VoIP-toteutuksen tarkistuslista

Mitkä ovat yrityksesi pääasiallisia tavoitteita, kuinka paljon rahaa voit käyttää uuteen VoIP-palveluntarjoajaan ja mitkä ominaisuudet ovat sinulle tärkeitä? Mitä paremmin voit vastata näihin kysymyksiin, sitä helpompi on löytää VoIP-palveluntarjoaja ja järjestelmä, joka vastaa vaatimuksiasi.

Miksi tavoitteiden määrittäminen on tärkeää?

Tällainen valmistelu auttaa päätöksentekoa sekä kaventaa, mitkä ominaisuudet ovat sinulle tärkeimpiä. Voit myös säästää aikaa tietämällä tarkalleen, mitkä järjestelmät tai palvelut sopivat parhaiten yrityksesi tarpeisiin.

Kuinka määrität yrityksesi tavoitteet?

Saat hyvän käsityksen vastaamalla näihin yksinkertaisiin kysymyksiin:

• Kuinka monta työntekijää sinulla on ja kuinka moni tekee ulkoisia tai sisäisiä puheluita VoIP-puhelimilla?
• Mitä puhelinsuunnitelmia käytetään tällä hetkellä (esim. kiinteä linja tai matkapuhelin)?
• Teetkö paljon ulkomaisia lähtevä puheluita?
• Mikä on keskimääräinen aika, jonka työntekijät viettävät puhelimessa päivittäin?
• Ovatko jotkut tiimin jäsenet eri maantieteellisillä alueilla ja tarvitsevatko he soittaa toisilleen säännöllisesti?

Näihin kysymyksiin vastaamisen jälkeen sinulla pitäisi olla hyvä käsitys yrityksesi tavoitteista. Varmista, että ne ovat SMART: Spesifiset, Mitattavat, Saavutettavat, Relevantit ja Aikarajoitetut.

Esimerkiksi “Tavoitteemme on vähentää keskimääräinen vastausaika 5 sekuntiin kuukauden sisällä” täyttää kaikki SMART-kriteerit.

Mitä työkaluja käytetään yrityksesi tavoitteiden määrittämiseen?

• Excel-laskentataulukko tai Google Sheets
• Asana, Trello tai mikä tahansa muu projektinhallintaväline tehtävien ja edistymisen seurantaan
• Tavoitteen asettamisen mallit

Sinun pitäisi arvioida nykyinen puhelinjärjestelmäsi määrittääksesi, mitä ominaisuuksia tarvitset VoIP-järjestelmästä.

Miksi puhelintarpeiden arviointi on tärkeää?

Löytää VoIP-palveluntarjoaja, joka voi toimittaa etsimäsi ominaisuudet ja täyttää kaikki yrityksesi odotukset.

Kuinka arvioit puhelintarpeesi?

Tärkein tekijä on todennäköisesti käsiteltävien puheluiden tyyppi. Esimerkiksi, jos useimmat puhelut liittyvät myyntiin tai markkinointiin, tarvitset puhelinjärjestelmän, jossa on ominaisuuksia, kuten soittajan tunnus ja puheluiden tallentaminen.

Muita tärkeitä tekijöitä ovat:

• Kuinka monta ihmistä tekee samanaikaisia puheluita?
• Mitkä ominaisuudet ovat sinulle tärkeitä (esim. vastaajapalvelu, puheluiden ohjaus, automaattinen puheluiden jakelu)?
• Kuinka monta laajennusta tarvitset?
• Onko erityisiä tarpeita, jotka on otettava huomioon (esim. etäkäyttö työntekijöille, lipunkirjoitusjärjestelmä)?

Käytä näitä vastauksia selvittääksesi, mitä etsit VoIP-palveluntarjoajalta. Voit myös käyttää niitä kriteereinä tutkiessasi eri palveluntarjoajia ja heidän suunnitelmiaan.

Mitä työkaluja käytetään puhelintarpeiden arviointiin?

