Kohteliaita hylkäyskirjeiden malleja asiakaspyynnöille, joissa käytetään positiivista kieltä ja empatiaa. Säilytä ammattimaisuus, anna selkeät syyt ja ehdota vaihtoehtoja mahdollisuuksien mukaan. Tutustu LiveAgentin ilmaiseen kokeiluversioon tehokkaille asiakaspalveluratkaisuille.
Vaikka jokainen yritys haluaa miellyttää asiakkaitaan joka kerta, ei ole aina mahdollista vastata kyllä kaikkiin asiakaspyyntöihin. Ajatuksen omaksuminen, että asiakas on aina oikeassa, vaikeuttaa sitä, kuinka sanoa ei asiakkaille ilman heidän pettymystään tai menettämistään. Kuitenkin, kun asiakas vaatii jotakin, joka ei ole saatavilla, kohtuuton tai yksinkertaisesti mahdoton toimittaa, jokaisen, joka on suorassa vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, tulisi tietää täydellisesti, kuinka sanoa ei asiakkaille kohteliaasti.
Kuinka sanoa ei asiakaspyyntöihin tai -vaatimuksiin ilman, että asiakkaat suuttuisivat, turhautuisivat tai pettäisivät? Tässä on joitakin perusasioita, jotka tulee muistaa aina, kun joudut kirjoittamaan hylkäyskirjeen asiakkaillesi tai potentiaalisille asiakkaillesi.
Olipa kyse huonon maineen pelosta, asiakassuhteen pilaamisen pelosta tai liiketoiminnan täydellisestä menettämisestä, asiakaspyyntöjen hylkääminen voi olla haastavaa, jos et tiedä kuinka tehdä se ammattimaisesti. Itse asiassa oppiminen sanomaan ei on olennainen taito, erityisesti niille, jotka työskentelevät asiakkaiden kanssa tekemisissä olevissa tehtävissä. Kohtelias kieltäytyminen on usein paras vaihtoehto, jos joudut hylkäämään ehdotuksen.
Alla on joitakin vakiohylkäyskirjeiden malleja, joita voit käyttää (ja mukauttaa) asiakkaiden kanssa käytävissä vuorovaikutuksissa.
Hei [NIMI],
Kiitos sähköpostista ja tämän ominaisuuden esille tuomisesta. Ymmärrän täysin, kuinka asiakkaamme hyötyisivät siitä.
Tällä hetkellä meillä ei ole mitään vastaavaa käytössä, mutta olemme itse asiassa kuulleet tämän pyynnön melko usein, joten saatamme toteuttaa sen hyvin pian. Puhun kehitystiimillemme ja selvitän, voitaisiinko se lisätä tulevaan julkaisuun.
Kerro minulle sillä välin, jos voimme auttaa sinua muulla tavalla, ja hyvää loppuviikkoa!
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Hei [NIMI],
Kiitos yhteydenotosta. Tämä ominaisuus poistettiin tuotteestamme, koska se hidasti sovelluksen latausaikaa useimmille asiakkaillemme, myös niille, jotka eivät koskaan käyttäneet sitä. Joten emme todennäköisesti tuo sitä takaisin lähiaikoina.
Ymmärrän täysin, että sinulle on turhauttavaa menettää ominaisuus, johon luotit. Mutta tarvittaessa voisin suositella sinulle vaihtoehtoista työkalua, jolla se on.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Hei [NIMI],
Kiitos [YRITYKSEN NIMI] valitsemisesta. Olemme iloisia, että olet päättänyt ostaa tuotteemme ja odotamme innolla sinua mukaan!
Alennuspyyntösi osalta valitettavasti emme voi tarjota sinulle alennusta tällä hetkellä. Uskomme, että palvelumme tarjoaa enemmän arvoa rahallesi ja lisäksi olisi epäreilua muille asiakkaillemme, jos tekisimme poikkeuksen. Kuitenkin järjestämme ajoittain promootioita, jotka löydät verkkosivuiltamme osoitteesta [LINKKI], tai voit tilata kuukausittaisen uutiskirjeemme pysyäksesi ajan tasalla tulevista tarjouksistamme.
