Saapuva puhelinkeskus

Saapuva puhelinkeskus

Mikä on saapuva puhelinkeskus?

Saapuva puhelinkeskus on puhelinkeskus, joka käsittelee yksinomaan tai pääasiassa saapuvia asiakaspuheluita. Se on varustettu teknologialla saapuvien puheluiden vastaanottamiseksi ja jakamiseksi, mikä mahdollistaa puheluiden reitittämisen jokaiselle osastolle. Tämä tarkoittaa, että puhelinkeskuksen agentit odottavat puheluita tulevan sen sijaan, että he aktiivisesti soittaisivat puheluita.

Joitakin yleisimmistä saapuvan puhelinkeskuksen palveluista ovat:

  • Asiakkaiden kysymyksiin vastaaminen yrityksen tuotteista tai palveluista
  • Asiakaspalvelun ongelmien ratkaiseminen, pyyntöjen ja valitusten käsittely
  • Tekninen tuki asiakkaille tai sisäinen tuki
  • Maksun käsittely, laskutusongelmien käsittely
  • SaaS-asiakkaiden päivitys- ja uusimistiedustelut
  • Myyntitilausten vastaanottaminen, tilausten syöttö ja käsittely
  • Tapaamisten ajoittaminen, varausten käsittely, rekisteröinnit

Koska agentit käsittelevät suuria määriä saapuvia puheluita, saapuvien puhelinkeskusten menestyksen keskeiset mittarit ovat kriittisiä tehokkaan toiminnan ylläpitämiseksi. Nämä mittarit, jotka auttavat määrittelemään puhelinkeskuksen merkityksen, sisältävät ensimmäisen kontaktin ratkaisun, vastausnopeuden keskiarvon, käsittelyajan, hylättyjen puheluiden osuuden, asiakastyytyväisyyden pistemäärän ja agentin tuottavuuden.

Saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmiston edut

Huolimatta digitaalisten viestintäkanavien kasvavasta käytöstä, lukuisat tutkimukset osoittavat, että puhelin on edelleen eniten käytetty asiakaspalvelun kanava useimmille nykypäivän kuluttajille. Itse asiassa yli 50 % asiakkaista kaikissa ikäryhmissä käyttää tyypillisesti puhelinta ottaakseen yhteyttä asiakaspalvelutiimiin viimeaikaisen tutkimuksen mukaan.

Asiakaskokemuksen kanavat

Ammattimaisen saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmiston avulla yritykset voivat hallita tehokkaasti suuria määriä saapuvia puheluita ja tarjota korkean tason asiakaspalvelua. Edistyneet ominaisuudet, kuten IVR ja automatisoitu puheluiden reititys, varmistavat asiakkaiden odotusaikojen lyhentämisen, henkilökohtaisen tuen, parannetut soittajien tyytyväisyyden pistemäärät ja virtaviivaisemman asiakaspalvelun työnkulun yrityksille. Saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmisto helpottaa myös agentin suorituskyvyn seurantaa sisäänrakennettujen analytiikkatyökalujen avulla ja hallitsee tukikustannuksia.

|

Thumbnail for Puhelinkeskuksen ohjelmiston esittely | LiveAgent
|

Interactive Voice Response (IVR) -järjestelmien ja saapuvan puhelinkeskuksen järjestelmien liiketoiminnan puheluiden reititystoimintojen ansiosta asiakaspuhelut reititetään oikeille agenteille tai osastoille. Kun se tehdään oikein, IVR auttaa vähentämään saapuvien puheluiden määrää, odotusaikoja, puheluiden käsittelyaikaa ja priorisoi puhelut arvon perusteella. Lisäksi se lisää ensimmäisen kontaktin ratkaisua ja vähentää toimintakustannuksia.

Kuinka voit määrittää saapuvan puhelinkeskuksen LiveAgentissa?

LiveAgentin saapuva puhelinkeskus voidaan määrittää muutamassa minuutissa.

  1. Kirjaudu LiveAgent-tilillesi ja napsauta Puhelu
  2. Napsauta Numerot
  3. Napsauta oranssia Luo-painiketta
LiveAgent-numeroiden määritys
  1. Valitse VoIP-palveluntarjoajasi (VoIP-palveluntarjoaja, jolta olet ostanut puhelinnumerosi)
Luettelo puhelunumeron palveluntarjoajista
  1. Kirjoita nimi (se voi olla mikä tahansa, se on vain sinulle muistutukseksi, mikä numero se on)
  2. Valitse osasto, johon saapuvat puhelut tähän puhelinnumeroon reititetään
  3. Kirjoita soittoprefiksi
  4. Valitse Nauhoita puhelut -valintaruutu, jos haluat nauhoittaa kaikki saapuvat ja lähtevät puhelut tästä puhelinnumerosta
  5. Kirjoita VoIP-palveluntarjoajasi tunnistetiedot (Hostname, Username, Password)
Yleiset puheluasetukset
  1. Napsauta Lisää

Jos puhelinnumero lisättiin onnistuneesti ja se on aktiivinen, sen vieressä on vihreä piste.

