosten ja terrorismin rahoituksen estämiseksi.
Vaatimustenmukaisuuden ammattilaiset
Tunne asiakkaasi -tarkistuslista voi auttaa sinua täyttämään vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Tämän seurauksena voit olla varma, että yrityksesi noudattaa kaikkia vaatimustenmukaisuusohjelmia ja auttaa estämään laittomia toimintoja.
KYC-tarkistuslistat yksityishenkilöille
Tunne asiakkaasi -tarkistuslista
Perustietojen omaaminen asiakkaastasi on avain heidän ymmärtämiseen.
Miksi perustiedot ovat tärkeitä?
Nämä tiedot ovat avain luottamuksen rakentamiseen asiakkaasi kanssa. Ymmärtämällä heitä syvemmällä tasolla, pystyt tarjoamaan heille parempia palveluita ja tuotteita. Puolestaan tämä johtaa uskolliseen asiakaskuntaan, joka jatkuvasti tukee liiketoimintaasi.
Kuinka hankkia perustiedot?
Helpoin tapa hankkia nämä tiedot on saada asiakkaasi täyttämään lomake verkossa tai henkilökohtaisesti. Varmista, että prosessi on mahdollisimman helppo. Sisällytä tiedot, kuten:
Nimi
Syntymäaika
Osoite
Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
Mitä työkaluja käyttää perustietojen hankkimiseen?
Asiakassuhteiden hallintajärjestelmä (CRM)
Asiakastietokanta
Yksinkertainen laskentataulukko
Seuraava askel asiakkaiden ymmärtämisessä on vahvistaa heidän henkilöllisyytensä. Tämä voidaan tehdä hallituksen myöntämällä henkilöllisyystodistuksella, kuten passilla tai ajokorttilla.
Miksi henkilöllisyyden todistus on tärkeä?
Se vahvistaa, että asiakas on se, mitä hän väittää olevansa, ja auttaa arvioimaan mahdollisia riskejä, jotka liittyvät liiketoimintaan heidän kanssaan.
Kuinka saada henkilöllisyyden todistus?
Paras tapa on saada asiakas toimittamaan sinulle kopion heidän henkilöllisyystodistuksestaan henkilökohtaisesti tai sähköisesti. Varmista, että säilytät alkuperäisen turvallisessa paikassa, koska tarvitset sitä tietueitasi varten. Sinun tulisi myös tarkistaa henkilöllisyystodistus luotettavaa tietokantaa vastaan, kuten kansallista henkilöllisyystietokantaa.
Mitä työkaluja käyttää henkilöllisyyden todistuksen hankkimiseen?
Luotettava henkilöllisyystietokanta
Hallituksen myöntämä henkilöllisyystodistus
UID/passi, ajokortti tai äänioikeutetun henkilön kortti
Nykyinen valtion myöntämä henkilöllisyyskortti
Mikä tahansa pankista myöntämä voimassa oleva pankki- tai luottokortti
Seuraava askel asiakkaiden ymmärtämisessä on vahvistaa heidän osoitteensa vahvistaaksesi, että he asuvat siellä, missä he väittävät asuvansa.
Miksi osoitteen todistus on tärkeä?
Se vahvistaa asiakkaan henkilöllisyyden ja voi auttaa petoksen estämisessä.
Kuinka hankkia osoitteen todistus?
Yleisin tapa on pyytää sähkölaskua tai muuta virallista asiakirjaa, joka sisältää asiakkaan nimen ja osoitteen. Voit myös käyttää palvelua, kuten LexisNexis, heidän tietojensa vahvistamiseen.
Jos asiakkaalla ei ole fyysistä osoitetta, sinun on oltava luova ja etsittävä muita tapoja vahvistaa heidän henkilöllisyytensä ja sijainti.
Mitä työkaluja käyttää osoitteen todistuksen hankkimiseen?
Kopio sähkölaskusta (esim. sähkölaskusta) vahvistettavalla osoitteella
Viisumi/ajokortti digitaalisella kuvalla
Kopio rekisteröidystä myyntisopimuksesta tai asunnon vuokrasopimuksesta
Mikä tahansa puolison nimissä oleva henkilöllisyystodistus
Asiakkaiden tuntemiseksi sinun on ymmärrettävä heidän riskiprofiili.
Miksi riskiprofilointi on tärkeää?
