Valmiit viestit
Paranna tuottavuutta LiveAgentin valmiilla viesteillä! Säästä aikaa ja paranna asiakastyytyväisyyttä rajoittamattomilla, personoiduilla vastauksilla.
2 min lukuaika
Customer support
Help desk
+2
Vaikka asiakastuen agentit tyypillisesti joutuvat vastaamaan monenlaisiin kyselyihin – onneksi heidän ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen yleisiin kysymyksiin, tukipyyntöihin tai ongelmiin. Sen sijaan he voivat käyttää valmiita malleja vastausaikojen lyhentämiseen ja johdonmukaisen asiakaspalvelun tarjoamiseen. Itse asiassa valmiit vastaukset, ennalta määritellyt vastaukset ja mallit ovat joitakin tärkeimmistä ominaisuuksista missä tahansa tukijärjestelmässä. Ne antavat agenteille enemmän aikaa ja vähemmän stressiä, auttavat virtaviivaistamaan heidän työnkulkuaan ja nopeuttavat asiakastukea. Lyhyesti sanottuna valmiit viestit ja mallit voivat:
- Auttaa agentteja antamaan asianmukaisia ja tarkkoja vastauksia nopeammin;
- Säästää paljon aikaa ja vaivaa tukitiimillesi;
- Lisätä agentin luottamusta, tehokkuutta ja tuottavuutta;
- Vähentää uusien agentien koulutusaikaa;
- Varmistaa johdonmukaisen brändin viestinnän asiakaskommunikaatiossa;
- Parantaa palvelun laatua ja lisätä asiakastyytyväisyyttä.
Parhaat käytännöt valmiiden vastausten ja mallien käyttämiseen lipunhallinnan järjestelmässä
- Osallistu koko organisaatiosi mallien luomis- ja arviointiprosessiin saadaksesi rakentavaa palautetta eri osastojen useilta ammattilaisilta.
- Varmista, että jokainen vastausmalli tarkistetaan huolellisesti ennen käyttöönottoa ja ettei siinä ole virheitä, kirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä.
- Älä käytä tylsiä, robottimaisuutta ja erittäin muodollista kieltä – etsi oikea tyyli ja sävy yleisöllesi.
- Testaa ja kokeile erilaisia vastausmalleja löytääksesi sopivimmat organisaatiolle.
- 38 % kuluttajista pitää komentosarjamaisia, epähenkilökohtaisia vastauksia turhauttavina – mukauta malleja aina kun mahdollista ja säädä vastaus sopimaan jokaiselle asiakkaalle ja heidän erityistapaukseen.
- Älä käytä valmiita vastauksia ja malleja pelkästään tuen nopeuden vuoksi – lähetä viesti vain, jos se on 100 % relevantti ja vastaa asiakkaan pyyntöä.
- Tarkista valmiit viestit ja mallit säännöllisesti varmistaaksesi, että ne pysyvät ajankohtaisina ja pysyvät organisaatiosi kasvun ja muuttuvien asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.
12 yleistä lipunhallinnan vastausmallin esimerkkiä
Valmiiden viestien avulla voit saavuttaa henkilökohtaisen lähestymistavan samalla kun vähennät jokaisen vastauksen kirjoittamisen taakkaa alusta alkaen. Tehokkaan valmiiden vastausten ja mallien kirjaston luominen vaatii kuitenkin aikaa ja vaivaa. Tässä on joitakin perustukilipun malleja 12 yleisen skenaarion perusteella. Käytä niitä lähtökohtana ja mukauta ne asiakaskuntaasi sopiviksi.
Lipun vastaanoton vahvistaminen
Hei [NIMI],
Kiitos yhteydenotosta. Tämä on vain nopea huomautus, jotta tiedät, että saimme viestisi ja olemme jo alkaneet ratkaista ongelmaasi [Lipun tunnus: (Numero) päivätty (Päivämäärä)].
Jos sinulla on muita kysymyksiä tai huolenaiheita, kerro meille. Olemme saatavilla ympäri vuorokauden ja aina iloisia auttamaan.
Kiitos, että olet uskollinen [YRITYS] asiakas.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Lipun edistymisen päivitys malli #1 (Työskentelemme tapauksesi parissa)
Hei [NIMI],
Halusin päivittää sinua viikonlopun edellä [Ongelma, Lipun tunnus] -tilanteesta. Se on tällä hetkellä käynnissä ja tekniikan tukitiimimme työstää sitä. Priorisoimme pyyntöäsi ja varmistan, että tämä ongelma ratkaistaan mahdollisimman pian.
Karkeasti arvioiden se pitäisi olla korjattu [ETA]. Pidämme sinut ajan tasalla.
Kiitos kärsivällisyydestäsi! [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Lipun edistymisen päivitys malli #2 (Emme ole unohtaneet sinua)
Hei [NIMI],
On kulunut hetki viimeisestä päivityksestämme, mutta halusimme vakuuttaa sinut, että emme ole unohtaneet ongelmaasi. Se on osoittautunut hieman haastavammaksi kuin tavallinen tapaus, mutta tekniikan gurujen tiimimme on sitoutunut ratkaisemaan sen mahdollisimman pian.
