Jatkopostien sähköpostipohjat
Tutustu tehokkaisiin jatkopostin sähköpostipohjiin, joilla muutat liidejä asiakkaiksi. Opi jatkopostien merkitys, aiherivien kirjoittaminen ja parhaat käytännöt...
13 min lukuaika
LiveAgent
Email Templates
+3
Puhelun jälkeinen sähköposti – miksi se on niin tärkeää?
Ammattimaisessa kirjeenvaihdossa on aina tärkeää lähettää nopea sähköposti puhelun jälkeen. Tämä toimii tapana vahvistaa, mitä keskusteltiin, ja kattaa kaikki lisäkysymykset tai mahdolliset seuraavat vaiheet. Lisäksi nykypäivän digitaalisen tietoisuuden aikakaudella sähköposti on joskus yksinkertaisesti helpompi vastata kuin puheluun.
Jälkeiset sähköpostin lähettäminen auttaa myös vahvistamaan yhteyden, jonka loit henkilön kanssa. Se antaa heille mahdollisuuden ottaa sinuun yhteyttä, jos he tarvitsevat lisätietoja, muistuttaa heitä keskustelustasi ja pitää sinut heidän mielessään.
Puhelun jälkeiset sähköpostin otsikkorivit
Ammattimaisen jälkeiset sähköpostin otsikko vaihtelee puhelun kontekstista riippuen. Seuraavat yleiset vinkit voivat kuitenkin auttaa sinua keksimään tehokkaan otsikon:
- Jos soitit kylmää puhelua tai esittelit tuotetta tai palvelua, käytä yrityksesi nimeä tai tuotetta sähköpostisi otsikossa. Tämä herättää vastaanottajan muistin ja muistuttaa heidän, kuka olet.
- Jos suoritit työhaastattelun, käytä “seuranta haastattelun jälkeen” sähköpostisi otsikkona.
- Jos sinulla oli puhelimen välityksellä tapaaminen asiakkaan kanssa, käytä “puhelintapaamisen seuranta” sähköpostisi otsikkona.
- Jos puhuit mahdollisen yhteistyökumppanin kanssa, käytä “seuranta tapaamisen jälkeen” sähköpostisi otsikkona.
Riippumatta siitä, mikä tapaus on, otsikon pitäisi olla suoraan asiaan, mitä sähköposti koskee.
Otsikkorivien esimerkkejä:
- [Yrityksesi] – seuranta puhelun jälkeen
- [Tuotteesi] – seuranta puhelun jälkeen
- Seuranta haastattelun jälkeen
- Puhelun seuranta
- Kiitos ajastasi
- Kiitos puhelusta
- Puheluumme – tässä on mitä keskustelimme
- [Päivämäärä] Tapaaminen – seuranta
- [Yrityksesi] – tapaamisen seuranta
- Seuranta tapaamisen jälkeen [Päivämäärä]
Otsikkorivit ovat tärkeitä, koska ne auttavat asettamaan sähköpostisi sävyn. Ne antavat myös vastaanottajalle esikatselun siitä, mistä viesti on.
Kuinka kirjoittaa jälkeiset sähköposti puhelun jälkeen
Koska seuraat tiettyä puhelua, sinun on aina viitattava siihen erityisesti. Vaikka puhelu kestäisi vain minuutin, mainitse, mistä keskustelu oli. Näin vastaanottaja tietää, että sähköposti on vastaus aiempaan keskusteluusi.
Avausosasi pitäisi olla kohtelias ja lyhyt, kiittäen henkilöä ajastaan. Voit myös mainita, kuinka paljon nautit puhumisesta heidän kanssaan ja ilmaista haluasi puhua uudelleen pian.
Sähköpostisi runko-osa pitäisi laajentaa puhelun aikana esille tulleita kohtia. Jos on avoimia asioita, nyt on aika käsitellä ne. Voit myös tarjota lisätietojen toimittamista tai muita vaiheita ammatillisen suhteen edistämiseksi. Jos sinulla on muita liitettäviä tiedostoja, tee se tässä.
