Sähköpostikierros

Joka kerta, kun ennalta konfiguroitu sähköpostivastausjärjestelmä vastaanottaa sähköpostiviestin, se lähettää automaattisen vastauksen lähettäjälle. Kuitenkin, jos lähettäjällä on myös tämä ominaisuus, näiden kahden koneen välille syntyy loputon kierros, joka jatkaa automaattisten vastausten lähettämistä toisilleen loputtomasti.

Sähköpostikierrokset voivat aiheuttaa erilaisia ongelmia, kuten:

• Postilaatikon täyttyminen - Viestien eksponentiaalinen kasvu postilaatikoissa
• Tallennustilan ylikuormitus - Erityisesti silloin, kun viesteihin liitetään suuria tiedostoja
• Järjestelmän ylikuormitus - Viestintäjärjestelmien ja palvelimien ylikuormitus
• Toimitusongelmat - Legitiimien sähköpostien toimittamisen estäminen
• Resurssien tuhlaus - Kaistanleveyden ja prosessointitehon kulutus

Näiden sähköpostin toimintahäiriöiden estämiseksi on tärkeää varmistaa, että palvelimesi on konfiguroitu oikein ja pystyy käsittelemään saapuvia sähköpostiviestejä asianmukaisesti. Suodattimien ja sääntöjen sisällyttäminen sekä työkalujen asettaminen mahdollisten kierrosten seurantaan ja havaitsemiseen on hyvä idea ennaltaehkäiseviksi toimenpiteiksi. On myös ratkaisevan tärkeää pystyä tunnistamaan ja ratkaisemaan sähköpostikierros ennen kuin siitä tulee este tai ongelma.

Mikä aiheuttaa sähköpostikierroksen?

Kierrossähköpostin voi aiheuttaa virhe postipalvelimien konfiguraatiossa. Tämä virhe voi tapahtua, jos palvelin tulkitsee vastaanottajan sähköpostiosoitteen väärin tai sillä on huono sähköpostin reitityksen konfiguraatio, mikä saa sen lähettämään viestin takaisin alkuperäiselle lähettäjälle sen sijaan, että se toimittaisi sen aiotulle vastaanottajalle.

Kuten aiemmin mainittiin, se voi tapahtua myös silloin, kun automaattivastausosoitteella varustettu sähköpostiosoite lähettää viestin toiselle osoitteelle, jolla on myös automaattinen vastaus, mikä luo sähköpostikierroksen.

Muita tekijöitä, jotka voivat edistää sähköpostikierrosta:

• Virheelliset tai vanhentunut DNS-tietueet - Väärin konfiguroitu verkkotunnusjärjestelmän asetukset
• Väärin konfiguroitu postipalvelimen asetukset - Virheellinen SMTP- tai IMAP-konfiguraatio
• Väärin konfiguroitu sähköpostin välitys - Välityssäännöt, jotka luovat pyöreita polkuja
• Yhteensopimattomuus postipalvelimien välillä - Erilaiset palvelinjärjestelmät, jotka eivät kommunikoi oikein

Kaiken kaikkiaan se voi johtua useista tekijöistä, mutta se johtuu tyypillisesti väärinkonfiguraatiosta tai virheestä yhdessä tai useammassa palvelimessa.

Kuinka sähköpostikierros voi tapahtua? (Esimerkkejä)

Esimerkki 1: Asiakastuen automaattivastauksen kierros

Oletetaan, että asiakas lähettää sähköpostin asiakastukeen ja pyytää apua tiettyyn ongelmaan. Asiakastuen ohjelmisto on kuitenkin konfiguroitu vastaamaan automaattisesti kaikkiin saapuviin viesteihin. Samoin asiakkaan sähköposti on konfiguroitu vastaamaan myös automaattisesti, mikä laukaisee automaattisten vastausten ketjureaktion heidän välillään.

Esimerkki 2: Sähköpostin välityksen kierros

Toinen skenaario voi olla, jos jollakulla on useita sähköpostitilejä ja hän on konfiguroinut sähköpostipalvelimiaan välittämään viestejä tilistä toiselle. Välitetyt viestit voivat laukaista automaattisen vastauksen, mikä aiheuttaa viestien kierroksen, joka lähetetään edestakaisin näiden tilien välillä.

Ovatko sähköpostikierrosten yleisiä malleja?

Vaikka sähköpostikierroksia voi tapahtua eri tavoin lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostijärjestelmien erityisestä konfiguraatiosta riippuen, sähköpostikierroissa on muutamia yleisiä malleja, joita näemme usein.

