Vectera
Vectera integrates with LiveAgent for seamless video conferencing and whiteboarding, enhancing communication for students, teachers, and businesses. Track meeti...
2 min lukuaika
Zoom on loistava työkalu verkkokokouksien järjestämiseen ja niihin osallistumiseen. Olivatpa ne henkilökohtaisia tapaamisia, suuria virtuaaliesityksiä tai virallisia kokouksia. Vaikka saatavilla on paljon muita videosoitto-, webinaariseminaari- ja kokouspalvelualustoja, Zoom on tullut monien yritysten ja organisaatioiden ensisijaiseksi valinnaksi sen käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ja ominaisuuksien ansiosta.
Jos olet uusi Zoom-käyttäjä tai etsit tapoja virtaviivaistaa videokonferenssejasi tällä alustalla, kannattaa tutustua sähköpostikutsumalleihin ja parhaiden käytäntöjen ohjeisiin ennen aloittamista. Näiden neuvojen avulla pystyt hyödyntämään tämän ohjelmiston mahdollisuudet parhaalla tavalla ja lisäämään verkkokokouksistasi osallistujamäärää.
Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostin merkitys
Zoomin suosio alkoi nousta COVID-19-pandemian aikana, kun ihmiset etsivät tapoja muodostaa yhteyttä virtuaalisesti, ja se on nyt tullut monien yritysten ja yksityishenkilöiden ensisijaiseksi ohjelmistoksi. Tämä kasvu on merkinnyt sitä, että yhä useammat ihmiset etsivät tehokkaimpia tapoja lähettää Zoom-kutsuja hyödyntääkseen tätä tehokasta työkalua.
Jos aiot järjestää Zoom-kokouksen, sinun on lähetettävä kutsut mahdollisille osallistujille. Vaikka Zoom tarjoaa muutamia malleja, oikean sähköpostimallin käyttäminen auttaa sinua tekemään hyvän ensivaikutelman ja kannustaa enemmän ihmisiä ilmoittautumaan kokoukseen ja muistamaan osallistua ajankohtana.
Lisäksi osallistujien pyytäminen vahvistamaan osallistumisensa kokoukseen antaa sinulle tarkan osallistujamäärän. Hyvin strukturoitu sähköposti voi säästää aikaa ja vaivaa samalla varmistamalla, että kaikki tärkeät tiedot välitetään asianmukaisesti.
Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostin otsikon kirjoittaminen
Kun kyse on verkkokokouksista, ihmisten saaminen paikalle voi olla haaste. Loppujen lopuksi on helppo unohtaa tai siirtää tapaaminen, joka ei ole henkilökohtainen.
Siksi Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostia lähetettäessä aiherivien on oltava selkeä ja ytimekäs, jotta viestisi erottuu täynnä olevasta saapuneista. Oikea otsikko myös kertoo vieraillesi välittömästi, mistä kokouksesta on kyse ennen sähköpostin avaamista.
Tehokkaan Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostin aiherivien kirjoittamiseksi sinun on päästävä asiaan käyttämällä kokoukseen liittyviä avainsanoja. Pidä se myös lyhyenä – alle 50 merkkiä on ihanteellista – mutta löydä silti tilaa toimintakohdille houkutellaksesi kutsuttuja avaamaan sähköpostin.
Kannattaa myös muistuttaa osallistujia kokouksen päivänä, jotta he muistavat osallistua. Lisäksi tämä on mahdollisuus kannustaa vastaanottajia, jotka eivät ole vielä hyväksyneet kokouskutsua, osallistumaan.
Tätä tarkoitusta varten kutsusähköpostillasi on erilainen aiherivityyppi, joka keskittyy “muistutus”-näkökohtaan ja sisältää siksi yleensä juuri tämän sanan.
Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostin aiherivien esimerkkejä
- Liity Zoom-puheluumme keskustellaksemme [Aiheesta]
- Otetaan yhteyttä Zoom-puhelulla tämä [aamu/iltapäivä]
- Liity Zoom-puheluumme saadaksesi lisätietoja [Aiheesta]
- Kokouspalvelun pyyntö: liity Zoom-puheluumme
- Osallistu tiimimme Zoom-kokoukseen: [Aihe]
- Etkö pääse henkilökohtaiseen kokoukseen? Liity meihin verkossa!
