Promootioiden sähköpostipohjat
Luo tehokkaita promootiosähköposteja mukautettavilla malleilla ajan säästämiseksi, brändin johdonmukaisuuden säilyttämiseksi ja sitoutumisen lisäämiseksi. Opi v...
11 min lukuaika
LiveAgent
Email Marketing
+2
Oletko menossa lomalle ja tarvitset poissa toimistosta -viestin? Tai ehkä otat vain päivän vapaaksi etkä halua häiriöitä työstä. Joka tapauksessa hyvä poissa toimistosta -malli auttaa hoitamaan asian.
Tällaiset mallit ovat yleensä yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä, joten voit mukauttaa viestisi haluamallasi tavalla. Tänään näytämme sinulle muutamia erilaisia poissa toimistosta -malleja, joita voit käyttää lomaansa automaattivastausten kanssa.
Miksi sinun pitäisi käyttää poissa toimistosta -mallia
Useimmat ihmiset käyttävät sähköpostin hallintatyökaluja, kuten poissa toimistosta -mallin vastauksia, kun he ovat poissa sähköpostistaan pidemmän aikaa – esimerkiksi lomalla tai vain vapaapäivällä. Voit asettaa automaattisen vastauksen, joka ilmoittaa ihmisille, että et tarkista saapuneet-kansiota ja olet pian takaisin. Näin he eivät odota vastausta sinulta heti ja voit nauttia vapaa-ajastasi ilman huolta työstä.
Mutta on muitakin aikoja, jolloin saatat haluta käyttää mallivastauksia. Jos tiedät, että olet kiireinen ja et pysty käsittelemään sähköpostia niin usein kuin tavallisesti, poissa toimistosta -viesti ilmoittaa ihmisille, että et ehkä pysty vastaamaan heti. He voivat sitten päättää, odottavatko he vastausta vai ottavat yhteyttä sinuun toisella tavalla.
Poissa toimistosta -viesti voi myös auttaa hallitsemaan ihmisten odotuksia, jos sinulla on paljon töitä ja et pysty vastaamaan jokaiseen sähköpostiin heti. Ilmoittamalla ihmisille, että olet kiireinen mutta vastaat heille mahdollisimman pian, voit auttaa välttämään turhautumista molemmilla puolilla.
Kuinka nimetä poissa toimistosta -sähköpostimalli
Pidä se melko lyhyenä ja ytimekkäänä – Poissa toimistosta, Lomaväli-automaattivastaus tai Poissa ovat kaikki hyviä vaihtoehtoja. Aiherivissä on myös hyvä idea sisällyttää, milloin olet takaisin, jotta ihmiset tietävät, kuinka kauan heidän on odotettava vastausta.
Esimerkiksi “Poissa toimistosta 15. tammikuuta asti” toimisi hyvin. Tämä auttaa myös suodattamisessa, jos sinulla on sähköpostijärjestelmä, joka voi tehdä sen, mutta ennen kaikkea se ilmoittaa muille, milloin he voivat odottaa vastausta ilman, että heidän tarvitsee lukea sähköpostisi runkoa. Näin osoitat, että välität heidän ajastaan.
Poissa toimistosta -sähköpostin aiherivien esimerkkejä
- Poissa toimistosta: [päivämäärä]
- Poissa toimistosta: [lomadetaljit]
- Poissa toimistosta: [poissaolon syy]
- Lomalla: [päivämäärä] – [päivämäärä]
- Lomat: [päivämäärä] – [päivämäärä]
- OOO: sairaspäivä
- Saatavilla: ulkomailla
- Hätätapauksessa:
- Poissa pöydältä [päivämäärä]
- Tällä hetkellä lomalla
- Olen poissa silmukasta
- Palaan pian
- Sabbatikaalilla
- Lähdössä pienelle lepotauolle
Kuinka kirjoittaa poissa toimistosta -malli
On muutamia asioita, jotka on pidettävä mielessä automaattivastaussähköpostisi rungon osalta.
Ensinnäkin haluat varmistaa, että on selvää, että olet poissa pöydältäsi etkä pysty vastaamaan sähköposteihin heti. Jos tarkistat saapuneet-kansiota ajoittain, ilmoita ihmisille, milloin he voivat odottaa vastausta. Jos olet epävarma, on parempi välttää tämä osa kuin antaa ihmisten odottaa vastausta, joka ei ehkä tule.