• Nykyinen järjestelmävaraston ja dokumentaation (jos soveltuu) tai puheluiden tallennusohjelmisto

On aika priorisoida ominaisuudet, jotka ovat sinulle ja tiimillesi tärkeimpiä.

Miksi VoIP-ominaisuuksien tunnistaminen, jotka ovat kriittisiä yrityksellesi, on tärkeää?

Mitä paremmin ymmärrät, mitä tarvitset järjestelmässä, sitä helpompi on löytää sellainen, joka toimii parhaiten yrityksellesi.

Kuinka tunnistaa VoIP-ominaisuudet, jotka ovat kriittisiä yrityksellesi?

Aloita tekemällä kattava luettelo sinulle tärkeistä ominaisuuksista ja järjestä ne prioriteetin mukaan. Tämä auttaa sinua vertailemaan eri palveluntarjoajia ja heidän suunnitelmiaan.

Sinun pitäisi myös tarkastella nykyistä puhelinjärjestelmääsi ja nähdä, mitä ominaisuuksia käytät useimmiten. Kysy työntekijöiltäsi ja osallistu prosessiin – heillä voi olla ajatuksia joistakin ominaisuuksista, joita he pitävät tärkeinä liiketoiminnalle, mutta joita ei ole vielä mainittu.

Mitä työkaluja käytetään kriittisten VoIP-ominaisuuksien tunnistamiseen?

• Ominaisuuksien vertailulaskentataulukko
• Nykyinen puhelinjärjestelmävaraston
• Puheluiden tallennusohjelmisto
• Kokousmuistioiden malli, jos tarvitset muodollisen tavan kerätä palautetta työntekijöiltä heidän VoIP-puhelinjärjestelmän tarpeista
• Kysely (esim. SurveyMonkey, Google Forms) kerätäksesi palautetta työntekijöiltä

Varmista, että nykyinen infrastruktuuri pystyy tukemaan uutta VoIP-järjestelmää.

Miksi nykyisen infrastruktuurin arviointi on tärkeää?

Välttää suuret IT-ongelmat ja varmistaa, että sinulla on riittävästi kaistanleveyttä VoIP-verkon käyttäjille kerralla. Lisäksi useimmat palveluntarjoajat vaativat luotettavia yhteyksiä ja VoIP-laitteita ennen palvelun tarjoamista.

Kuinka arvioit nykyisen infrastruktuurin?

Tunnista VoIP-puhelimia käyttävien työntekijöiden määrä ja varmista, että heille kaikille on riittävästi kaistanleveyttä kerralla. Jos ei, saatat joutua päivittämään internetyhteytesi tai hankkimaan uuden reitittimen.

Selvitä, onko palomuureja, jotka voivat estää VoIP-liikenteen kulkemisen, ja määritä portin välitys toimimaan oikein. Jos tämä ei ole mahdollista, harkitse erityisen palomuurin ostamista VoIP-palveluille (mikä on halvempaa kuin koko verkon infrastruktuurin päivittäminen).

Tarkista, onko vanha reititin yhteensopiva uuden VoIP-järjestelmän kanssa. Jos ei, on suositeltavaa hankkia uusi, koska useimmat reittimet on rakennettu turvallisuutta ja luotettavuutta varten pikemminkin kuin nopeutta tai kapasiteettia.

Mitä työkaluja käytetään nykyisen infrastruktuurin arviointiin?

• Verkon nopeustestityökalu (esim. Fing) mittaamaan, kuinka nopea yhteytesi on milloin tahansa ja minkä tyyppistä liikennettä se käsittelee nyt
• Online-kaistanleveyslaskin nähdäksesi, voiko verkkosi tukea VoIP-puhelimia käyttävien käyttäjien määrää
• Palomuurin ja reitittimen tarkistamisohjelmisto, joka voi tunnistaa mahdolliset ongelmat
• Verkon analysaattoriohjelmisto mahdollisten ongelmien tunnistamiseen

Yhteen vaihtoehtoon keskittyminen ei ole hyvä strategia, joten tee markkinatutkimusta ja löydä paras VoIP-palveluntarjoaja tarpeillesi.

