Opi kirjoittamaan ammattimaisia kokouksen jälkeisiä sähköposteja LiveAgentin mallien avulla. Tee yhteenveto tärkeistä päätöksistä, ilmaise kiitollisuus ja esitä seuraavat vaiheet selkeyden ja vastuullisuuden varmistamiseksi. Paranna viestintää ytimekkäillä otsikkoriveilä ja jäsennellyllä sisällöllä.
Jos olet koskaan pitänyt kokousta jonkun kanssa, tiedät kuinka tärkeää on seurata häntä sen jälkeen. Tämä on erityisen totta, jos kokous oli tuottava ja haluat jatkaa työskentelyä kyseisen henkilön kanssa.
Tässä oppaassa käsittelemme, kuinka lähettää kokouksen jälkeinen sähköposti tavalla, joka saa vastaanottajan arvostamaan ammattimaisuuttasi ja halua työskennellä kanssasi.
Tuottavan kokouksen jälkeinen seuranta on tärkeä osa hyvää liiketoimintaetiikkaa. Se osoittaa, että olet kiinnostunut kokouksen tuloksesta ja että olet sitoutunut projektin etenemiseen.
Kun lähetät kokouksen jälkeisen sähköpostin, varmistat, että kaikki ovat samalla sivulla ja että kaikki kokouksessa tehdyt tehtävät tai tärkeät päätökset on kirjattu ja kommunikoitu. Se on myös hyvä tapa antaa kaikille mahdollisuus tarkistaa kaikki kokouksessa tehdyt toimintapisteet tai päätökset.
Nopea kokouksen jälkeinen sähköposti tarjoaa kirjatun tietueen siitä, mitä kokouksessa sovittiin, mikä voi olla hyödyllistä, jos myöhemmin ilmenee riitoja tai kysymyksiä. Lisäksi se on hyvä tapa osoittaa ammattimaisuuttasi.
Kokouksen jälkeisen sähköpostin otsikko ei saa olla liian pitkä, koska sinun tulee pitää viesti mahdollisimman lyhyenä ja ytimekkäänä. Jokin yksinkertainen kuten “Kokouksen jälkihoito” tai “Kokouksen yhteenveto” tekee temppua.
Liian monien ylimääräisten yksityiskohtien lisääminen otsikkoon vain pidentää sitä ja vaikeuttaa lukemista, joten säästä ne sähköpostin runkoon. Voit kuitenkin haluta lisätä hieman yksityiskohtia kokouksen päivämäärästä tai olosuhteista, jotta muut voivat helpommin suodattaa nämä tiedot postilaatikossaan.
Kokouksen pääkohtien tiivistäminen auttaa varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla eikä väärinkäsityksiä ole. Jos oli toimintapisteitä, tehtyjä päätöksiä tai määritettyjä tehtäviä, luettele ne ja määritä, kuka on vastuussa kustakin kohteesta, jotta kaikki pysyvät vastuussa ja mikään ei putoa läpi.
Älä pelkää muotoilla kokouksen jälkeinen sähköpostisi asianmukaisesti. Jos on joitain erityisiä kohtia, jotka on korostettava, käytä lihavoitua tai kursivoitua tekstiä, jotta ne erottuvat. Voit myös käyttää luettelomerkkejä puhtaamman ja järjestelmällisemmän ulkoasun saamiseksi.
Kiitä kaikkia osallistujia heidän ajastaan ja vaivannäöstään. Kokouksen jälkihoito voi olla aikaa vievää, joten sitä arvostetaan aina, kun joku käyttää aikaa sen lähettämiseen.
Pidä se todella lyhyenä, jotta et tuhlaa vastaanottajan arvokasta aikaa. Kun haluat lähettää liitteitä, sisällytä ne sähköpostin loppuun.
Kun lähetät viestin, tarkista, että olet CC-nyt kaikki, jotka olivat kokouksessa, jotta he voivat pysyä ajan tasalla.
Hei kaikki,
Kiitos osallistumisesta tämän päivän kokoukseen. Alla on pääkohdat, joita käsiteltiin:
[aihe] [aihe] [aihe]
Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä. Liitän myös kokouksen muistiinpanot viitteeksesi.