  1. Seuraavaksi napsauta Muokkaa-painiketta ja napsauta IVR:ää.
IVR-asetukset

Määritä IVR/tervetuloviestit tämän oppaan avulla IVR (tervetuloviestit/offline-viestit) .

  1. Kun olet valmis määrittämään IVR:ää, napsauta Konfiguraatio
  2. Napsauta Puhelu
  3. Napsauta Asetukset
LiveAgent-puheluasetukset
  1. Muuta asetuksia mieltymystesi mukaan ja napsauta Tallenna
  2. Käytä tätä opasta lisätäksesi laitteistosi ja ohjelmistopuhelimesi Laitteet-näyttöön
  3. Seuraavaksi lähetä tämä opas agenteillesi, jotta he voivat määrittää ensisijaiset laitteet puheluiden vastaanottamiseen

Mitä saapuvan puhelinkeskuksen ominaisuuksia LiveAgentilla on?

LiveAgentin monikanavainen apupalveluratkaisu sisältää sisäänrakennetun puhelinkeskuksen toiminnallisuuden ja täyden valikoiman saapuvan puhelinkeskuksen ominaisuuksia, jotka antavat tukitiimillesi mahdollisuuden käsitellä saapuvia puheluita helposti ja pitää asiakastyytyväisyyden tasot korkealla.

Älykäs puheluiden reititys

LiveAgentin älykkään puheluiden reitityksellä saapuvat asiakaspuhelut reititetään joko vapaalle puhelinkeskuksen agentille, jolla on korkein prioriteetti ja pisin aika viimeisestä puhelusta, tai satunnaisesti yhdelle agenteista, joka on tällä hetkellä saatavilla puheluiden vastaanottamiseen. Agentit voivat myös määrittää ACD:n saapuvien puheluiden reitittämiseksi henkilökohtaiselle laitteelle, kuten matkapuhelimelle, mikä antaa heille mahdollisuuden jatkaa tuen tarjoamista liikkeellä tai ensisijaisella laitteella.

IVR-suunnittelutyökalu

LiveAgent sisältää kattavan IVR-verkkopohjaisen suunnittelutyökalun, jota kuka tahansa (jopa ilman teknistä tietämystä) voi käyttää omien IVR-puiden luomiseen helposti. Voit luoda mukautetun IVR-puun alusta alkaen suoraan LiveAgentin kojelaudassa, mukaan lukien omien äänitiedostojen nauhoittaminen tai lataaminen puuhun. Hyvin suunniteltu IVR-puu voi tehdä asiakkaille paljon yksinkertaisemmaksi ja nopeammaksi päästä oikealle osastolle tai henkilölle.

IVR-suunnittelutyökalu

Videopuhelut

Jos tarvitset henkilökohtaisempaa tapaa kommunikoida asiakkaiden kanssa, voit käyttää live-videopuhelua, joka toimii aivan kuten tavallinen Skype-puhelu. LiveAgentin videopuhelu on täysin selainpohjainen, joten ulkoisten kolmansien osapuolten sovellusten asentaminen ei ole tarpeen. Agentit voivat vastata videopuheluihin suoraan tietokoneillaan (puhelinta ei tarvita). Lisäksi he voivat samanaikaisesti chatata soittajien kanssa nopeamman ja tehokkaamman tuen varmistamiseksi.

Videopuheluominaisuus LiveAgentissa

Rajoittamattomat puheluiden tallennukset

LiveAgentin saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmisto antaa sinulle mahdollisuuden nauhoittaa, turvallisesti tallentaa ja toistaa saapuvat asiakaspuhelut ilman lisäpuheluiden tallennusohjelmiston tarvetta. Tämä varmistaa, että et koskaan missaa tärkeitä yksityiskohtia, jotka jaetaan minkään puhelun aikana. Käytä rajoittamattomia puheluiden tallennuksia tuen laadun parantamiseen, koulutusta varten, turvallisuutta varten tai vaatimustenmukaisuutta varten.

