Anteeksipyynnön sähköpostimallit
Opi kirjoittamaan tehokkaita anteeksipyynnön sähköposteja 10 valmiiksi laaditun mallin avulla. Paranna asiakassuhteita, vähennä poistumaa ja säilytä asiakasusko...
6 min lukuaika
LiveAgent
Customer Service
+2
Huonojen sähköpostiesimerkiksi merkitys
Sähköposti on nopea ja tehokas tapa ottaa yhteyttä ihmisiin, ja se on valtava osa liiketoiminnan viestintää. Se voi olla loistava tapa rakentaa suhteita potentiaalisiin asiakkaisiin, olemassa oleviin asiakkaisiin, tiimin jäseniin, sidosryhmiin ja mahdollisiin yhteistyökumppaneihin.
Kuitenkin, jos et ole varovainen, sähköpostisi voivat vaikuttaa epäammatilliselta tai jopa epäkohteliaalta.
Tässä oppaassa tarkastelemme joitakin esimerkkejä huonosti kirjoitetuista sähköposteista ja keskustelemme siitä, kuinka voit välttää tekemästä samoja virheitä itse ja joutua sitten kirjoittamaan anteeksipyynnön viestejä.
Sähköposti on yksi tärkeimmistä työkaluista minkä tahansa liiketoiminnan omistajan tai työntekijän työkalupakissa, koska tätä viestintämenetelmää voidaan käyttää kaikkeen markkinoinnista kylmään sähköpostin lähestymiseen asiakaspalveluun. Kuitenkin, jos sitä ei tehdä oikein, sähköposti voi tehdä enemmän vahinkoa kuin hyötyä.
Siksi on hyödyllistä viitata joihinkin epäammatillisen sähköpostin käytännön esimerkkeihin ennen kuin lähetät viestejä potentiaalisille asiakkaille tai kollegoille.
Tietämällä mitä ei pidä tehdä, pystyt kirjoittamaan tehokkaita liiketoiminnan sähköposteja sen sijaan, että kirjoittaisit sellaisia, joita ei edes avata tai – mikä on vielä pahempaa – jotka vahingoittavat ammatillista imagoasi.
Kuinka välttää huonot sähköpostin otsikot
Jokaisen lähettämäsi sähköpostin aiherivissä on oltava ytimekäs ja relevantti viestin sisältöön. Siksi ilmoita aina sähköpostisi aihe otsikossa eikä vain jotain epämääräistä kuten “hei”.
Esimerkiksi, jos lähetät sähköpostia henkilölle, jonka tapasit äskettäin tapahtumassa, aiherivi kuten “Oli mukavaa tavata sinut konferenssissa viime viikolla” antaa vastaanottajalle kontekstia. He tietävät tarkalleen, mistä sähköposti on, ja se on paljon tehokkaampi kuin vain “Hei, olisiko mukavaa tavata”, joka todennäköisesti jätetään huomiotta tai ohitetaan täynnä olevassa saapuneet-kansiossa.
On vielä tärkeämpää selventää, mistä viestisi on kyse aiherivissä, jos lähetät kylmää sähköpostia, koska vastaanottaja ei tunnista lähettäjän nimeä.
Kun sähköpostiin vastataan ja keskustelu etenee, on tyypillistä, että aiheriviin lisätään “RE: “. Tämä on hyväksyttävä käytäntö niin kauan kuin keskustelun aihe ei ole muuttunut, jolloin on parasta, että otsikko muuttuu pysyäkseen relevanttina nykyiseen aiheeseen ja uusi sähköpostisäie luodaan vastaavasti.
Lisäksi sinun tulisi aina välttää ISOJA KIRJAIMIA tai liian monta huutomerkkia aiherivissä, koska se voi vaikuttaa aggressiiviselta tai epäammatilliselta. Lisäksi tällaisen muotoilun tai välimerkkien käyttö voi laukaista roskapostisuodattimet ja estää viestisi pääsyn vastaanottajan pääsähköpostiin.
Esimerkkejä huonoista sähköpostin aiheista
- KIIREELLINEN!!!!
- Meidän täytyy puhua
- Voinko kysyä sinulta neuvoa?
- Nopea kysymys
- Vain seurantaa
- Hei siellä!
- Kuinka voit?
- Re: Re: [Aihe]
- Fwd: Fwd: [Aihe]
- Oletko nähnyt tämän???
