Asiakaspalvelun mallipohjat
Paranna asiakaspalvelun sähköpostejasi LiveAgentin valmiilla mallipohjilla. Säästä aikaa, vähennä virheitä ja varmista johdonmukainen viestintä eri tilanteissa ...
5 min lukuaika
LiveAgent
Customer Service
+2
Asiakaspalvelu on olennainen osa jokaisen menestyvän yrityksen toimintaa, toimialasta riippumatta. Erinomainen asiakaspalvelu ja -tuki eivät kuitenkaan tarkoita vain asiakkaiden kysymyksiin vastaamista tai ongelmien ratkaisua ja siirtymistä eteenpäin. Sinun täytyy varmistaa, että asiakas pysyy tyytyväisenä ja onnellisena ratkaisun jälkeenkin – siksi johdonmukaiset seurantatoimet ovat tärkeitä. Silti monissa yrityksissä asiakaspalvelu päättyy siihen, kun asiakkaan pyyntö on käsitelty. Vaikka seuranta on varsin yksinkertainen tehtävä, se jää usein tekemättä.
Itse asiassa, tuoreimman SuperOffice Customer Service Benchmark Reportin mukaan:
- 62 % yrityksistä ei vastaa asiakaspalvelusähköposteihin.
- 90 % yrityksistä ei vahvista tai ilmoita asiakkaalle, että sähköposti on vastaanotettu.
- 97 % yrityksistä ei lähetä seurantaviestiä asiakkaalle kysyäkseen, ovatko he tyytyväisiä saamaansa vastaukseen.
Mikä on asiakaspalvelun sähköposti?
Asiakaspalvelun sähköposti on yksi viestintäkanava. Viestintä asiakaspalvelun sähköpostin kautta ei tapahdu reaaliajassa. Viestinnän aloittaminen ei vaadi molempien osapuolten läsnäoloa samaan aikaan. Viestit saapuvat vastaanottajalle lähes välittömästi. Virallisiin tiedotteisiin ammattimaiset sähköpostipohjat varmistavat viestin selkeyden, ammattimaisuuden ja kohdentumisen oikealle yleisölle.
Asiakaspalvelun seurantaviestipohjien voima
Asiakasseurantaviestit voivat vaikuttaa merkittävästi asiakaskokemukseen. Pienet yritykset ymmärtävät ja hyödyntävät tämän usein edukseen, mutta suuremmilta organisaatioilta se unohtuu liian helposti. Useimmat asiakkaat haluavat välittömän vastauksen – monille tämä tarkoittaa alle kymmentä minuuttia. Oikeanlaisella asiakaspalvelun sähköpostinhallintaohjelmistolla seurantaviestien luominen ja lähettäminen heti asiakaspalvelutilanteen jälkeen on saumatonta ja tehokasta.
Näillä viesteillä voit:
- Iloistaa asiakkaat osoittamalla, että välität ja sitoudut heidän jatkuvaan tyytyväisyyteensä.
- Parantaa kokonaisvaltaista asiakaspalvelukokemusta.
- Aktivoida asiakkaita uudelleen ja rohkaista lisäviestintään tarjoamalla ennakoivaa tukea.
- Edistää itsepalveluvaihtoehtoja ja ohjata asiakkaat hyödyllisiin resursseihin.
- Tuoda esiin arvokkaita asiakasnäkemyksiä heidän palautteestaan.
10 asiakaspalvelun seurantaviesti-sähköpostipohjaa
Olipa kyse sitten asiakkaan tilanteen päivityksestä, palautteen pyytämisestä tai proaktiivisen tuen tarjoamisesta ratkaisun jälkeen, seurantaa ei kannata aliarvioida asiakaspalvelutiimissäsi. Tässä on 10 asiakaspalvelun seurantaviesti-sähköpostipohjaa, jotka kattavat eri vaiheita asiakasseurannan prosessissa – käytä näitä inspiraationa laatiessasi omia seurantaviestejäsi.
Tilannetiedote seurantaviestinä
Hei [Nimi],
Halusin päivittää sinua asiasi tilanteesta ennen viikonloppua. Ongelma on edelleen työn alla ja tekninen tukitiimimme käsittelee sitä parhaillaan. Olemme asettaneet pyyntösi etusijalle ja varmistan, että asia ratkaistaan viikonlopun aikana. Ilmoitamme sinulle heti, kun ongelma on hoidettu.
Voit myös seurata pyyntösi tilannetta kirjautumalla [Brändin] tiliisi ja klikkaamalla Pyyntö-välilehteä.
Kiitos kärsivällisyydestäsi! Mukavaa viikonloppua,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Proaktiivinen seurantaviesti
Hei [Nimi],
Toivottavasti sinulla menee hyvin. Halusin vain varmistaa, että viimeaikainen ongelmasi [ongelman yksityiskohdat] on ratkennut. Tarvitsetko vielä apua? Ilmoitathan – autan mielelläni missä tahansa tapauksessa.
Mukavaa päivänjatkoa,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Seurantaviesti onnistuneen palvelukokemuksen jälkeen
Hei [Nimi],
Ole hyvä vain. Olen iloinen siitä, että sadoista asiakkaista, joille lähetämme sähköposteja päivittäin, joku arvostaa vaivannäköämme huippuluokan asiakaspalvelun eteen. Kaltaisesi asiakkaat ovat syy siihen, miksi pyrimme tekemään parasta työtämme.