Kerro minulle, haluaisitko minun lisätä sähköpostiosoitteesi postituslistallemme.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Hyvä [NIMI],
Valitettavasti en voi käsitellä palautus-/palautus-/vaihtopyyntöäsi, koska tuote on vaurioitunut toimituksen jälkeen.
Ymmärrän, että tämä ei ole viesti, jonka halusit kuulla, ja sen täytyy olla pettymys, kun et päässyt käyttämään sitä paljon.
Hyväksymme, että tämä vaurio johtui todennäköisesti tahattomasti, joten hyvän tahdon eleenä olemme iloisia tarjoamaan sinulle 20 % alennuksen tulevasta ostoksestasi. Käytä yksinkertaisesti tätä koodia: [NIMI] lunastaksesi sen.
Jos sinulla on kysymyksiä, kerro minulle. Teen aina kaikkeni auttaakseni sinua.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Hei [NIMI],
Olen liittänyt lyhyen ohjeen, joka opastaa sinut prosessin X tekemisessä. Voit tehdä tämän helposti alle hetkessä.
Jos kohtaat vaikeuksia, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä. Voimme soittaa ja opasta sinut vaihe vaiheelta.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Hei [NIMI],
Olen niin iloinen, että olet kiinnostunut yhteistyöstä yrityksemme kanssa uudessa projektissasi.
Vaikka haluaisin tavata sinua henkilökohtaisesti, valitettavasti en ole saatavilla matkustamiseen tällä viikolla olemassa olevien sitoumusten vuoksi, enkä voi antaa sinulle ansaitsemaasi aikaa keskustella tästä edelleen.
Kuitenkin olen iloinen aloittaa keskustelun nyt sähköpostitse, jos se sopii sinulle?
[TIEDOT, JOITA SUUNNITTELI KESKUSTELLA]
Haluaisin kuulla ajatuksesi tästä. Ja jos haluat keskustella henkilökohtaisesti, olen saatavilla [PÄIVÄMÄÄRÄT] ja olisin iloinen puhumaan siitä enemmän silloin.
Kiitos ymmärryksestäsi, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Hei [NIMI],
Kiitos paljon [PROJEKTIN NIMI] tietojen lähettämisestä, se todella kuulostaa hienolta mahdollisuudelta!
Kuitenkin ehdotuksen lukemisen ja tiimini kanssa käydyn keskustelun jälkeen olemme päättäneet, että valitettavasti emme voi ottaa tätä projektia.
Vaikka haluaisimme edetä tämän kanssa, meillä ei ole tällä hetkellä tarpeeksi resursseja, joita tämä projekti ansaitsee.
Jos asiat muuttuvat lähitulevaisuudessa, otan sinuun ehdottomasti yhteyttä ja kerron sinulle.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Hylkäyskirje on virallinen kirje, jolla ilmoitetaan hakijalle, että häntä ei palkata.
Kirjeessä tulisi lyhyesti tiivistää pääasiallinen syy hakijan palkkaamatta jättämiselle. Kirje tulisi päättää kiitosviestillä. Lisäksi hylkäyskirje tulisi lähettää viikon kuluessa haastattelusta.
Kirje tulisi osoittaa hakijalle ja kirjoittaa kolmannessa persoonassa. Sen tulisi olla ammattimainen, kohtelias ja lyhyt.
LiveAgent on eniten arvioitu ja paremmuusluokitukseltaan #1 asiakastyytyväisyysohjelmisto pienille ja keskisuurille yrityksille. Kokeile sitä tänään ilmaisen 30 päivän kokeiluversion avulla. Luottokorttia ei vaadita.
Opi vastaamaan vihaisille asiakkaille ammattimaisesti 11 valmiilla sähköpostimalleilla. Käsittele valitukset, säilytä asiakasuskollisuus ja estä negatiiviset ar...
Opi käsittelemään vihaisten asiakkaiden vastauksia ammattimaisesti negatiivisten arvostelujen estämiseksi. Käytä personoituja sähköpostipohjia ja LiveAgent-ohje...
Opi pyytämään anteeksi asiakkailta empaattisesti, vastuullisesti ja selkeästi viestimällä. Personoi anteeksipyynnöt, käytä oikeaa kieltä ja ratkaise ongelmat ri...
Sumali sa aming komunidad ng masayang kliyente at magbigay ng mahusay na suporta gamit ang LiveAgent.
