Kriisiviestinnän suunnitelman tarkistuslista
Luo tehokas kriisiviestinnän suunnitelma LiveAgentin tarkistuslistalla. Tunnista sidosryhmät, laadi viestit, kouluta tiimit ja ole valmis!
10 min lukuaika
Viestintäsuunnitelmat kuvaavat, kuinka yritys, organisaatio tai yksityishenkilö on vuorovaikutuksessa sisäisten ja ulkoisten sidosryhmiensä kanssa pitääkseen heidät ajan tasalla uusimmista kehityksistä.
Se sisältää viestintästrategioiden ja -taktiikkojen kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten, jotka on räätälöity tiettyä projektia tai kampanjaa varten.
Tässä blogikirjoituksessa tarjoamme viestintäsuunnitelman malleja, joita voit käyttää omassa yrityksessäsi aina, kun sinun on välitettävä erilaisia viestejä eri osakkeenomistajille. Käsittelemme myös joitakin vinkkejä tehokkaan viestintäsuunnitelman luomiseen.
Viestintäsuunnitelman merkitys
Nykypäivän nopeasti muuttuvassa maailmassa on tärkeämpää kuin koskaan olla selkeä ja ytimekäs viestintäsuunnitelma valmiina silloin, kun sitä tarvitaan.
Ilman sitä yritykset voivat helposti juuttua yksityiskohtiin ja missata tärkeitä mahdollisuuksia muodostaa yhteyttä sidosryhmiensä kanssa tai epäonnistua tekemään niin riittävän nopeasti.
Viestintäsuunnitelman malli voi olla arvokas työkalu kaikenkokoisille organisaatioille. Riippumatta siitä, kommunikoitko työntekijöidesi, asiakkaidesi, kumppaneidesi vai median kanssa, viestintäsuunnitelma voi auttaa varmistamaan, että viestisi on selkeä, ytimekäs ja oikealla kohteella.
Kuinka nimetä viestintäsuunnitelma
Tämän asiakirjan otsikon tulisi heijastaa sen tarkoitusta, mikä yleensä (mutta ei aina) tarkoittaa “viestintäsuunnitelman” sisällyttämistä ja joitakin erityisiä yksityiskohtia. Näin kaikki, jotka tulevat asiakirjan kanssa tekemisiin, tietävät, mihin se on tarkoitettu, ja voivat helposti viitata siihen tarvittaessa.
Esimerkiksi, jos viestintäsuunnitelma on uuden tuotteen lanseeraukselle tai tietylle markkinointikampanjalle, voit antaa sille otsikon, joka ilmaisee sen tarkasti. Muita elementtejä, jotka voitaisiin sisällyttää otsikkoon, ovat päivämäärät, joina viestintäsuunnitelma on voimassa, ja organisaation tai tiimin nimi, johon se koskee.
Tämäntyyppisen tiedon sisällyttäminen asiakirjan aiheeseen informoi asianomaiset osapuolet viestintäsuunnitelmasta ja saa kaikki osallistujat samalle sivulle siitä, milloin tietyt viestintätoiminnot voivat tai on suoritettava.
Viestintäsuunnitelman otsikkorivien esimerkkejä
- Uuden tuotteen lanseerauksen viestintäsuunnitelma
- [Otsikko]: Markkinointikampanjan viestintäsuunnitelma
- [Yrityksen nimi] Sisäinen viestintäsuunnitelma
- Strateginen viestintäsuunnitelma: [Yrityksen nimi]
- [Projektin nimi] Projektinhallinnan viestintäsuunnitelma
- Uuden [Muutos yrityksessä] viestintäsuunnitelma
- Viestintäsuunnitelma sidosryhmien kanssa: [Yrityksen nimi]
- [Alkamispäivä] – [Päättymispäivä]: Maaliskuun viestintäsuunnitelma
Kuinka kirjoittaa viestintäsuunnitelma
Tapa, jolla viestintäsuunnitelma aloitetaan, riippuu viestinnän tarkoituksesta tai tyypistä.
