Ennalta määritellyt vastaukset

Mitä ovat ennalta määritellyt vastaukset?

Ennalta määritellyt vastaukset ovat ennalta kirjoitettuja viestejä, jotka agentit voivat ottaa käyttöön yhdellä komennolla tai napsautuksella. Niitä käytetään yleensä usein kysyttyihin kysymyksiin vastaamiseen ja lipputenhallinnon sekä vastausaikojen nopeuttamiseen.

Miten ennalta määritellyt vastaukset eroavat valmiista viesteistä?

Huolimatta samankaltaisista tarkoituksista, valmiit viestit ja ennalta määritellyt vastaukset ovat kaksi erillistä ominaisuutta.

Ennalta määritellyt vastaukset eroavat valmiista viesteistä kolmella tavalla:

• Valmiit viestit voivat sisältää vain lyhyttä tekstiä, kun taas ennalta määritellyt viestit voivat olla pidempiä
• Luodessasi ennalta määriteltyä vastausta, voit määrittää sähköpostiotsikon
• Ennalta määritellyt vastaukset voivat sisältää liitteitä

Kuka käyttää ennalta määriteltyjä vastauksia?

Asiakastuen agentit käyttävät pääasiassa ennalta määriteltyjä vastauksia. Niitä voivat kuitenkin käyttää myös myynti-, markkinointi- tai IT-edustajat, jotka käsittelevät asiakasviestintää. Löydät ne monista asiakasliputusjärjestelmistä.

Mihin tarkoitukseen ennalta määritellyt vastaukset palvelevat?

Luotettava help desk -lipputyökalu toimii asiakastuen agenteille voimakkaana apuvälineenä. Ennalta määriteltyjen vastausten käyttäminen help desk -lipputyökalussa parantaa niiden tehokkuutta ja virtaviivaistaa työnkulkuja. Kun sinulla on valmiita malleja, jotka vastaavat yleisiin kysymyksiin, voit säästää paljon aikaa agenteillesi. Sen sijaan, että kirjoittaisivat saman vastauksen uudelleen ja uudelleen, he voivat ottaa valmiit vastaukset käyttöön yhdellä napsautuksella.

Ennalta määritellyn vastauksen esimerkki

Aihe: Toimituskäytäntömme

Viesti: Kaikki tilaukset käsitellään 2–3 arkipäivän kuluessa. Tilauksia ei lähetetä tai toimitetaan viikonloppuina tai pyhäpäivinä. Jos meillä on suuri tilausmäärä, toimitukset voivat viivästyä muutamalla päivällä. Salli lisäpäiviä kuljetukseen toimitusta varten. Jos tilauksesi toimittamisessa on merkittävä viivästys, otamme sinuun yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse. Tilauksesi toimituskulut lasketaan ja näytetään kassalla. Yöpostitus on saatavilla vain tilauksille, joiden toimitusosoitteet ovat Yhdysvaltojen mannermaisella alueella.

Kuinka voin ottaa ennalta määritellyt vastaukset käyttöön?

Ennalta määritellyn vastauksen käynnistämiseksi paina yksinkertaisesti CTRL+I kirjoittaessasi lipputunäkymässä tai napsauta Ennalta määritellyn vastauksen kuvaketta ja valitse vastauksesi luettelosta.

Kuinka voit luoda ennalta määriteltyjä vastauksia?

1. Kirjaudu LiveAgentiin.
2. Napsauta Konfiguraatio (hammaspyöräkuvake).
3. Napsauta Automatisointi.
4. Valitse Ennalta määritellyt vastaukset.
5. Napsauta Luo ennalta määritelty vastaus -painiketta.

6. Määritä vastauksesi nimi.
7. Luo otsikkorivi. Sitä käytetään, kun luot uuden lipun (sähköpostin) ja käytät ennalta määriteltyä vastausta.
8. Luo viestisi joko pelkkänä tekstinä tai HTML-muodossa. Voit vapaasti lisätä liitteitä.
9. Määritä, mitkä osastot ja agentit voivat käyttää ennalta määriteltyä vastausta.

10. Napsauta Tallenna.

Kuinka muokata ennalta määriteltyjä vastauksia

1. Kirjaudu LiveAgentiin.
2. Napsauta Konfiguraatio (hammaspyöräkuvake).
3. Napsauta Automatisointi.
4. Napsauta Ennalta määritellyt vastaukset.
5. Napsauta olemassa olevaa viestiä.
6. Muokkaa viestiä haluamallasi tavalla.
7. Napsauta Tallenna.

Ennalta määriteltyjen vastausten poistaminen

1. Kirjaudu LiveAgentiin.
2. Napsauta Konfiguraatio (hammaspyöräkuvake).
3. Napsauta Automatisointi.
4. Napsauta Ennalta määritellyt vastaukset.
5. Etsi viesti, jonka haluat poistaa.
6. Napsauta Roskakori -kuvaketta viestin oikealla puolella.
7. Vahvista valintasi ponnahdusikkunassa napsauttamalla Kyllä.