Samalla pidämme sinut ajan tasalla kaikista lisäpäivityksistä. Kiitos kärsivällisyydestäsi, kun ratkaisemme tätä.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Lisätietojen pyytäminen asiakkaalta
Hei [NIMI],
Kiitos lipun [Lipun tunnus] lähettämisestä [Päivämäärä]. Voisitko antaa meille hieman enemmän kontekstia? Milloin tämä ongelma alkoi? Onko se ollut jatkuvaa vai satunnaista? Oletko yrittänyt ratkaisuja itse?
Nämä kysymykset auttavat meitä löytämään henkilökohtaisemman ratkaisun ongelmaasi.
Odotamme kuulevamme sinusta, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Asiakkaalle ilmoittaminen, että ongelma on ratkaistu
Hei [NIMI],
[AGENTIN NIMI] [YRITYKSESTÄ]. Toivottavasti voit hyvin!
Olet ilmoittanut ongelmasta [Ongelma] [Päivämäärä]. Kuten lupasin, palaan kertomaan sinulle, että se on ratkaistu onnistuneesti. Ongelma osoittautui monimutkaisemmaksi kuin ajattelimme, joten sen korjaaminen kesti hieman kauemmin. Mutta kaiken pitäisi olla nyt kunnossa. Voisitko vahvistaa, että kaikki toimii?
Jos sinulla on muita kysymyksiä tai kohtaat muita ongelmia, kerro minulle, olen iloinen auttamaan.
Hyvää päivää, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Lipun sulkemisen malli
Hei [NIMI],
Sinun [Ongelma, Lipun tunnus] on ratkaistu. Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ajastasi, ja toivomme, että asiakastukemme oli tyydyttävää.
Jos voimme tehdä sinulle jotain muuta, älä epäröi vastata tähän sähköpostiin tai soita meille numeroon (numero).
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Lipun sulkeminen vastauksen puutteen vuoksi
Hei [NIMI],
Otan yhteyttä tapauksestasi kanssamme liittyen [Tapauksen aihe]. On kulunut [Numero] päivää siitä, kun kuulimme sinusta, joten halusin ilmoittaa sinulle, että aiomme sulkea tämän lipun. Voit aina avata sen uudelleen tai nostaa uuden lipun, jos tarvitset lisäapua.
Kiitos yhteistyöstä!
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Virheen myöntäminen ongelman ratkaisussa
Hei [NIMI],
Olemme yhteydessä valitettavalla päivityksellä pyyntöäsi [Lipun tunnus] päivätty [Päivämäärä]. Myönnämme, että meillä oli virhe, ja olemme todella pahoillamme siitä. Se, että me (selitys siitä, mitä tehtiin väärin).
Ymmärrämme, että tämä on haitta, mutta teemme parhaamme ratkaistaksemme tämän. Olemme jälleen erittäin pahoillamme tästä tapauksesta. Ilmoitan sinulle henkilökohtaisesti kaikista lisäpäivityksistä.
Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Pahoittelu yrityksen laajuisesta ongelmasta
Hei [NIMI],
Kiitos yhteydenotosta. Valitettavasti kohtaamme tekniikan ongelmia tällä hetkellä. Tekniikan tukitiimimme on jo asialla ja palvelu pitäisi olla käytössä [ETA].
Ilmoitamme sinulle heti, kun olemme takaisin. Anteeksipyynnöt vaivasta, jonka tämä on saattanut aiheuttaa sinulle. Kiitos kärsivällisyydestäsi, kun ratkaisemme tätä.
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Vastaus virheraporttiin
Hei [NIMI],
Kiitos [virheen] ilmoittamisesta. Sovelluksessa näyttää olevan häiriö. Olemme kirjanneet tämän virheenseurantajärjestelmäämme, odota uutta versiota korjauksella pian. Anteeksipyynnöt vaivasta, jonka tämä on saattanut aiheuttaa sinulle.
Arvostamme kärsivällisyyttäsi, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Seurantamallin malli
Hei [NIMI],
Olet äskettäin ottanut meihin yhteyttä [Ongelma], joka oli [Ratkaistu/Suljettu]. Olemme yhteydessä varmistaaksemme, että siihen liittyviä ongelmia ei ole ollut sen jälkeen. Jos sinulla on päivityksiä, kerro meille. Olemme iloisia auttamaan sinua edelleen.
Kiitos, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
Asiakaspalvelun seuranta
Hei [NIMI],
Olet äskettäin ottanut meihin yhteyttä [Ongelma], joka ratkaistiin [Päivämäärä]. Haluaisimme kuulla, mitä mieltä olet asiakaspalvelustamme. Käytä hetki arvioidaksesi palveluamme napsauttamalla jompaa kumpaa alla olevista linkeistä:
Hyvä, olen tyytyväinen Huono, olen tyytymätön
Palautteesi on arvokasta ja auttaa meitä parantumaan!
Ystävällisin terveisin, [SINUN ALLEKIRJOITUS]
