Automatisoidut puhelinjärjestelmät

Yritykset voivat käyttää automaattista puhelupalvelua lähettääkseen ennalta nauhoitettua äänisanomaa tuhansille johtaviin ja potentiaalisille asiakkaille kelpoisuuden tai myyntitarkoituksiin. He voivat jopa lähettää tapahtuman muistutuksen tai hätäsanoman koko yhteystietoluettelolleen, mukaan lukien tiimin jäsenet.

Lisäksi automatisoidut puhelinjärjestelmät auttavat yrityksiä toimittamaan asiakastukipuheluihin sopivia vastaajakoneen sanomia.

Kuinka automatisoidut puhelinjärjestelmät toimivat?

Automatisoidut puhelinjärjestelmät toimivat sekä saapuvien puheluiden järjestelmänä että automatisoidun lähtevien puheluiden hallintajärjestelmänä.

Saapuvien puheluiden järjestelmät antavat sinulle mahdollisuuden nauhoittaa ainutlaatuisen äänisanoman eri asiakkaiden ongelmiin, jotta jokainen soittaja voi valita valikkovaihtoehdoistasi ja ratkaista tietyn ongelman. He voivat valita puheluiden reitittämisen saatavilla oleville agenteille, jos tietty sanoma ei ratkaise ongelmaa. Lisäksi jotkut järjestelmät tarjoavat automaattisen takaisinsoittovaihtoehdon, jonka avulla asiakkaat voivat pyytää agentin takaisinsoittoa myöhemmin.

Lisäksi voit käyttää näitä automaattisia puheluiden soittojärjestelmiä lähettääksesi ennalta nauhoitettua sanomaa kenelle tahansa yhteystietoluettelossasi ilman, että agentit soittavat heille.

Näin automaattiset puhelinvalikko-järjestelmät toimivat:

• Ne toistavat nauhoitettua sanomaa, kun asiakas soittaa yrityksen paikalliseen tai maksuttomaan numeroon.
• Asiakas voi valita sopivan valikkovaihtoehdon valitsemalla vastaavan numeron ongelman ratkaisemiseksi tai saadakseen elävän agentin tuen.
• Jotkut sisältävät interaktiivisia äänivastausjärjestelmiä, joiden avulla asiakkaat voivat ilmaista ongelman painikkeen painamisen sijaan.
• Lähtevät puhelut toimivat toisin päin. Automaattinen viestijärjestelmä soittaa, ja joko toistaa nauhoitettua sanomaa tai yhdistää kutsutun agentille, kun se havaitsee äänen. Muussa tapauksessa se käyttää “Jätä sanoma automaattisesti vastaajakoneen” -ominaisuutta.

Nämä mukautetut puhelinvalikko-järjestelmät tukevat erilaisia kolmannen osapuolen integrointeja. Voit esimerkiksi integroida omasi CRM-ohjelmiston (Customer Relationship Management) kanssa segmentoidaksesi, pisteyttääksesi ja seurataksesi johtavasi.

Mitkä ovat automatisoidujen puhelinjärjestelmien ominaisuudet?

Automatisoidujen puhelinjärjestelmien merkittävimmät ominaisuudet ovat:

• Muokattavat soittajan tunnisteet – Kun olet vahvistanut kelvollisen puhelinnumeron, voit mukauttaa soittajan tunnistetta, jotta asiakkaasi tietävät, kuka heille soittaa.
• Mukautettu yrityksen tervehdys – Voit tervehtia jokaista soittajaa mukautetulla sanomalla.
• Joukkosanomien lähetys – Nämä agentittomat soittojärjestelmät antavat yritysten omistajille mahdollisuuden soittaa samanaikaisesti koko yhteystietoluetteloon.
• Puheluiden ajoitus – Yritykset voivat asettaa tietyn päivämäärän ja ajan jokaiselle lähtevälle puhelulle.
• Vastaajakoneen havaitseminen – Jos vastaajakoneen tai vastaajapalvelun vastaa puheluun, automatisoidut puhelinjärjestelmät toistavat sanoman äänisignaalin jälkeen.
• Vastaajakoneen sanoma tekstiksi – Järjestelmä voi lähettää tekstin, jos kutsutulla ei ole vastaajakoneen vaihtoehtoa.
• Automatisoidut vastauspalvelut – Voit nauhoittaa sanomia yleisten asiakkaiden ongelmien käsittelemiseksi.
• Muokattavat reitityssäännöt – Voit reitittää puheluita CRM- tai help desk -tietojen perusteella nauttien automatisoidusta johtavien jakelusta ja saumattomasta asiakastuesta. Voit asettaa taitoihin perustuvan reitityksen, joka keskittyy agenttien pisteisiin, tai aikapohjaiseen reitityksen, joka liittyy heidän työaikoihin.
• Reaaliaikainen analytiikka – Reaaliaikaisen seurannan ja raportointitoiminnon sisältävä live-kojelauta voi antaa sinulle tietoa keskimääräisestä vasteajasta, agentin suorituksesta ja paljon muusta.
• Edistyneet ominaisuudet – Useimmat järjestelmät tarjoavat edistyneitä ominaisuuksia, kuten puheluiden tallentaminen, videokonferenssi, kokousten tallentaminen ja litterointi, automaattinen takaisinsoitto, vastaajakoneen sanomien litterointi, puheluiden siirto, kyselyt ja tutkimukset.