Kiitos, [Sinun nimi]
Hyvää huomenta,
Alla on toimintapisteet, jotka määritettiin tämän päivän kokouksessa:
[kohta] – [vastuussa oleva henkilö] [kohta] – [vastuussa oleva henkilö]
Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
Hei kaikki,
Alla on päätökset, jotka tehtiin tämän päivän kokouksessa:
[päätös] [päätös]
Haluan kiittää kaikkia panoksestaan. Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä.
Kiitos, [Sinun nimi]
[Liite – Kokouksen muistiinpanot]
Hei [nimi],
Oli mukavaa tavata sinut [tapahtumassa] eilen. Nautin kuullessani työstäsi [ammattinimike] [yritys]. Kiitos jälleen kerran, että käytit aikaa keskusteluun. Olisi hienoa tavata uudelleen pian.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
Hei kaikki,
Kiitos paljon osallistumisesta tämän päivän kokoukseen. Kuten lupasin, tässä on seurantasähköposti toimintapisteineen ja seuraavine vaiheina. Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
Hei kaikki,
Kiitos kaikille osallistumisesta tämän päivän kokoukseen. Alla on seuraavat vaiheet, joista sovimme. Jos sinulla on kysymyksiä, älä epäröi ottaa minuun tai muuhun tiimin jäseneen yhteyttä.
Kiitos jälleen, [Sinun nimi]
Hei kaikki,
Tämän sähköpostin tarkoitus on seurata kokousta, joka pidettiin [päivämäärä] klo [aika]. Alla löydät luettelon toimintapisteistä, jotka määritettiin kullekin henkilölle.
[Toimintapiste]
Jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
Hei [nimi],
Oli mukavaa tavata sinut ja oppia lisää työstäsi [yrityksen nimi]. Olen innostunut tutkimaan mahdollisuutta työskennellä yhdessä tulevaisuudessa.
Kiitos, että käytit aikaa tapaamiseeni, ja toivon, että voimme pysyä yhteydessä.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
| ### [Sinun yritys] x [heidän yritys] kokous | [päivämäärä] |
Hei kaikki,
Meillä oli loistava kokous [heidän yritys] kanssa eilen. Tässä ovat tärkeimmät asiat:
[Heidän yritys] on kiinnostunut kumppanuudesta kanssamme [projekti] Meidän pitäisi koota ehdotus ja lähettää se heille mahdollisimman pian He voivat antaa meille lisätietoja heidän osallistumisestaan projektiin
Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä. Otan sinuun pian yhteyttä seurantaa varten.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
[Liite – Kokouksen muistiinpanot]
Hyvä [nimi],
Oli erittäin hyödyllistä tavata sinut [päivämäärä] keskustelemaan mahdollisuudesta työskennellä yhdessä. Kokouksemme jälkeen laadin ehdotuksen, jonka lähetetään [heidän yritys].
Uskon, että tämä on loistava mahdollisuus molemmille yrityksillemme, ja odotan innolla kuulevani sinusta pian.
Kiitos, [Sinun nimi]
Hei,
Halusin vain seurata sinua kokouksesta, joka meillä oli [päivämäärä]. Olisi hienoa, jos voisimme jatkaa tätä keskustelua sähköpostitse.
Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
[Liite – Kokouksen muistiinpanot]
Hei,
Toivon, että voit hyvin. Halusin vain seurata sinua kokouksesta, joka meillä oli viime viikolla [päivämäärä].
Keskustelimme mahdollisuudesta työskennellä yhdessä tulevaisuudessa ja halusin tietää, onko sinulla päivityksiä.
Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
[Liite – Kokouksen muistiinpanot]
Hei,
Koska kokouksemme [päivämäärä] lähestyy, halusin varmistaa, että olemme samaa mieltä siitä, mitä käsitellään.
Seuraavat kohdat ovat esityslistan päällä:
Keskustele mahdollisuudesta työskennellä yhdessä Keskustele nykyisestä projektistamme ja siitä, kuinka he voivat auttaa meitä
Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
[Liite – Kokouksen esityslista]
Hei,
Toivon, että voit hyvin viimeisen kokouksemme jälkeen [päivämäärä].