Malli 1: Automaattivastaus-automaattivastaus-kierros

Kiistatta yleisin malli on sähköpostin automaattivastausten käyttö, jotka on konfiguroitu vastaamaan automaattisesti saapuviin sähköpostiviesteihin. Jos sekä sähköpostin lähettäjällä että vastaanottajalla on konfiguroitu sähköpostijärjestelmänsä vastaamaan automaattisesti saapuviin viesteihin, automaattiset vastaukset laukaisevat toisensa, mikä lopulta luo loputon sähköpostikierroksen.

Malli 2: Sähköpostin välityksen kierros

Toinen yleinen malli on sähköpostin välityssääntöjen käyttö, jotka aiheuttavat viestien lähettämisen edestakaisin 2 tai useamman sähköpostitilin välillä. Tämä voi tapahtua, jos välityssäännöt eivät ole asianmukaisesti määritettyjä, tai jos ne laukaisevat sähköpostin automaattivastauksen luomat automaattiset vastaukset, kuten aiemmin mainittiin.

Malli 3: Postitusluettelon kierros

Automaattisia vastauksia lähettävät postitusluettelot voivat luoda kierroksia, kun ne ovat vuorovaikutuksessa muiden automaattivastausten tai postitusluetteloiden kanssa.

Molemmissa tapauksissa avain sen estämiseen on huolellisesti konfiguroida sähköpostin automaattivastaus- ja välitysasetukset. Jos epäilet, että sähköpostikierros on tapahtunut, on tärkeää ryhtyä toimiin nopeasti estääksesi lisäongelmia ja välttääksesi tallennustilan ylikuormitusta.

Vaiheet sähköpostien kierroksen pysäyttämiseksi

Jos olet tunnistanut mahdollisen sähköpostikierroksen, seuraavassa on luettelo muutamista erityisistä vaiheista, joita voit tehdä sähköpostien kierroksen pysäyttämiseksi:

1. Tutki sähköpostiotsikot - Yritä tutkia tiettyjen sähköpostien otsikot, jotta voit määrittää tarkan polun, jonka sähköpostit ottavat, ja tunnistaa mahdolliset ongelmat.
2. Tarkista sähköpostiosoitteet - Tarkista lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteet nähdäksesi, käytetäänkö samoja osoitteita toistuvasti. Jos näin on, se voi osoittaa sähköpostikierrosta.
3. Käytä diagnostiikkatyökaluja - Käytä diagnostiikkatyökaluja tai diagnostiikkaohjelmistoa viestien analysointiin ja yritä tunnistaa mahdolliset ongelmat, jotka voivat aiheuttaa kierroksen.
4. Manuaalinen tarkistus - Yritä manuaalisesti tarkistaa kaikki viestit nähdäksesi, ovatko siinä ilmeisiä virheitä.
5. Päivitä konfiguraatio - Tee muutoksia sähköpostijärjestelmien automaattisen vastauksen konfiguraatioon tai päivitä sähköpostiohjelmistosi.
6. Pyydä teknistä tukea - Jos et vieläkään pysty ratkaisemaan ongelmaa itse, harkitse apua pyytämistä sähköpostipalveluntarjoajaltasi tai tekniseltä tuelta, joka saattaa pystyä auttamaan sinua edelleen tässä asiassa.

Mikä rooli sähköpostiotsikolla on sähköpostikierrosten havaitsemisessa ja estämisessä?

Yksi tapa tunnistaa ja havaita sähköpostikierroksia on sähköpostiotsikkojen kautta. Mutta mikä on sähköpostiotsikko ja mistä sen löydät? Sähköpostiotsikko on viestin osa, jossa voit löytää tarpeellisia tietoja sähköpostin lähettäjästä, vastaanottajasta, päivämäärästä ja kellonajasta, jolloin viesti lähetettiin, ja muista tiedoista.

Kun lähetät sähköpostin, lähettäjän sähköpostipalvelin lisää otsikon viestiin ja se sisältyy viestiin sen siirtyessä vastaanottajan sähköpostipalvelimelle.

Sähköpostikierroksen polun jäljittäminen sähköpostiotsikkojen avulla

Sähköpostiotsikkoa voidaan käyttää jäljittämään polku, jonka sähköpostiviesti kulkee lähettäjältä vastaanottajalle, mikä voi auttaa tunnistamaan, milloin kierros tapahtuu.

Esimerkiksi, jos viesti lähetetään henkilöltä A henkilölle B, ja henkilön B sähköpostipalvelin lähettää automaattisen vastauksen, vastauksen otsikko sisältää tietoja henkilön A alkuperäisestä sähköpostista. Jos henkilön A sähköpostipalvelin sitten automaattisesti lähettää toisen automaattisen vastauksen, vastauksen otsikko sisältää tietoja henkilön B alkuperäisestä sähköpostista ja niin edelleen. Tutkimalla näiden sähköpostien otsikot on mahdollista nähdä viestien malli, jotka lähetetään edestakaisin, ja siten tunnistaa, että kierros tapahtuu.