Muutamia ennalta määriteltyjä vastauksia pääsyn vuoksi

Kuten olemme jo todenneet, voimme säästää valtavan määrän aikaa käyttämällä ennalta määriteltyjä vastauksia. Joten missä ja missä yhteydessä voimme käyttää niitä? Olemme koonneet luettelon kategorioista esimerkkeineen, jotta voit saada inspiraatiota ja luoda omia.

Lipputemallit

Joka päivä asiakaspalvelun edustajat saavat monia samanlaisia kyselyitä. Se voi olla aikaa vievää ja turhauttavaa vastata samoihin kysymyksiin uudelleen ja uudelleen. Helpota agenttiesi työtä luomalla ennalta määriteltyjä lipun vastauksia. Tutustu lipputemalleihimme pääsyn vuoksi.

Liiketoiminnan vastaukset

Sähköpostin käyttäminen viestintävälineenä mahdollisten asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa on tunnettu käytäntö. Joskus tarvitaan kuitenkin inspiraation kipinää luodakseen vakuuttava sähköposti, joka muuttaa mahdolliset liidid maksaviksi asiakkaiksi. Jos olet kiinnostunut transaktio-, promootio- tai suhdesähköpostien kirjoittamisesta, voit saada inspiraatiota liiketoiminnan malleistamme.

Asiakaspalvelun vastaukset

Erinomaisen asiakaspalvelun tarjoaminen kaikissa palvelun vuorovaikutuksissa on ratkaisevan tärkeää asiakkaiden tyytyväisyyden ja lojaalisuuden säilyttämiseksi brändillesi. Tutustu ennalta määriteltyihin vastauksiin, joita agentit voivat käyttää missä tahansa tilanteessa – asiakkaiden kiittämisestä vihaisiin viesteihin vastaamiseen.

Ennalta määritellyt live chat -vastaukset

Live chat on yksi suosituimmista asiakasviestintäkanavista. Jos haluat lisätä tehokkuuttasi ja ratkaista enemmän keskusteluja, on aika käyttää ennalta määriteltyjä vastauksia. Tutustu siihen, kuinka säästämme aikaa live chat -malleilla.

Asiakasportaalin vastaukset

Tarvitsetko vahvistus-, tervetulo-, vahvistus-, nollaus-, palaute- tai kutsuposteja? Käytä näitä asiakasportaalin malleja luodaksesi vakuuttavaa asiakaspalvelun viestintää.

Help desk -vastaukset

Haluaisitko auttaa agenttejasi käsittelemään vaikeita keskusteluja ja säästämään aikaa? Inspiroi asiakaspalvelun tiimisi näillä help desk -malleilla.

Markkinoinnin esittelyt

Yrität säilyttää asiakkaan verkkosivustollasi tai kannustaa kumppanuutta muiden yritysten kanssa, mutta sinulla ei ole oikeita sanoja? Tässä on muutamia hyviä ideoita – markkinoinnin mallit.

Call center -skriptit

Luo paras asiakaskokemus ennalta kirjoitetuilla call center -skripteillämme. Ilahduta asiakkaitasi sanomalla oikeat sanat oikeaan aikaan.

Knowledge base -vastaukset

Luotko artikkeleita 24/7 knowledge basellesi? Saa inspiraatiota knowledge base -malleistamme, jotka sisältävät usein kysytyt kysymykset, ohje-artikkelit, vianmääritysoppaat, työkalujen kuvaukset, käyttäjäoppaat ja opetusohjelmat.

Myyntivastaukset

Sähköposti on olennainen osa liiketoimintaa, jota käytetään mahdollisten liidien tavoittamiseen, uusien tuotteiden lanseeraamiseen, kanta-asiakkaiden ohjelmiin ja muuhun. Luo tuoreita sähköpostikonsepteja ja saa inspiraatiota kokeilluilta myyntimalleiltamme.

Sosiaalisen median vastaukset

Asiakkaiden vastaaminen sosiaalisessa mediassa voi olla hankalaa. Haluat olla ammattimainen, mutta ei liian muodollinen. Jos sinulla on vaikeuksia löytää oikeaa tasapainoa, tutustu sosiaalisen median malleihimme inspiraatiota varten.

Knowledge base -resurssit

Tarvitsetko lisäapua ennalta määritellyistä vastauksista? Tutustu näihin yksityiskohtaisiin oppaasiin:

• Ennalta määritellyt vastaukset
• Kuinka luoda ja käyttää ennalta määriteltyjä vastauksia LiveAgentissa
• Valmiit viestit (Makrot)
• Asiakaspalvelun mallit – Parhaat käytännöt
• Valmiiden vastausten selitys
• Asiakastuen selitys
• Sähköpostimallit
• Valmiit viestit

Valmis luomaan ennalta määriteltyjä vastauksia?

Luo ennalta määriteltyjä vastauksia helposti ja aloita työnkulkusi virtaviivaistaminen tänään! Tutustu siihen, kuinka helppo on nopeuttaa lipun ratkaisuaikaa ilmaisella, kaikki sisältävällä 30 päivän kokeilulla. Kokeile tänään!