Joskus on hyödyllistä aloittaa johdannolla, joka tarjoaa kontekstin ja asettaa seuraavan viestintätyylin sävyn, kun taas toisinaan on järkevämpää hypätä suoraan viestinnän tavoitteisiin ja strategioihin.
Yleensä on hyödyllistä noudattaa alla olevia vaiheita tehokkaan viestintäsuunnitelman kirjoittamiseksi varmistaaksesi, että viestisi osuu oikeaan:
- Suorita tarkastus olemassa olevasta viestintästrategiastasi (jos soveltuu) – tämä antaa sinulle mahdollisuuden tunnistaa ongelma-alueet tai sisältöaukot (esim. puuttuvat markkinointimateriaalit), jotka on sisällytettävä uuteen tai päivitettyyn suunnitelmaan.
- Määritä SMART-tavoitteet viestintäsuunnitelmaasi – tavoitteiden asettaminen, jotka ovat Spesifisiä, Mitattavia, Saavutettavia, Relevantteja ja Aikarajoitettuja, auttaa sinua määrittämään sen tehokkuuden.
- Kehitä organisaatiosi missio-lausunto, ydinarvot ja keskeiset viestit – näiden tulisi olla perusta, jolle kaikki viestintästrategiat ja -toiminnot rakennetaan. Ne voidaan myös määrittää nimenomaisesti viestintäsuunnitelmassa.
- Tunnista viestintäsuunnitelmasi kohdeyleisön segmentit – vastaanottajien tunteminen ja ymmärtäminen helpottaa oikean sävyn asettamista heille.
- Päätä, mitä kanavaa/kanavia viestisi toimitetaan – riippuen siitä, onko paras tapa tavoittaa kohdeyleisösi sähköpostin tai lehdistötiedotteen kautta, vaikuttaa siihen, kuinka viestintäsuunnitelma kirjoitetaan.
- Määritä vastuulliset osapuolet – päätä, kuka on vastuussa viestintäsuunnitelmasi toimittamisesta eri kanavilla ja jokaiselle eri yleisölle.
- Laske, kuinka kauan jokainen vaihe kestää ja siten kuinka kauan viestintäsuunnitelma kestää yhteensä – tämä on välttämätöntä aikajanataulun selkiyttämiseksi ja budjetin kohdentamiseksi tarvittavien resurssien saataville.
- Mittaa suunnitelmasi tulokset asianomaisille sidosryhmille viestimisen jälkeen – parannuskohteiden tunnistaminen tarkoittaa, että voit päivittää strategiaasi sen tehokkuuden lisäämiseksi.
Mitä sisällyttää viestintäsuunnitelmaan
- Tarkoitus – mitä tämä erityinen viestintäsuunnitelma on tarkoitettu saavuttamaan
- Kohdeyleisö – viestintäsi kohdeyleisö
- Päivämäärät – milloin se luotiin ja/tai milloin tämä erityinen viestintäsuunnitelma koskee
- Menetelmät – mitä viestintäkanavia käytät viestien lähettämiseen
- Roolit ja vastuut – mitä tehtäviä kukin osallistuva osapuoli hoitaa
- Tekemisen ja tekemättä jättämisen säännöt – hyviä käytäntöjä ja yleisiä virheitä, joita tulee välttää viestinnässä projektisidosryhmien kanssa
- Eskaloinnin kehys – esim. “ensimmäinen puolustuslinja” ja “laajemman vastausryhmän” tunnistaminen
- Päivitykset – kuinka ja milloin asiakirjaa muutetaan tehokkaan viestintäsuunnitelman ylläpitämiseksi
Viestintäsuunnitelman esimerkkejä ja malleja
Uuden tuotteen lanseerauksen viestintäsuunnitelma
[Yrityksen nimi]: [Tuotteen nimi] Lanseerauksen viestintäsuunnitelma
Tämä viestintäsuunnitelma koskee [Tuotteen nimi] lanseerausta ja on voimassa [alkamispäivä] – [päättymispäivä], ennen ja jälkeen [lanseerauspäivä] lanseerauspäivää.