Riskiprofiili auttaa määrittämään asiakkaan sijoitustavoitteet, aikahorisonttin ja riskinsietokyvyn. On välttämätöntä tutustua asiakkaiden riskiprofiileihin, jotta voit paremmin sovittaa heidät oikeisiin tuotteisiin ja palveluihin.
Kuinka määrität asiakkaan riskiprofiilin?
On olemassa muutamia erilaisia tapoja määrittää asiakkaan riskitekijät. Yksi tapa on kysyä niistä suoraan, ja toinen on käyttää kyselylomaketta tai työkalua, joka auttaa sinua keräämään nämä tiedot.
Kun sinulla on ne, voit alkaa sovittaa tuotteitasi ja palveluitasi asiakkaisiin, jotka sopivat heille.
Mitä työkaluja käyttää asiakkaan riskiprofiloinnissa?
Kyselylomake
Sijoitustavoitteet
Aikahorisonttti
Riskinsietokyvyn toleranssi
KYC-tarkistuslistat yrityksille
Tunne asiakkaasi -tarkistuslista
Tämä voi poiketa hieman yrityksen tyypistä riippuen.
Miksi on tärkeää hankkia yrityksen perustiedot?
Nämä tiedot auttavat estämään petoksia ja arvioimaan mahdollisia riskejä, jotka liittyvät liiketoimintaan yrityksen kanssa.
Kuinka hankkia yrityksen perustiedot?
Yksi tapa on etsiä yritystä Googlesta. Toinen on käyttää palvelua, kuten LexisNexis. Yleensä tarvitset:
Yrityksen täydellinen nimi
Yrityksen rekisteröity osoite
Yrityksen rekisteröintinumero
ALV-rekisteröintinumero (jos sovellettavissa)
Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
Mitä työkaluja käyttää yrityksen perustietojen hankkimiseen?
Google-haku
LexisNexis
Kyselylomake
Yrityksen tyyppi tai status on toinen näkökohta, jonka haluat ehkä ottaa huomioon.
Miksi on tärkeää tietää yrityksen tyyppi/status?
Yrityksen koko voi antaa sinulle viitteen sen ostovoimasta, esimerkiksi. Ja alan tunteminen voi auttaa sinua ymmärtämään paremmin kieltä, jota asiakkaasi käyttää, ja haasteita, joita he kohtaavat päivittäin.
Kuinka selvittää yrityksen tyyppi/status?
Yksi tapa on etsiä yritystä Hooversin kautta. Voit myös löytää nämä tiedot etsimällä yritystä Googlesta ja katsomalla heidän “Tietoja meistä” -sivua. Lopuksi voit myös kysyä heiltä suoraan ja vahvistaa seurantasähköpostilla tai puhelulla.
Mitä työkaluja käyttää yrityksen tyypin/statuksen selvittämiseen?
Hoovers
Google
Sähköposti/puhelut
Mitä tämä yritys tekee? Toisin sanoen, mikä on heidän liiketoimintansa luonne?
Miksi on tärkeää tietää yrityksen liiketoiminnan luonne?
Tämä voi auttaa sinua määrittämään, millaisia tuotteita tai palveluita he saattavat olla kiinnostuneita.
Kuinka selvittää yrityksen liiketoiminnan luonne?
Tässä ovat kysymykset, joita sinun tulisi esittää heille saadaksesi paremman käsityksen yrityksestä, jota katsot:
Mikä on heidän liiketoimintamalli?
Millä alalla he toimivat?
Mitkä ovat heidän ydinarvonsa?
Millaisia tuotteita tai palveluita tämä yritys tarjoaa?
Onko heillä uusia tuotteita tai palveluita, joita he tällä hetkellä mainostavat?
Mitkä ovat joitakin heidän suosituimmista tuotteista tai palveluista?
Mitä työkaluja käyttää tähän tutkimukseen?
Yrityksen verkkosivusto – tietoja-sivu
Soita heille
Lue online-arvosteluja - sivustot, kuten G2, Capterra
Sinun on vahvistettava yrityksen rekisteröity osoite.
Miksi on tärkeää vahvistaa yrityksen rekisteröity osoite?
Tämä auttaa varmistamaan, että yritys on laillinen eikä yritä piilottaa mitään.
Kuinka vahvistaa yrityksen rekisteröity osoite?