Sähköpostisi pitäisi olla ytimekäs ja asiallinen. Yritä pitää se alle kolmeen kappaleeseen, ja varmista, että jokainen kappale keskittyy yhteen asiaan.
Sähköpostisi pitäisi aina päättyä kohteliaaseen pyyntöön vastauksesta. Voit myös muistuttaa lukijaa tulevasta saatavuudestasi, jos he haluavat ottaa sinuun yhteyttä. Anna heille muutama yhteystietovaihtoehto, jotta he voivat valita heille sopivimman.
Mitä sisällyttää jälkeiset sähköpostiin puhelun jälkeen
- Houkutteleva otsikko
- Avauskappaleen kiittäminen henkilöä ajastaan
- Sähköpostin runko-osa, joka laajentaa puhelun aikana esille tulleita kohtia
- Päätöskappaleen pyyntö vastauksesta
- Yhteystiedot seurantaa varten
- Liitteet tarvittaessa
Puhelun jälkeiset sähköpostin malliesimerkit
Kiitos ajastasi
Hei [Nimi],
Kiitos paljon siitä, että otit aikaa puhua kanssani eilen aiheesta [aihe]. Nautin keskustelusta ja opin paljon.
Halusin ottaa sinuun yhteyttä [käsitellyt asiat], ja myös nähdä, onko jotain muuta, mitä voin tehdä prosessin etenemiseksi.
Kerro minulle, jos tarvitset lisätietoja, ja kiitos uudelleen ajastasi.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Puhelintapaamisen seuranta
Hei [Nimi],
Kiitos siitä, että otit aikaa puhua kanssani puhelimitse eilen. Halusin ottaa sinuun yhteyttä joistakin asioista, joista keskustelimme.
Olen liittänyt asiakirjan, jossa on lisätietoja aiheesta [aihe]. Kerro minulle, jos sinulla on kysymyksiä.
Odotan innolla kuulevani sinusta pian.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
P.S. Olen myös sisällyttänyt saatavuuteni seuraaviksi viikoiksi, jos haluat ottaa minuun yhteyttä.
Puhelun seuranta [Päivämäärä]
Hyvää huomenta [Nimi],
Haluaisin kiittää sinua puheluistamme viime [päivä]. Koin sen erittäin tuottavaksi ja opin paljon.
Halusin ottaa sinuun yhteyttä joistakin asioista, joista keskustelimme, ja kysyä, onko sinulla lisäkysymyksiä.
Olen myös sisällyttänyt saatavuuteni seuraaviksi viikoiksi, jos haluat ottaa minuun yhteyttä. Kerro minulle, jos on jotain muuta, mitä voin tehdä sillä välin.
Kiitos, ja odotan innolla kuulevani sinusta pian.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Puheluistamme viime viikolla
Hei [Nimi],
Jälleen kerran, kiitos siitä, että otit aikaa puhua kanssani viime viikolla. Oli mukavaa jutella ja tunnen, että teimme hyvää edistystä.
Halusin ottaa sinuun yhteyttä muutamista asioista, joita nostimme esille puhelun aikana. Kerro minulle, jos sinulla on kysymyksiä tai tarvitset lisätietoja.
Odotan innolla kuulevani sinusta pian.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Puhelun seuranta – [Päivämäärä]
Hei [Nimi],
Toivon, että sinulla oli hyvä viikonloppu.
Halusin ottaa sinuun yhteyttä puheluistamme viime viikolla. Tunnen, että voisimme tehdä yhteistyötä ja halusin varmistaa, että minulla on kaikki yhteystietosi, jotta voimme pysyä yhteydessä.
Kerro minulle, jos sinulla on kysymyksiä tai haluat keskustella asiasta lisää.
Odotan innolla kuulevani sinusta pian.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Halusin vain ottaa sinuun yhteyttä
Hei [Nimi],
Halusin vain varmistaa, että otin sinuun yhteyttä puheluumme jälkeen [päivämäärä].
Toivon, että sinulla menee hyvin.
Kerro minulle, jos on jotain muuta, mitä haluat keskustella, tai jos tarvitset lisätietoja minulta.