- Suunnitelma muuttui – kokoontukaamme Zoomissa sen sijaan
- Nähdään Zoomissa
- Zoom-kokouspalvelun muistutus: [Aihe]
- Liity Zoom-illanviettoumme
- Aika Zoomille
- Muistutus: Liity Zoom-puheluumme keskustellaksemme [Aiheesta]
- Webinaariseminaarin muistutus: [Aihe]
- Zoom-kokouspalvelun kutsu
Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostin kirjoittaminen
Tehokas Zoom-kutsu sisältää kaikki tärkeät elementit, joita sähköpostin vastaanottaja tarvitsee kokoukseen osallistumiseen, mukaan lukien päivämäärä, aika ja Zoom-linkki. Sen pitäisi myös olla selkeää, mihin kokous on tarkoitettu, ketkä osallistuvat ja kuinka kauan sen odotetaan kestävän.
Luo kiireellisyyden ja tärkeyden tunne Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostissasi, jotta ihmiset tietävät, että tämä on jotain, jolle heidän pitäisi varata aikaa. Voit tehdä tämän lisäämällä osallistumispyynnön sekä määrittämällä kokouksen päivämäärän, ajan ja keston.
Esimerkiksi: “Haluaisimme sinun liittyvän Zoom-kokoukseen keskiviikkona klo 11 EST. Kokous kestää yhden tunnin.”
Tämäntyyppinen kieli tekee selväksi, että arvostamme jonkun osallistumista ja haluamme heidän olevan paikalla koko kokouksen ajan, ei vain osaa siitä.
Voit käyttää Zoomin omaa kokouspalvelun muistutussähköpostimallia viesteille, jotka muistuttavat vastaanottajaa kokouksesta, johon hän on jo kutsuttu tai johon hän on ilmoittautunut.
Muista kuitenkin mukauttaa Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostisi tekemään siitä spesifisen yrityksellesi, brändillesi ja kokoukselle itselleen.
Mitä sisällyttää Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostiin
- Kokouksen päivämäärä – viikonpäivä ja kalenteripäivä
- Kokouksen aika – mukaan lukien aikavyöhyke (esim. Eastern Time)
- Kokouksen kesto – likimääräinen aika, jonka se kestää
- Zoom-linkki – jotta osallistujat voivat yksinkertaisesti napsauttaa liittyäkseen
- Kokouspalvelun salasana (tarvittaessa) – lisäturvallisuuden vuoksi
- Kokouspalvelun asialistapisteet – mitä käsitellään
- Kokouspalvelun tiedot – lisätiedot
- Ketkä osallistuvat kokoukseen – jaa isännän ja osallistujien luettelo
- Motivaatio – miksi vastaanottajan pitäisi tai on osallistuttava kokoukseen
- Ammattimainen sähköpostisignatiivi – allekirjoita asianmukaisesti
- Henkilökohtaiset tiedot – esim. nimesi ja yhteystietosi
Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostin esimerkkejä ja malleja
Liity Zoom-puheluumme keskustellaksemme [Aiheesta]
Hei [Nimi],
Haluan kutsua sinut Zoom-kokoukseen [Päivämäärä] klo [Aika]. Kokous käsittelee [Aihetta] ja kestää noin [Kesto].
Liittymisen ohjeet:
Liittyäksesi Zoom-kokoukseen, napsauta tätä: [Kokouspalvelun linkki]
Toivon näkeväni sinut siellä.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Otetaan yhteyttä Zoom-puhelulla tämä [aamu/iltapäivä]
Hei [Nimi],
Toivoin ottavani sinuun yhteyttä Zoom-puhelulla tämä [aamu/iltapäivä]. Olen vapaa klo [Aika], ja mielestäni tarvitsemme noin [Kesto] kaiken käsittelemiseen.
Jos tämä ei ole sinulle sopiva aika tai et pysty osallistumaan koko [Kesto], kerro minulle ja sovimme uuden ajan.
Toistaiseksi olen varannut Zoom-kokouksen meille täällä: [Kokouspalvelun linkki], mutta ei hätää, jos et pysty osallistumaan.