Tavoitteet: • Varmista, että kaikki työntekijät ovat tietoisia lanseerauspäivästä ja heillä on tarvittavat tiedot tuotteesta • Herätä innostusta ja kiinnostusta tuotteesta työntekijöiden keskuudessa • Tarjoa selkeä ja ytimekäs viesti asiakkaille tuotteesta • Hallitse odotuksia toimitusaikojen ja saatavuuden suhteen
Viestintävälineet: • Sähköposti • Lehdistötiedote • Sosiaalisen median viesti – [Kanava 1], [Kanava 2], …
Lanseerausvaiheet: • Ennen lanseerausta suoritettavat toiminnot • Lanseerauspäivä • Lanseerauksen jälkeinen seuranta
Ennen lanseerausta suoritettavat toiminnot ([X] kuukautta ennen lanseerausta): • [Toiminto 1] • [Toiminto 2] • [Toiminto 3] …
Lanseerauspäivä: • Tuotteen live-paljastus • Haastattelut [Mediakanavien] kanssa • Reaktioiden seuranta
Lanseerauksen jälkeinen seuranta (jopa [X] kuukautta lanseerauksen jälkeen): • [Toiminto 1] • [Toiminto 2] • [Toiminto 3] …
Roolit ja vastuut: • [Henkilö 1] on vastuussa kaiken viestintämateriaalin luonnostamisesta • [Henkilö 2] on vastuussa viestintämateriaalin lähettämisestä medialle • [Henkilö 3] on vastuussa asiakkaiden kyselyjen käsittelemisestä
Tekeminen: • Luo viestintäaikataulu varmistaaksesi, että kaikki viestintätoiminnot suoritetaan oikea-aikaisesti ja koordinoidusti • Käytä visuaalisia elementtejä (esim. kuvia, infografiikkaa) tekstin jakamiseen ja kiinnostuksen lisäämiseen • Tarkista kaikki viestintämateriaalit ennen niiden lähettämistä
Tekemättä jättäminen: • Älä ylikuormita sidosryhmiä liian paljon tiedolla kerralla – tarjoa päivityksiä säännöllisesti välttääksesi heidän ylikuormittamisen. • Älä unohda sisällyttää kehotusta toimintaan (esim. vieraile verkkosivustollamme, tilaa uutiskirjeemme) lukijan sitouttamiseksi • Älä laiminlyö viestintämateriaalin testaamista (esim. testisähköpostin lähettäminen) ennen kuin lähetät sen koko sidosryhmien luetteloon
Eskaloinnin kehys: • Jos viestintäsuunnitelmassa on ongelmia, ota yhteyttä [Vastuussa oleva henkilö]. • Jos [Vastuussa oleva henkilö] ei ole saatavilla, ota yhteyttä [Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö]
Päivitykset: • Tämä viestintäsuunnitelma tarkistetaan ja viimeistellään [tarkistuspäivä] • Muutoksia voidaan tehdä viestinnän tavoitteisiin, kohdeyleisöön ja kanaviin • Päivitetyt viestintäsuunnitelmat tulee lähettää [Sisäinen tiimi/Vastuussa oleva osasto]
[Otsikko]: Markkinointikampanjan viestintäsuunnitelma
[Yrityksen nimi] käynnistää markkinointikampanjan [Tuotteen nimi] -tuotteelle [alkamispäivä] - [päättymispäivä].