USA:ssa toimiville yrityksille yksi tapa on etsiä yrityksen rekisteröintitiedot valtiosta, jossa se on rekisteröity. Toinen tapa on etsiä yrityksen perustamisasiakirjat tai muodostamisasiakirjat valtiosta. Lopuksi voit tarkistaa läänin virkailijan toimistosta sijainnissa, jossa yritys on rekisteröity.
Mitä työkaluja käyttää yrityksen rekisteröidyn osoitteen vahvistamiseen?
Google Maps
LexisNexis
On myös tärkeää vahvistaa yrityksen johtajien henkilöllisyys.
Miksi on tärkeää vahvistaa johtajien henkilöllisyydet?
Johtajat ovat ihmisiä, jotka hallitsevat yritystä. Siksi on tärkeää tietää, ketkä he ovat ja mikä heidän taustansa on.
Kuinka vahvistaa johtajien henkilöllisyydet?
Pyydä heiltä täydellinen nimi, syntymäaika ja nykyinen osoite. Lisäksi sinun tulisi pyytää kopio heidän passistaan tai ajokorttista. Voit myös tarkistaa julkiset tietueet vahvistaaksesi heidän henkilöllisyytensä. Pohjimmiltaan sinun tulisi käyttää aikaa vahvistamaan yrityksen johtajien henkilöllisyys ennen liiketoimintaa heidän kanssaan.
Mitä työkaluja käyttää johtajien henkilöllisyyden vahvistamiseen?
Google-haku
LinkedIn
Company House (Isossa-Britanniassa)
Soveltuu yrityksille, jotka sijaitsevat Isossa-Britanniassa, Euroopassa ja Australiassa.
Miksi on tärkeää hankkia yrityksen viittenumero?
Se voi auttaa sinua ymmärtämään heidän liiketoimintamalliaan ja kokoa.
Kuinka selvittää yrityksen viittenumero?
Paras tapa on kysyä heiltä suoraan. Voit myös löytää nämä tiedot heidän verkkosivuiltaan tai etsimällä yritystä Googlesta.
Mitä työkaluja käyttää yrityksen viittenumeron hankkimiseen?
Yrityksen verkkosivusto
Hakukoneet, kuten Google
Kysy yritykseltä suoraan
Yrityksen luottoluokitus on hyvä indikaattori sen taloudellisesta terveydestä.
Miksi on tärkeää tietää yrityksen luottoluokitus?
Se voi auttaa sinua ymmärtämään yrityksen taloudellista terveyttä ja sen kykyä maksaa laskut ajoissa.
Kuinka selvittää yrityksen luottoluokitus?
Yksi tapa on etsiä yrityksen tilinpäätös ja mahdolliset riskit. Toinen on löytää yrityksen talousraportti luottotoimistosta.
Hyvä luottoluokitus on tyypillisesti mikä tahansa “sijoitusluokan” yläpuolella, mikä tarkoittaa, että yritys on matalariskinen sijoitus. Huono luottoluokitus on tyypillisesti mikä tahansa “sijoitusluokan” alapuolella, mikä tarkoittaa, että yritys on korkeariskinen sijoitus. Jos yrityksellä ei ole luottoluokitusta, se voi tarkoittaa, että se on liian uusi saadakseen sellaisen tai että se ei ole hyvässä taloudellisessa kunnossa.
Mitä työkaluja käyttää yrityksen luottoluokituksen seurantaan?
Aseta hälytykset luottotoimiston kanssa
Käytä rahoituksen seurantatyökalua, kuten Bloomberg tai Reuters rahoitustoiminnan tutkimiseen
Varmista, että saat tiedot, kuten konttorin osoite ja asiakkaan tilinumero, SWIFT-koodi ja IBAN.
Miksi on tärkeää tietää yrityksen pankkitiedot?
Se antaa sinulle käsityksen siitä, missä yritys tekee pankkitoimintaa ja millainen rahoitushistoria sillä on. Näitä tietoja voidaan käyttää myös auttamaan yrityksen jäljittämisessä, jos he ovat sinulle velkaa rahaa.
Kuinka selvittää yrityksen pankkitiedot?
Paras tapa selvittää yrityksen pankkitiedot on kysyä heiltä suoraan. Voit myös löytää nämä tiedot heidän verkkosivuiltaan tai etsimällä heidän talousraportteja.
Mitä työkaluja käyttää pankkitietojen hankkimiseen?