Miksi on tärkeää tehdä luettelo valinnaisten VoIP-palveluntarjoajien?

Koska saatavilla on niin monia erilaisia VoIP-palveluntarjoajia, voi olla vaikea selvittää, kumpi sopii parhaiten yrityksellesi. Alkuperäisen lyhytlistan tekeminen auttaa kaventamaan valintoja ja määrittämään, millainen suunnitelma toimisi parhaiten nykyisen infrastruktuurin kanssa.

Kuinka teet luettelo valinnaisten VoIP-palveluntarjoajien?

Tee markkinatutkimusta, puhu alan johtajien kanssa ja tarkista foorumit. Sitten tutki palveluntarjoajat, jotka kiinnittivät huomiosi, ja tee luettelo niistä, jotka tarjoavat tarvitsemasi ominaisuudet. Vertaa seuraavia elementtejä:

• Hinnoittelusuunnitelmat
• Puheluiden laatu
• Asiakaspalvelu
• Ominaisuuksien kehittyminen
• Käytön helppous
• Integraatiot muiden ohjelmistojen kanssa
• Liikkuvuusvalinnat

ja muut tärkeät tekijät ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Mitä työkaluja käytetään valinnaisten VoIP-palveluntarjoajien luettelon tekemiseen?

• Vertailusivustot, kuten G2.com, jotka tarjoavat arvioita kunkin palveluntarjoajan palveluista ja hinnoista
• Online-foorumit, kuten VoIP Forum tai Quora, kysyäksesi muilta käyttäjiltä heidän kokemuksistaan tiettyjen yritysten kanssa ennen sitoutumista

Monet palveluntarjoajat tarjoavat ilmaisia kokeilujaksoita tai demoversiota ohjelmistostaan, jotta voit testata niitä ennen ostamista.

Miksi kokeiluversioiden ja demoversiota testaaminen on tärkeää?

Kun mahdollista, testaa ohjelmisto ennen ostamista, erityisesti kun ajattelet jotain niin tärkeää kuin VoIP. Hyödyntämällä ilmaisia kokeiluja ja demoversiota, voit varmistaa, että ohjelmisto toimii verkkosi kanssa, että kaikki ominaisuudet ovat käytettävissä ja että kaikki yrityksen jäsenet ovat mukavasti käyttämässä sitä.

Kuinka testaat kokeiluversioita ja demoversiota?

Ota yksinkertaisesti yhteyttä palveluntarjoajiin, joista olet kiinnostunut, ja pyydä kokeiluversiota tai demoversiota heidän ohjelmistostaan. Monet yritykset tarjoavat tämäntyyppisiä mahdollisuuksia antaakseen potentiaalisille asiakkaille käsityksen siitä, mitä heidän palveluunsa sisältyy, ja antaa heille mahdollisuuden kokea ohjelmiston itse.

Useimmilla palveluntarjoajilla on ilmaisia kokeiluja tai demoversiota ohjelmistostaan verkkosivuillaan. Etsi yksinkertaisesti “kokeiluversio” tai “demo”, tai ota yhteyttä yritykseen suoraan ja kysy, onko heillä sellainen saatavilla.

Mitä työkaluja käytetään kokeiluversioiden ja demoversiota testaamiseen?

• Muistiinpano-sovellus seurataksesi, mitä piti ja mitä ei pitänyt jokaisesta tuotteesta
• Laskentataulukko-sovellus vertaillaksesi hinnoittelua, ominaisuuksia ja asiakaspalvelua palveluntarjoajien välillä

Tämä tulisi tehdä sen jälkeen, kun olet testannut kaikki vaihtoehdot ja kaventanut valintaa.

Miksi oikean VoIP-palveluntarjoajan valitseminen on tärkeää?

Yksinkertaisesti sanottuna et halua vaihtaa palveluntarjoajaa sen jälkeen, kun olet jo ottanut VoIP:n käyttöön. Joten on tärkeää, että käytät aikaa nyt ja selvität, mikä toimii parhaiten puhelinkeskuksellesi.