Tavoitteet: • [Tavoite 1] • [Tavoite 2] • [Tavoite 3] …
SWOT-analyysi: • Vahvuudet – [Vahvuus 1], [Vahvuus 2], [Vahvuus 3], … • Heikkoudet – [Heikkous 1], [Heikkous 2], [Heikkous 3], … • Mahdollisuudet – [Mahdollisuus 1], [Mahdollisuus 2], [Mahdollisuus 3], … • Uhat – [Uhka 1], [Uhka 2], [Uhka 3], …
Taktiikka: • [Taktiikka 1] • [Taktiikka 2] • [Taktiikka 3] …
Kanavat: • Sähköposti • Maksettu haku • Näyttömainos • Sosiaalinen media – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Lehdistötiedote • Blogikirjoitus • Tapahtumat ja webinaarit – [Tapahtuma 1], [Tapahtuma 2], [Tapahtuma 3], …
Roolit ja vastuut: • [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 1] on vastuussa kaiken viestintämateriaalin luonnostamisesta. • [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 2] on vastuussa viestintämateriaalin lähettämisestä medialle. • [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 3] on vastuussa asiakkaiden kyselyjen käsittelemisestä. • [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 4] on vastuussa budjetin hallinnasta.
Budjetti: • $[X] [Taktiikka/Kanava 1] -kohteelle • $[Y] [Taktiikka/Kanava 2] -kohteelle • $[Z] [Taktiikka/Kanava 3] -kohteelle …
Arviointi: • [KPI 1] käytetään tämän markkinointikampanjan onnistumisen mittaamiseen • [KPI 2] seurataan viikoittain ja raportoidaan [Vastuussa oleva henkilö/tiimi] -kohteelle • [KPI 3] …
Aikataulu: • [Toiminto 1] – [alkamispäivä] - [päättymispäivä] • [Toiminto 2] – [alkamispäivä] - [päättymispäivä] • [Toiminto 3] – [alkamispäivä] - [päättymispäivä] …
Tämä viestintäsuunnitelma viimeistellään [tarkistuspäivä] ja on siten muutoksen alainen kyseiseen päivämäärään asti.
[Yrityksen nimi] Sisäinen viestintäsuunnitelma
Tavoitteet: Varmistaa, että kaikki sidosryhmät pysyvät ajan tasalla kehityksestä ja viestintäkanavat pysyvät avoinna.
Tilanneanalyysi: Sisäinen viestintä [yrityksen nimi] -yrityksessä on tunnistettu alueeksi, joka vaatii parantamista. Erityisesti johtamisen ja henkilöstön välinen viestintä sekä tiimin jäsenten välinen viestintä on tunnistettu vaativan parantamista.
Sidosryhmät: kaikki [yrityksen nimi] -yrityksen työntekijät
Toteutus: • Viestintäsuunnitelma otetaan käyttöön parantamaan viestintää [yrityksen nimi] -yrityksessä • Kaikki työntekijät tiedotetaan viestintäsuunnitelmasta ja heidän roolistaan siinä • Viestintäsuunnitelma tarkistetaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa
Osallistuvat tiimit: Johtoryhmä, HR-tiimi, viestintätiimi
Roolit ja vastuut: • Johtoryhmä – vastuussa viestinnästä henkilöstölle • HR-tiimi – vastuussa viestinnästä tiimin jäsenten välillä • Viestintätiimi – vastuussa viestintämateriaalin luonnostamisesta ja lähettämisestä
Keskeiset viestit: • Tehokas viestintä kaikissa tilanteissa on ratkaisevaa • Viestintä [Yrityksen nimi] -yrityksessä vaatii parantamista • Tämä viestintäsuunnitelma otetaan käyttöön tarvittavien muutosten toteuttamiseksi • Kaikilla työntekijöillä on rooli viestintäsuunnitelmassa • Viestintäsuunnitelma tarkistetaan säännöllisesti • Viestintä on kaksisuuntainen prosessi • Työntekijöiden tulisi tuntea voivansa esittää kysymyksiä ja antaa palautetta
Ohjeet: • Kaiken viestinnän tulee olla selkeää ja ytimekästä • Viestintämateriaalit tulee lähettää oikea-aikaisesti • Viestintäkanavia tulee seurata säännöllisesti • Viestinnän tulee olla kunnioittavaa ja ammattimaista kaikissa tilanteissa
Hyväksyntä: [Vastuussa oleva henkilö], [Asema], [Luontipäivä]
Strateginen viestintäsuunnitelma: [Yrityksen nimi]
Johtopäätös: Tämä viestintäsuunnitelma on [tarkoitus] -tarkoitukseen ja on voimassa [alkamispäivä] - [päättymispäivä].