Odotan innolla yhteydenpitoa, [Nimesi]
Liity Zoom-puheluumme saadaksesi lisätietoja [Aiheesta]
Hei [Nimi],
Halusin kutsua sinut liittymään Zoom-puheluumme [Päivämäärä] klo [Aika]. Keskustelemme [Aiheesta], ja mielestäni pidät siitä kiinnostavana.
Kokouksen pitäisi kestää noin [Kesto], ja lähetämme linkin lähempänä päivämäärää.
Sillä välin, jos sinulla on kysymyksiä, älä epäröi ottaa yhteyttä.
Toivon näkeväni sinut pian, [Nimesi]
Liiketoiminnan kokouspalvelun kutsusähköpostimallit
Kokouspalvelun pyyntö: liity Zoom-puheluumme
Hei [nimi],
Sinut kutsutaan liittymään Zoom-kokoukseen, jonka järjestän [Päivämäärä] klo [Aika].
Tämän kokouksen tarkoitus on [keskustella/esitellä/ideapalaveri] [Aiheesta].
Vahvista osallistumisesi napsauttamalla alla olevaa painiketta:
[CTA]
Lähetämme seuranta-sähköpostin kokouspalvelun muistiinpanoilla ja seuraavilla vaiheilla aikanaan.
Odotan innolla näkeväni sinut silloin.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Osallistu tiimimme Zoom-kokoukseen: [Aihe]
Hei [nimi],
Toivon, että voit hyvin.
Tiimimme Zoom-kokous tällä viikolla on [Päivämäärä] klo [Aika], ja painopiste on [Aiheessa].
Liity kokoukseen napsauttamalla tätä linkkiä: [Kokouspalvelun linkki]
Jos et pysty osallistumaan, kerro minulle ja lähetän sinulle kokouspalvelun muistiinpanot myöhemmin.
Kiitos, [Nimesi]
Etkö pääse henkilökohtaiseen kokoukseen? Liity meihin verkossa!
Hei [nimi],
Valitettavasti nykyisen tilanteen vuoksi [COVID-19/sää/kuljetusvaikeudet/jne.] emme pysty pitämään tavallista henkilökohtaista kokousta [Päivämäärä].
Pidämme kokouksen kuitenkin Zoomin kautta – napsauta alla olevaa linkkiä liittyäksesi:
[Kokouspalvelun linkki]
Toivon näkeväni sinut siellä,
Parhain terveisin, [Nimesi]
Suunnitelma muuttui – kokoontukaamme Zoomissa sen sijaan
Hei [nimi],
Toivon, että voit hyvin.
Valitettavasti en pysty osallistumaan kokoukseen [Päivämäärä] suunnitellusti. Olen kuitenkin edelleen saatavilla Zoom-kokoukseen.
Jos tämä sopii sinulle, kerro minulle ja lähetän sinulle Zoom-kokouspalvelun linkin aikanaan.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Tiimin tapaamisen kutsusähköpostimalli
Nähdään Zoomissa
Hei tiimi,
Järjestän Zoom-kokouksen [Päivämäärä] klo [Aika]. Tämän kokouksen tarkoitus on päivittää, mitä kaikki ovat tehneet, ja nähdä, onko esteitä, jotka on ratkaistava.
Napsauta alla olevaa linkkiä liittyäksesi päivänä.
[Kokouspalvelun linkki]
Salasana on: [Salasana]
Nähdään sitten.
Ystävällisin terveisin, [Nimesi]
Verkostoitumistilaisuuden kutsusähköpostimalli
Liity Zoom-illanviettoumme
Hei [Nimi],
Ammattilaisena [alan ammattilainen/yrittäjä/yrityksen omistaja], olen innoissani kutsua sinut liittymään minuun Zoom-verkostoitumistilaisuuteen [Päivämäärä] klo [Aika]. Tämä on loistava mahdollisuus muodostaa yhteyksiä muihin samanhenkisiin ihmisiin ja laajentaa ammatillista verkostoasi.
Napsauta alla liittyäksesi kokoukseen silloin:
[Kokouspalvelun linkki]
Nähdään sitten!