Sähköpostiotsikkojen avulla voidaan myös havaita ja tunnistaa sähköpostikierros etsimällä tiettyjä malleja tai indikaattoreita otsikosta, jotka liittyvät kierroksiin.

Esimerkiksi sähköpostikierros voidaan usein tunnistaa useista “Received”-otsikosta, mikä osoittaa, että sama sähköposti on lähetetty ja vastaanotettu useita kertoja.

Useita “Message-ID”-otsikot

Toinen yleinen indikaattori sähköpostikierrosta on useiden “Message-ID”-otsikkojen esiintyminen, jotka ovat erityisiä ja ainutlaatuisia tunnisteita, jotka on määritetty jokaiselle viestille. Jos sama Message-ID esiintyy useita kertoja viestin otsikossa, se voi olla selkeä osoitus siitä, että kierros tapahtuu.

Tietyt sähköpostitilit

Sähköpostiotsikkojen avulla voidaan myös erityisesti tunnistaa ne sähköpostitilit, jotka ovat suoraan mukana kierroksessa, mikä voi olla erittäin hyödyllistä ongelman ratkaisemisessa ja vianmäärityksessä.

Esimerkiksi “From”- ja “To”-merkinnät olevat otsikot voivat auttaa sinua tunnistamaan viestin lähettäjän ja vastaanottajan, ja “Subject”-otsikkoa voidaan käyttää sähköpostin erityisen aiheen tunnistamiseen.

Tutkimalla näitä ja muita otsikot, on mahdollista saada yksityiskohtaisempi yleiskatsaus sähköpostikierrosta ja ryhtyä asianmukaisiin ja tarpeellisiin toimenpiteisiin kierroksen katkaisemiseksi ja lisäongelmien estämiseksi.

Onko olemassa RFC-protokollaa, joka auttaa suojautumaan sähköpostikierroksia vastaan?

Kyllä, on olemassa erilaisia RFC (Request for Comments) -asiakirjoja, jotka tarjoavat ohjeita sähköpostikierrosten estämiseksi.

RFC 3834: Suositukset automaattisille vastauksille sähköpostille

Yksi asiakirja on RFC 3834, jonka otsikko on “Recommendations for Automatic Responses to Electronic Mail” (Suositukset automaattisille vastauksille sähköpostille), joka tarjoaa suosituksia sähköpostin automaattivastausjärjestelmien konfiguroimiseksi sähköpostikierrosten välttämiseksi. Tämä RFC käsittelee erityisesti:

• Milloin automaattisia vastauksia tulisi lähettää
• Milloin automaattisia vastauksia EI tulisi lähettää
• Automaattivastausten asianmukainen konfiguraatio kierrosten estämiseksi
• Parhaat käytännöt automaattisen vastauksen järjestelmille

RFC 5321: Simple Mail Transfer Protocol

Toinen asiaankuuluva asiakirja on RFC 5321. Tämä asiakirja on otsikolla “Simple Mail Transfer Protocol”. Se määrittelee sähköpostiviestien lähettämisen ja vastaanottamisen standardiprotokollaa internetin yli. Se sisältää myös osion “Mailbox Loop Avoidance” (Postilaatikon kierroksen välttäminen), joka kuvaa useita tekniikoita, joita voidaan käyttää huonojen sähköpostikierrosten estämiseksi. Tämä voi sisältää esimerkiksi:

• Viestien välityskertojen määrän rajoittaminen
• Postilaatikoiden välillä lähetettyjen viestikierrosten katkaiseminen
• Palautusviestien asianmukainen käsittely
• Loputon välitysketjujen estäminen

Nämä RFC-standardit ovat välttämättömiä sähköpostijärjestelmän ylläpitäjille ymmärtää ja toteuttaa luotettavan sähköpostin toimittamisen varmistamiseksi ja sähköpostikierrosten estämiseksi.

Johtopäätös

Kaiken kaikkiaan sähköpostiviestien kierroksen voi aiheuttaa useita tekijöitä. Jotta voit estää sen tapahtumisen, on tärkeää tarkistaa uudelleen, että palvelimesi on konfiguroitu oikein, ja varmistaa, että se pystyy myös käsittelemään kaikki saapuvat sähköpostit asianmukaisesti ilman tarpeettomia ja ei-toivottuja ongelmia.