Kuinka ei kirjoita huonoa sähköpostia
Sähköpostin rungon osalta on tärkeää käyttää kohteliaita ja ammatillista sävyä. Tämä tarkoittaa, että et käytä slangia, lyhenteitä tai jargonia, jota vastaanottaja ei ehkä ymmärrä, eikä myöskään hymiöitä, joilla ei ole paikkaa muodollisessa viestinnässä.
On myös parasta välttää vitseistä, nokkelista huomautuksista tai sarkiasmista, koska se ei käänny hyvin tekstissä ja voi johtaa kiusallisiin tai jopa epämiellyttäviin väärinkäsityksiin. Sama koskee kollegoista tai kotielämästä valittamista tai juoruilua, jotka tulisi rajoittaa henkilökohtaisiin sähköposteihin.
Lisäksi pidä sähköpostiviestisi mahdollisimman lyhyinä ja ytimekkäinä. Kukaan ei halua lukea pitkää ja rönsyilevää sähköpostia, joten mene suoraan asiaan ja anna kaikki relevantti tieto tai liitteet etukäteen.
Liiallinen isot kirjaimet sähköpostin rungossa, kuten aiherivissä, voivat myös vaikuttaa aggressiiviselta ja mahdollisesti laukaista roskapostisuodattimet. Ei myöskään ole tarpeen käyttää eri värejä ja/tai fontteja, koska mukautettu teksti voi silti näkyä vastaanottajalle oletusarvoisesti tai, mikä on vielä pahempaa, olla lukukelvoton.
Viestin rungon aloittaminen huonolla ja tehottomalla avausrivillä on toinen varma tapa tehdä huono vaikutus. Joitakin yleisiä esimerkkejä ovat “Hei siellä” ja “Toivon, että tämä sähköposti löytää sinut hyvin”. Nämä rivit ovat usein liian käytettyjä ja kliseiset.
Sähköpostisi muotoileminen muulla tavalla kuin liiketoiminnan kirjeenä on toinen virhe. Tämä sisältää edellä mainitut isot kirjaimet, värit ja fontit, sekä videoiden tai kuvien lisäämisen, jotka eivät liity keskusteluun.
Toinen huonon sähköpostin elementti olisi epäselväiden kehotuksien (CTA) tai niiden liiallinen käyttö. Ohje sähköpostin vastaanottajalle, joka kertoo hänelle, mitä tehdä seuraavaksi, kuten “Soita minulle takaisin mahdollisimman pian”, voi olla tehokas. Kuitenkin, jos CTA:si ovat epäselviä tai niitä on useita, ne voidaan jättää kokonaan huomiotta.
Mitä huonoon sähköpostiin voi sisältyä
- Slangi
- Lyhenteet
- Jargoni
- Hymiöt
- Vitsit
- Nokkelat huomautukset
- Sarkasmi
- Valitukset
- Juorut
- Liian paljon tietoa
- Pitkät tekstilohkot
- Liiallinen isot kirjaimet
- Tarpeeton värien ja/tai fonttien käyttö
- Huono tai tehoton avausrivi
- Epärelevantit kuvat, videot tai muu media
- Epäselviä tai liian käytettyjä CTA:ita
- Henkilökohtainen allekirjoituskuva
- Sanakkaita vastuuvapauslausekkeita tai viestejä allekirjoituksen jälkeen
Epäammatilliset sähköpostin esimerkit ja mallit
KIIREELLINEN!!!!
Hei [Nimi]!
Anteeksi, että häiritse, mutta tarvitsen apua [Ongelma] HETI!!!
OLE HYVÄ JA VASTAA MAHDOLLISIMMAN PIAN!
Kiitos etukäteen!
[Sinun nimi]
Meidän täytyy puhua
Hei,
Kuinka menee?
Onko sinulla aikaa nopealle puhelulle? Minun täytyy pyytää sinulta palvelusta.
Terveisillä,
[Sinun nimi]
Voinko kysyä sinulta neuvoa?
Aihe: Voinko kysyä sinulta neuvoa?
Ihmettelen, voisitko tehdä minulle pienen palveluksen?
Toivoin, että voisit soittaa minulle takaisin mahdollisimman pian. Kerro minulle, jos se sopii sinulle.