Ota rohkeasti yhteyttä uudelleen, jos sinulla on kysyttävää, ongelmia tai huolia – olemme vain sähköpostin päässä ja autamme aina mielellämme.
Ystävällisin terveisin,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Seurantaviesti negatiivisen palvelukokemuksen jälkeen
Hei [Nimi],
Pahoittelen vielä kerran, että asiakaspalvelumme ei vastannut odotuksiasi. Halusin ilmoittaa, että olemme päättäneet kouluttaa koko asiakaspalvelutiimimme lisää, jotta vastaavia tilanteita ei enää pääsisi käymään.
Jos sinulla on kysyttävää, huolia, palautetta tai jos voimme auttaa jollain muulla tavalla, kerrothan siitä rohkeasti.
Kiitos,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Itsepalveluun kannustava seurantaviesti
Hei [Nimi],
Olen iloinen, että saimme ratkaistua [ongelman]. Voit muuten lukea lisää [tilisi/hallinnan/maksuvaihtoehtojen/asetusten jne.] hallinnasta Ohjekeskuksestamme. Siellä on yksi artikkeli, joka käsittelee asiaasi laajemmin [lisää linkki].
Jos sinulla on muita kysymyksiä tai jos voimme tehdä jotakin parantaaksemme kokemustasi, ilmoitathan siitä meille.
Kiitos,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Seurantaviesti, kun asiakas ei vastaa
Hei [Nimi],
Tarkistan tapaustasi kanssamme liittyen [tapauksen aihe] vielä viimeisen kerran. On kulunut [päivien määrä] päivää siitä, kun olemme viimeksi kuulleet sinusta, joten halusin ilmoittaa, että suljemme tämän tiketin.
Voit avata tämän tiketin uudelleen tai tehdä uuden, jos tarvitset lisäapua – autamme mielellämme.
Kiitos vielä yhteistyöstä!
[ALUKIRJOITUKSESI]
Tukipyynnön sulkemisen seurantaviesti
Hei [Nimi],
Kiitos, että otit yhteyttä liittyen [ongelman yksityiskohdat]. Tietojemme mukaan ongelmasi on ratkennut, joten tikettisi suljetaan automaattisesti kolmen päivän kuluttua. Jos tarvitset vielä apuamme tai sinulla on lisäkysymyksiä, voit vain vastata tähän viestiin – palaamme pian asiaan.
Ystävällisin terveisin,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Palaute-pyynnön seurantaviesti
Hei [Nimi],
Olemme yhteydessä liittyen äskettäin ratkaistuun asiaasi [ongelman yksityiskohdat], joka hoidettiin [päivämäärä]. Palvellaksemme sinua jatkossa paremmin, kuulisimme mielellämme kokemuksestasi asiakastukemme kanssa.
Kuinka helppoa ongelmasi ratkaisun saaminen oli asteikolla 1–5?
1 = Erittäin vaikeaa 2 = Melko vaikeaa 3 = Ei kumpaakaan 4 = Melko helppoa 5 = Erittäin helppoa
Arvostamme palautettasi. Ja kuten aina, jos voimme auttaa vielä jatkossa, olethan yhteydessä uudelleen.
Kiitos,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Kyselykutsun seurantaviesti
Hei [Nimi],
Olet ollut meihin yhteydessä aiemmin liittyen [ongelman yksityiskohdat], joka ratkaistiin [päivämäärä]. Haluaisimme kuulla kokemuksestasi asiakaspalvelumme kanssa. Voisitko käyttää hetken aikaa nopeaan kyselyyn vastaamiseen? Vastaaminen vie alle 60 sekuntia!
Kiitokset jo etukäteen – palautteesi auttaa meitä palvelemaan sinua jatkossa entistä paremmin.
[Linkki kyselyyn]
Kiitos vielä kerran,
[ALUKIRJOITUKSESI]
Seurantaviesti laaja-alaisen ongelman jälkeen
Hei [Nimi],
Kuten ehkä jo tiedät, osa asiakkaistamme kohtasi aiemmin tällä viikolla ongelman liittyen [tuote/palvelu/ominaisuus jne.]. Tekniikkatiimimme sai ongelman ratkaistua noin kaksi tuntia ensimmäisen ilmoituksen jälkeen. Haluamme vielä kerran pahoitella mahdollisesti aiheutunutta haittaa.
Jotta vastaavaa ei tapahtuisi uudelleen, kehitämme parhaillaan useita parannuksia [tuotteeseen/palveluun/ominaisuuteen/toimintaamme jne.]. Julkaisemme blogikirjoituksessa täyden selityksen siitä, mikä meni pieleen, mitä teimme korjataksemme tilanteen ja miten ehkäisemme vastaavat tapaukset jatkossa: [linkki blogikirjoitukseen].
Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi. Kuten aina, jos sinulla on kysyttävää tai kohtaat ongelmia, ilmoitathan siitä – olemme täällä auttamassa.
Ystävällisin terveisin,
[ALUKIRJOITUKSESI]
