Etätyön tarkistuslista

Määritä selvästi aika, jonka aikana työntekijöidesi odotetaan työskentelevän.

Miksi työaikojen ilmoittaminen on tärkeää?

Sekä työntekijöiden että työnantajien tulisi olla tietoisia siitä. Jos ihmiset eivät ole tietoisia työajoistaan, se voi johtaa tuottavuus- ja tehokkuusongelmiin.

Kuinka ilmoitat työaikasi?

Kysy työntekijöiltä, mikä aika on heille sopivinta työskennellä. Päätä, mikä on parasta tiimillesi, olipa se sitten tarkat työajat tai joustavat aikataulut.

Mitkä työkalut auttavat ilmoittamaan työaikasi?

Aikahallintotyökalut, kuten Trello tai Toggl jne.

Varmista, että työntekijäsi ymmärtävät vastuunsa. Varmista, että et mikrohallitse, koska se johtaa vain turhautumiseen ja alhaisempaan tuottavuuteen.

Miksi selkeiden vastuiden ja odotusten asettaminen on tärkeää?

Mitä selkeämmin kaikki ymmärtävät tehtävänsä ja odotuksensa, sitä tuottavampi työpaikka on. Työnantajat voivat pitää työntekijöitä vastuullisina heidän toimistaan, kun taas työntekijät tuntevat, että heillä on ääni.

Kuinka asetat selkeät vastuut ja odotukset?

Valmistele työtehtävien kuvaukset, jotka kuvaavat kunkin tehtävän vastuut, ja varmista, että päivität ne tarvittaessa. Tiedota henkilöstöä, jos mahdollisia muutoksia tapahtuu.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää tässä vaiheessa?

Yhteistyötyökalut, kuten Trello, Asana tai Basecamp, luovat erityisiä tehtäviä työntekijöille ja seuraavat heidän edistymistään, tai voit myös harkita Checklist App -sovelluksen käyttöönottoa.

Aseta selkeä etätyön politiikka, joka käsittelee lomia, taukoja, lomia ja sairauspäiviä.

Miksi vapaan päättäminen on tärkeää?

Työnantajien on käsiteltävä poissaolot, jotta työ voi jatkua, kun taas työntekijöiden on tiedettävä, mikä on hyväksyttävää vapaan ottamisen suhteen.

Kuinka päätät vapaasta?

On parasta antaa vähintään muutama päivä vapaata, joista osa on palkallista ja osa palkatonta riippuen kunkin työntekijän erityisestä politiikasta. Jotkut työnantajat jopa sallivat rajoittamattoman loman, mutta se yleensä vaatii luottamusta molemmilta osapuolilta ja sitoutumista työskennellä vastuullisesti ilman valvontaa. Pyydä henkilöstöä pyytämään vapaa mahdollisimman etukäteen.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää vapaan päättämiseen?

Käytä Google Docs- tai Sheets-tiedostoa, jossa kaikki voivat pyytää päiviä, joina he haluavat vapaata, lisätä muistiinpanoja ja nähdä muutokset reaaliajassa.

Suunnittele, kuinka usein, missä ja milloin kokouksia tulisi pitää.

Miksi kokousten järjestäminen etukäteen on tärkeää?

Kokoukset tulisi olla käytännöllisiä ja tehokkaita, jos aiot pitää niitä säännöllisesti. Näin kaikki voivat keskittyä käsillä olevaan tehtävään ilman ajan hukkaamista.

Kuinka järjestät kokoukset etukäteen?

Sinun tulisi asettaa säännöllinen kokous tiimin päivityksille. Esimerkiksi joka perjantai aamulla tai keskiviikko iltapäivällä. Voit myös järjestää ad-hoc-kokouksia, kun jotain on käsiteltävä välittömästi.

Mitkä työkalut auttavat kokousten järjestämisessä etukäteen?

Slack, LiveWebinar, Zoom tai Google Hangouts ovat kaikki loistavia videoviestintätyökaluja.

Viestintä on avain mille tahansa etätiimille. Määritä viestintäohjeet ja varmista, että kaikki noudattavat niitä.

Miksi viestinnän virtaviivaistaminen on tärkeää?

Asiat voivat nopeasti muuttua kaoottisiksi, jos sinulla ei ole viestintäsuunnitelmaa. Jotta kaikki pysyisivät perillä, on välttämätöntä määrittää tapa, jolla ihmiset voivat kommunikoida tehokkaasti ja nopeasti.

Kuinka virtaviivaistaa viestintää?

