
12 välttämätöntä asiakaspalvelun pehmeää taitoa: Mitä tehdä ja mitä ei
Tutustu 12 välttämättömään asiakaspalvelun pehmeään taitoon vuodelle 2025, jotka ovat välttämättömiä vahvojen suhteiden rakentamiseen, tyytyväisyyden lisäämisee...

Olennaiset kyvyt, joita tarvitaan tehokkaan asiakaspalvelun tarjoamiseen, mukaan lukien kovat taidot (tekniset kyvyt) ja pehmeät taidot (henkilökohtaiset ominaisuudet, kuten empatia ja viestintä), jotka edistävät asiakastyytyväisyyttä ja uskollisuutta.
Asiakaspalvelun taidot ovat kyvyt, joita tarvitset tehokkaan asiakaspalvelun tarjoamiseen. Olipa kyseessä online-chat, puhelinsoitto tai kasvokkain tapaaminen, nämä taidot ovat ratkaisevia ongelmien ratkaisemisessa, kysymyksiin vastaamisessa ja positiivisen asiakaskokemuksen tarjoamisessa. Taidot voidaan jakaa kahteen pääkategoriaan: kovat taidot (tekniset kyvyt) ja pehmeät taidot (henkilökohtaiset ominaisuudet, jotka auttavat sinua vuorovaikutuksessa ja yhteyden luomisessa muihin ihmisiin).
Taidot voidaan jakaa kahteen pääkategoriaan:

Lisätietoja pehmeistä taidoista saat omistetusta artikkelistamme. Se on täydellinen kaikille, jotka haluavat hallita asiakkaiden kanssa yhteyden luomisen taidon ja rakentaa pitkäkestoisia suhteita.
Nyt kun tiedät perusasiat, katsotaanpa tärkeimmät taidot, joita tarvitset menestyäksesi asiakastuen agenttina. Lisäksi jaamme vinkkejä jokaisen taidon kehittämiseen ja parantamiseen! Oikeiden taitojen kehittäminen vaatii tietoisuutta uusimmista asiakastuen trendeistä, jotka muokkaavat alan käytäntöjä.
Tehokkaan kuuntelun hallitsemiseksi sinun on todella kuultava, mitä asiakkaasi sanoo. Käytä aikaa heidän ongelmansa täydelliseen ymmärtämiseen ja anna heidän tietää, että kiinnität täyden huomion. Kun muotoilet ongelman uudelleen omin sanoin ja kysyt asiakkaalta, oletko ymmärtänyt sen oikein, se osoittaa, että olet tarkkaavainen ja välität heidän huolistaan.
Vinkkejä tehokkaan kuuntelun taitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Empatia on kyky ymmärtää toisen ihmisen tunteita ja nähdä asiat heidän näkökulmastaan – se on kyse siitä, että asettaudut muiden asemaan. Empaattinen asiakaspalvelu auttaa rakentamaan aidon yhteyden ja saa asiakkaan tuntemaan itsensä arvostetuksi ja ymmärretyksi.
70 % kuluttajista sanoo, että he ovat todennäköisemmin ostamassa yrityksiltä, joissa he tuntevat itsensä ymmärretyiksi.
Vinkkejä empatian kehittämiseen ja parantamiseen:
Olisi yllättävää, kuinka monet ihmiset kamppailevat oikean viestinnän kanssa muiden kanssa. Selkeät viestintätaidot asiakaspalvelussa varmistavat, että tiedot jaetaan tarkasti ja tehokkaasti. Keskittymisen menetys tai epäselvästi ilmaistut asiat voivat johtaa väärinkäsityksiin, mikä johtaa negatiivisiin asiakaskokemuksiin ja turhautuneisiin asiakkaisiin.
Vinkkejä viestintätaitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Tuotteiden syvällinen tunteminen on ratkaisevan tärkeää erinomaisen asiakaspalvelun tarjoamiselle. Muuten, kuinka voit auttaa asiakkaitasi, kun he kohtaavat ongelman?
Kun asiakastuen agentit tuntevat syvällisesti yrityksensä tuotteet tai palvelut, he voivat nopeasti ja tarkasti vastata kysymyksiin, ratkaista ongelmia ja antaa hyödyllisiä suosituksia.
Jos asiakastuki puuttuu tästä tiedosta, se voi johtaa turhautumiseen, hukkaan mennyt aikaan ja negatiiviseen asiakaskokemukseen.
Vinkkejä tuotetuntemuksen kehittämiseen ja parantamiseen:

Asiakaspalvelussa positiivisen kielen käyttö tarkoittaa vastausten muotoilemista tavalla, joka keskittyy ratkaisuihin ja positiivisiin tuloksiin. Se auttaa luomaan miellyttävämmän vuorovaikutuksen ja voi muuttaa haastavan tilanteen rakentavaksi.
Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit “En voi auttaa sinua tässä asiassa”, voisit sanoa “Vaikka tämä erityinen asia on minun toimivaltani ulkopuolella, etsitään sinulle ratkaisu.”
Positiivisen kielen käyttö saa asiakkaat tuntemaan itsensä arvostetummiksi, mikä johtaa myönteisempään näkemykseen yrityksestäsi.
Vinkkejä positiivisen kielen käytön taidon kehittämiseen ja parantamiseen:
Ongelmanratkaisu on pääasiassa ongelman lähteen määrittämistä ja tehokkaan ratkaisun löytämistä. Nämä taidot ovat ratkaisevia, koska ne auttavat sinua käsittelemään asiakkaiden huolenaiheita nopeasti ja tehokkaasti. Kuitenkin, jotta voit ratkaista tietyn ongelman, sinun on ensin tunnistettava sen syy ja ymmärrettävä se täysin ennen ratkaisun tarjoamista.
On myös aina hyvä idea tarjota useita ratkaisuja, jos tilanne sallii. Eri vaihtoehtojen tarjoaminen antaa asiakkaalle mahdollisuuden valita itselleen parhaiten sopiva, mikä saa heidät tuntemaan olevansa tilanteen hallinnassa. Se osoittaa joustavuuttasi ja halukkuuttasi mennä ylimääräisen päälle heidän ongelmansa ratkaisemiseksi.
Vinkkejä ongelmanratkaisutaitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Kyky ratkaista konflikteja ei ole vain tervetullutta vaan odotettua tilanteissa, joissa on työpaikan erimielisyyksiä tai asiakaskiistoja. Yleisiä konflikteja ovat väärinkäsitykset tuotteen ominaisuuksista, laskutusongelmista tai jopa tiimin jäsenten väliset henkilökohtaiset konfliktit.
Minkä tahansa konfliktin onnistuneen ratkaisemiseksi sinun on usein luettava sanallisia ja sanattomia viestintävihjeitä, pysyttävä rauhallisena ja yritettävä ymmärtää muiden näkemyksiä. Yhteisen pohjan löytäminen ja varmistaminen, että konflikti ei syntynyt vain pienestä väärinkäsityksestä, voi myös auttaa rauhalliseen ratkaisuun.
Vinkkejä konfliktinratkaisutaitojen kehittämiseen ja parantamiseen:

Persuasiotaidot ovat kyky vakuuttaa muut näkemään arvon tuotteessasi tai palvelussa. Kun autat kiinnostuneita potentiaalisia asiakkaita voittamaan epäilyt, nämä taidot ovat avainasemassa. Tehokkaat persuasiotaidot varmistavat, että potentiaaliset asiakkaat eivät karkaa vaan näkevät, kuinka tuotteesi tai palvelusi voi todella hyödyttää heitä.
On kuitenkin tärkeää vakuuttaa asiakas vain, jos tuote tai palvelu hyödyttää häntä todella. Asiakkaiden painostaminen johonkin, mitä he eivät tarvitse tai mikä ei sovi heidän vaatimuksiin, voi vaikuttaa negatiivisesti brändiin.
Vinkkejä persuasiotaitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Jokaisen vuorovaikutuksen lähestyminen ystävällisellä ja avuliaalla mielellä on olennaista positiivisen asenteen säilyttämiseksi. Asiakaspalvelussa tämä on ratkaisevan tärkeää, koska se voi tehdä jopa vaikeista tilanteista hallittavampia. Positiivisuuden säilyttäminen auttaa sinua rauhoittamaan turhautuneen asiakkaan ja luomaan miellyttävän kokemuksen.
Positiivisuuden säilyttäminen voi merkittävästi vaikuttaa asiakkaiden kokemukseen ja tyytyväisyyteen. Asiakkaat, jotka tuntevat itsensä tervetulleiksi ja arvostetuksi, ovat todennäköisemmin luottamaan sinuun ja olemaan tyytyväisiä vuorovaikutuksensa tulokseen, vaikka alkuperäinen syy heidän yhteydenotolleen olisi ollut ongelma tai valitus.
Vinkkejä positiivisen asenteen kehittämiseen ja säilyttämiseen:
Sopeutuvaisuus ja joustavuus ovat kyky mukautua muuttuviin tekijöihin, olosuhteisiin tai ympäristöihin.
Jokainen asiakas on erilainen, eikä kaksi tilannetta ole samanlaisia.
Sinun on kyettävä vastaamaan erilaisiin tilanteisiin tavalla, jota asiakkaasi pitävät. Joustavuus tarkoittaa myös sitä, että olet avoin uusien asioiden oppimiselle ja uusien haasteiden ottamiselle, mikä auttaa parantamaan palvelun laatua.
Vinkkejä sopeutuvaisuuden ja joustavuuden kehittämiseen ja parantamiseen:
Tekninen osaaminen tarkoittaa tietoa ja taitoja käyttää työhösi vaadittavia työkaluja, laitteita tai teknologiaa. Se on olennaista, koska se antaa sinulle mahdollisuuden ratkaista asiakkaiden tiedustelut ja tarjota tarkkaa tietoa tehokkaasti. Asiakaspalvelun yhteydessä tämä voi tarkoittaa asiakassuhteiden hallintajärjestelmän (CRM) käyttöä, teknisten ongelmien vianetsintää tai tuotteidesi ja palveluidesi teknisten yksityiskohtien ymmärtämistä.
Esimerkiksi, jos työskentelet ohjelmistoyrityksen parissa, sinun on tiedettävä, kuinka ohjelmisto toimii, navigoida käyttöliittymässä ja ratkaista yleiset ongelmat, joita käyttäjät saattavat kohdata. Tekninen osaaminen antaa sinulle mahdollisuuden tarjota nopeampaa ja tarkempaa tukea, mikä johtaa tyytyväisempiin asiakkaisiin.
Vinkkejä teknisen osaamisen kehittämiseen ja parantamiseen:
Sinun on löydettävä tasapaino asiakkaiden tehokkaan auttamisen ja tehokkuuden säilyttämisen välillä.
Ajanhallintataidot vaativat tehtävien priorisointia, useiden tiedustelujen samanaikaista käsittelyä ja ongelmien ratkaisemista nopeasti ilman, että laatu kärsii.
Vaikka on tärkeää ymmärtää asiakkaan ongelma täysin, agenttien on myös tunnistettava, milloin on aika siirtää asia toiselle tiimin jäsenelle varmistaakseen, että kaikki asiakkaat saavat oikea-aikaista tukea.
Esimerkiksi asiakaspalvelun agentti voi saada sähköpostia, puhelua ja live-chat-pyynnön samanaikaisesti. Tehokas ajanhallintataidot sisältäisivät sen arvioimisen, mikä asia on kiireellisin, sen käsittelemisen ensin ja sitten siirtymisen muihin.
Vinkkejä ajanhallintataitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Apuvälineet, kuten help desk -ohjelmistot, tarjoavat ominaisuuksia, kuten SLA:t (Service Level Agreements) ja aikasäännöt, jotka auttavat sinua priorisoimaan asioita kiireellisyyden ja aikaherkkyyden perusteella. Nämä työkalut varmistavat, että kriittiset tehtävät käsitellään viipymättä, mikä parantaa yleistä tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä.