Kuinka valitset oikean VoIP-palveluntarjoajan?

Nyt jää vain valita yksi, mutta sinun pitäisi myös ajatella tulevaisuutta tässä vaiheessa. Pystyykö valitsemasi palveluntarjoaja pysymään tekniikan muutosten ja yrityksesi kasvavien tarpeiden mukana? Onko heidän asiakaspalvelunsa luotettava ja voivatko he tarjota sinulle kilpailukykyisen hinnan?

Muista, että VoIP-toteutus on pitkäaikainen investointi, joten sen on oltava hyvin harkittu päätös sinulla ja kaikilla sidosryhmillä.

Vinkki: Etsi palveluntarjoaja, joka tarjoaa hyvää asiakaspalvelua, joten on aina ihmisiä käsillä auttamaan, jos järjestelmässäsi on ongelmia.

Mitä työkaluja käytetään oikean VoIP-palveluntarjoajan valitsemiseen?

• Päätösmatriisi on loistava tapa vertailla kaikkia vaihtoehtoja rinnakkain. Löydät malleja verkosta tai voit luoda oman tekstinkäsittely- tai laskentataulukko-sovelluksessa

Asiakaspalvelun ohjelmiston turvallisuus on äärimmäisen tärkeää. VoIP-keskustelut nähdään usein hakkereiden kultakaivoksena ja niihin liittyy tiettyjä riskejä.

Miksi maksimaalisen VoIP-turvallisuuden varmistaminen on tärkeää?

Kuten minkä tahansa verkkojärjestelmän kanssa, VoIP on suojattava hakkereita ja muita pahantahtoisia uhkia vastaan. Jotkut keskustelut ovat väistämättä arkaluonteisia, eikä halua, että nämä tiedot olisivat saatavilla muille kuin aiotulle vastaanottajalle.

Kuinka varmistetaan maksimaalinen VoIP-turvallisuus?

Sinun on pidettävä VoIP-järjestelmäsi ajan tasalla uusimpien VoIP-turvallisuuskorjausten kanssa, ja sinulla pitäisi myös olla palomuuri paikallaan. Varmista, että kaikki työntekijät ovat tietoisia phishing-hyökkäysten vaaroista, ja kouluta heitä tunnistamaan mahdolliset punaisia lippuja.

Valvo palveluntarjoajasi suorituskykyä ja varmista, että heidän linjoillaan siirrettävät tiedot eivät ole haavoittuvia (esim. salaamalla liikennettä). Lisäksi on oltava varasuunnitelma hätätilanteen varalle. Turvallisen salasanakäytännön käyttäminen on myös olennaista – jokaisen organisaation jäsenen tulisi käyttää vahvoja salasanoja, jotka vaihdetaan säännöllisesti.

Vinkki: Varmista, että valitsemasi VoIP-palveluntarjoaja noudattaa kaikkia asiaankuuluvia turvallisuussäännöksiä.

Mitä työkaluja käytetään maksimaalisen turvallisuuden varmistamiseen?

• Salasananhallintaväline kaikkien salasanojen seurantaan ja varmistamiseen, että niitä vaihdetaan säännöllisesti
• Palomuuriohjelmisto suojaamaan järjestelmääsi luvattomalta pääsyltä
• Turvallisuuskorjaukset VoIP-ohjelmistolle
• Hätävarmuuskopio tapauksessa esim. tietojen menetys
• Työntekijöiden koulutus
• Valvontaohjelmisto

Kaikkien tietojen, yhteystietojen ja muiden tietojen siirtäminen vanhasta järjestelmästä uuteen voi olla stressaavaa. Jos kuitenkin epäonnistut tässä vaiheessa, se voi johtaa kaaokseen myöhemmin.

Miksi tietojen siirtäminen on tärkeää?

Ilman tietoja VoIP-puhelinpalvelusi ei toimi. Kaikki yhteystiedot, viestit ja puheluhistoria on siirrettävä, jotta työntekijät voivat jatkaa työskentelyä normaalisti – puhelinjärjestelmän vaihtaminen ei saisi vaikuttaa suuresti heidän päivittäiseen toimintaansa.