SEC:n Edgar-tietokanta sisältää julkisten yritysten rahoitustapahtumat
D&B Hoovers tarjoaa yksityiskohtaisia profiileja yrityksistä, mukaan lukien pankkitiedot
Yrityksen verkkosivusto – “Ota yhteyttä” tai “Tietoja meistä” -sivut
Toinen tärkeä asia, joka sinun on tiedettävä asiakkaistasi, ovat ihmiset, jotka johtavat näytöstä, mukaan lukien yrityksen johtajat, kumppanit ja omistajat.
Miksi on tärkeää tietää yrityksen sidosryhmät?
Se voi auttaa sinua ymmärtämään yrityksen päätöksentekoprosessia, ja se voi myös antaa sinulle käsityksen yrityksen kulttuurista.
Kuinka tutustua yrityksen sidosryhmiin?
Tee luettelo yrityksen kumppaneista, johtajista ja omistajista, sitten tutki jokaista. Yritä selvittää niin paljon kuin mahdollista heidän taustoistaan, kiinnostuksista ja tavoitteista yritykselle. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, kuinka he ajattelevat ja mikä motivoi heitä.
Mitä työkaluja käyttää yrityksen sidosryhmien tuntemiseen?
Yrityksen verkkosivusto
Hakukoneet, kuten Google
Kysy yritykseltä suoraan
Todistukset ovat oikeudellisia asiakirjoja, jotka osoittavat yrityksen perustamisen, omistajuuden ja säännösten noudattamisen. Asiakirjat, kuten perustamistodistukset, virkaatodistukset, muistiinpanot sekä yhdistysasiakirjat ja hyvän kunnon todistukset, voivat antaa sinulle käsityksen yrityksen rakenteesta.
Miksi todistukset ovat tärkeitä?
Ne voivat auttaa sinua ymmärtämään yrityksen rakennetta ja kuinka se toimii.
Kuinka hankkia kaikki asiaankuuluvat todistukset?
Helpoin tapa saada todistukset on pyytää niitä yritykseltä itseltään. Voit myös löytää ne paikallisesta kauppakamarista tai verkossa liiketoiminnan rekisteröintitietokantojen kautta.
Mitä työkaluja käyttää todistusten hankkimiseen?
Kysy yritykseltä
Paikallinen kauppakamari
Online-liiketoiminnan rekisteröintitietokannat
Jokainen yritys on velvollinen saamaan tilinpäätöksensä tilintarkastetuksi riippumattoman henkilön tai henkilöiden toimesta.
Miksi tilinpäätösten tarkastukset ovat tärkeitä?
Tilintarkastajan raportti osoittaa sinulle, ovatko tilinpäätökset tarkkoja vai eivät.
Kuinka hankkia kaikki asiaankuuluvat tilintarkastetut vuosiraportit/tilinpäätös/lausunnot?
Paras tapa saada nämä asiakirjat on pyytää niitä yritykseltä suoraan. Voit myös löytää ne verkossa liiketoiminnan rekisteröintitietokantojen tai SEC:n Edgar-tietokannan kautta.
Mitä työkaluja käyttää tilintarkastettujen vuosiraporttien/tilinpäätösten/lausuntojen hankkimiseen?
Kysy yritykseltä
Online-liiketoiminnan rekisteröintitietokannat
SEC:n Edgar-tietokanta
Tämä on luettelo kaikista yrityksen osakkeenomistajista, joka osoittaa, kuinka monta osaketta ja kuinka suuri prosenttiosuus yrityksestä kukin heistä omistaa.
Miksi osakerekisteri on tärkeä?
Se voi auttaa sinua ymmärtämään, kuka omistaa yrityksen ja kuinka paljon hallintaa heillä on. Se voi myös antaa sinulle käsityksen yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Kuinka hankkia osakerekisteri?
Paras tapa on pyytää se yritykseltä itseltään. Voit myös löytää sen verkossa liiketoiminnan rekisteröintitietokantojen tai SEC:n Edgar-tietokannan kautta.
Mitä työkaluja käyttää osakerekisterin hankkimiseen?
Kysy yritykseltä
Online-liiketoiminnan rekisteröintitietokannat
SEC:n Edgar-tietokanta
Jokaisella yrityksellä on riskiprofiili, joka hahmottelee mahdolliset uhat, joita yritys kohtaa.
Miksi riskiprofiili on tärkeä?