Parhain terveisin, [Nimesi]
Kokouspalvelun muistutussähköpostimallit
Aika Zoomille!
Hei [nimi],
Toivon, että sinulla on loistava päivä. Halusin vain muistuttaa sinua Zoom-kokouksestamme myöhemmin tänään [aamu/iltapäivä] klo [Aika].
Keskustelemme [Aiheesta] noin [Kesto], ja mielestäni pidät siitä kiinnostavana.
Napsauta alla olevaa painiketta liittyäksesi kokoukseen:
[Kokouspalvelun linkki]
Odotan innolla näkeväni sinut pian, [Nimesi]
Zoom-kokouspalvelun muistutus: [Aihe]
Hei [nimi],
Toivon, että voit hyvin.
Tämä on vain nopea muistutus siitä, että Zoom-kokouksemme pidetään tänään klo [Aika]
Muistutus: Liity Zoom-puheluumme keskustellaksemme [Aiheesta]
Hei [Nimi],
Sovittu kokouksemme [Aiheesta] pidetään [tänään/huomenna/jne.] klo [Aika].
Jos olet jo vahvistanut osallistumisesi, odotan innolla näkeväni sinut silloin. Jos et, voit silti liittyä kokoukseen hyväksymällä liittymisen napsauttamalla alla olevaa painiketta:
[CTA]
Linkki kokoukseen liittymiseksi tulee olemaan käytettävissä [15 minuuttia/30 minuuttia/1 tunti/jne.] ennen sovittua alkamisaikaa.
[Kokouspalvelun linkki]
Nähdään pian, [Nimesi]
Webinaariseminaarin muistutus: [Aihe]
Hei [Nimi],
Kiitos ilmoittautumisesta webinaariseminaariin [Aiheesta]. Siltä varalta, että unohdit, se pidetään myöhemmin tänään klo [Aika].
Toivon näkeväni sinut siellä, [Nimesi]
Zoom-kokouspalvelun kutsusähköpostin hyvät käytännöt
- Tee se omaksesi – Zoom-kutsusähköpostit tulisi mukauttaa brändäyksellä, väreillä ja kuvilla, jotta ne pysyvät linjassa liiketoimintasi sävyn kanssa.
- Lähetä se – voit tehdä tämän suoraan Zoomista tai käyttää toista sähköpostipalvelua, kuten Gmailin tai Mailchimpin.
- Sisällytä kaikki tarvittavat tiedot – osallistujillesi on tiedettävä linkki, salasana, kokouksen päivämäärä ja aika.
- Tarkista se – tarkista sähköpostisi kirjoitusvirheistä tai virheistä ennen lähettämistä.
- Lisää CTA – sisällytä toimintakehotukset Zoom-kokouspalvelun kutsusähköposteihin, jotta osallistujat tietävät, mitä haluat heidän tekevän. Esimerkiksi “napsauta linkkiä liittyäksesi Zoom-kokoukseen”.
- Anna muistutus – lähetä toinen sähköposti päivä tai kaksi ennen Zoom-kokousta ja 15 minuuttia muutamaan tuntiin ennen kokouksen alkamista varmistaaksesi, että kaikki ovat edelleen valmiita osallistumaan.
Yhteenveto
Zoom on tehokas työkalu, joka voi auttaa sinua muodostamaan yhteyttä ihmisiin ympäri maailmaa videosoittojen kautta, mutta tämän alustan potentiaali hukkaan, jos sinulla on vaikeuksia saada ihmisiä osallistumaan verkkokokouksiisi. Tätä varten sinun on lähetettävä tehokkaita kutsuja mahdollisille kokouspalvelun osallistujille.
Ammatillisesti suunnitellun sähköpostimallin käyttäminen auttaa viestisi houkuttelemaan kutsuttuja liittymään verkkokokoukseen ja saamaan heidät vahvistamaan osallistumisensa (tai ei).
Oletpa sitten uusi Zoom-käyttäjä tai kokenut ammattilainen, oikean sähköpostimallin käyttäminen on paras tapa lisätä osallistujamäärää. Pienellä mukauttamisella olet valmis lähettämään viestin, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot vastaanottajille osallistua tulevaan kokoukseen.
