Sisällönhallinta järjestää ja toimittaa digitaalisia sisältöjä, kuten tekstiä ja kuvia, kun taas tietämyksenhallinta keskittyy organisaation tiedon jakamiseen ja hyödyntämiseen. Molemmilla järjestelmillä on omat tehtävänsä, mutta ne voidaan yhdistää liiketoiminnan kasvun vauhdittamiseksi.
Sisällönhallinta (CM) on prosessikokonaisuus, joka tukee tiedon keräämistä, hallintaa ja julkaisemista missä tahansa muodossa tai välineessä. Tietämyksenhallinta (KM) on kokonaisvaltaisempi lähestymistapa, joka kattaa tiedon luomisen, jakamisen, hyödyntämisen ja hallinnan organisaation sisällä.
Nykyaikainen digiaika korostaa tiedon hyödyntämisen tärkeyttä. Arvokkaan tiedon hallinnan yhteydessä käsitteet sisällönhallinta ja tietämyksenhallinta nousevat usein esiin. Tässä artikkelissa valotetaan niiden keskeisiä eroja ja sitä, miten ne yhdessä vauhdittavat liiketoiminnan kasvua.
Mitä tämä siis tarkoittaa käytännössä? Sisällönhallinta varmistaa, että oikea sisältö on oikeiden ihmisten saatavilla oikeaan aikaan. Tämä kattaa sisällön luomisen, muokkaamisen, järjestämisen ja toimittamisen tehokkaasti ja käyttäjäystävällisesti.
Sisällönhallinta on korvaamaton työkalu kaikille, joiden on käsiteltävä suuria määriä tietoa, oli kyse sitten tekstistä, kuvista, videoista tai muista tiedon muodoista.
Tietämyksenhallinta, eli KM, on kokonaisvaltaisempi toimintamalli, joka kattaa tiedon luomisen, jakamisen, hyödyntämisen ja hallinnan organisaation sisällä. Kyse ei ole vain sisällön hallinnasta, vaan myös sen hyödyntämisestä tehokkuuden, työntekijöiden tuottavuuden ja päätöksenteon parantamiseksi.
Tietämyksenhallinta on olennainen liiketoimintaprosessi organisaatioille, jotka haluavat hyödyntää yhteistä asiantuntemustaan parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä koskee yrityksiä, mutta myös viranomaisia, tutkimuslaitoksia ja muita tiedonhallintaan keskittyviä toimijoita.
Vaikka sisällönhallinta ja tietämyksenhallinta vaikuttavat samankaltaisilta, niillä on eri tarkoitukset ja roolit organisaatiossa. Erot ymmärtämällä yritykset voivat hallita tietoaan tehokkaammin ja hyödyntää sitä kasvun ja innovaatioiden tukena.
Kuten jo mainittiin, sisällönhallinnan ydintehtävä on digitaalisen sisällön luominen, järjestäminen ja julkaisu. Tavoitteena on sujuvoittaa sisällöntuotantoprosesseja ja taata yhtenäisyys sekä saavutettavuus eri kanavissa.
Tietämyksenhallintamalli taas keskittyy tiedon tallentamiseen, järjestämiseen ja jakamiseen organisaation sisällä hyödyntäen tietämyksenhallintaohjelmistoja sekä sisäisiä ja ulkoisia tietopankkeja.
Yrityksen tietopankeissa ja muissa tietämyksenhallinnan ympäristöissä esiintyvät sisällöt voivat olla esimerkiksi ohjeartikkeleita, ratkaistujen asiakastapausten lokitietoja sekä teknisiä oppaita. Tietämyksenhallinnan tavoitteena on edistää yhteistyötä, parantaa päätöksentekoa ja kannustaa innovointiin hyödyntämällä yhteistä asiantuntemusta.
Sisällönhallinta, joka kattaa tekstin, kuvat, videot ja muun median, käsittelee sekä rakenteista että rakenteetonta sisältöä. Se hallitsee sisältöä koko sen elinkaaren ajan luomisesta arkistointiin hyödyntäen keskeisiä sosiaalisen median asiakaspalvelutyökaluja.