Kiitos
Nopea kysymys
Hei [nimi],
Toivon, että tämä sähköposti löytää sinut hyvin. Ihmettelin, voisitko auttaa minua [Ongelma], jota kohtaan olen.
Olen yrittänyt ottaa yhteyttä [Kollegan nimi], mutta hän on liian kiireinen juuri nyt, joten apusi olisi erittäin arvokasta.
Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimi]
Vain seurantaa
Hyvä [nimi],
Kiitos sähköpostistasi. Anteeksi vaivasta. Valitettavasti en voi auttaa sinua tämän ongelman kanssa.
Ota yhteyttä asiakaspalveluun numeroon [puhelinnumero].
Kiitos ajastasi.
Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimi]
Tämän viestin ja mahdollisten liitteiden sisältö on luottamuksellista. Jos olet vastaanottanut tämän sähköpostin virheellisesti, ilmoita meille vastaamalla tähän viestiin ja poista se sitten. Tämän sähköpostin tai sen liitteiden sisällön kopioiminen, välittäminen tai paljastaminen millään tavalla kenellekään on kielletty. Tämän sähköpostin eheys ja turvallisuus eivät ole taattuja Internetissä, joten lähettäjä ei ole vastuussa mistään vahingoista, joita tämä viesti voi aiheuttaa.
Hei siellä!
Hei [Nimi],
Olen [Sinun nimi], [Asema] [Yrityksen nimi].
[Verkkosivusto]
Myymme [Tuote/Palvelu], joka auttaa [Toimiala] ihmisiä ratkaisemaan [Ongelma].
[Lisätietoja]
Jos haluat lisätietoja, voit siirtyä [Tuote/Palvelu] sivulle napsauttamalla alla.
[Napsauta]
Jos sinulla on kysymyksiä, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä ja olen iloinen vastaamaan.
[Kysymyksiä?]
Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimi]
[LinkedIn]
Kuinka voit?
Hei [Nimi]
Oli mukavaa tavata sinut eilen. Olisi hyvä, jos sinulla olisi aikaa puhua uudelleen pian jatkaaksemme [Aihe] käsittelyä. Uskon, että voisimme tehdä yhdessä loistavia asioita.
Muuten, oletko kuullut, mitä tapahtui [Kollegan nimi]? Meidän täytyy puhua siitä henkilökohtaisesti seuraavalla kerralla!
Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
Re: Re: [Aihe]
Hei kaikki,
Minä taas
Anteeksi, unohdin liittää liitteen.
Tässä se on tällä kertaa:
[Liite]
Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
—————————————————————————–
Hei kaikki
Jatkaen viime viikon keskusteluamme [Aihe] aiheesta, liitän alla asiakirjan, jossa on kaikki lisätiedot, joita saatat tarvita.
Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
—————————————————————————–
Kiitos osallistumisesta eilen pidettyyn kokoukseen. Lähetän lisätietoja ensi viikolla.
Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
Fwd: Fwd: [Aihe]
Hei kaikki
Tietäisikö kukaan, kuinka auttaa [Nimi] [Ongelma] kanssa (katso alla olevat viestit)?
Tämä on minun asiantuntemukseni ulkopuolella.
Parhain terveisin
[Sinun nimi]
—————————————————————————–
Hei [Sinun nimi],
Olen juuri vastaanottanut alla olevan viestin ja ajattelin, että saatat pystyä auttamaan enemmän kuin minä.
Kerro minulle ja vastaa [Nimi] suoraan, jos pystyisit tarjoamaan apua.
Ystävällisin terveisin,
[Kollegan nimi]
—————————————————————————–
Hyvä [Kollegan nimi]
[Yhteisen kontaktin nimi] ehdotti, että otan sinuun yhteyttä, koska he ajattelevat, että sinun tietämyksesi [Asiantuntemuksen alue] voisi auttaa minua ratkaisemaan [Ongelma], jota kohtaan olen.
Jos pystyisit auttamaan minua millään tavalla, olisi loistava järjestää puhelu silloin, kun sinulla on aikaa.
Ystävällisin terveisin,
[Nimi]
Oletko nähnyt tämän???
Hei kaikki,
Ajattelin, että saatat nauttia tästä!
[Lisätty gif]
[Sinun nimi]
Huonot sähköpostin käytännöt
- Liian monen vastaanottajan sisällyttäminen “Vastaanottaja:” -kenttään – käytä sähköpostilistoja, jos lähetät viestejä monille ihmisille kerralla.