Toiseksi, hätätapauksessa voit jättää yksityisen puhelinnumerosi. Muista kuitenkin huomioida, että et ehkä pysty vastaamaan heti, ja pyydä ihmisiä ottamaan sinuun yhteyttä tällä tavalla vain, jos se on erittäin kiireellistä.
On myös hyvä idea sisällyttää, kehen he voivat ottaa yhteyttä poissaolosi aikana, sekä kaikki asiaankuuluvat tiedot, joita he saattavat tarvita (kuten määräajat tai projektipäivitykset). Ja tietysti älä unohda sanoa, milloin olet takaisin. Pidä se lyhyenä ja ytimekkäänä – kukaan ei halua lukea romaania, kun hän yrittää ottaa sinuun yhteyttä.
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä – ja tämä on valinnaista – voit sisällyttää lyhyen viestin, joka ilmoittaa ihmisille, mitä tehdä poissaolosi aikana. Esimerkiksi, mistä he voisivat löytää tiedot, joita he saattavat tarvita, jos et pysty toimittamaan niitä heille.
Mitä sisällyttää poissa toimistosta -sähköpostimalliin
- Nimesi
- Päivämäärät, jolloin olet poissa, tai päivämäärä, jolloin olet takaisin
- Lyhyt viesti, joka ilmoittaa ihmisille, että olet poissa toimistosta tai että olet pian takaisin
- Kehen ottaa yhteyttä poissaolosi aikana (jos soveltuu)
- Milloin he voivat odottaa vastausta sinulta (jos tarkistat saapuneet-kansiota lomailla)
- Vaihtoehtoiset tavat ottaa sinuun yhteyttä
Poissa toimistosta -sähköpostin esimerkkejä ja malleja
Muodolliset poissa toimistosta -mallit
Aihe: Poissa toimistosta
Olen tällä hetkellä poissa toimistosta ja palaan 15. tammikuuta. Tarkistan sähköpostiani ajoittain, mutta jos tarvitset välitöntä vastausta, ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite]. Kiitos,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta -malli
Terve, olen tällä hetkellä poissa toimistosta ja palaan [päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite] tai soita minulle matkapuhelimeen [puhelinnumero], mutta huomaa, että en ehkä pysty vastaamaan heti. Kiitos,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta [päivämäärä alkaen-päivämäärä loppuun]
Terve, olen poissa ilman sähköpostiyhteyden [päivämäärä alkaen] kunnes [päivämäärä loppuun]. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite] tai soita matkapuhelimeen [puhelinnumero]. Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta – Lomat
Hei, olen poissa toimistosta [päivämäärä alkaen] kunnes [päivämäärä loppuun] ja minulla on rajoitettu sähköpostiyhteys. Jos tarvitset välitöntä apua tänä aikana, ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite] sen sijaan, että ottaisit minuun yhteyttä, tai kiireellisissä asioissa voit soittaa minulle matkapuhelimeen [puhelinnumero]. Parhain terveisin, [Sinun nimi]
Aihe: Lomat [päivämäärä]
Hei, olen tällä hetkellä poissa toimistosta ja nautin ansaitsemaani vapaata. Palaan [päivämäärä], eikä minulla ole sähköpostiyhteyden kunnes siihen asti. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite], joka on ilmoitettu odottavansa lisää kirjeenvaihtoa poissaoloni aikana. Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
Aihe: Saatavilla: Ulkomailla [päivämäärä]
Terve, olen ulkomailla [päivämäärä alkaen]-[päivämäärä loppuun]. Minulla on rajoitettu sähköpostiyhteys tänä aikana. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite] sen sijaan, että ottaisit minuun yhteyttä. Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimi]
Aihe: Sabbatikaalilla [päivämäärä]
Hei, olen tällä hetkellä sabbatikaalilla ja olen poissa toimistosta kunnes [päivämäärä]. Minulla ei ole sähköpostiyhteyden tänä aikana. Jos on hätätapaus, [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite] on tavoitettavissa tänä aikana. Nähdään pian,
[Sinun nimi]
Aihe: Sairausloma [päivämäärä]
Hei, olen poissa toimistosta ja sairauslomalla kunnes [päivämäärä]. Tänä aikana en pysty tarkistamaan sähköpostiani. Hätätapauksessa ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite]. Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta: Konferenssi [päivämäärä]