On olennaista, että sinulla on tapa seurata projektien edistymistä, jotta voit määrittää, jos joku jää jälkeen. Lisäksi on hyödyllistä nähdä, mitä tiimi tekee päivittäin.

Asiakkaiden kanssa käytävän viestinnän virtaviivaistamiseksi käytä lipputusjärjestelmää, kuten LiveAgent. Sähköpostisi, chatit, puhelut, sosiaalisen median maininnat ja viestit muista kanavista päätyvät kaikki yhteen yleiseen saapuneeseen kansioon. Tämä tekee viestinnästä helpompaa ja johtaa korkeampaan asiakastyytyväisyyteen.

Mitkä työkalut virtaviivaistaa viestintää?

• Tiimin viestintä – työkalut, kuten Asana tai Basecamp, ovat hyödyllisiä, mutta vain jos kaikki käyttävät niitä johdonmukaisesti.
• Viestintä asiakkaiden kanssa – kaikki-yhdessä-palvelu, kuten LiveAgent (se on ilmainen kokeiltavaksi!).

Jotta kaikki olisivat samalla sivulla ja liikkuisivat samaan suuntaan, jokaisen tiimin on oltava joukko jaettuja arvoja ja tavoitteita.

Miksi yrityskulttuurista huolehtiminen on tärkeää?

Yrityksen ohjeet auttavat houkuttelemaan tulevaisuuden työntekijöitä, mutta ne ovat myös välttämättömiä työntekijöiden säilyttämiselle. Työntekijät, jotka tuntevat olevansa osa tiimiä ja joiden arvot ovat linjassa organisaation arvojen kanssa, jäävät todennäköisemmin yritykseen.

Kuinka huolehdit yrityskulttuurista?

Luo luettelo ydinarvosta ja varmista, että kaikki ymmärtävät ne. Lisäksi yrityksen käsikirja voi hahmotella yrityksen odotukset ja käytännöt.

Mitkä työkalut auttavat huolehtimaan yrityskulttuurista?

Voit luoda Google Docs -asiakirjan tai luoda lyhyen videon/esityksen yrityksesi ydinarvosta.

Varmista, että työntekijöillä on tuottavat työympäristöt ennen kuin he alkavat työskennellä etänä.

Miksi työntekijöidesi etätyöympäristön tarkistaminen on tärkeää?

Kaikilla ei ole ihanteellisia olosuhteita etätyöhön. Jos haluat henkilöstösi keskittyvän työhönsä, heillä on oltava tarvittavat resurssit ja työkalut.

Kuinka tarkistat työntekijöidesi etätyöympäristön?

Jos mahdollista, vuokraa fyysinen työpaikka heidän alueellaan (esim. yhteistyötila). Jos ei, yritä parantaa heidän kotona olevia työolosuhteita toimittamalla joitakin laitteita (tuolit, pöydät jne.).

Mitkä työkalut kannattaa käyttää työntekijöidesi etätyöympäristön tarkistamiseen?

Saadaksesi selville, puuttuuko jollakulla sopiva etäympäristö, voit tehdä heille kyselyn Google Forms -sovelluksella.

Kun tiimisi alkaa työskennellä etänä, on olennaista, että sinulla on suunnitelma uusien työntekijöiden perehdyttämiselle.

Miksi etäperehdyttämisen suunnittelu on tärkeää?

Jos sinulla ei ole perehdyttämissuunnitelmaa, voi olla haastavaa saada uudet työntekijät nopeasti ajan tasalle.

Kuinka suunnittelet etäperehdyttämisen?

Suunnittele videokeskustelut ja koulutussessiot työntekijöillesi, jotta he voivat tutustua uuteen järjestelmään nopeasti. Luo käsikirjat jokaiselle työntekijälle luettavaksi, jotta he voivat tutustua yrityksen ohjeisiin.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää etäperehdyttämisen suunnitteluun?

Voit käyttää LiveWebinaria online-koulutussessioihin. Luo käsikirjat Google Docs/Sheets -sovelluksella.

Ollakseen tuottavia, etätyöntekijät tarvitsevat asianmukaisia työkaluja, kuten tietokoneen, jossa on kaikki tarvittavat ohjelmat asennettuna.

Miksi on tärkeää varmistaa, että työntekijöillä on vaaditut laitteet?

Jos etätyöntekijöillä ei ole asianmukaisia henkilökohtaisia laitteita tai työkaluja, heidän on vaikea suorittaa työtään.

Kuinka varmistetaan, että työntekijöillä on vaaditut laitteet?

Varusta työntekijäsi oikeilla työkaluilla ja laitteilla.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää varmistamaan, että työntekijöillä on vaaditut laitteet?

