Projektinhallinnan ominaisuudet
Käynnistä projektinhalintasi LiveAgentin projektinhallinnan ominaisuuksilla ja integraatioilla. Suunnittele tehtäviä ja hallinnoi agentteja ja osastoja.
3 min lukuaika
Project Management
Integration
+2
Projektikooste on alkuperäinen asiakirja, joka antaa yleiskatsauksen projektista, sen tavoitteista ja saavutetuista tuloksista. Tämä antaa osapuolille mahdollisuuden seurata edistymistä, tunnistaa parannusalueita ja saada vertailupisteitä myöhemmin. Tämäntyyppinen raportti informoi keskeisiä sidosryhmiä valmistumisen vaiheesta ja toimivista projektin havainnoista.
Tässä artikkelissa tarjoamme sinulle erilaisia esimerkkiprojektikooste-raporttimalleja eri skenaarioille, jotta sinun ei tarvitse luoda omaa raporttia alusta alkaen.
Lisäksi jaetaan hyviä käytäntöjä ja kirjoitusvinkkejä, jotka auttavat sinua mukauttamaan kunkin projektikoosteesta keskeisiä elementtejä omiin tarpeisiisi ja parantamaan projektinhallintotaitojasi prosessissa.
Projektikoosteesta saatavan merkityksen
Ytimekäs ja kattava projektikatsaus on tehokas projektinhallintoon työkalu, joka yksinkertaistaa prosesseja ja saa kaikki tiimin jäsenet ja sidosryhmät samalle sivulle.
Sisäiseen yrityksen käyttöön projektikooste näyttää projektin edistymisen työntekijöille, projektipäälliköille, urakoitsijoille ja muille palveluntarjoajille. Se osoittaa projektin virstanpylväät, mittarit ja aikataulupäivitykset pitääkseen tiimit oikealla raidalla, auttaa niitä pysymään järjestäytyneenä ja saamaan ne työskentelemään tehokkaasti yhdessä.
Ulkoisesti projektikoosteita käytetään lyhyenä esityksenä tai päivitysten antamiseen projektin sidosryhmille, ja se voi olla hyödyllinen rahoituksen tai tuen hankkimisessa tuleviin projekteihin. Tätä tarkoitusta varten asiakirja muistuttaa projektiehdotuksien sarjaa antaakseen lukijalle nopean vaikutelman projektin luonteesta, tilasta ja yleisestä kontekstista.
Kuinka nimetä projektikooste
Otsikon tulisi heijastaa asiakirjan tarkoitusta tai painopistettä. Hyvä nyrkkisääntö on käyttää otsikkoa, joka on spesifinen ja informatiivinen, mutta silti ytimekäs. Esimerkiksi projektin nimi, jota seuraa sanat “projektin päivitys”, “edistymisraportti” tai “projektikooste” jne.
Voit myös käyttää projektin koodinimeä yhteenvedon otsikkona, jos se on sopivampi sisäisiin tarkoituksiin.
Lisäksi otsikko voi sisältää myös projektin aikavälin, jotta lukija saa paremman käsityksen siitä, mitä he voivat odottaa asiakirjasta. Esimerkiksi lisää myös kuukausi tai vuosineljännes ja vuosi tai “vuoden alusta”.
Projektikoosteesta saatavan otsikkorivien esimerkit
- [Projektin nimi]: Projektikooste – [Nykyinen päivämäärä]
- [Projektin tunnus]: Markkinointistrategia [Tuotteen nimi] -lanseeraukselle
- [Projektin tunnus]: [Tuotteen nimi] -lanseerauksen päivitys – [Nykyinen päivämäärä]
- [Projektin nimi] – Uuden ohjelmiston käyttöönotto
- [Projektin tunnus]: Asiakaspalvelun parantaminen – [Nykyinen päivämäärä]
- Liiketoimintasuunnitelman johtopäätelmä [Projektin nimi] -projektille
- [Projektin nimi] – Liiketoimintaehdotus
Kuinka kirjoittaa projektikooste
Kirjoitusprosessin aikana on tärkeää pitää mielessä asiakirjan tarkoitus sekä yleisösi. Projektikoosteessa tulisi käsitellä seuraavia kysymyksiä:
- Mistä projektissa on kyse?