Tavoitteet: Ylläpitää tehokasta viestintää eri yleisöjen kanssa yrityksen mission ja arvojen säilyttämiseksi.
Missio-lausunto: [Yrityksen missio-lausunto]
Ydinarvot: [Yrityksen arvot]
Tilanneanalyysi: [Taustatieto ja konteksti tilanteesta tai ongelmasta, jonka ratkaisemiseksi viestintäsuunnitelma on suunniteltu]
| Yleisö | Viesti(t) | Media tai kanava | Tiheys | Ajoitus | Määrätty tiimin jäsen | Palautteen menetelmä |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Yleisö 1] | [Viesti 1] | Kasvokkain | Viikoittain | Jokainen [Viikonpäivä] | [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 1] | Kysely |
| [Yleisö 2] | [Viesti 2] | Raportti | Kuukausittain | [X] tunnin kuluessa hyväksynnästä | [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 2] | Arviointilomake |
| [Yleisö 3] | [Viesti 3] | Sähköposti | Päivittäin | [Aika] | [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 3] | Katsaus |
[Projektin nimi] Projektinhallinnan viestintäsuunnitelma
Projektin nimi: [Projektin nimi]
Projektipäällikkö: [Projektipäällikön nimi]
Alkamispäivä: [alkamispäivä]
Valmistumispäivä: [päättymispäivä]
Projektin tavoitteet: Suunnitella ja rakentaa verkkosivusto ja mobiilisovellus asiakkaan uudelle verkkokauppaliikkeelle. Optimoi entinen hakukoneoptimoinnin (SEO) osalta ja molemmat muuntamiselle [Yrityksen nimi] -yrityksen uusimpien SEO-ohjeiden mukaisesti. Tee verkkosivustosta ja sovelluksesta käyttäjäystävälliset, mobiiliystävälliset ja visuaalisesti houkuttelevat, mukaan lukien tehokas kehotus toimintaan (CTA), joka kannustaa käyttäjiä muuntamaan helposti.
| Viestinnän tavoite | Viestinnän menetelmä | Yleisö | Tiheys |
|---|---|---|---|
| [Tavoite 1] | [Menetelmä 1] | [Yleisö 1] | [Päivittäin/Viikoittain/Kuukausittain] |
| [Tavoite 2] | [Menetelmä 2] | [Yleisö 2] | [Päivittäin/Viikoittain/Kuukausittain] |
| [Tavoite 3] | [Menetelmä 3] | [Yleisö 3] | [Päivittäin/Viikoittain/Kuukausittain] |
Uuden [Muutos yrityksessä] viestintäsuunnitelma
Luonut: [Vastuussa oleva henkilö]
Voimassa: [alkamispäivä]
Yhteenveto: • [Muutos 1] tapahtuu, koska [syy 1] • [Muutos 2] on seurausta [syystä 2] • [Muutos 3] on välttämätön, jotta [syy 3] …
Mitä tämä tarkoittaa työntekijöille? [Selitys siitä, kuinka muutos vaikuttaa työntekijöihin]
Sidosryhmät: • [Yleisö 1] vaikuttaa [muutos 1] • [Yleisö 2] vaikuttaa [muutos 2] • [Yleisö 3] joutuu sopeutumaan [muutoksen 3] seurauksena
Vaiheet:
| Tehtävä | Aikataulu | Vastuussa oleva henkilö/tiimi |
|---|---|---|
| [Tehtävä 1] | [Päivä 1/Viikko 1/alkamispäivä/jne.] | [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 1] |