Voit luoda luettelon etätyön vaatimuksista Google Docs/Sheets -sovelluksella. Harkitse investointia teknologiaan, kuten pilvivarastointiin (esim. Dropbox) ja tiedostojen jakamiseen (Google Drive).

Luotettava internetyhteys on välttämätön etätyöntekijöille.

Miksi internetiin pääsyn antaminen on tärkeää?

Jos työntekijän internet lakkaa toimimasta edes muutamaksi minuutiksi, se voi aiheuttaa merkittäviä seurauksia. Tarkista, etteivät he koe yhteysongelmia etätyössä.

Kuinka annat kaikille pääsyn internetiin?

Tarkista kaikkien internetin nopeudet säännöllisesti. Jos ongelmia ilmenee, ota yhteyttä palveluntarjoajaan ja ratkaise ne mahdollisimman nopeasti.

Mitkä työkalut auttavat internetiin pääsyn antamisessa?

Pingdom antaa sinulle mahdollisuuden seurata internetyhteyden tilaa mistä tahansa maailman puolelta.

Varmista, että työntekijöillä on pääsy tekniseen tukeen, jos jotain ei toimi oikein.

Miksi teknisen tuen tarjoaminen on tärkeää?

Jos etätyöntekijöillä ei ole pääsyä tekniseen tukeen, he saattavat turhautua ja nähdä sen esteenä, joka estää heitä saamasta työtään valmiiksi.

Kuinka tarjot teknista tukea?

Tarjoa työntekijöillesi luettelo tuen yhteyshenkilöistä, mukaan lukien sähköpostiosoite ja puhelinnumero jne.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää teknisen tuen tarjoamiseen?

Voit luoda asiakirjan (esim. Google Docs -sovelluksella), joka hahmottelee teknisen tuen prosessin ja antaa kaikille tiimillesi pääsyn siihen. Harkitse investointia ohjelmistoon, joka antaa työntekijöillesi pääsyn tukeen 24 tuntia vuorokaudessa.

Etätyöntekijöidesi on ymmärrettävä, mitkä heidän turvallisuusvelvoitteensa ovat.

Miksi turvallisuusvelvoitteiden asettaminen on tärkeää?

Työntekijöidesi turvallisuus tulisi aina olla etusijalla. Henkilöstösi on oltava tietoinen etätyöhön liittyvistä vaaroista ja ymmärrettävä yrityksen turvallisuuskäytäntöjä.

Kuinka asetat turvallisuusvelvoitteet?

Selitä heille selvästi, mitä heidän puolellaan on katettava ja mihin turvallisuuselementteihin heidän tulisi keskittyä.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää turvallisuusvelvoitteiden asettamiseen?

Geofencing antaa sinulle mahdollisuuden seurata työntekijän laitteen sijaintia ja asettaa rajoja, joita he eivät voi ylittää. Tämä vaihe on kuitenkin välttämätön vain, jos yrityksesi hallitsee todella arkaluonteisia tietoja, muuten sinun tulisi vain luottaa henkilöstöön – se kannattaa.

Ylläpidä säännöllisiä päivityksiä tiimisi sovelluksille ja laitteille.

Miksi säännöllisistä päivityksistä huolehtiminen on tärkeää?

Jos etätyöntekijät eivät päivitä laitteistaan, ne voivat joutua haavoittuviksi kyberhyökkäyksille. Varmista, että kaikki pysyvät ajan tasalla säännöllisistä päivityksistä eivätkä laiminlyö niitä.

Kuinka huolehdit säännöllisistä päivityksistä?

Luo asiakirja, joka sisältää luettelon tarvittavista päivityksistä, jotta kaikilla on pääsy näihin tietoihin.

Mitkä työkalut auttavat huolehtimaan säännöllisistä päivityksistä?

Sinun tulisi harkita investointia työkaluihin, kuten Microsoft AutoUpdate (Windowsille) tai Mac OS X Update (Apple-laitteille), joiden avulla voit päivittää kaikkien työntekijöidesi ohjelmiston automaattisesti.

Sinun on tunnistettava alueet, joilla työntekijäsi todennäköisimmin kohtaavat turvallisuusongelmia.

Miksi turvallisuusriskien tunnistaminen on tärkeää?

Jos tiedät, missä vaarat piilenevät, voit ryhtyä toimiin, jotka auttavat niiden lieventämisessä. Tunnista kaikki mahdolliset uhat ennen kuin ne muuttuvat ongelmaksi.

Kuinka tunnistaa turvallisuusriskit?

