Valmiit viestit (Makrot)

Mitä ovat valmiit viestit?

Valmiit viestit, joita kutsutaan myös makroiksi, ovat ennalta määritettyjä tekstivastauksia. Ne kirjoitetaan etukäteen ja ne voidaan ottaa käyttöön yhdellä napsautuksella tai näppäinpainalluksella. Niitä käytetään tyypillisesti usein kysyttyihin kysymyksiin vastaamiseen.

Miten valmiit viestit eroavat ennalta määritetyistä vastauksista?

Huolimatta samankaltaisista tarkoituksista, valmiit viestit ja ennalta määritellyt vastaukset ovat kaksi erillistä ominaisuutta.

Ennalta määritellyt vastaukset eroavat valmiista viesteistä kolmella tavalla:

• Valmiit viestit voivat tallentaa vain lyhyen tekstisarjan
• Kun luot ennalta määritellyn vastauksen, voit määrittää sähköpostin aiheen
• Ennalta määritellyt vastaukset voivat sisältää liitteitä

Kuka käyttää valmiita viestejä?

Valmiita viestejä käyttävät yleensä asiakaspalvelun agentit ja teknisen tuen edustajat. Myös myyjät ja markkinoijat käyttävät niitä. Kuitenkin kuka tahansa, joka kommunikoi usein verkossa ja etsii nopeampaa tapaa vastata kysymyksiin, voi hyötyä niiden sisällyttämisestä työnkulkuunsa. Kun tutkit, mikä on agentti, on tärkeää tunnistaa heidän roolinsa lipunhallintaohjelmistossa, jossa he käsittelevät ja ratkaisevat asiakkaiden lippuja.

Tukeeko LiveAgent valmiita vastauksia kaikilla kanavilla?

LiveAgent-käyttäjät voivat vastata kysymyksiin valmiilla vastauksilla seuraavilla kanavilla:

• Sähköposti
• Live-chat
• Asiakasportaalin kautta lähetetyt liput
• Foorumit
• Palaute ja ehdotukset
• Facebook Messenger
• Facebook-viestit
• Twitter
• Instagram
• Viber

Kuinka luoda valmiita vastauksia

1. Kirjaudu LiveAgentiin.
2. Napsauta Konfiguraatio (hammaspyöräkuvake).
3. Napsauta Automatisointi.
4. Napsauta Valmiit viestit.
5. Napsauta Luo viesti.

6. Tee valmiista viestistäsi tunnistettava määrittämällä avainsana. Kun tarvitset viestiä, avainsana helpottaa sen löytämistä. Esimerkiksi, jos valmiisi viestisi koskee toimituskäytäntöä, avainsanasi voisi olla “toimitus”.
7. Kirjoita valmiisi viestisi.
8. Valitse, mitkä osastot ja agentit voivat käyttää valmiita viestejä.
9. Napsauta Luo.

Kuinka muokata valmiita vastauksia

1. Kirjaudu LiveAgentiin.
2. Napsauta Konfiguraatio (hammaspyöräkuvake).
3. Napsauta Automatisointi.
4. Napsauta Valmiit viestit.
5. Napsauta olemassa olevaa viestiä.
6. Muokkaa viestiä haluamallasi tavalla.
7. Napsauta Tallenna.

Valmiiden viestien poistaminen

1. Kirjaudu LiveAgentiin.
2. Napsauta Konfiguraatio (hammaspyöräkuvake).
3. Napsauta Automatisointi.
4. Napsauta Valmiit viestit.
5. Etsi viesti, jonka haluat poistaa.
6. Napsauta viestin oikealla puolella olevaa Roskakori-kuvaketta.

7. Vahvistusikkuna tulee näkyviin. Vahvista valintasi napsauttamalla Kyllä.

Valmiiden vastausten esimerkkejä

LiveAgent antaa sinulle mahdollisuuden luoda rajoittamaton määrä valmiita viestejä, mikä optimoi viestintää ja tekee siitä parhaan lipunhallintaalustan yrityksellesi.

Vakiojärjestelmäviestit sisältävät:

• Voinko auttaa sinua millään muulla?
• Voisitko antaa minulle sähköpostiosoitteesi?
• Onko sinulla muita kysymyksiä, joissa voin auttaa?
• Ota meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja tai apua
• Hei, kollegani lopettaa vuoronsa, joten otan tämän keskustelun hoitaakseni. Anna minulle hetki päivittyä.
• Hyvää päivää.
• Kuinka voin auttaa sinua?
• Olen pahoillani myöhäisistä vastauksistani, mutta minulla on enemmän asiakkaita verkossa.
• Teen parhaani auttaakseni sinua.
• Sullen tämän chatin; ota meihin yhteyttä uudelleen, jos sinulla on muita kysymyksiä. Kiitos.
• Jos sinulla on muita kysymyksiä, kerro meille.
• Kiitos ymmärryksestäsi.
• Olet tervetullut.