Kiitos, [Nimesi]
Puhelun jälkeen
Hei [nimi],
Oli mukavaa jutella kanssasi tänään. Tässä on nopea yhteenveto siitä, mistä keskustelimme tietueitasi varten:
[Keskustelun yhteenveto]
[Toimintakohteet, jos niitä on]
Kiitos uudelleen siitä, että otit aikaa puhua kanssani. Otan sinuun yhteyttä ensi viikolla nähdäkseni, miten näillä asioilla menee.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Nopea seuranta
Hyvää huomenta [Nimi],
Kiitos siitä, että otit aikaa puhua kanssani tänään. Arvostan jakamasi tietoja ja odotan innolla sen toteuttamista.
Jos on jotain muuta, mitä voin tehdä sinulle, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Lyhyt seuranta puhelun jälkeen
Hei [Nimi],
Oli mukavaa jutella kanssasi tänään aiheesta [Aihe]. Halusin vain ottaa sinuun yhteyttä ja varmistaa, että sait lähettämäni tiedot. Jos tarvitset jotain muuta, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä.
Kiitos uudelleen ajastasi tänään.
[Nimesi]
Otetaan yhteyttä puheluumme liittyen
Hei,
Kiitos siitä, että otit aikaa puhua kanssani puhelimitse eilen, arvostan sitä. Kuten keskustelimme, uskon, että meillä on paljon potentiaalia tehdä yhteistyötä ja olen varma, että voin tarjota arvoa auttaakseni sinua saavuttamaan tavoitteesi.
Yhteenvetona siitä, mistä keskustelimme, uskon, että minun on järkevää ottaa X, Y ja Z. Jos olet samaa mieltä, aloitan heti. Jos ei, ei hätää – kerro vain, mitä sinulla oli mielessä.
Joka tapauksessa, kiitos uudelleen puhumisesta kanssani. Odotan innolla kuulevani sinusta pian,
[Nimesi]
Kiitos puhelusta
Hei [Nimi],
Kiitos paljon siitä, että otit aikaa puhua kanssani eilen, arvostan sitä. Halusin vain lähettää nopean sähköpostiseurannan joistakin muistiinpanoista keskustelustamme.
Ensinnäkin, uskon, että olisi todella hyödyllistä [toiminta]. Olisi myös hienoa, jos voisimme ottaa yhteyttä aiheesta [aihe]. Lopuksi, olen utelias kuulla mielipiteistäsi aiheesta [ongelma].
Kiitos uudelleen siitä, että otit aikaa jutella eilen. Kerro minulle, jos on jotain muuta, mitä voin tehdä.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Selventäminen puhelun jälkeen
Hei [nimi],
Oli mukavaa jutella kanssasi tänään. Halusin vain varmistaa, että minulla on kaikki yhteystietosi oikein. Tässä ne ovat uudelleen:
[puhelinnumero] [sähköpostiosoite]
Onko sinulla kysymyksiä minulle ennen kuin lopetamme?
Kiitos uudelleen, ja otan sinuun yhteyttä pian.
Ystävällisin terveisin, [nimesi]
On kulunut hetki
Hei [nimi],
Toivon, että sinulla menee hyvin. Halusin ottaa sinuun yhteyttä ja nähdä, olisitko kiinnostunut tapaamaan lounaalla. En ole kuullut sinusta pitkään aikaan ja halusin tietää, voisimmeko silti keskustella yhteistyöstämme.
Jos et ole kiinnostunut, ei hätää. Kerro vain.
Toivon kuulevani sinusta pian,
[Nimesi]
P.S. Yhteystietoni ovat edelleen samat: [puhelinnumero] ja [sähköpostiosoite]. Ota minuun yhteyttä, jos tarvitset jotain.
Tarkistetaan
Hei [Nimi],
Oli mukavaa jutella kanssasi tänään. Kiitos siitä, että otit aikaa jutella. Tässä ovat keskustelumme tiedot viitteeksi.