Siltä varalta, että missasit sen, tässä ovat toimintapisteet, jotka määritettiin kullekin henkilölle:
[Toimintapiste]
Ilmoita minulle, jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita.
Ystävällisin terveisin, [Sinun nimi]
Kokouksen jälkeisen sähköpostin lähettäminen on tärkeä osa hyvän tiimin jäsenen olemista. Se osoittaa, että olet järjestelmällinen, huomioiva ja vastuuntuntoinen. Tässä on joitain vinkkejä kokouksen jälkeisen sähköpostin lähettämiseen:
Paras tapa tulla hyväksi kokouksen jälkeisen sähköpostin lähettäjäksi on harjoittelun kautta. Aloita lähettämällä nopea yhteenveto tämän päivän kokouksesta tiimillesi ja siirry sitten monimutkaisempiin tilanteisiin. Pian olet asiantuntija viestinnässä kokouksen jälkeen.
Oikea kokouksen jälkeinen sähköposti voi tehdä valtavan eron, auttaen varmistamaan, että kaikki kokouksen tärkeät kohdat on tallennettu ja että kaikki ovat samalla sivulla.
Mutta hyvän kokouksen jälkeisen sähköpostin kirjoittaminen voi olla hankalaa. Et halua ylikuormittaa ihmisiä liian paljon tiedolla, mutta sinun on myös varmistettava, että kaikki tärkeät kohdat käsitellään.
Auttaaksemme sinua, olemme koonneet muutamia vinkkejä täydellisen kokouksen jälkeisen sähköpostin kirjoittamiseen. Toivomme, että ne ovat hyödyllisiä seuraavalla kerralla, kun sinun on seurattava kokousta.
Aloita käsittelemällä kokouksen tarkoitusta ja mainitsemalla lyhyesti käsitellyt aiheet. Korosta tärkeimmät johtopäätökset ja sovitut toimintapisteet. On myös hyödyllistä sisällyttää kaikki kokouksen aikana sovitut määräajat tai seurantavaiheet. Antamalla selkeän yhteenvedon kokouksesta voit varmistaa, että kaikki osallistujat ovat samalla sivulla ja heillä on viitepiste tulevaisuuden toimille.
Myyntikokouksen jälkeen on tärkeää lähettää viipymättä henkilökohtainen seurantasähköposti kiitoksena mahdollisuudesta, käydyn keskustelun tärkeimpien kohtien tiivistämiseksi ja mahdollisten toimintapisteiden tai seuraavien vaiheiden esittämiseksi. Lisäksi voi olla hyödyllistä järjestää seurantapuhelu tai kokous mahdollisen kumppanuuden jatkokäsittelyä varten tai jäljellä olevien huolenaiheiden ratkaisemiseksi.
Paras tapa seurata kokousta riippuu tilanteesta. Sinun tulee kuitenkin aina seurata kokousta nopeasti edistymisen seurantaa varten ja varmistaaksesi, että kaikki tärkeät yksityiskohdat hoidetaan. Nopea sähköposti auttaa varmistamaan, että kaikki on oikealla raidalla.
Aloita sähköpostisi selkeällä aiheella, kuten 'Ehdotus [Projektin nimi].' Käsittele vastaanottajaa nimellä ja viittaa aiempiin ehdotuskeskusteluihin. Tee lyhyt yhteenveto ehdotuksen pääkohdista ja huomaa sen liite. Lopeta ilmaisemalla innostuksesi jatkokeskusteluun ja allekirjoita yhteystietojasi.
Välittömästi tai 24 tunnin kuluessa. On tärkeää seurata kokousta nopeasti vauhdin säilyttämiseksi ja varmistaaksesi, että kaikki tärkeät yksityiskohdat hoidetaan. Nopea sähköposti auttaa varmistamaan, että kaikki pysyy oikealla raidalla.