Tämä on kuitenkin vain lähtökohta (erityisesti live-chat-keskusteluissa). Voit luoda rajoittamattoman määrän mukautettuja viestejä, jotka sopivat paremmin sähköpostiin, sosiaaliseen mediaan, viestintäsovelluksiin tai tietokantavastauksiin.

Millaisia valmiita viestejä minun pitäisi luoda?

Valmiit viestit ovat olemassa auttamaan sinua. Niiden pitäisi olla työkalu, joka helpottaa viestintää. Siksi määrittääksesi, millaisia viestejä sinun pitäisi luoda, ajattele, millaisia kysymyksiä ja kyselyitä vastaat päivittäin.

Jos et voi ajatella yleisimpiä kysymyksiä, selaa lipunhallintaohjelmistoasi. Tarkista aiempia live-chat-, sähköposti-, sosiaalisen median ja tietokantaliippuja määrittääksesi, mitkä lauseet olisivat hyödyllisimpiä lisätä valmiiden viestien luetteloosi.

Kun luot viestejäsi, varmista, että annat jokaiselle vastaukselle asiaankuuluvan avainsanan, jotta se on helpompi löytää, kun luettelosi tulee liian pitkäksi näyttääkseen kaikki saatavilla olevat viestit.

Kuinka voit hyötyä valmiiden viestien sisällyttämisestä työnkulkuusi?

Valmiit vastaukset ovat hyödyllisiä sekä asiakkaille että agenteille. Ne voivat lisätä tyytyväisyyttä, kannattavuutta ja tuottavuutta.

Nopeammat vastausajat ja suurempi asiakastyytyväisyys

Valmiiden vastausten ansiosta asiakkaasi voivat saada vastauksia kyselyihinsä muutamassa sekunnissa. Nopean ja tehokkaan palvelun tarjoaminen erottaa yrityksesi ja pitää asiakkaasi lojaaleina ja tyytyväisinä.

Parantunut agentin tehokkuus

Valmiit vastaukset antavat tukiagenteille mahdollisuuden ratkaista enemmän kyselyitä lyhyemmässä ajassa. Esimerkiksi, oletetaan, että keskimääräinen agentti voi vastata kymmeneen lippuun tunnissa. Kun valmiit vastaukset lisätään sekoitukseen, heidän pitäisi vastata vielä useampiin kyselyihin, koska heidän kirjoitettavan tekstin määrä vähenee merkittävästi.

Agentit eivät todennäköisesti kärsi uupumuksesta

Asiakkaiden kysymyksiin vastaaminen yksilöllisesti on aina arvostettua, mutta ei kovin tehokasta. Saman vastauksen kirjoittaminen toistuvasti ei ole vain tylsää, vaan se voi myös aiheuttaa agentin väsymystä.

Useimmat asiakastuen agentit haluavat tuntea, että heidän työnsä on merkityksellistä ja tekee eroa. Kirjoittamalla samaa vastausta yhä uudelleen, he voivat tulla tylsiksi, turhautuneiksi ja kiinnittää vähemmän huomiota yksityiskohtiin.

Kuitenkin ottamalla käyttöön valmiit vastaukset, he voivat nopeasti ratkaista usein kysytyt kysymykset (FAQ) ja siirtyä muihin haastavampiin kyselyihin, jotka vaativat kriittistä ajattelua. Näin ollen valmiiden viestien käyttäminen on paras tapa estää agentin uupumus ja varmistaa, että agentit pysyvät sitoutuneina ja tyytyväisinä työhönsä.

Tietokantaresurssit

Tutustu siihen, kuinka valmiit viestit voivat parantaa tukiasi. Opi kaikesta tutustumalla tietokantaartiikkeleihin, blogikirjoituksiin, akatemiaan ja sanastoihin.

• Miksi valmiit viestit ovat tärkeitä ja kuinka niitä käytetään
• Kuinka luoda ja käyttää valmiita viestejä LiveAgentissa
• Valmis vastaus (selitetty)
• Valmiit viestit: Pika-aloitusopas
• Ennalta määritellyt vastaukset – Ominaisuussivu

Valmis vastaamaan usein kysyttyihin kysymyksiin yhdellä napsautuksella?

Maksimoi agentin tehokkuus luomalla valmiita viestejä jokaiseen usein kysyttyyn kysymykseen. Kokeile tänään 30 päivän ilmaisen kokeilujakson avulla. Luottokorttia ei vaadita.