- Mitkä ovat projektin tavoitteet?
- Mitkä ovat projektin tulokset?
- Kuinka tämä projekti hyödyttää yritystä tai organisaatiota?
- Mitkä ovat projektin seuraavat vaiheet?
Vastaukset näihin kysymyksiin antavat sinulle hyvän lähtökohdan projektikoosteesi kirjoittamiselle. Muista sisällyttää myös kaikki asiaankuuluvat tiedot, jotka olisivat hyödyllisiä lukijalle, kuten projektin taustatieto ja keskeiset päivämäärät tai määräajat jne.
Kun olet kerännyt kaikki tarvittavat tiedot, voit alkaa kirjoittaa projektikoosteesi.
Aloita esittelemällä projekti ja antamalla yleiskatsaus siitä, mistä se on kyse. Seuraavaksi luettele projektin tavoitteet ja kuvaile toistaiseksi saavutettuja tuloksia. Lopuksi päätä lyhyellä kuvauksella projektin seuraavista vaiheista.
Mitä sisällyttää projektikoosteeseen
- Projektin otsikko ja/tai projektin tunnus
- Projektin vaihe ja/tai tila
- Suunniteltu projektin alkamis- ja päättymispäivä
- Nykyinen päivämäärä
- Projektipäällikkö
- Pääsidosryhmät
- Keskeiset päätöksentekijät
- Projektin sponsorit
- Projektin tavoite/liiketoiminnan tavoitteet
- Projektin aikataulu
- Odotettu toimittamispäivä
- Keskeiset virstanpylväät ja toimitettavat
- Taloudelliset ennusteet / budjetin perusarvo
- Saavutetut tulokset
- Viimeaikaiset saavutukset (vain sisäisiin tarkoituksiin)
- Nykyiset projektin esteet tai haasteet (vain sisäisiin tarkoituksiin)
- Projektin tausta – miksi tiimisi työskentelee valitun projektin parissa ja kuinka he aikovat lähestyä sitä (vain ulkoisiin tarkoituksiin)
Projektikoosteesta saatavat esimerkit ja mallit
[Projektin nimi]: Projektikooste – [Nykyinen päivämäärä]
Sisällysluettelo:
- Tavoitteet
- Tiimi
- Sidosryhmät
- Kuvaus
- Aikataulu
- Toimitettavat
- Yleiskatsaus
Tavoitteet:
- Saada kaikki tiimin jäsenet ja projektin sidosryhmät samalle sivulle alusta loppuun
- Näyttää projektin edistyminen useissa ajankohdissa
- Pitää tiimi oikealla raidalla, auttaa niitä pysymään järjestäytyneenä ja saamaan ne työskentelemään tehokkaasti yhdessä
- Esittää tai antaa päivityksiä projekteista sidosryhmille
Tiimi:
- Projektipäällikkö – [Nimi], [Yhteystiedot]
- [Asema 1] – [Nimi], [Yhteystiedot]
- [Asema 2] – [Nimi], [Yhteystiedot]
- [Asema 3] – [Nimi], [Yhteystiedot] …
Sidosryhmät:
- [Sidosryhmä 1]
- [Sidosryhmä 2]
- [Sidosryhmä 3] …
Kuvaus: [Projektin nimi]: Projektikooste on asiakirja, joka osoittaa projektin virstanpylväät, mittarit ja aikataulupäivitykset pitääkseen tiimin oikealla raidalla, auttaa niitä pysymään järjestäytyneenä ja saamaan ne työskentelemään tehokkaasti yhdessä. Sitä käytetään myös projektilyhennelmänä antamaan päivityksiä projektista sidosryhmille.