Se voi auttaa sinua ymmärtämään haasteita, joita yritys kohtaa, ja kuinka ne käsittelevät niitä. Se voi myös antaa sinulle käsityksen yrityksen tulevaisuuden näkymistä.
Kuinka hankkia riskiprofiili?
Pyydä se yritykseltä tai katso yrityksen tilinpäätöstä.
Mitä työkaluja käyttää riskiprofiilin hankkimiseen?
Business Risk Navigator – työkalu USA:n pienyrityshallinnosta
KYC-vaatimustenmukaisuus on prosessi, jossa vahvistetaan asiakkaidesi henkilöllisyys. Tämä tehdään yleensä keräämällä asiakastietoja ja asiakirjoja, kuten ajokorttia tai passia.
Mitä erilaisia KYC-vahvistustyyppejä on?
Yleisimmät ovat henkilöllisyyden vahvistus ja osoitteen vahvistus. Ensimmäinen tehdään yleensä keräämällä asiakkaan ajokortti tai passi, kun taas jälkimmäinen voidaan tehdä sähkölaskulla tai pankin tiliotteella.
Mitkä ovat tunne asiakkaasi -tarkistuslistaa käyttävät edut?
Pääetu on, että se auttaa sinua seuraamaan asiakkaiden tietoja, jotta voit olla varma, että tarjoat heille parasta mahdollista palvelua. Se auttaa myös rakentamaan luottamusta asiakkaiden kanssa, koska he näkevät, että otat heidän yksityisyytensä ja turvallisuutensa vakavasti.
Mitä tietoja minun tulisi kerätä asiakkailtani?
Tiedot, jotka sinun on kerättävä asiakkailtasi, riippuvat liiketoiminnastasi ja siitä, millaisia tuotteita tai palveluita tarjoat. Kuitenkin on joitakin yleisiä tietoja, jotka useimmat yritykset joutuvat keräämään, esim. nimi, osoite, syntymäaika.
Kuinka usein minun tulisi päivittää KYC-tarkistuslista?
Sinun tulisi tehdä se säännöllisesti, koska asiakastiedot voivat muuttua ajan myötä. Sinun tulisi myös päivittää se, jos teet muutoksia tuotteisiin tai palveluihin, koska tämä voi vaikuttaa tietoihin, jotka sinun on kerättävä asiakkailtasi.
Kuinka teknologia voi auttaa tunne asiakkaasi -tarkistuslistassa?
Automatisoimalla asiakastietojen keräämisen ja vahvistamisen prosessin. Tämä voi helpottaa ja nopeuttaa KYC-vaatimuksiin noudattamista. Se voi myös auttaa sinua seuraamaan asiakkaiden tietoja ja toimintaa ajan myötä, jotta voit helpommin tunnistaa muutokset tai riskit.
Mitkä ovat KYC:n neljä elementtiä?
Asiakkaan tunnistaminen, asiakkaan due diligence, jatkuva seuranta ja riskienhallinta. Asiakkaan tunnistaminen on prosessi, jossa kerätään tietoja asiakkaistasi, jotta voit vahvistaa heidän henkilöllisyytensä. Asiakkaan due diligence on prosessi, jossa tarkistetaan, että asiakkaasi ovat sitä, mitä he väittävät olevansa. Jatkuva seuranta on prosessi, jossa seurataan asiakkaiden tietoja ja toimintaa ajan myötä. Riskienhallinta on prosessi, jossa arvioidaan ja hallitaan asiakkaisiisi liittyviä riskejä.
Mitkä ovat seuraukset, jos sinulla ei ole tunne asiakkaasi -tarkistuslistaa?
Jos sinulla ei ole tunne asiakkaasi -tarkistuslistaa, saatat huomata, että KYC-vaatimuksiin noudattaminen on vaikeaa. Tämä voi johtaa sakkoihin tai muihin rangaistuksiin sääntelyviranomaisilta. Se voi myös johtaa ongelmiin asiakkaiden kanssa, koska he eivät ehkä luota siihen, että otat heidän yksityisyytensä ja turvallisuutensa vakavasti. Äärimmäisissä tapauksissa se voi jopa johtaa rikosoikeudellisiin syytteisiin.
Kuinka luoda tunne asiakkaasi -tarkistuslista?
Yksinkertaisin tapa on käyttää omaamme ohjeena. Voit mukauttaa sen omiin liiketoimintasi tarpeisiin tai vaatimuksiin.