Automaattinen takaisinsoitto

LiveAgentin automaattisen takaisinsoiton toiminnolla asiakkaat voivat pyytää automatisoitua takaisinsoittoa sen sijaan, että heidän pitäisi odottaa puhelinjonoissa, kun tukipalvelusi on varattu. Automaattisen takaisinsoiton toiminnon käyttäminen lisää asiakastyytyväisyyttä, vähentää hylättyjä puheluita ja lisää agentin tuottavuutta, koska agentit eivät joudu soittamaan numeroita, jotka pyysivät takaisinsoittoa manuaalisesti.

|

Thumbnail for IVR & CALLBACK FEATURE DEMO | LiveAgent
|

Puheluiden siirto

LiveAgentin saapuvan puhelinkeskuksen ratkaisu tarjoaa osallistuvat puheluiden siirrot. Tämä toiminto antaa agenteille mahdollisuuden asettaa saapuvat soittajat pitoon, ottaa yhteyttä sopivaan kollegaan ja saattaa heidät ajan tasalle, siirtää puhelu uudelle agentille tai vaihtoehtoisesti palata soittajalle, jos uusi agentti ei voi auttaa heitä. Tämä ominaisuus tarjoaa saumattoman ongelmien ratkaisun ja varmistaa paremman asiakastyytyväisyyden.

Puheluiden siirto-ominaisuus

Sisäiset puhelut

LiveAgent tukee rajoittamattomia ilmaisia sisäisiä puheluita kaikkien online-puhelinkeskuksen agenttien välillä. Jos agentit tarvitsevat apua kollegoilta, he voivat välittömästi aloittaa sisäisiä puheluita suoraan lipputietoliittymästä. Tämä ominaisuus, joka on sisäänrakennettu LiveAgentiin, antaa agenteille mahdollisuuden saada apua hyvin lyhyessä ajassa.

Sisäisen puhelun ominaisuus

Raportointi ja analytiikka

LiveAgentin sisäänrakennettu analytiikkamoduuli seuraa erilaisia puhelinkeskuksen mittareita, KPI:itä ja voi luoda lukuisia raportteja. Tarkastelemalla niitä johdonmukaisesti, voit tunnistaa saapuvan puhelinkeskuksesi suorituskyvyn puutteet ja parantaa tuen laatua löytämiesi toimivien oivallusten perusteella. Esimerkiksi analytiikka voi osoittaa, että agentit tarvitsevat enemmän koulutusta, enemmän henkilöstöä on palkattava puheluiden määrän täyttämiseksi jne.

Analytiikan yleiskatsaus

Johtopäätös

Saapuvat puhelinkeskukset ovat välttämättömiä yrityksille, jotka haluavat tarjota erinomaista asiakastukea ja ylläpitää vahvoja asiakassuhteita. Ottamalla käyttöön oikean saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmiston, jossa on ominaisuuksia, kuten IVR, älykäs puheluiden reititys, puheluiden tallennus ja kattava analytiikka, yritykset voivat merkittävästi parantaa toimintatehokkuuttaan, vähentää kustannuksia ja parantaa asiakastyytyväisyyttä.

LiveAgent tarjoaa kattavan saapuvan puhelinkeskuksen ratkaisun, joka yhdistää kaikki nämä ominaisuudet yhdessä helppokäyttöisessä alustassa. LiveAgentin avulla voit määrittää ammattimaisen saapuvan puhelinkeskuksen muutamassa minuutissa ja alkaa toimittaa poikkeuksellista asiakaspalvelua heti.

Määritä saapuva puhelinkeskuksesi

Käsittele saapuvia puheluita tehokkaasti LiveAgentin IVR:n, älykkään reititykseen, rajoittamattomiin tallennuksiin ja kattaviin analytiikkatyökaluihin.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat eri saapuvien puhelinkeskusten tyypit?

Saapuvat puhelinkeskukset voidaan luokitella niiden painotuksen ja toiminnon perusteella. Esimerkiksi asiakaspalvelun puhelinkeskukset keskittyvät pääasiassa auttamaan asiakkaita, joilla on kysymyksiä tai ongelmia tuotteiden tai palveluiden kanssa. Teknisen tuen puhelinkeskukset erikoistuvat auttamaan tuotteisiin tai palveluihin liittyviä teknisiä ongelmia. Myynti- ja tilausten vastaanottamisen puhelinkeskukset keskittyvät saapuvien myyntitiedustelujen käsittelyyn ja asiakastilausten käsittelyyn. Varaus- ja varausten puhelinkeskukset käsittelevät saapuvia puheluita, jotka liittyvät varausten tekemiseen, tapaamisten varaamiseen tai palveluiden ajoittamiseen.

Mitä eroa on saapuvien ja lähtevien puhelinkeskusten välillä?