Aikataulu:
- [Vaiheen 1 nimi], [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä]
- [Vaiheen 2 nimi], [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä]
- [Vaiheen 3 nimi], [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä] …
Toimitettavat:
- [Toimitettavan 1 nimi] – [Kuvaus], [Tila]
- [Toimitettavan 2 nimi] – [Kuvaus], [Tila]
- [Toimitettavan 3 nimi] – [Kuvaus], [Tila] …
Yleiskatsaus:
- [Projektin yleiskatsaus]
- Käytä [Projektin nimi]: Projektikoosteita projektin päivitysten viestintään tiimin kokouksissa, asiakaspresentaatioissa tai koko yrityksen kokouksissa.
[Projektin tunnus]: Markkinointistrategia [Tuotteen nimi] -lanseeraukselle
Tavoitteet: Lisätä brändin tunnettuutta ja korostaa markkinoille tulon reittiä [Tuotteen nimi] -lanseerauksen myyntien luomiseksi.
Keskeiset projektin elementit:
- Kuvaile markkinatekijöitä ja niitä vaikuttavia trendejä
- Tunnista kohdemarkkinat
- Hahmottele viestintästrategia
- Luo markkinointimateriaalit (esim. verkkosivujen teksti, esitteet, tuotetiedotteet)
- Valmistele lanseeraussuunnitelma
Budjetti: $[X] kuukaudessa
Tila: Suunnitteluvaihe
Tulokset: Ei sovellettavissa
Seuraavat vaiheet: Siirry keskeisiin projektin elementteihin
Projektin tilaraportin malli: [Projektin tunnus]: [Tuotteen nimi] -lanseerauksen päivitys – [Nykyinen päivämäärä]
Projektipäällikkö: [Nimi], [Yhteystiedot]
Tavoitteet: Päivittää sidosryhmiä [Projektin tunnus] -projektin tilasta [Tuotteen nimi] -lanseerauksen osalta [Nykyinen päivämäärä] -päivänä.
Tila: Onnistunut
Tulokset: Markkinointikampanja on johtanut [esim. korkean] tason brändin tunnettuuteen ja herättänyt kiinnostusta [Tuotteen nimi] -lanseeraukseen.
Seuraavat vaiheet: Jatka myynnin luomista, lisää yrityksen markkinaosuutta ja seuraa markkinointistrategian tuloksia.
[Projektin nimi] – Uuden ohjelmiston käyttöönotto
Päivämäärä: [Nykyinen päivämäärä]
Projektin ajanjakso: [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä]
Projektipäällikkö: [Nimi], [Yhteystiedot]
Tavoitteet: Lisätä yrityksen tuottavuutta ottamalla käyttöön uutta ohjelmistoa
Tulokset: Uusi ohjelmisto on otettu onnistuneesti käyttöön ja se on johtanut yrityksen tuottavuuden lisääntymiseen.
Seuraavat vaiheet: Seuraa uuden ohjelmiston tuloksia ja tee tarvittavat muutokset.
[Projektin tunnus]: Asiakaspalvelun parantaminen – [Nykyinen päivämäärä]
Tavoitteet: Parantaa asiakastyytyväisyyttä tarjoamalla parempaa asiakaspalvelua
Tulokset: Asiakaskokemus on parantunut uusien asiakaspalvelun aloitteiden seurauksena.
Seuraavat vaiheet: Jatka asiakaskunnan tyytyväisyystasojen seurantaa keräämällä mielipiteitä asiakaspalautesessioiden kautta ja tee tarvittavat muutokset.
Johtopäätelmän malli: Liiketoimintasuunnitelman johtopäätelmä [Projektin nimi] -projektille
Kuvaus: [Projektin nimi] -johtopäätelmä on asiakirja, joka antaa yleiskatsauksen liiketoimintasuunnitelman keskeisistä kohdista.