Terve, olen poissa toimistosta konferenssiin osallistumiseen [päivämäärä]. Vastaan sähköposteihin, kun minulla on pääsy, mutta nopeampaa vastausta varten ota yhteyttä minuun [puhelinnumero] jos on kiireellinen asia. Kiitos,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta: Yrityksen retki [päivämäärä]
Hei, olen poissa toimistosta yrityksen retkellä [päivämäärä]. Tänä aikana minulla on rajoitettu sähköpostiyhteys. Hätätapauksessa ota yhteyttä [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite] tai soita pääkonttorin numeroon [puhelinnumero]. Kiitos,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta [Päivämäärä]
Hei, olen poissa toimistosta seuraavat [X] päivää. Poissaolossani ota yhteyttä [Nimi], joka on iloinen auttamaan sinua kaikissa kyselyissä. Kiitos ymmärryksestäsi. Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
Aihe: OOO [päivämäärä]
Hei, kiitos yhteydenotosta. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta ja palaan [Päivämäärä] viimeistään. Pahoittelut häiriöstä ja pyydän ystävällisesti sinua lähettämään sähköpostia kollegalleni [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite] sillä välin. Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
Epäviralliset poissa toimistosta -mallit
Aihe: Poissa pöydältä
Hei, olen tällä hetkellä poissa pöydältä, juoden cocktaileja rannalla jossain. Palaan [päivämäärä] ja minulla on rajoitettu sähköpostiyhteys siihen asti. Kollegani [Nimi] hoitaa sähköpostini poissaolossani, joten ota yhteyttä [häneen/häneen/heihin] osoitteeseen [sähköpostiosoite] kiireellisissä asioissa. Kiitos ja hyvää päivää.
[Sinun nimi]
Aihe: Tauolla kunnes [päivämäärä]
Terve, pahoittelut, että missasit minut. Olen poissa toimistosta kunnes [päivämäärä]. Kuitenkin otan säännöllisiä taukoja sarjakatselusta kaiken, mitä olen missannut, tarkistaakseni sähköpostini ajoittain poissaoloni aikana. Jos tämä asia ei ole kiireellinen, voit olla varma, että vastaan, kun palaan tältä tauolta. Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta [päivämäärä]
Hei, olen poissa toimistosta [päivämäärä alkaen] kunnes [päivämäärä loppuun]. Olen tavoitettavissa matkapuhelimessani [puhelinnumero], mutta kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Nimi] sen sijaan. Nähdään pian,
[Sinun nimi]
Aihe: Olen (viimeinkin) lomalla
Hei, olen poissa toimistosta ja lomalla [alkamispäivämäärä] kunnes [loppupäivämäärä]. Minulla ei ole sähköpostiyhteyden tänä aikana, mutta jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä kollegalleni [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite]. Kiitos,
[Sinun nimi] P.S. Odotan todella innolla tätä taukoa. 🎉
P.P.S. Jos sinun on kiireellisesti tavoitettava minut, soita matkapuhelimeen [puhelinnumero].
Aihe: Olen poissa silmukasta [päivämäärä]
Terve,
Olen poissa toimistosta [alkamispäivämäärä] kunnes [loppupäivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [kollegasi nimi] osoitteeseen [kollegasi sähköposti]. Muuten vastaan viestiin paluullani. Hyvää päivää. Parhain terveisin,
[Sinun nimi]
Aihe: Pahoittelut, olen OOO [päivämäärä]
Hei [Nimi], olen poissa toimistosta tällä viikolla, mutta jos tarvitset jotain kiireellisesti, ota yhteyttä kollegalleni [Nimi]. Kiitos,
[Sinun nimi]
Aihe: Poissa toimistosta [Päivämäärä] kunnes [Päivämäärä]
Hei. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta ja palaan [Päivämäärä]. Sillä välin, jos tarvitset apua, ota yhteyttä [nimi tai osasto]. Tervehdyksin,
[Sinun nimi]
Aihe: Rannalla [päivämäärä]
Hei. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta ja nautin ansaitsemaani vapaata rannalla. Palaan toimistoon [Päivämäärä] ja olen iloinen vastaamaan sähköpostiin silloin. Jos tarvitset apua poissaoloni aikana, ota yhteyttä kollegalleni [Nimi] osoitteeseen [sähköpostiosoite]. Kiitos.