Harkitse turvallisuusriskikartan luomista, joka hahmottelee alueet, joilla työntekijäsi saattavat kohdata vaaraa.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää turvallisuusriskien tunnistamiseen?

On olemassa erilaisia työkaluja, jotka tunnistavat turvallisuusriskialueita, mukaan lukien Geofencing, sosiaalisen median valvontaohjelmistot (kuten Mediatoolkit) ja Google Alerts.

Jos jotain menee pieleen, sinun on annettava hätäsuunnitelma ja tehtävä työpaikastasi turvallisempi.

Miksi hätäsuunnitelman kirjoittaminen on tärkeää?

Hätätilanteessa etätyöntekijät saattavat panikoida ja pahentaa tilannetta. Hätäsuunnitelma voi estää sen tapahtumisen.

Kuinka kirjoitat hätäsuunnitelman?

Luo asiakirja, jossa on tehtäväluettelo, joka hahmottelee hätäsuunnitelman vaihe vaiheelta.

Mitkä työkalut auttavat hätäsuunnitelman kirjoittamisessa?

Työkalut, joita työntekijät käyttävät useimmiten, ovat ne, joihin he ovat eniten perehtyneet ja joita he todennäköisesti voivat käsitellä nopeimmin.

Yksi suurimmista etätyön ongelmista on kyvyttömyys kommunikoida ihmisten kanssa suoraan. Koska etätyöntekijät saattavat viettää suurimman osan ajastaan neljän seinän sisällä, heidän mielenterveyteensä on ratkaisevaa.

Miksi työntekijöidesi hyvinvoinnista huolehtiminen on tärkeää?

Jos työntekijä alkaa kamppailla mielenterveyden kanssa, se voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen tehokkuuteen.

Kuinka auttaa huolehtimaan työntekijöidesi hyvinvoinnista?

Riippumatta siitä, liittyykö se työhön vai ei, varmista, että kaikilla on pääsy apuun, jos he sitä tarvitsevat.

Mitkä työkalut auttavat huolehtimaan työntekijöidesi hyvinvoinnista?

Voit tehdä anonyymisen kyselyn Google Forms -sovelluksella tai SurveyNuts -sovelluksella.

Kannusta työntekijöitäsi käymään satunnaisia keskusteluja kollegoidensa kanssa, jopa muista kuin työhön liittyvistä aiheista. Tämä auttaa heitä tuntemaan olevansa enemmän yhteydessä tiimiin ja estää eristäytymisen tunteen.

Miksi satunnaisten keskustelujen helpottaminen tiimikavereille on tärkeää?

Jos työntekijät alkavat tuntea olevansa kalastuskulhossa, heille voi tulla vaikeaksi keskittyä ja tehdä työtään.

Kuinka helpottat satunnaisia keskusteluja tiimikavereille?

Kiinnitä huomiota jokaiseen mahdollisuuteen “etä”-kokouksille, ei vain työhön liittyville, vaan myös esimerkiksi työntekijöiden syntymäpäivien juhlimiselle.

Mitkä työkalut auttavat satunnaisten keskustelujen helpottamisessa tiimikavereille?

Jokainen webinaar- ja viestintätyökalu (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout jne.) toimii tässä.

Uuden taidon oppiminen etätyössä on paljon haastavampaa kuin toimistossa. Tarjoa työntekijöillesi vaihtoehtoisia vaihtoehtoja ja kannustimia oppia uusia taitoja, mahdollisuuksia kehittyä. Anna heille pääsy teknologiaan, joka auttaa heitä tekemään kaikkea tätä.

Miksi koulutusmahdollisuuksien tarjoaminen työntekijöille on tärkeää?

Antamalla työntekijöillesi mahdollisuuden kehittyä, he näkevät työnsä uralla, ei vain toisena työpaikkana. Kannusta heitä osallistumaan webinaareihin tai ottamaan kursseja, jotka liittyvät heidän ammatillisiin intresseihin.

Kuinka tarjot työntekijöillesi koulutusmahdollisuuksia?

Harkitse erilaisten koulutustyyppien tarjoamista, kuten videoopetuksia, webinaareja tai e-kirjoja. Voit myös tukea työntekijöitäsi suorittamaan kursseja omalla ajallaan.

Mitkä työkalut kannattaa käyttää koulutusmahdollisuuksien tarjoamiseen?

Voit käyttää videokonferenssiohjelmistoa, kuten Skype tai Zoom, live-koulutuksen pitämiseen tai alustoja, kuten Lynda.com ja Coursera, online-kurssien tarjoamiseen.