Asiakaspalvelun mallipohjat
Paranna asiakaspalvelun sähköposteja mallipohjien avulla säästääksesi aikaa, vähentääksesi virheitä ja varmistaksesi johdonmukaisuuden. Mallipohjat kattavat eri...
5 min lukuaika
Customer Service
Email Templates
+2
Asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjan edut
Sähköposti on edelleen yksi tärkeimmistä asiakaspalvelun kanavista valtavalle määrälle kuluttajia. Kaikki yritykset eivät kuitenkaan panostaa paljon nopeisiin ja ammattimaisiin vastauksiin – jotkut eivät vastaa lainkaan. Tutkimuksen mukaan 62 % yrityksistä ei vastaa asiakaspalvelun sähköposteihin, 90 % ei ilmoita asiakkaalle sähköpostin vastaanottamisesta, kun taas 97 % ei seuraa, ovatko asiakkaat tyytyväisiä vastaukseen.
Vaikka on lähes mahdotonta käsityöstää jokaista sähköpostia potentiaalisille tai nykyisille asiakkaille, asiakaspalvelun mallipohjan käyttäminen, joka kattaa erilaisia tilanteita, voi olla suuri apu asiakaspalvelutiimeille, erityisesti niille, joiden on käsiteltävä valtava määrä sähköposteja. Mallipohjan avulla lähtökohtana agentit voivat auttaa enemmän asiakkaita vähemmässä ajassa ja vähemmällä stressillä ja varmistaa, että he tarjoavat johdonmukaista palvelua. Kiitossähköpostien lähettämisestä automaattiseen poissaoloviestiin, viestinnän pitäminen asiakkaidesi kanssa virtaavana on aina suotuisaa.
Tärkeimmät edut:
- Säästä aikaa ja paranna agentin tehokkuutta - Asiakaspalvelun mallipohjan käyttäminen vastattaessa asiakkaille säästää tukitiimisi luomasta yksittäisiä vastauksia, optimoi heidän aikaansa ja parantaa tehokkuutta.
- Vähennä inhimillisten virheiden määrää - Valmiilla, testatuilla asiakaspalvelun sähköpostin vastausmallipohjilla voit poistaa inhimillisen virheen ja poistaa riskin lähettää virheellisiä viestejä, jotka saattavat turhautua asiakkaita.
- Säilytä johdonmukainen yrityksen viestintä - Asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjat varmistavat, että kaikki tukitiimisi jäsenet ovat samalla sivulla, kun taas brändin ääni säilyy jokaisessa vuorovaikutuksessa.
Yleiset asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjat
Oman asiakaspalvelun sähköpostin mallipohjakirjaston rakentaminen voi olla sekä haastavaa että aikaa vievää. On monia tilanteita, joihin sinun on oltava valmistautunut. Pidemmistä ja monimutkaisemmista viesteistä, kuten anteeksipyynnöistä ja uusimismuistutuksista, lyhyisiin ja ytimekkäisiin sähköposteihin, kuten salasanan nollauksiin, tässä on joitakin todistettuja sähköpostin mallipohjia eri skenaarioiden perusteella, joita tukitiimisi voi käyttää ja mukauttaa tarpeen mukaan asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa vuorovaikutuksessa.
Automaattisen vastauksen sähköpostin malli
Hei [NIMI],
Kiitos yhteydenotosta [YRITYS]!
Tämä automaattinen vastaus on vain ilmoittamaan, että saimme pyyntösi ja vastaamme sinulle mahdollisimman pian. [AUKIOLOAJAT] aikana vastaamme yleensä muutaman tunnin sisällä, illat ja viikonloput voivat kestää hieman pidempään.
Odottaessasi voit tutustua usein kysyttyihin kysymyksiimme tai selata tietokantaamme, jossa löydät paljon ohjeita [TUOTE].
Tai jos pyyntösi on kiireellinen, voit soittaa meille numeroon [numero] tai aloittaa live-keskustelun tukitiimimme kanssa. Odotamme pääseväsi takaisin liiketoimintaan!
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Asiakkaan kanssa tarkistamisen sähköpostin malli
Hei [NIMI],
Toivottavasti voit hyvin ja nautit tuotteestasi. Tarkistan vain, onko sinulla kysymyksiä tai tarvitsetko apua. Olemme lisänneet melko paljon ominaisuuksia viime aikoina ja tiedän, että kaikkien julkaisujemme seuraaminen voi olla vaikeaa.
Muistutuksena, tässä on [linkki] tietokantaamme, jossa voit löytää ajantasaista tietoa tuotteestamme ja yrityksestämme milloin tahansa.
Ota minuun yhteyttä mihin tahansa kysymyksiin, olisin erittäin iloinen auttaa.
Terveisillä, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Kiitossähköpostin malli
Hyvä [NIMI],
Kiitos paljon positiivisesta palautteestasi ja arvostelun jättämisestä [verkkosivusto], sait hymyn kasvoillemme!
Tiimimme yrittää jatkuvasti parantaa [tuote/palvelu] ja on aina palkitsevaa kuulla ystävällisiä sanoja asiakkailtamme. Rakastan, että rakastat meitä, ja on myös hienoa tietää, että [tuote/palvelu] on auttanut sinua saavuttamaan liiketoiminnan tavoitteesi.