Kyllä, voit silti lähettää kokouksen jälkeisen sähköpostin, vaikka et ottanut muistiinpanoja kokouksen aikana. Itse asiassa voi olla hyvä idea lähettää sähköposti jopa silloin, jos otit muistiinpanoja, vain varmistaaksesi, että kaikki ovat samalla sivulla. Tärkeintä on sisällyttää yhteenveto siitä, mitä kokouksessa käsiteltiin, ja mainita kaikki sovitut toimintapisteet. Sinun ei tarvitse tuntea, että olet jäänyt paitsi tai että et voi osallistua. Lähetä yksinkertaisesti sähköposti kokouksen jälkeen tiivistäen käsitellyt asiat ja kysy selventäviä kysymyksiä, joita sinulla saattaa olla. Tämä osoittaa, että olet kiinnostunut kokouksesta ja sen tuloksesta, vaikka et ottanut muistiinpanoja. Lisäksi tiimisi arvostaa yhteenvetoa keskustelusta, johon he voivat viitata.
Ei ole kovaa ja nopeaa sääntöä siitä, mitä sisällyttää kokouksen jälkeiseen sähköpostiin, mutta on muutamia asioita, jotka ovat yleensä kannattavia sisällyttää. On aina hyvä idea kiittää henkilöä tai ihmisiä, joiden kanssa tapasit, heidän ajastaan. Sinun pitäisi tiivistää, mitä kokouksessa käsiteltiin, ja ehkä mainita kaikki sovitut toimintapisteet. Sisällytä lempeä muistutus siitä, milloin seuraat seuraavaksi, tai kaikki sovitut määräajat. Tietenkin jokainen tilanne on erilainen, joten käytä parasta harkintaa siitä, mitä muuta sisällyttää viestiin.
On täysin okei, että joku muu lähettää kokouksen jälkeisen sähköpostin. Voi olla hyvä idea nimetä joku muu vastuulliseksi henkilöksi varmistaaksesi, että kaikki hoidetaan. Näin voit keskittyä muistiinpanojen tekemiseen kokouksen aikana etkä joudu huolehtimaan seurantasähköpostin lähettämisestä sen jälkeen.
Voit, mutta sinun ei pitäisi. Sitä pidetään yleensä huonona käytäntönä, koska se näyttää siltä, että et ole todella kiinnostunut henkilöstä, jolle lähetät sähköpostia. Se voi myös näyttää laiskalta ja epäammattimaiselta. Jos sinun on ehdottomasti sisällytettävä kokouksen muistiinpanot sähköpostin runkoon, muista muokata ne ensin. Tee niistä ytimekkäät ja asiaan liittyvät. Kukaan ei halua käydä läpi tekstiseinää, ja on todennäköistä, että vastaanottajasi ei edes vaivaudu lukemaan sitä kaikkea, jos vain kopioit ja liität kokouksen muistiinpanot sellaisenaan.
Jos et saa vastausta kokouksen jälkeiseen sähköpostiin, voi olla hyvä idea soittaa vastaanottajalle tai lähettää hänelle uusi viesti. Joskus ihmiset yksinkertaisesti unohtavat vastata, ja pieni kehotus voi saada heidät takaisin oikealle raidalle. Jos et silti saa vastausta useiden yritysten jälkeen, voi olla aika siirtyä eteenpäin ja etsiä joku muu, joka voi auttaa sinua tarvitsemassasi asiassa.
LiveAgent on eniten arvioitu ja paremmuusluokitukseltaan #1 lipputusohjelmisto pienille ja keskisuurille yrityksille. Kokeile kokouksen jälkeisten sähköpostien automatisointi tänään ilmaisen 30 päivän kokeilujakson avulla. Luottokorttia ei vaadita.
Tutustu LiveAgentin tehokkaisiin tapahtuman jälkeisiin seurantasähköpostipohjiin. Opi parhaita käytäntöjä, tutustu kymmeneen esimerkkipohjaan ja paranna osallis...
Tutustu tehokkaisiin seurantasähköpostimalleisiin haastattelun jälkeiseen viestintään. Paranna ammattimaisuutta räätälöidyillä viesteillä työnhakijoille. Opi ku...
Opi kirjoittamaan tehokkaita seurantasähköposteja työhakemuksien jälkeen mallien ja vinkkien avulla. Seurantasähköposti osoittaa kiinnostuksesi ja huolellisesti...
Sumali sa aming komunidad ng masayang kliyente at magbigay ng mahusay na suporta gamit ang LiveAgent.