Useiden tehtävien hallinta ja sujuvan toiminnan varmistaminen samanaikaisesti ei ole helppoa. Organisointitaidot tarkoittavat, että henkilö voi aikatauluttaa, suunnitella, priorisoida ja delegoida tehtäviä tehokkaasti.
Esimerkiksi hyvin organisoitu agentti voi helposti seurata asiakkaiden tiedusteluja, seurata odottavia asioita ja varmistaa oikea-aikaisia ratkaisuja. Organisoitu työpöytä auttaa lisäämään tuottavuutta, täyttämään määräaikoja ja koordinoimaan resursseja tehokkaasti.
Vinkkejä organisointitaitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Nämä taidot antavat sinulle mahdollisuuden kerätä ja analysoida perusteellisesti tietoja tietoon perustuvia päätöksiä varten. Joten miksi analyyttiset taidot ovat tärkeitä asiakaspalvelussa? Ne antavat agentteille mahdollisuuden tunnistaa ongelmien juurisyy, varmistaa tarkat ratkaisut ja parantaa yleistä asiakastyytyväisyyttä.
Esimerkiksi agentti voi huomata, että useat asiakkaat kohtaavat saman ongelman tuotteen kanssa. Analysoimalla tietoja ja tunnistamalla kuvion, agentti voi siirtää ongelman tuotekehitystiimille pysyvän ratkaisun löytämiseksi tämän ongelman uusiutumisen estämiseksi.
Vinkkejä analyyttisten taitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Huomio yksityiskohtiin on erittäin arvostettu taito missä tahansa alalla ja työpaikalla. Erityisesti silloin, kun jopa pieni virhe voi tulla hyvin kalliiksi. Virheet, kuten väärä numero budjetissa, voivat johtaa taloudellisiin eroavaisuuksiin, tai väärä symboli koodissa voi aiheuttaa ohjelmistovirheitä.
Asiakaspalvelussa yksityiskohtien huomiotta jättäminen voi johtaa väärinkäsityksiin, virheellisiin ratkaisuihin ja tyytymättömiin asiakkaisiin. Vahvan huomion kehittäminen yksityiskohtiin tekee sinusta tehokkaamman, lisää tuottavuuttasi ja vähentää virheiden todennäköisyyttä.