Kuinka siirrät tiedot?

Voit siirtää tiedot manuaalisesti, käyttää automatisoitua siirtotyökalua tai hyödyntää vanhan järjestelmän API:a tietojen automaattiseen siirtämiseen. Riippumatta siitä, mitä menetelmää valitset, varmista, että testaat sen ensin, jotta kaikki sujuu sujuvasti.

Vinkki: Jos sinulla on paljon tietoja siirrettäväksi, harkitse automatisoitua siirtotyökalua. Tämä säästää aikaa ja vaivaa.

Mitä työkaluja käytetään tietojen siirtämiseen?

• Manuaalinen siirtotyökalu
• Automatisoitu siirtotyökalu
• Vanhan järjestelmän API

Kun kaikki on käynnissä, on aika alkaa ajatella lisäosia ja integrointeja, jotka voivat parantaa VoIP-järjestelmääsi ja virtaviivaistaa agenttien työnkulkua.

Miksi lisäosien ja integrointien määrittäminen on tärkeää?

On olemassa monia loistavia laajennuksia, jotka voivat parantaa VoIP-järjestelmääsi, kuten VoIP-puheluiden ohjaus, CRM-integraatio, chatbotit ja paljon muuta. Lisäämällä nämä järjestelmääsi, voit lisätä agenttien tuottavuutta ja parantaa asiakaspalvelua.

Kuinka määrität lisäosat ja integraatiot?

Suurin osa lisäosista ja integraatioista on helppo määrittää – lataa ohjelmisto, asenna ja määritä se. Jotkut vaativat kuitenkin hieman enemmän työtä – esimerkiksi VoIP-järjestelmän integroiminen CRM:ään. Prosessi riippuu palveluntarjoajasta, mutta onneksi useimmat tarjoavat oppaita ja tukea auttaakseen sinua.

Mitä työkaluja käytetään lisäosien ja integrointien määrittämiseen?

• Oppaita tai käsikirjoja
• Palveluntarjoajan asiakaspalvelun tuki

VoIP-toteutusprosessi ei pääty uuden järjestelmän asentamiseen – jotta se toimisi tehokkaasti, sinun on myös ajateltava ihanteellista puheluiden kulkua.

Miksi ihanteellisen puheluiden kulun suunnittelu on tärkeää?

Hyvin suunniteltu puheluiden kulku määrittää, kuinka agenttien tulisi käsitellä puheluita, minkä tyyppisiä tietoja heidän on kerättävä asiakkailta ja kuinka nopeasti he voivat siirtää puheluita.

Kuinka suunnittelet ihanteellisen puheluiden kulun?

Ensimmäinen vaihe on asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen – mitä he haluavat soittaessaan yrityksellesi? Seuraavaksi sinun on päätettävä, kuinka nopeasti agenttien tulisi vastata puheluihin. Puheluiden kulun suunnittelu ei ole helppo tehtävä, vaan se vaatii paljon aikaa ja vaivaa.

Harkitse apua pyytämistä niiltä, jotka ovat erikoistuneet tälle alalle, jos tunnet, että puheluiden kulkuasi voitaisiin parantaa.

Vinkki: Varmista, että puheluiden kulkusi on helppo ymmärtää agenteillesi ja että se on selkeä kaikille osallistuville.

Mitä työkaluja käytetään ihanteellisen puheluiden kulun suunnitteluun?

• Vuokaaviot ja kaaviot auttamaan sinua visualisoimaan puheluiden kulkua

Jotta saat eniten irti järjestelmästä, sinun pitäisi integroida VoIP-palveluntarjoajasi asianmukaisen puhelinkeskusohjelmiston kanssa.

Miksi puheluiden ohjaus- ja hallintamenettelyjen muodostaminen on tärkeää?

Puheluiden ohjaus lisää asiakastyytyväisyyttä, vähentää toimintakustannuksia ja auttaa puheluiden hallinnassa mahdollisimman nopeasti.

Kuinka muodostat puheluiden ohjaus- ja hallintamenettelyt?