Tietämyksenhallinta sisältää laajemman tiedon kirjon: eksplisiittistä tietoa (esim. dokumentit ja tietokannat) sekä hiljaista tietoa (esim. kokemus). Tavoitteena on tallentaa ja jakaa molempia tiedon muotoja organisaation hyväksi.
Sisällönhallintajärjestelmät järjestävät sisältöä ennalta määriteltyjen taksonomioiden, kategorioiden tai tunnisteiden mukaan. Näin sisältö on käyttäjille helposti löydettävissä ja käytettävissä.
Tietämyksenhallintaohjelmistot puolestaan painottavat kollektiivisen tiedon tallentamista ja rakenteistamista niin, että tieto on löydettävissä asiayhteyksineen. Tähän hyödynnetään esimerkiksi tietämysgraafeja, ontologioita ja semanttisia verkostoja tiedon tehokkaan hakemisen helpottamiseksi yhdeltä alustalta.
Sisällönhallinnassa rooleja ovat esimerkiksi sisällöntuottajat, toimittajat ja julkaisijat – kukin osallistuu sisällön tuottamiseen ja ylläpitoon, mutta käyttäjät pääasiassa kuluttavat sisältöä.
Tietämyksenhallinnassa taas jokainen organisaation jäsen nähdään tietämyksen tuottajana. Kaikkien aktiivista osallistumista kannustetaan riippumatta työtehtävästä. Tietämyksenhallintaprosessi korostaa tiedon jakamista, yhteistyötä ja yhteistä oppimista.
Yritysten sisällönhallintajärjestelmät sisältävät usein työnkulkutoimintoja sisällön luomisen, tarkistamisen ja hyväksymisen tueksi. Yhteistyö rajoittuu yleensä sisällöntuotantoon ja muokkaukseen.
Tietämyksenhallintajärjestelmät sen sijaan asettavat yhteistyön etusijalle ja rakentavat jakamisen kulttuuria. Niissä on työkaluja yhteiskirjoittamiseen, keskustelufoorumeihin ja sosiaalisiin verkostoihin, jotka kannustavat aktiiviseen osallistumiseen.
Sisällönhallinta keskittyy tarjoamaan käyttäjille relevanttia sisältöä ennalta määriteltyjen kriteerien, kuten hakusanojen tai käyttäjäasetusten, perusteella. Tavoitteena on tarjota yksilöllisiä käyttökokemuksia ja optimoida sisällön toimitus.
Tietämyksenhallinta varmistaa, että sisäisissä tietopankeissa oleva tieto on tilanteeseen sopivaa ja hyödynnettävissä. Siinä hyödynnetään oikeaa kokemustietoa ohjeiden ja muun hyödyllisen sisällön tuottamiseksi koko organisaatiolle.
Sisällönhallinnan päätarkoitus on välittää tietoa käyttäjille tässä ja nyt. Vaikka sisältöä arkistoidaan, sen pitkäaikainen arvo rajoittuu usein lähinnä historialliseen viitteeseen.
Tietämyksenhallintajärjestelmät pyrkivät sen sijaan keräämään ja säilyttämään liiketoiminnan tietopääomaa pitkäjänteisesti. Ne mahdollistavat jatkuvan oppimisen ja auttavat työntekijöitä rakentamaan aiemman tiedon pohjalta välttäen turhaa päällekkäistä työtä.
Sisällönhallinnassa mieleen tulevat esimerkiksi WordPressin kaltaiset työkalut. Se on tunnettu sisällönhallintaratkaisu, jolla käyttäjät voivat luoda, hallita, tallentaa ja julkaista sisältöä eri verkkosivuille.
Tietämyksenhallintatyökaluista voidaan mainita vaikkapa LiveAgentin ulkoisen ja sisäisen tietopankin rakentaja tai Confluence. LiveAgent tarjoaa kokonaisvaltaisen ja monipuolisen ratkaisun, mutta molemmat tukevat sisäistä yhteistyötä, dokumentointia ja projektinhallintaa.
Teorian tueksi tarkastellaan seuraavaksi esimerkkejä sisällönhallinnasta ja tietämyksenhallinnasta arjessa.
Wikipedia on loistava esimerkki sekä tietämyksenhallinnasta että sisällönhallinnasta. Se on yhteisöllinen alusta, jolle käyttäjät tuottavat tietoa ja sisältöä eri aiheista.