[Sinun nimi]
Poissa toimistosta -mallien parhaat käytännöt
Pidä se lyhyenä
Kun kirjoitat poissa toimistosta -viestiä, on tärkeää pitää se lyhyenä ja ytimekkäänä. Ei ole tarvetta mennä suuriin yksityiskohtiin siitä, kuka olet tai mitä teet. Vain anna olennaiset tiedot, jotta kollegasi tietävät, kuinka ottaa sinuun yhteyttä hätätapauksessa.
Käytä oikeaa sävyä
Poissa toimistosta -viestisi on heijastus yrityskulttuuristasi ja arvoistasi, joten on tärkeää käyttää oikeaa sävyä. Jos et ole varma, mitä sävyä käyttää, ole varovainen ja valitse ammattimaisuus.
Et halua kuulostaa liian epäviralliselta tai epäammattimaiselta, koska se voi heijastua huonosti yritykseen. Jos yrityksellä on oma brändikirja ja viestintätyyli, käytä sitä oppaana kirjoittaessasi poissa toimistosta -viestiä.
Jos käytät slangia tai ammattisanastoa, varmista, että kaikki, jotka lukevat viestisi, ymmärtävät sen. Se, mikä on hauska sinulle, ei ehkä ole hauska automaattivastauksen vastaanottajille, varsinkin jos he eivät ole samasta maasta tai alueelta.
Lisää poissaolon päivämäärät
Kun mahdollista, lisää poissaolon päivämäärät poissa toimistosta -viestiin. Tämä auttaa kollegoitasi, asiakkaitasi ja/tai liikekumppaneitasi tietämään, milloin he voivat odottaa vastausta sinulta. Jos et ole varma, milloin olet takaisin, anna päivämäärien alue tai arvio. Tässä tapauksessa on parempi olla varovainen ja antaa pidempi aikaväli kuin luulet tarvitsevasi.
Mainitse vaihtoehtoiset yhteystavat
Poissa toimistosta -viestissä muista mainita vaihtoehtoiset yhteystavat hätätapauksessa. Tämä voi olla kollegasi sähköpostiosoite, puhelinnumero tai jopa fyysinen osoite. Jos olet tyytyväinen jakamaan henkilökohtaiset tietosi, voit myös sisällyttää matkapuhelinnumerosi tai sosiaalisen median käyttäjätunnuksesi.
Muista vain, että mitä enemmän tietoja sisällytät, sitä todennäköisemmin joku ottaa sinuun yhteyttä poissaolosi aikana. Siksi sinun tulisi sisällyttää vaihtoehtoiset yhteystiedot vain, jos olet tyytyväinen siihen, että sinuun otetaan yhteyttä vapaa-ajallasi.
Jos päätät jakaa kollegoittesi yhteystiedot, varmista, että he tietävät siitä ja suostuvat olemaan yhteyshenkilö ennen kuin lisäät heidän tietonsa poissa toimistosta -viestiin.
Älä mene liian syvälle tai ole liian spesifinen
Kun kirjoitat poissa toimistosta -viestiä, vastusta houkutusta mennä liian syvälle tai olla liian spesifinen. Tämä ei ole aika jakaa elämäntarinaasi tai viimeisimpiä lomavalokuvia. Mene suoraan asiaan, jotta kollegasi voivat palata työhön minimaalisella häiriöllä, ja liikekumppanisi voivat löytää tarvitsemansa tiedot ilman, että heidän tarvitsee seuloa romaania.
Aseta sisäinen ja ulkoinen OOO-malli
Jos sinulla on usein poissa toimistosta -viestejä, aseta sisäinen ja ulkoinen OOO-malli säästääksesi aikaa. Näin sinun tarvitsee vain täyttää tyhjät kohdat omilla tiedoillasi joka kerta, kun sinun on poistuttava pöydältä.
Sisäinen poissa toimistosta -viesti lähetetään ihmisille yrityksessäsi, kun taas ulkoinen lähetetään niille, jotka ovat sen ulkopuolella. Pääasiallinen ero näiden kahden välillä on, että sisäinen OOO-viesti ei tarvitse olla yhtä muodollinen kuin ulkoinen.
Yhteenveto
Automaattivastausviestit ovat välttämätön paha, kun sinun on otettava aikaa pois työstä. Noudattamalla näitä parhaita käytäntöjä voit kirjoittaa poissa toimistosta -viestin, joka on ammattimainen, informatiivinen ja hyödyllinen kaikille, jotka sen saavat. He saattavat jopa arvostaa poissa toimistosta -viestiä enemmän kuin luulet.