Mitä tulee välttää automatisoiduissa puhelinjärjestelmissä?

Huono valikko on yksi pahimmista asioista, joita automatisoidulla puhelinjärjestelmällä voisi olla. Se voi muuttaa jokaisen soittajan vihaiseksi asiakkaaksi ja saada heidät haluamaan vaihtaa toiseen palveluun.

Valikon on oltava ytimekäs ja tarjottava vaihtoehtoja, jotka sopivat erilaisiin tilanteisiin. Vältä pitkiä tervehdyksiä, vääriä vaihtoehtoja ja liian monta valintaa, jotka voivat sekoittaa asiakkaita.

Sammaloitunut musiikki ja kömpelö käyttöliittymä voivat myös pilata käyttäjäkokemuksen. Soittajien ei pitäisi joutua hyppimään silmukoiden läpi saadakseen tarvittavaa tukea, eivätkä heidän pitäisi kuunnella samaa kappaletta uudestaan ja uudestaan odottaessaan. Jos päätät soittaa musiikkia, anna soittajien valita suosikkikappaleensa asiakastyytyväisyyden parantamiseksi.

Mitkä ovat automatisoidujen puhelinjärjestelmien edut?

Jos käytät automatisoidua puhelinjärjestelmää, nautit näistä eduista:

• Ajan tehokkuus – Automatisoidut puhelut pitkään puhelinnumeroiden luetteloon voivat säästää arvokasta aikaa, parantaen agenttien tehokkuutta ja tuottavuutta.
• Kustannussäästöt – Rajoittamattomien puheluiden ja edullisten hintojen ansiosta voit säästää rahaa lähtevillä puheluilla palvellessasi asiakkaita maailmanlaajuisesti. Automatisoidut vastaukset vähentävät agenttien puhelinaikaa, mikä säästää kustannuksia entisestään.
• Lyhennetty vasteaika – Asianmukainen ennalta nauhoitettu sanoma voi vastata asiakaskysymyksiin nopeasti.
• Asiakastyytyväisyys – Jokainen asiakas voi siirtää puhelun elävälle agentille monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseksi.
• Johtavien hoito – Puhelun ACD antaa sinulle mahdollisuuden seurata johtavia saumattomasti ja lisätä muuntokertoimia ja myyntiä. Voit luoda yksityiskohtaisen raportin jokaisesta puhelusta ja integroida järjestelmän kolmannen osapuolen sovellusten, kuten CRM- tai help desk -ohjelmiston, kanssa.
• Parempi tiimin viestintä ja yhteistyö – Monet järjestelmät tarjoavat tiimin viestintä- ja sisäisiä puheluominaisuuksia virtaviivaistettua viestintää ja yhteistyötä varten. Useimmat tarjoavat rajoittamatonta tallennustilaa puheluiden tallentamiselle, viesteille ja jaetuille asiakirjoille.

Paljonko automatisoidut puhelinjärjestelmät maksavat?

Automatisoidut puhelinjärjestelmät ovat kustannustehokkaita ratkaisuja, jotka eivät vaadi laitteiston tai ohjelmiston asennusta.

Palveluntarjoajasta riippuen voit saada perussuunnitelman, joka alkaa noin 20 dollarista käyttäjää kohti kuukaudessa, mutta sillä voi olla rajoitettuja ominaisuuksia. Jotkut palveluntarjoajat veloittavat lähes 200 dollaria käyttäjää/kuukautta edistyneestä suunnitelmasta. Jotkut veloittavat kuukausittaisia minuuttimaksuja, kun taas toiset tarjoavat rajoittamattomat minuutit ja tekstiviestit.

Jos saat vuosittaisen hinnoittelusuunnitelman, saatat saada vuosittaisen hinnoittelualennuksen. Volyymialennus on myös mahdollinen monille lisäkäyttäjätileille.

LiveAgent saattaa olla edullisimpia vaihtoehtoja. Alkaen 49 $/agentti/kk ja tarjoamalla 180+ ominaisuutta, se on edullisimpia suunnitelmia.

Se on premium, all-inclusive-suunnitelma, jonka maksat vain käyttämäsi osuuden, joten vuosittaisia suunnitelmavaihtoehtoja ei ole. Se ei vaadi sopimusta tai asennusmaksuja, ja voit päivittää tai peruuttaa milloin tahansa ja saada ilmaisen 30 päivän kokeilujakson (ei luottokorttia vaaditaan) ominaisuuksien tutkimiseksi.