- Jonkun Cc:n tai Bcc:n lisääminen heidän tietämättään – sisällytä joku keskusteluun vain heidän suostumuksellaan, muuten se voi johtaa väärinkäsityksiin.
- Liitteen unohtaminen, joka mainittiin sähköpostissa – tämä on yleinen virhe ja voi olla turhauttavaa henkilölle, jolle lähetät sähköpostia. Sinun täytyy sitten lähettää seurantasähköposti liitteen kanssa, mikä voi täyttää vastaanottajan saapuneet-kansiota.
- Suurten liitteiden lähettäminen – jos lähetät suuren tiedoston, lataa se pilvipalveluun, kuten Google Drive tai Dropbox, ja jaa linkki sen sijaan.
- Vastaa kaikille, kun se ei ole tarpeen – sisällytä kaikki keskusteluun vain, jos vastauksesi on relevantti jokaiselle heistä.
- Välitä välitys – vältä sähköpostin välittämistä niin monta kertaa, että alkuperäinen viesti on tuskin tunnistettavissa. Jos välität aiempaa sähköpostia, leikkaa se alas relevantteihin osiin.
- Tervehdyksen (kuten Hyvä) tai lopetuksen (esim. Ystävällisin terveisin) puuttuminen – nämä ovat perusmaneereja, joita ei pidä jättää huomiotta sähköpostin aloittamisessa tai lopettamisessa.
- “Lähettäjä” -nimen puuttuminen – jos et sisällytä nimeäsi sähköpostiin, vastaanottaja ei ehkä tiedä, kenen lähettämä se on. Tämä voi olla erityisen sekavaa, jos vastaat sähköpostisäikeeseen, jossa muiden osallistujien nimet ovat näkyvissä.
- Sähköpostin tarkistamatta jättäminen ennen lähettämistä – ota aina muutama hetki lukea viestisi ennen lähettämistä, jotta vältät kiusallisia kirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä.
- Sähköpostin lähettäminen, kun olet ärsyyntynyt – on aina parasta odottaa muutama tunti (tai vielä paremmin, päivä) ennen kuin lähetät vihaisesti kirjoitetun viestin, jota tulet katumaan myöhemmin.
- Kirjoittaminen sähköpostiin, kun voisit sanoa sen vastaanottajalle kasvotusten – jos mahdollista, on usein parempi käydä keskustelu sen sijaan, että yrittäisit selvittää asioita sähköpostitse.
- Ammatillisen sähköpostiosoitteen käyttämättä jättäminen – jos sähköpostisi on jotain kuten “ilovecat@gmail.com ”, on aika luoda uusi liiketoimintaa varten.
- Riittämätön personointi riittämättömän tutkimuksen seurauksena – geneerisiä viestejä jätetään todennäköisemmin huomiotta. Käytä aikaa oppiaksesi vastaanottajasta ja siitä, mistä he saattavat olla kiinnostuneita, ennen kuin aloitat kirjoittamisen.
- Vastaanottajalle hyödyn puuttuminen – jokaisella sähköpostilla tulisi olla tarkoitus ja se tarkoitus tulisi olla selkeä henkilölle, jolle lähetät sen. Varmista, että viestisi on jotain, jonka he pitävät hyödyllisenä tai mielenkiintoisena.
- Allekirjoituksen kokonaan jättäminen pois – sisällytä ainakin nimesi ja yhteystietosi, jotta vastaanottaja tietää, kuinka ottaa sinuun yhteyttä. Voit myös lisätä nimikkeesi, yrityksen ja muut relevantit tiedot, kuten sosiaalisen median profiilit.
- Viestien lähettäminen väärille vastaanottajille – vaikka se on erityisen kiusallista, se voi tapahtua helpommin kuin luulet. Tarkista aina vastaanottaja(t) ennen lähettämistä.
Yhteenveto
Huonot liiketoiminnan sähköpostit voivat maksaa sinulle aikaa, rahaa ja asiakkaita. Muista tarkistaa viestisi, kunnioita vastaanottajan aikaa ja varmista, että sähköpostillasi on tarkoitus.
Noudattamalla yksinkertaisia vinkkejämme ja välttämällä edellä mainittuja huonoja esimerkkejä, voit varmasti tehdä hyvän vaikutuksen liiketoiminnan kirjeenvaihdossasi.