Kiitos jälleen kerran siitä, että olet fantastinen asiakas!
Terveisillä, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Vihaiselle asiakkaalle vastaamisen sähköpostin malli
Hyvä [NIMI],
Olen todella pahoillani kuulla, että sinulla on ollut niin huono kokemus, että et enää halua työskennellä kanssamme. Asiakkaidemme tyytyväisyys on aina ollut meille numero yksi prioriteetti ja olen pahoillani, että emme voineet täyttää vaatimuksiasi.
Vaikka vihaamme nähdä sinut lähteväksi, ymmärrän täysin kuinka järkyttynyt sinun on oltava ja kunnioitan täysin päätöstäsi. Pyydän jälleen anteeksi kaikista vaivasta, jonka olemme saattaneet aiheuttaa sinulle.
Kerro minulle, jos sinulla on lisäkysymyksiä, kommentteja tai muuta palautetta. Ja jos muutat mieltäsi, olen täällä auttamaan sinua millä tahansa tavalla.
Onnea! [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Iloisen asiakkaan vastaussähköpostin malli
Hei [NIMI],
Olemme niin iloisia kuulla, että olet tyytyväinen [TUOTE/PALVELU]. [YRITYS] pyrimme aina toimittamaan parhaan asiakaskokemuksen, ja se tekee päivämme tietää, että olemme onnistuneet siinä.
Olisimme kiitollisia, jos jättäisit arvostelun Facebook-sivullemme, sillä näkemyksesi voivat auttaa potentiaalisia asiakkaitamme oppimaan meistä enemmän.
Kiitos jälleen ja kerro meille, jos voimme tehdä jotain sinulle tulevaisuudessa!
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Asiakkaan valitukseen vastaamisen sähköpostin malli
[NIMI],
Olen todella pahoillani kuulla, että olit jonossa asiakaspalvelun osastollamme lähes 30 minuuttia. Ymmärrän täysin kuinka turhauttavaa tämän on täytynyt olla sinulle. Näin ei koskaan pitäisi tapahtua, koska arvostamme asiakkaidemme aikaa. Olen välittänyt tämän viestin asianomaiselle palvelun edustajalle.
Teknisen tukitiimimme priorisoi ongelman, jonka kohtaat ohjelmistomme kanssa, ja he työskentelevät nyt sen korjaamiseksi. Ilmoitan sinulle välittömästi heti kun se on korjattu.
Arvostan sitä, että teit meidät tietoisiksi negatiivisesta kokemuksestasi. Pyrimme varmistamaan asiakkaan tyytyväisyyden jokaisessa vuorovaikutuksessa, ja pyydän anteeksi vaivaa, jonka olemme aiheuttaneet sinulle.
Kerro minulle sillä välin, jos voin tehdä jotain muuta sinulle.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Viivästyneen vastauksen sähköpostin malli
Hei [NIMI],
Kiitos yhteydenotosta [YRITYS]! Pyyntösi vastaanotettiin [päivämäärä] viitteellä: [numero]. Pahoittelut siitä, että emme ole vielä vastanneet sinulle. Kohtaamme tällä hetkellä suuren määrän tukipyyntöjä ja arvostamme kärsivällisyyttäsi, kun pyrimme tarjoamaan korkeimman tason tukea jokaiselle asiakkaalle. Voit olla varma, että yksi agentteistamme ottaa sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Seurantasähköpostin malli
Hei [NIMI],
Toivottavasti voit hyvin. Halusin tarkistaa sinussa olevan ongelman osalta, joka sinulla oli muutama päivä sitten [ongelman kuvaus]. Ratkaisiko se onnistuneesti?
Jos voimme tehdä jotain parantaaksemme kokemustasi, kerro meille vastaamalla tähän viestiin. Olisin iloinen auttaa sinua joka tapauksessa ja odottelen kuulevani sinusta pian.
Hyvää päivää, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Uusimismuistutuksen sähköpostin malli
Hei [NIMI],
Haluamme kiittää sinua tuotteemme käyttämisestä viime vuoden ajan ja toivomme, että olemme tehneet sinulle eroa.
Huomasin, että vuosittainen tilauksesi umpeutuu kahden viikon kuluttua, joten halusin tarkistaa seuraavista vaiheista. Oletko kiinnostunut uusimaan tilauksesi? Jos punnitset vaihtoehtojasi, haluaisin mielellään keskustella kanssasi lisää auttaakseni sinua tekemään päätöksen.
Odottelen kuulevani sinusta.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Palautussähköpostin malli
Hei [NIMI],
Olemme käsitelleet palautuksesi, ja sinun pitäisi nähdä hyvitys tilillä 1-3 arkipäivän kuluessa pankkistasi riippuen.
Olen pahoillani kuulla, että et ole tyytyväinen tuotteeseen, mutta ymmärrän täysin, että se ei ole kaikille. Koska kaikki palaute on meille tärkeää, voisitko antaa minulle hieman enemmän yksityiskohtia siitä, mikä sinulle ei miellyttänyt?
Kiitos sillä välin ajastasi ja siitä, että kokeilit meitä. Toivomme pääseväsi yhteyttä sinuun lähitulevaisuudessa.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