Ensimmäinen vaihe on yrityksesi viestintärakenteen kartan luominen. Tämä auttaa sinua tunnistamaan eri osastot ja käsittelemänsä puheluiden tyypit.

Tämän jälkeen sinun on luotava ohjaussäännöt jokaiselle puhelutyypille. Nämä määrittävät, kuinka agenttien tulisi käsitellä puheluita, milloin ne tulisi siirtää eri osastolle ja kenen tulisi ottaa ne.

Voit saavuttaa tämän valitsemalla ohjelmiston, joka integroituu VoIP-palveluntarjoajasi kanssa. Paras valinta tässä saattaa olla LiveAgent puhelinkeskusohjelmisto, joka on yhteensopiva yli 99 %:n kanssa.

Kuinka voit hyödyntää LiveAgent puheluiden ohjaus?

Esimerkiksi asettamalla sekuntien määrän, jonka jälkeen puhelu ohjataan toiselle agentille ja näin ollen vähentää odotusaikaa. Voit myös päättää, kuinka kauan saapuva puhelu pysyy jonossa – tämän ennalta määritetyn ajan umpeuduttua puhelu jatkuu IVR:n offline-osiossa.

Kaikki nämä ominaisuudet on tarkoitettu varmistamaan saumaton kokemus asiakkaillesi. Lisäksi LiveAgent tarjoaa 24/7 asiakaspalvelua varmistaakseen, että riippumatta siitä, mihin aikaan puhelinkeskuksesi toimii, saat aina ammattimaista apua.

Mitä työkaluja käytetään puheluiden ohjaus- ja hallintamenettelyjen muodostamiseen?

• Ohjaussäännöt asiakastiedustelujen käsittelyn automatisoimiseksi
• Puhelinkeskusohjelmisto (esim. LiveAgent)

Tämä on välttämätön vaihe, jos haluat tiimisi olevan tuottava, pysyä motivoituneena ja tarjota aina ammattimaista asiakaspalvelua.

Miksi työntekijöiden koulutuksen suunnittelu on tärkeää?

Ilman alkuperäistä koulutusta työntekijäsi eivät tiedä, kuinka käyttää uutta VoIP-järjestelmää. Tämä johtaa moniin kysymyksiin, turhautumiseen ja tyytymättömiin asiakkaisiin.

Mikä on paras tapa suunnitella työntekijöiden koulutus?

Sinun on suunniteltava kattava koulutusohjelma ja toimintakelpoiset koulutusmahdollisuudet. Niiden tulisi sisältää kaiken siitä, kuinka jokainen ominaisuus toimii, mitkä ovat parhaat käytännöt puheluiden tekemisessä ja vastaanottamisessa, kuinka agenttien tulisi käsitellä asiakkaiden pyyntöjä jne.

Vinkki: Varmista, että koulutusohjelma on helppo seurata ja kattaa kaikki perusteet. Jos sinulla on paljon työntekijöitä, harkitse online-koulutuskurssia tai videooppaita.

Mitä työkaluja käytetään työntekijöiden koulutukseen?

• Online-koulutuskurssit
• Videooppaita
• Palveluntarjoajan asiakaspalvelun tuki
• Koulutusmateriaalit

Se on välttämätön suunnitteluprosessi, joka mahdollistaa yrityksesi jatkuvan toiminnan odottamattomien olosuhteiden, kuten sähkökatkojen tai palvelimen kaatumisen jne., sattuessa.

Miksi katastrofin palautumissuunnitelman luominen on tärkeää?

Jos puhelinjärjestelmäsi ei toimi oikein tai ei lainkaan, tällä voi olla vakavia seurauksia yrityksellesi, kuten asiakkaiden menetys, tuottavuuden väheneminen ja paljon muuta.

Mitä tulisi sisältyä katastrofin palautumissuunnitelmaan?