Alusta hyödyntää sisällönhallintaa artikkeleiden järjestämisessä ja luokittelussa niin, että tieto on rakenteellista ja helposti löydettävää.
Adobe tarjoaa luovia ohjelmistoja ja markkinointiratkaisuja. He hyödyntävät tietämyksenhallintaa mahdollistamalla työntekijöiden maailmanlaajuisen yhteistyön ja asiantuntemuksen jakamisen.
Sisällönhallinta on tärkeää myös Adoben markkinointialustoilla, joissa he hallitsevat ja jakelevat sisältöä eri kanaviin varmistaen yhtenäisen viestinnän ja brändin.
Ihanteellista on, että menestyvä yritys hyödyntää molempia. Nykyään tiedon luominen, järjestäminen, tallentaminen ja toimittaminen on jo oma taiteenlajinsa, joten useimmat yritykset hyötyvät sekä luotettavasta sisällönhallinnasta että tietämyksenhallintastrategiasta.
Tässä yleisimmät sisällönhallinta- ja tietämyksenhallintajärjestelmien tyypit:
Web-sisällönhallintajärjestelmä (WCMS): Näillä hallitaan ja julkaistaan verkkosivujen sisältöä. Käyttäjät voivat luoda, muokata, järjestää ja julkaista digitaalisia sisältöjä ilman teknistä osaamista. Tunnetuimpia esimerkkejä ovat WordPress, Joomla ja Drupal.
Yritysten sisällönhallintajärjestelmä (ECM): Näillä hallitaan organisaation rakenteetonta tietoa, kuten dokumentteja, kuvia, videoita ja muita digitaalisia aineistoja. Esimerkkejä ovat SharePoint, OpenText Content Suite ja Documentum.
Asiakirjahallintajärjestelmä (DMS): Tämä järjestelmä keskittyy asiakirjojen hallintaan koko niiden elinkaaren ajan. Tunnettuja esimerkkejä ovat M-Files, Alfresco ja LogicalDOC.
Digitaalisen aineiston hallintajärjestelmä (DAM): DAM-järjestelmillä tallennetaan, järjestetään ja hallitaan digitaalisia aineistoja, kuten kuvia, videoita ja äänitiedostoja. Ne tarjoavat työkaluja metadatan hallintaan, tagaukseen ja tiedonhakua helpottavaan käyttöön. Yleisiä ovat Widen Collective, Bynder ja Adobe Experience Manager Assets.
Oppimisenhallintajärjestelmä (LMS): Vaikka tarkoitettu pääosin e-oppimiseen ja koulutukseen, nämä alustat myös hallitsevat ja jakavat sisältöä. Esimerkkejä ovat Moodle, Canvas ja Blackboard.
Yritystason tietämyksenhallintajärjestelmä: Näillä kerätään, organisoidaan ja jaetaan tietoa organisaation sisällä. Ominaisuuksiin kuuluu dokumenttien jakaminen, asiantuntijahakemistot, keskustelufoorumit ja parhaiden käytäntöjen arkistot. Esimerkkejä ovat Confluence, IBM Watson Knowledge Center ja Bloomfir.
Yhteistyöhön perustuva tietämyksenhallintajärjestelmä: Näissä painotetaan tiedon jakamista ja yhteistyötä tiimin jäsenten kesken. Ominaisuuksiin voi kuulua wikit, blogit, keskustelupalstat ja reaaliaikaiset yhteistyökalut. Tunnetuimpia ovat LiveAgent, MediaWiki ja Tiki Wiki.
Asiantuntijahaun järjestelmä: Näillä löydetään organisaation sisältä asiantuntijoita osaamisen, tietämysalueiden ja kokemuksen perusteella. Järjestelmä yhdistää tiedon tarvitsijat ja osaajat. Esimerkkejä ovat Swoop, Talla ja ProFinda.
Sisällön kuratointijärjestelmä: Tämä KMS-tyyppi auttaa valitsemaan, järjestämään ja esittämään olennaista tietoa eri lähteistä. Erityisen hyödyllinen tietopankkien, uutiskirjeiden tai resurssikirjastojen luomisessa. Esimerkkejä ovat Scoop.it, Flipboard ja Pearltrees.