Yleiskatsaus:
- [Liiketoiminnan tavoitteet]
- [Lukijoiden motivaatio]
Ongelman yhteenveto:
- [Kipupisteen kuvaus]
- [Kipupisteen ratkaisemisen liiketoiminnallinen arvo]
- [Kohdeyleisö]
- [Olemassa oleva ratkaisu kipupisteeseen]
Ratkaisun yhteenveto: [Kuinka Projektin nimi ratkaisee kipupisteen]
Markkinaanalyysi:
- [Markkinoiden koko]
- [Markkinaosuus kilpailuun nähden]
- [Kaaviot]
Keskeiset seuraavat vaiheet:
- [Markkinointistrategia]
- [Budjetin kohdentaminen]
- [Aikataulu]
Taloudellinen yhteenveto:
- [Ulkoiset rahoituslähteet]
- [Yhden / kahden / kolmen vuoden ennusteet]
Liiketoimintaehdotuksen malli: [Projektin nimi] – Liiketoimintaehdotus
Päivämäärä: [Nykyinen päivämäärä]
Päätutkija: [Nimi], [Asema], [Yrityksen nimi]
Tavoitteet:
- Tutkia markkinamahdollisuuksia liiketoimintaidean osalta [Ehdotus]
- Määrittää koko projektiehdotuksen todelliset kustannukset
- Suorittaa toteutettavuustutkimus määrittääkseen onnistumisen potentiaalin
Tulokset:
- Liiketoimintaidean markkinamahdollisuus on hyvä
- Projektiehdotuksen kokonaiskustannusarvio on $[X]
- Toteutettavuustutkimus on määrittänyt, että onnistumisen potentiaali on korkea
Seuraavat vaiheet – projektiehdotuksen jatkamiseksi suositellaan seuraavia vaiheita:
- [Toiminto 1] – [Budjetin kohdentaminen], [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä]
- [Toiminto 2] – [Budjetin kohdentaminen], [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä]
- [Toiminto 3] – [Budjetin kohdentaminen], [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä] …
Projektiehdotuksen malli
Johtopäätelmä
Tausta
- Historia
- Vaatimukset
- Ratkaisu
Ehdotus
- Visio ja tavoitteet
- Toimitettavat
- Aikataulu
- Resurssit
- Budjetti
- Omistajuus
- Raportointi
- Riskit
- Ongelmat
- Vaikutukset
- Onnistumisen kriteerit
- Valtuutus
Liite
- Tukeva dokumentaatio
Johtopäätelmä:
- [Historian yhteenveto], [Vaatimusten yhteenveto], [Ratkaisun yhteenveto].
- [Projektin vision yhteenveto], [Tavoitteiden yhteenveto], [Toimitettavien yhteenveto], [Aikavälin yhteenveto].
- [Resurssien yhteenveto], [Budjetin yhteenveto], [Onnistumisen kriteerien yhteenveto].
Tausta:
- Historia – [Yrityksen nimi], [Yrityksen historia]
- Vaatimukset – [Liiketoiminnan ongelma], [Liiketoiminnan mahdollisuus]
- Ratkaisu – [Ratkaisun tarkoitus], [Ratkaisun laajuus], [Lähestymistapa ratkaisuun]
Ehdotus:
- Visio ja tavoitteet – [Yrityksen visio], [Yrityksen tavoitteet]
- Toimitettavat
- [Toimitettava 1] – [Kuvaus], [Huomautukset]
- [Toimitettava 2] – [Kuvaus], [Huomautukset]
- [Toimitettava 3] – [Kuvaus], [Huomautukset] …
- Aikataulu
- [Toimitettava 1] – [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä]
- [Toimitettava 2] – [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä]
- [Toimitettava 3] – [Alkamispäivä] - [Päättymispäivä] …
- Resurssit
- [Resurssi 1] – [Tyyppi], [Määrä], [Huomautukset]
- [Resurssi 2] – [Tyyppi], [Määrä], [Huomautukset]
- [Resurssi 3] – [Tyyppi], [Määrä], [Huomautukset] …