| [Tehtävä 2] | [Päivä 2/Viikko 2/keskipäivä/jne.] | [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 2] |
| [Tehtävä 3] | [Päivä 3/Viikko 3/päättymispäivä/jne.] | [Vastuussa oleva henkilö/tiimi 3] |
Viestintäsuunnitelma sidosryhmien kanssa: [Yrityksen nimi]
Voimassa: [alkamispäivä] - [päättymispäivä]
Tavoitteet: • [Tavoite 1] • [Tavoite 2] • [Tavoite 3] …
Tavoitteet: • [Tavoite 1] • [Tavoite 2] • [Tavoite 3] …
Muutokset: • [Muutos 1] • [Muutos 2] • [Muutos 3] …
Ennusteet: • [Ennuste 1] • [Ennuste 2] • [Ennuste 3] …
Sidosryhmien viestintä: • [Kanava 1] • [Kanava 2] • [Kanava 3] …
Yhteystiedot: [Vastuussa oleva henkilö], [Asema], [Puhelinnumero/sähköpostiosoite/jne.]
[Alkamispäivä] – [Päättymispäivä]: Viestintäsuunnitelma
Yrityksen nimi: [Yrityksen nimi]
Luontipäivä: [luontipäivä]
Yhteystiedot: [yhteystiedot]
Johdanto: Tämä viestintäsuunnitelma on luotu [tarkoitus] -tarkoitukseen ja on voimassa luontipäivästä alkaen.
Tavoitteet: • [Tavoite 1] • [Tavoite 2] • [Tavoite 3] …
Yleisö: • [Kohdekäyttäjä 1] • [Kohdekäyttäjä 2] • [Kohdekäyttäjä 3] …
Viestintäsuunnitelman hyviä käytäntöjä
- Aloita taulukolla tai kaaviolla viestintyyppien tunnistamiseksi – mitä viestintäkanavia käytät, ketä kohdistat, ja sävy jne.
- Toimintasuunnitelma tulee luoda ennen viestinnän lähettämistä – on parasta olla proaktiivinen ja saada strategiat eri viestejä varten kartoitettua ennen aloittamista tai ennen kuin jotain menee pieleen.
- Sisällytä kriisiviestintäsuunnitelma osana suurempaa viestintääsi – lisätietoja täältä ➡️ Kriisiviestintäsuunnitelman tarkistuslista
- Tarkista ja päivitä viestintäsuunnitelmaasi säännöllisesti projektin edetessä – asiat muuttuvat väistämättä ja haluat viestintäsi sopeutuvan vastaavasti.
- Varmista, että kaikki viestintätiimin jäsenet ovat tietoisia asiakirjasta ja tietävät roolinsa – toimintasuunnitelmat ovat vain niin tehokkaita kuin niitä toteuttavat ihmiset.
- Määritä joku vastuussa viestinnästä ja varmista, että heillä on aika ja resurssit onnistua.
Yhteenveto
Viestintä on avain menestykseen missä tahansa liiketoiminnassa, eikä suunnitelman luominen siihen tarvitse olla monimutkainen prosessi.
Mallia noudattamalla voit kirjoittaa tehokkaan viestintäsuunnitelman, joka kuvailee, kuinka viestit välitetään keskeisille yleisöille eri tilanteissa.
Hyvin kirjoitetulla viestintäsuunnitelman asiakirjalla voit saada kaikki organisaatiossasi samalle sivulle siitä, millaisia viestejä on lähetettävä, milloin ja miten.
Tämän ollessa paikallaan viestintästrategiasi pysyy yhtenäisenä ja linjassa liiketoiminnan tavoitteidesi kanssa, mikä lisää mahdollisuuksiasi saavuttaa viestinnän tavoitteesi.