Pääasiallinen ero saapuvien ja lähtevien puhelinkeskusten välillä on tapa, jolla puhelut tapahtuvat. Saapuvat puhelinkeskukset vastaanottavat saapuvia puheluita asiakkailta ja niitä käytetään tyypillisesti tukitiimien asiakasongelmien käsittelyyn. Lähtevät puhelinkeskukset puolestaan soittavat lähteviä puheluita ja niitä käytetään pääasiassa myyntitiimien kylmien myyntipuheluiden tekemiseen, ostajien tutkimiseen ja markkinatutkimuksen keräämiseen.

Kuinka nauhoitan saapuvia puheluita?

Saapuvien puheluiden nauhoittamiseksi tarvitset puheluiden tallennusohjelmiston tai sovelluksen, joka on erityisesti suunniteltu tähän tarkoitukseen. Esimerkiksi puhelinkeskusohjelmisto, kuten LiveAgent, tarjoaa toiminnallisuuden saapuvien puheluiden nauhoittamiseen ja tallentamiseen, mikä voi olla hyödyllistä tulevaa viittausta tai laadunvarmistusta varten.

Mikä on saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmisto?

Saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmisto on ohjelmistojärjestelmä, joka auttaa yrityksiä käsittelemään tehokkaasti suuria määriä asiakkaiden aloittamia saapuvia puheluita. Automaattinen puheluiden jakelu, Interactive Voice Response (IVR) ja puheluiden tallennus ovat joitakin saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmistoratkaisujen keskeisiä ominaisuuksia.

Mitä IVR tarkoittaa puhelinkeskuksessa?

IVR tarkoittaa Interactive Voice Response -järjestelmää. Se on automatisoitu puhelinjärjestelmän teknologia, joka antaa saapuville soittajille mahdollisuuden käyttää tietoja ennalta nauhoitettujen kehotuksien äänivastejärjestelmän kautta. Asiakkaat voivat syöttää vastauksensa näppäimistöllä (tai joissain tapauksissa äänentunnistuksella) puhuakseen agentin kanssa tai käyttää itsepalvelua.

Mitkä ovat saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmiston tärkeimmät edut?

Ammattimaisen saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmiston avulla yritykset voivat parantaa yleistä asiakastuen laatua hallitsemalla tehokkaasti saapuvia asiakkaiden vuorovaikutuksia, parantaa agentin tehokkuutta ja tuottavuutta, varmistaa suuremman asiakastyytyväisyyden ja lopulta vähentää puhelinkeskuksen kuluja.

Kuinka valita saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmisto?

Kun valitset saapuvan puhelinkeskuksen ohjelmiston toimittajaa yrityksellesi, kiinnitä huomiota kriittisimpiin ominaisuuksiin, kuten IVR, älykkäisiin puheluiden reititysvaihtoehtoihin, rajoittamattomiin puheluiden tallennuksiin, takaisinsoittoihin, raportointityökaluihin jne. Jos etsit sekä saapuvia että lähteviä puhelinkeskuksen ominaisuuksia, harkitse sekoitettuja puhelinkeskusjärjestelmiä tai monikanavaisia apupalveluratkaisuja, kuten LiveAgent, joka tukee sekä saapuvia että lähteviä puhelinkeskuksen toimintoja.

Lue lisää

Saapuva vs lähtevä puhelinkeskus
Saapuva vs lähtevä puhelinkeskus

Saapuva vs lähtevä puhelinkeskus

Tutustu saapuvien ja lähtevien puhelinkeskusten keskeisiin eroihin, niiden palveluihin ja hyötyihin. Opi kuinka sekoitettu puhelinkeskusohjelmisto voi parantaa ...

5 min lukuaika
Call Center Software
Kuinka puhelinkeskus toimii
Kuinka puhelinkeskus toimii

Kuinka puhelinkeskus toimii

Opi kuinka puhelinkeskuksen ohjelmisto toimii ja mitä oleellisia taitoja agenteilta vaaditaan. Tutustu ominaisuuksiin kuten automaattinen puhelujen ohjaus, IVR ...

5 min lukuaika
Call Center Software
Puhelun kesto
Puhelun kesto

Puhelun kesto

Tutustu puhelun keston merkitykseen puhelinkeskuksissa! Opi kuinka se mittaa agentin tehokkuutta, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja tehostaa KPI-mittareita.

3 min lukuaika
Customer support Call Center software +1

Mapupunta ka sa Mabuting Kamay!

Sumali sa aming komunidad ng masayang kliyente at magbigay ng mahusay na suporta gamit ang LiveAgent.

Post Affiliate Pro Dashboard - Campaign Manager Interface