[Yhteenveto siitä, mitä keskusteltiin]
Odotan innolla kuulevani sinusta pian.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Puhelun jälkeen
Hei [nimi],
Halusin vain ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse käymästämme keskustelusta. Tässä ovat joitain ajatuksiani:
[Yhteenveto siitä, mitä keskusteltiin]
[Toimintakohteet, jos niitä on]
Kiitos siitä, että otit aikaa puhua kanssani tänään. Otan sinuun yhteyttä pian,
[Nimesi]
Puhelun jälkeiset sähköpostit – hyvät käytännöt
Jälkeiset sähköpostin kirjoittaminen puhelun jälkeen ei ole vaikeaa, jos noudatat hyviä käytäntöjä. Tässä on muutamia vinkkejä auttamaan sinua:
- Kiitä henkilöä ajastaan ja vahvista, että nautit puhumisesta heidän kanssaan.
- Tiivistä keskustelun pääkohdat ja kaikki sovitut toimintakohteet. Ne saattavat olla hyvin ilmeisiä nyt, mutta on aina mahdollisuus, että jotain unohdetaan myöhemmin.
- Tarkista määräajat ja seuraavat vaiheet. Jos jotain hidastaa projektia, tämä olisi paras paikka mainita se.
- Päätä kohteliaalla pyynnöllä palautteesta. Kiitä vastaanottajaa uudelleen ja anna heidän tietää, että odotat innolla kuulevasi heistä pian.
- Älä ole liian painostava, ja anna toiselle henkilölle runsaasti aikaa vastata. Joissakin tapauksissa voi olla parempi ottaa yhteyttä uudelleen myöhemmin.
- Älä aliarvioi kohteliaisuuden voimaa. Vaikka saatat olla innokas siirtymään seuraavaan tehtävään, lähetä silti aina kohtelias jälkeiset sähköposti.
- Jos tietoja tai asiakirjoja jaettiin, varmista, että sisällytät linkin tai liitteen sähköpostiin helppoa viittausta varten. Riippumatta siitä, oletko jo jakanut sen vai ei, haluat, että kaikki on helppo löytää toiselle henkilölle.
- Tarkista aina sähköpostisi ennen lähettämistä. Kirjoitusvirheet voidaan helposti jättää huomiotta kiireessä, ja ne voivat tehdä sinusta epäammattimaisen näköisen. Tarkista myös kielioppivirheet – ei ole mitään pahempaa kuin jälkeiset sähköposti, jossa on virheitä.
- Anna vastaanottajalle valinta siitä, kuinka ottaa sinuun yhteyttä. Vaikka viimeinen vuorovaikutus olisi puhelun kautta, se ei tarkoita, että kaiken tulevaisuuden viestinnän on oltava samalla tavalla. Jotkut ihmiset mieluummin kommunikoivat sähköpostitse, eikä siinä ole mitään väärää. Anna heidän tietää, mistä olet mukava, ja kysy, kuinka he haluaisivat jatkaa keskustelua.
- Kysy kysymyksiä, joita sinulla on edelleen keskustelusta. Tämä antaa toiselle henkilölle lisämahdollisuuden selventää mitä tahansa, jonka he ovat saattaneet missata, sekä osoittaa, että kiinnitit huomiota.
- Varmista kiittää toista henkilöä ajastaan ja anna heidän tietää, että odotat innolla kuulevasi heistä pian. Vaikka on helppo tehdä tämä liikaa, pieni kiitollisuus voi tehdä eron.
Yhteenveto
Puhelun jälkeen ottaminen yhteyttä on aina hyvä idea, riippumatta siitä, miten keskustelu meni. Lähettämällä tehokkaan jälkeiset sähköpostin, voit varmistaa, että kaikki yksityiskohdat ovat selviä ja että kaikki ovat samalla sivulla.
Valmis käyttämään puhelun jälkeiset sähköpostipohjamme? LiveAgent on eniten arvosteltu ja #1 arvioitu lipputoimisto-ohjelmisto pienille ja keskisuurille yrityksille. Kokeile sitä tänään ilmaisen 30 päivän kokeilujakson avulla. Luottokorttia ei vaadita.