Huomio yksityiskohtiin tarkoittaa asiakkaiden tiedustelujen huolellista tarkistamista ja varmistamista, että jokainen heidän ongelmansa näkökohta käsitellään. Esimerkiksi, jos asiakas ilmoittaa ongelmasta tilauksessaan, sinun on vahvistettava tilausnumero, tuotteen kuvaus ja toimitusosoite ongelman ratkaisemiseksi tarkasti.
Vinkkejä huomion yksityiskohtiin -taidon kehittämiseen ja parantamiseen:
Kuten sanotaan: “Tiimityö tekee unelmasta totta.” Se on jokaisen työpaikan sydän ja sielu. Hyvä tiimityö voi tehdä työympäristöstäsi miellyttävämmän ja auttaa sinua suorittamaan tehtäviä nopeasti ja tehokkaasti. Kun kaikki työskentelevät hyvin yhdessä, organisaation tavoitteet tulevat helpommiksi.
Tiimityötaidot sisältävät konfliktinhallintaa, keskinäistä kunnioitusta, vastuullisuutta, työn delegointia, luottamusta ja tehokasta viestintää. Esimerkiksi asiakastuen tilanteessa agentit voivat luottaa toistensa asiantuntemukseen monimutkaisen asiakasongelman ratkaisemiseksi nopeammin. Yksi agentti voi käsitellä teknisen puolen, kun taas toinen hallitsee asiakkaiden viestintää, varmistaen sujuvan ja tehokkaan ratkaisun.
Vinkkejä tiimityötaitojen kehittämiseen ja parantamiseen:
Jokainen menestyvä yritys tarvitsee omistautuneita asiakaspalvelun työntekijöitä, joilla on tietyt taidot, joiden avulla he voivat mennä ylimääräisen päälle. Nämä taidot eivät ainoastaan auta vastaamaan asiakkaiden kysymyksiin vaan myös merkityksellisten suhteiden luomiseen, luottamuksen rakentamiseen ja asiakasuskollisuuden edistämiseen. Asiakkaiden kanssa syvemmällä tasolla yhteyden luominen voi antaa yrityksellesi kilpailuedun ja auttaa erottamaan sen muista.
Ihmiset muistavat vuorovaikutuksensa asiakaspalvelun kanssa, sekä hyvät että huonot. Siksi on ratkaisevan tärkeää luoda positiivisia kokemuksia. Taidot, kuten empatia, positiivinen asenne, aktiivinen kuuntelu ja ongelmanratkaisu, ovat ratkaisevia tämän saavuttamiseksi. Lisäksi huomio yksityiskohtiin, organisointitaidot ja tiimityö ovat olennaisia ollakseen tuottavampi ja tehokkaampi. Nämä taidot voidaan kehittää ja parantaa noudattamalla yksinkertaisia mutta tehokkaita vinkkejä, varmistaen, että tiimisi on hyvin varustettu asiakkaiden tarpeiden täyttämiseen.
Asiakaspalvelun edelleen parantamiseksi help desk -ohjelmistot tarjoavat kattavan joukon työkaluja asiakkaiden tiedustelujen tehokkaaseen ja tehokkaaseen hallintaan. Rekisteröidy ilmaiseen kokeiluun ja katso, kuinka se voi muuttaa asiakaspalvelun toimintojasi.
Kehitä huippusuorituskykyisiä tukitiimejä LiveAgentin koulutustyökaluilla, tietokannalla ja kattavalla asiakaspalvelualustalla.
Kovat taidot ovat teknisiä kykyjä, kuten kyky käyttää tiettyä ohjelmistoa, syvä tuotetuntemus tai vahvat analyyttiset taidot. Pehmeät taidot ovat henkilökohtaisia ominaisuuksia, jotka auttavat sinua vuorovaikutuksessa ja yhteyden luomisessa muihin ihmisiin henkilökohtaisemmalla tasolla, mukaan lukien empatia, kärsivällisyys ja hyvä viestintä.
Asiakaspalvelun taidot auttavat agentteja kommunikoimaan ihmisten kanssa tehokkaammin ja tarjoamaan huippuluokan asiakaspalvelua. Jokainen taito voi hyödyttää suorituskykyä monella tavalla ja parantaa asiakkaiden yleistä kokemusta, mikä johtaa lisääntyneeseen uskollisuuteen ja tyytyväisyyteen. Ne auttavat myös luomaan paremman työympäristön tiimin jäsenten välille ja lisäävät tuottavuutta.
Vinkkejä ja temppuja taitojen kehittämiseen ovat työkalujen ja ohjelmistojen käyttö, palautteen pyytäminen, koulutussessioihin osallistuminen sekä tarkistuslistojen ja päivittäisten rutiinien luominen. Jokaisella taidolla on omat kehitysstrategiat, kuten aktiivisen kuuntelun harjoittelu tehokkaan kuuntelun parantamiseksi tai kurssille osallistuminen teknisen osaamisen parantamiseksi.

Tutustu 12 välttämättömään asiakaspalvelun pehmeään taitoon vuodelle 2025, jotka ovat välttämättömiä vahvojen suhteiden rakentamiseen, tyytyväisyyden lisäämisee...

Tutustu 16 olennaiseen asiakaspalvelutaitoon, jotka parantavat vuorovaikutusta ja tuottavuutta, mukaan lukien empatia, tehokas kuuntelu ja selkeä viestintä. Keh...

Hallitse olennaiset asiakaspalvelun taidot kattavan tarkistuslistamme avulla. Puhumisen taidoista empatiaan, opi mitä tarvitaan ylivoimaisen tuen tarjoamiseen.