Semanttinen tietämyksenhallintajärjestelmä: Näissä hyödynnetään semanttisia teknologioita tiedon järjestämiseen käsitteiden välisten suhteiden perusteella. Parantaa hakujen osuvuutta ja syventää tiedon kontekstuaalista ymmärrystä. Tunnettuja ovat PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant ja Synaptica.
Tapauspohjainen ratkaisujärjestelmä: Tämän tyyppinen KMS tallentaa ja hakee aiempien ongelmien ratkaisuja. Se auttaa käyttäjiä löytämään ratkaisuja vertaamalla nykyisiä tilanteita aiempiin tapauksiin. Esimerkkejä ovat Coveo, IntraFind ja Primedius.
Innovaationhallintajärjestelmä: Näillä edistetään ideointia, yhteistyötä ja innovaatiota organisaatiossa. Mukana voi olla työkalut ideoiden keräämiseen, arviointiin ja toteutukseen. Esimerkkejä ovat Spigit, IdeaScale ja Brightidea.
Muista, että kategoriat voivat limittyä ja monet järjestelmät sisältävät ominaisuuksia useasta eri tyypistä.
Lyhyt vastaus: kyllä voi. Yhdistämällä molemmat järjestelmät voidaan luoda kattavampi ja tehokkaampi ratkaisu sisällön ja tiedon hallintaan organisaatiossa. Integraatiota varten tulee valita yhteen sopivat järjestelmät, jotka tarjoavat rajapinnat (API) tai muut yhteysmahdollisuudet tiedonsiirtoon.
Yksinkertainen vastaus on kyllä. Usein yritykset huomaavat, että molempien järjestelmien yhdistäminen tehostaa kokonaisvaltaista tiedonhallintaa. Vaikka tarpeet riippuvat yrityksen koosta ja toiminnasta, sisällön- ja tietämyksenhallinnan yhdistäminen tarjoaa monipuolisemman ja tehokkaamman lähestymistavan tiedon hallintaan.
Luo kattavat sisäiset ja ulkoiset tietopankit LiveAgentilla. Vahvista tiimiäsi, kouluta asiakkaita ja helpota saumatonta yhteistyötä.
Sisällönhallintaa voidaan pitää tietämyksenhallinnan alajärjestelmänä. Sisällönhallinta keskittyy yksittäisten sisältöjen hallintaan, kun taas tietämyksenhallinta pyrkii luomaan ympäristön, jossa sisältö, asiantuntemus ja kokemukset voidaan valjastaa tuottamaan arvoa organisaatiolle.
Suurin ero näiden kahden välillä on siinä, miten ja millaisia sisältöjä hallitaan. CMS keskittyy sisällön tehokkaaseen esittämiseen, kun taas KMS painottaa tiedon, asiantuntemuksen ja yhteistyössä syntyneiden oivallusten tallentamista ja hyödyntämistä organisaation suorituskyvyn parantamiseksi.
Semanttinen analyysi ja tekoäly vaikuttavat merkittävästi CMS- ja KMS-järjestelmien toimintaan. Parannetuista hakutoiminnoista IoT-integraatioihin, uudet teknologiat muuttavat sekä sisällön- että tietämyksenhallintaa älykkäämmiksi, saavutettavammiksi, yhteistyöhön kannustaviksi ja käyttäjälähtöisemmiksi.
Tehokas sisällön- ja tietämyksenhallinta auttaa yrityksiä sopeutumaan markkinamuutoksiin, parantamaan asiakastyytyväisyyttä sekä tukemaan jatkuvan parantamisen ja innovoinnin kulttuuria.
Tutustu siihen, kuinka tiedonhallinta parantaa innovaatiota, tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä todistettujen strategioiden avulla muuttaaksesi liiketoimintaa...
Tutustu tiedonhallinnan ja tietojohtamisen keskeisiin eroihin. Opi, kuinka molemmat edistävät liiketoiminnan kasvua käytännön oivalluksilla.
Löydä 11 tietämyksenhallinnan parasta käytäntöä vuodelle 2025 organisaation tehokkuuden parantamiseksi. Keskeisiä strategioita ovat KM:n yhdistäminen yrityskult...
Sumali sa aming komunidad ng masayang kliyente at magbigay ng mahusay na suporta gamit ang LiveAgent.