• Yleiskatsaus yrityksesi viestintärakenteesta (puheluiden kulku)
• Luettelo kaikista liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta välttämättömistä ominaisuuksista
• Yhteystiedot palveluntarjoajasi asiakaspalvelutiimille
• Selkeät vaiheet järjestelmän palauttamiseksi katastrofin sattuessa

Mitä työkaluja käytetään katastrofin palautumissuunnitelman luomiseen?

• Dokumentaatioohjelma (esim. Microsoft Word, Google Docs)
• Laskentataulukot (esim. Microsoft Excel, Google Sheets)

Se on vaihe, joka usein unohdetaan, mutta se voi säästää sinua monista ongelmista tulevaisuudessa. Tarkistamalla numerosi määrityksen, varmistetaan, että kaikki numerot on määritetty oikeille laajennuksille ja laitteille.

Miksi numerosi määrityksen tarkistaminen on tärkeää?

Jos asiakas saa puheluita väärältä osastolta tai agentilta ja päinvastoin, se voi johtaa sekaannukseen.

Kuinka tarkistat numerosi määrityksen?

Tarkista laajennuksille ja laitteille määritetyt numerot kirjautumalla tilillesi. Jos löydät ristiriitaisuuksia, voit pyytää muutosta ottamalla yhteyttä palveluntarjoajan asiakaspalvelutiimiin.

Vinkki: Pidä yhteystietosi aina ajan tasalla, jotta palveluntarjoaja voi tavoittaa sinut hätätilanteen sattuessa.

Mitä työkaluja käytetään numerosi määrityksen tarkistamiseen?

• Online-tilin kirjautuminen
• Palveluntarjoajan asiakaspalvelu

Automaattinen vastaanottaja puhelun alussa on se, mikä tekee ensimmäisen vaikutelman. Hyödynnä tätä ja tallenna tervehdys, joka kannustaa soittajiasi pysymään linjalla.

Miksi vastaajapalvelun tervehdysten tallentaminen on tärkeää?

Asiakas tietää, että hän on soittanut oikeaan numeroon, eikä hänen tarvitse odottaa linjalla pitkään, kunnes agentti on saatavilla.

Kuinka tallennat vastaajapalvelun tervehdykset?

Vastaajapalvelun tervehdysten tallentamiseksi sinun on kirjauduttava tilillesi palveluntarjoajalla ja luotava uusi viesti. Varmista, että sisällytät kaikki tarvittavat tiedot, kuten osastonnimen, toimintatunnit ja puhelinnumeron.

Vinkki: Pelkän “hei” ja “kiitos” sanomisen lisäksi on hyvä idea lisätä henkilökohtainen kosketus.

Mitä työkaluja käytetään vastaajapalvelun tervehdysten tallentamiseen?

• Puhelinkeskusohjelmisto, kuten LiveAgent

Tämä on VoIP-toteutusprosessin viimeinen vaihe. Suorittamalla VoIP-testausvaiheen, voit varmistaa, että kaikki toimii odotetusti eikä uudessa järjestelmässä ole ongelmia.

Miksi testipuheluiden tekeminen on tärkeää?

Säästät aikaa, koska sinun ei tarvitse määrittää asioita uudelleen, jos jotain ei toimi oikein alusta alkaen. Lisäksi, jos puhelinjärjestelmässäsi on ongelmia, ne voidaan löytää tämän prosessin aikana ja ratkaista ennen kuin ne vaikuttavat asiakkaihisi.

Kuinka teet testipuhelut?

Testipuheluiden tekemiseksi sinun on kirjauduttava tilillesi palveluntarjoajalla ja yritettävä soittaa muutamaan eri numeroon. Varmista, että tarkistat kaikki ominaisuudet, kuten vastaajapalvelu, puheluiden välitys ja uuden järjestelmän avulla tehtyjen puheluiden laatu.

Vinkki: Paras aika testipuheluiden tekemiseen on ennen liiketoiminnan aukioloaikoja, kun asiakkaita ei ole ympärillä, tai vapaa-aikana, kun agentit eivät ole kiireisiä.

Mitä työkaluja käytetään testipuheluiden tekemiseen?

• Puhelinkeskusohjelmisto, kuten LiveAgent
• Testaustilin