- Budjetti – [Budjetin kohdentaminen], [Sijoitetun pääoman tuotto]
- Omistajuus
- Projektipäällikkö – [Nimi], [Yhteystiedot]
- Projektin asiakas – [Nimi], [Yhteystiedot]
- Projektin sponsori – [Nimi], [Yhteystiedot] …
- Raportointi – [Viestintämenetelmät], [Kokousaikataulu], [Raportointitiheys]
- Riskit
- [Riski 1] – [Yksityiskohdat], [Esiintymisen todennäköisyys]
- [Riski 2] – [Yksityiskohdat], [Esiintymisen todennäköisyys]
- [Riski 3] – [Yksityiskohdat], [Esiintymisen todennäköisyys] …
- Ongelmat
- [Ongelma 1] – [Lisätiedot], [Mahdollinen vaikutus]
- [Ongelma 2] – [Lisätiedot], [Mahdollinen vaikutus]
- [Ongelma 3] – [Lisätiedot], [Mahdollinen vaikutus] …
- Vaikutukset – [Menetetyt liiketoiminnan mahdollisuudet], [Kustannukset yritykselle]
- Onnistumisen kriteerit
- [Keskeinen onnistumisen mittari 1]
- [Keskeinen onnistumisen mittari 2]
- [Keskeinen onnistumisen mittari 3] …
- Valtuutus
- Projektin sponsori – [Nimi], [Asema], [Nykyinen päivämäärä], [Allekirjoitus]
- Projektin asiakas – [Nimi], [Asema], [Nykyinen päivämäärä], [Allekirjoitus]
Liite:
- Tukeva dokumentaatio
- [Yrityksen historia]
- [Tutkimusmateriaalit]
- [Tilastot tai arviot]
- [Ulkoiset lainaukset]
- [Ulkoiset tarjouspyynnöt]
- [Yksityiskohtaiset kustannustaulukot]
- [Yksityiskohtaiset hyötytaulukot]
- [Muu asiaankuuluva tieto]
- [Muu asiaankuuluva kirjeenvaihto]
Projektikoosteesta saatavat parhaat käytännöt
- Aloita kuvaamalla lyhyesti projekti ja sen tavoitteet – selitä miksi projektisi on tärkeä.
- Sisällytä tiedot tuloksista ja siitä, miten ne vertautuvat alkuperäisiin projektin tavoitteisiin.
- Käytä kaavioita, kuvaajia ja muita visuaalisia elementtejä – havainnollista keskeisiä kohtia Gantt-kaavioilla, ympyräkaavioilla jne.
- Ole selkeä ja ytimekäs – koko projektikoosteessa käytetyn kielen tulisi olla vapaa ammattislangia ja helppo ymmärtää.
- Käytä luettelomerkkejä – kirjoita tiedot alas ytimekkäällä tavalla.
- Säilytä ammattimainen ja muodollinen sävy.
- Mukauta yhteenveto omien tarpeittesi ja tietyn yleisösi mukaan, jonka kanssa jaat sen.
- Tarkista yhteenveto ennen sen lähettämistä.
Yhteenveto
Näitä vinkkejä noudattamalla voit olla varma, että projektikoosteesi on tehokas projektin edistymisen viestinnässä sidosryhmille. Yhteenvedon mukauttaminen kohderyhmällesi varmistaa myös, että toimitat kaikkein asiaankuuluvimmat tiedot. Projektikoosteista voi olla arvokas työkalu rahoituksen tai tuen hankkimisessa tuleviin projekteihin, joten varmista, että laitat huolella niiden luomiseen.
Pienellä suunnittelulla ja muokattavien mallien käytöllä voit luoda korkean tason yleiskatsauksen projektistasi. Sisällyttämällä keskeisiä tietoja, kuten projektin otsikon, alkamis- ja päättymispäivän, tavoitteet ja saavutetut tulokset, annat sidosryhmille selkeän kuvan projektin edistymisestä. Huolellisen tarkistamisen jälkeen projektikoosteesi on valmis jaettavaksi tiimillesi ja sidosryhmille.
